Guía de migración de datos

¿Cuáles son los pasos del proceso de migración?

El espacio de trabajo u organización desde donde se copian los datos se conoce como el dominio de origen y el espacio de trabajo u organización hacia donde se transfieren los datos se conoce como el dominio de destino. Generalmente, el dominio de origen es el espacio que tiene la menor cantidad de tareas y proyectos. En ocasiones, el equipo de Migración podría recomendar una alternativa diferente en función del nivel de suscripciones pagas y su uso actual.

Una vez que se migra una organización de origen hacia una organización de destino, esta última heredará automáticamente los dominios de email asociados a la organización de origen.

La empresa debe confirmar que es propietaria de un dominio antes de poder agregarlo a su organización.

¿Cuándo se puede realizar una migración?

  • Una migración puede realizarse cuando se tome la decisión de transferir completamente todos los datos de un espacio específico (espacio de trabajo u organización) a otro. No es posible migrar solo equipos o proyectos específicos, ya que todos los datos exportados dentro de ese espacio deben incluirse en la migración.

  • Es importante tener en cuenta que al menos uno de los espacios, ya sea el de origen o de destino, debe ser una organización.

  • La organización proyectos personales no puede usarse como dominio de origen o de destino.

Aunque es posible migrar una organización hacia otra organización, no es posible migrar un espacio de trabajo hacia otro espacio de trabajo. Solo las organizaciones pueden contener varios equipos; y los espacios de trabajo únicamente pueden contener uno.

¿Qué ocurre cuando se migra un espacio de trabajo a una organización?

En este caso, se crea un equipo nuevo dentro de la organización, que contendrá todos los datos del espacio de trabajo de origen. Los usuarios del espacio de trabajo de origen que no sean miembros de la organización de destino se convertirán en invitados y perderán acceso a las funciones pagas.

¿Qué ocurre cuando se migra una organización a un espacio de trabajo?

Cuando se migra una organización hacia un espacio de trabajo, lo primero que ocurre es que se transfiere el dominio de email, lo cual convierte el espacio de trabajo en una organización de manera automática y copia además todos los equipos y sus datos en la organización recientemente creada. Los usuarios del espacio de trabajo de destino que no sean miembros de la organización de origen se convertirán en invitados y perderán acceso a las funciones pagas.

¿Qué ocurre cuando se migra una organización hacia otra organización?

Los dominios de email asociados a la organización de origen se agregan a la organización de destino. Todos los miembros de la organización de origen se agregan como miembros con acceso pleno a la organización de destino. Se copiarán todos los equipos y sus datos en la organización de destino.

Aspectos de una migración que se deben tener en cuenta

Proceso y duración

  • Durante el proceso de migración, los dominios de origen quedarán sin conexión y no se podrá acceder hasta que la migración haya finalizado. Aunque el destino seguirá disponible, no es recomendable hacer cambios en los equipos recientemente importados hasta que finalice la migración.

  • La duración de la migración podría variar en función del volumen de datos contenidos en el dominio de origen. El equipo de Migración podrá brindar un tiempo estimado de la duración del proceso.

En raras ocasiones, las migraciones pueden estancarse o interrumpirse. Si esto sucede, nuestro equipo de Ingeniería ubicado en San Francisco (hora estándar del Pacífico) trabajará para solucionar el problema y reanudar la migración tan pronto como estén en línea.

Estructura de datos

  • Todos los objetos en Asana tienen una identificación única, la cual cambiará para todos los objetos copiados del dominio de origen.

  • No se copiarán los objetos eliminados, tales como equipos, proyectos y tareas, pero sí se importarán los campos personalizados. Sin embargo, si un campo personalizado del dominio de origen tiene el mismo nombre que un campo personalizado del dominio de destino, se añadirá un código al nombre de ese campo. Esto se debe a que no puede haber dos campos personalizados con el mismo nombre en una misma organización.

Esto podría provocar que se rompan las integraciones y se cambien las URL de los formularios de Asana, así como los enlaces externos compartidos, incluyendo los enlaces de invitaciones que se pueden compartir.

Privacidad y seguridad

  • Es posible que nuestros ingenieros necesiten ver los datos durante el proceso de importación, pero nuestras políticas generales de privacidad y seguridad seguirán estando vigentes. Garantizamos que tus datos se guardarán en nuestros servidores protegidos y no se descargarán a una laptop ni a cualquier otro dispositivo externo.

  • Los equipos conservarán los ajustes de privacidad de sus dominios de origen y, tanto los proyectos como las tareas del dominio de origen, se mantendrán privados.

Planes pagos

Los planes pagos asociados al dominio de origen no se migrarán al dominio de destino. Nuestro equipo de Migración trabajará contigo para buscar la mejor solución para estos planes pagos.

Recomendaciones antes de iniciar la migración

Al hacer una migración de una organización a otra organización, debes asegurarte de que los usuarios combinen sus cuentas para evitar la duplicación de membresías. Si el SSO de Google o SAML están activos para tu organización, asegúrate de hacer los cambios necesarios por tu lado para evitar quedarte sin acceso después de la migración.

Es importante avisarle a tu equipo que no podrá acceder al dominio de origen y que no se deben alterar los datos que fueron copiados recientemente hasta que reciban una confirmación que se les indique que la migración finalizó correctamente.

Cómo solicitar una migración

Para programar una migración, completa este formulario de solicitud y el equipo de Migración se pondrá en contacto en las próximas 24 horas hábiles.

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