Gestionar un equipo

Miembros de Equipo

Los equipos son subgrupos de personas de tu organización que colaboran conjuntamente en proyectos. Cada equipo tiene sus propios miembros y proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee mas . Aquellas personas que no tengan acceso a todos los proyectos de tu equipo se mostrarán como Miembros con acceso limitado en la pestaña de Miembros de los Ajustes del equipo.

Los miembros con acceso limitado pueden ver los proyectos y tareas a los que hayan sido agregados, pero no las conversaciones u otros proyectos del equipo.

ajustes de miembros de equipo

Para acceder a los miembros del equipo:

  • coloca el cursor sobre el nombre del equipo en el menú lateral y haz clic en el icono del engranaje que se muestra; luego
  • haz clic en Editar ajustes del equipo.

ajustes de miembros de equipo

Ve a la pestaña Miembros y verás la lista completa de miembros del equipo, incluyendo a los que tienen acceso total y limitado. Si eres un miembro con acceso total, puedes a su vez conceder acceso total a miembros con acceso limitado de esta lista.

si agregas a alguien como seguidor o responsable de una tarea en un proyecto de equipo, esta persona no se agregará a la lista de Miembros del equipo, sino que necesitará ser agregada como miembro del proyecto.

Como miembro de un equipo puedes:

  • acceder a todos los proyectos públicos de tu equipo
  • configurar los ajustes de permisos del equipo
  • invitar miembros a tu equipo
  • quitar miembros de tu equipo
  • cambiar el nombre de tu equipo
  • ver todas las conversacionesconversaciones Las conversaciones son las maneras en que los usuarios se comunican en Asana. Inicia una conversación en cualquier proyecto o página del equipo. Lee mas del equipo
  • acceder al calendario del equipo

Aprobar solicitudes de membresía

Cuando una persona solicita unirse a un equipo, dicha solicitud debe ser aprobada para que esa persona pueda convertirse en miembro.

aprobación de una solicitud de membresía de equipo

Para aprobar solicitudes de membresía pendientes

  1. coloca el cursor sobre el nombre del equipo en el menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas y haz clic en el icono del engranaje; luego
  2. selecciona Aprobar miembros pendientes.

Los miembros del equipo también recibirán una notificación en la parte superior de su pantalla, que le sindicará que hay un nuevo miembro del equipo en espera de aprobación.

aprobar solicitud

En la pantalla de solicitudes de membresía, puedes seleccionar Aprobar o Denegar a un costado del nombre de la persona.

los equipos públicos no requieren ninguna aprobación.

Notificaciones de solicitud de membresía

Por defecto, todos los miembros actuales del equipo reciben una notificación de email cuando alguien solicita unirse y cualquier miembro puede aprobar esa solicitud. Sin embargo, puedes optar a limitar el envío de estas notificaciones a un grupo específico de miembros.

todos los miembros del equipo seguirán teniendo la opción de aprobar solicitudes aún cuando limites el grupo de personas que reciben estas notificaciones.

notificaciones de solicitud de membresía

Para limitar el envío de notificaciones de solicitud de membresía:

  1. ingresa a los Ajustes del equipoAjustes del equipo Los ajustes del equipo son ajustes que afectan únicamente a un equipo, no a toda la organización. Lee mas ;
  2. ve a la pestaña Avanzado;
  3. haz clic en el botón de opción Solo a miembros elegidos se les notificará que aprueben a los nuevos miembros; luego
  4. ingresa los nombres de los miembros que quieres que sean notificados por estas solicitudes.

los ajustes de las notificaciones de solicitud de membresía solo están disponibles para los equipos que tienen activada la Membresía por solicitud.

Invitar personas al equipo

Invita personas a un equipo de tu organización para darles acceso a los proyectos del equipo.

invitar al equipo

Para invitar personas al equipo:

  1. haz clic en el icono + ubicado bajo el nombre del equipo en el menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas ;
  2. haz clic en el botón de Agregado rápido y selecciona Invitar en el menú desplegable; luego
  3. haz clic en el icono + ubicado en el encabezadoencabezado El encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos. Lee mas de la página del equipo.

Una vez ahí, ingresa el nombre o dirección de email de la persona para invitarla al equipo.

Aprende más sobre invitaciones a compañeros de equipo en Cómo Usar Asana

Quitar a alguien de un equipo

Quita a alguien de tu equipo si es que ya no quieres que tenga acceso a los proyectos del equipo ni a sus conversacionesconversaciones Las conversaciones son las maneras en que los usuarios se comunican en Asana. Inicia una conversación en cualquier proyecto o página del equipo. Lee mas .

obtén más información sobre cómo quitar a alguien de tu organización por completo en este artículo.  

quitar del equipo

Para quitar a alguien de un equipo:

  1. ingresa a los Ajustes del equipoAjustes del equipo Los ajustes del equipo son ajustes que afectan únicamente a un equipo, no a toda la organización. Lee mas ;
  2. ve a la pestaña Miembros;
  3. coloca el cursor sobre el nombre de la persona y selecciona el botón Quitar que se muestra; luego
  4. selecciona Quitar acceso (o Cancelar invitación).

puedes proceder de la misma manera para cancelar invitaciones de membresía del equipo pendientes.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.