Gestionar una organización

Las cuentas de Asana son gratuitas y están vinculadas a individuos. Estas cuentas permiten el acceso a espacios de trabajo compartidos y organizaciones para colaborar con otros usuarios de Asana.

Con una sola cuenta de Asana, puedes crear o unirte a múltiples espacios de trabajo y organizaciones para colaborar con varios grupos de usuarios de Asana. Los espacios de trabajo y organizaciones de los cuales formas parte son entidades separadas, cada una con su configuración única de personas, proyectos y tareas.

Debido a que cada espacio de trabajo y organización son entidades separadas, tus colegas no podrán ver otros espacios de trabajo y organizaciones a los que perteneces. De la misma manera, tú tampoco podrás ver los espacios de trabajo y organizaciones a los que pertenezcan tus colegas. Para más información sobre privacidad entre estos espacios, consulta aquí.

Más información sobre los ajustes de permisos de tus proyectos y tareas dentro de cada uno de tus espacios de trabajo y organizaciones.  

¿Qué es una organización?

Las organizaciones conectan a todas las personas de tu empresa que usan Asana en un solo espacio en base al dominio de email compartido de tu empresa.

Dentro de la organización, tus colegas y tú pueden dividirse en equipos para colaborar en proyectos y tareas.

Si tú o tu empresa no tienen un dominio de email único y compartido, pueden colaborar en un espacio de trabajo.

Personas en tu organización

En las organizaciones hay distintas clasificaciones para las personas: los miembros, los invitados y los miembros con acceso limitado. Los empleados internos son miembros de tu organización y los colaboradores externos son invitados.

Por ejemplo, michael@tuempresa.com es miembro de la organización tuempresa.com, mientras que una persona con cualquier otra dirección de email (como @gmail.com o @otraempresa.com) es invitado de tuempresa.com.

No es posible convertir a un miembro de tu organización en invitado. La membresía de una organización se determina automáticamente en función de la dirección de email de la persona.

Miembros de la organización

La membresía de una organización se basa en el dominio asociado a una dirección de email. Para ser miembro en una organización, debes tener una dirección de email asociada a uno de los dominios de email aprobados por la organización.

Las personas que se registran en Asana usando una dirección de email asociada a un dominio que haya sido aprobado por una organización se convierten automáticamente en miembros de esa organización.

Los miembros de una organización pueden:

• Crear equipos nuevos.
• Ver una lista completa de equipos a los que pueden solicitar unirse dentro de la organización.
• Ver los nombres y las direcciones de email de otros miembros e invitados de la organización mediante los ajustes del equipo. Los administradores de organizaciones Premium también pueden ver una lista completa de los miembros e invitados de la organización desde los ajustes de la organización.
• Acceder a los proyectos y tareas que se hayan configurado como públicos en la organización.

Los miembros que se unen automáticamente a tu organización tienen que solicitar unirse o ser invitados a uno de los equipos para poder colaborar contigo en proyectos y tareas que no hayas definido explícitamente como públicos. Obtén más información.

Invitados de la organización

Puedes colaborar con clientes, contratistas y cualquier otra persona que no tenga una dirección de email con un dominio aprobado por tu organización (por ejemplo, @gmail.com o @yahoo.com). Estas personas se convertirán en invitados de la organización. Los invitados tienen acceso limitado dentro de tu organización y solo pueden ver lo que se les comparte explícitamente.

Los invitados de una organización solo pueden unirse a equipos a los que se les haya invitado. No pueden crear, ver ni enviar una solicitud para unirse a otros equipos.

Los invitados de una organización pueden invitar a otras personas a dicha organización compartiendo los proyectos y tareas a los que tienen acceso.

Cómo identificar miembros e invitados

Miembros con acceso limitado

Cada equipo tiene sus propios miembros y proyectos. Aquellas personas que no tengan acceso a todos los proyectos de tu equipo se mostrarán como miembros con acceso limitado en la pestaña Miembros de los ajustes del equipo.

Los miembros con acceso limitado pueden ver los proyectos y tareas a los que hayan sido agregados, pero no las conversaciones u otros proyectos del equipo.

Los miembros con acceso limitado deberán incluirse en tu plan si decides cambiar un equipo dentro de tu organización a la versión Premium.

Unirse a una organización existente

Existen dos formas de unirse a una organización creada por alguien en tu empresa:

1. Registrarte en Asana con la dirección de email de tu empresa. Te unirás automáticamente a la organización.
2. Pedirle a alguien de la organización que te invite a un equipo.
3. Si ya usas Asana con otra dirección de email, agrega la dirección de email de tu empresa a tu cuenta de Asana y te unirás automáticamente a la organización.

Crear una organización

Puedes crear una organización en Asana siguiendo una de las maneras que se explican a continuación. Es probable que algunos usuarios necesiten ponerse en contacto con nosotros para obtener asistencia.

Crear una organización afecta a todos los usuarios de Asana que tengan direcciones de email que coincidan con el dominio de tu empresa.

Sé la primera persona de tu empresa en registrarse

Regístrate en Asana con una dirección de email de tu empresa y crearemos automáticamente una organización para ti. Esa organización se basará en tu dominio de email.

En algunos casos, puede suceder que te registres de esta manera y termines creando un espacio de trabajo en vez de una organización. Si eso sucediera, puedes convertir tu espacio de trabajo en una organización.

Crear organizaciones adicionales

Es posible crear y unirse a más de una organización desde una sola cuenta. Si tienes otra dirección de email de la empresa, agrégala a tu cuenta y sigue estos pasos para crear una organización nueva.

Cada organización debe estar asociada a un dominio de email único. Solo las personas que tengan el mismo dominio de email asociado a su cuenta de Asana podrán ser miembros de la organización.

Agregar o cambiar el dominio de email de una organización

Si deseas agregar un nuevo dominio de email a tu organización (por ejemplo, en caso de que tu empresa se cambie de acme.com a staffacme.com), agrega tu nueva dirección de email a tu cuenta de Asana antes de contactar a nuestro equipo de Asistencia.

Primero, agrega la nueva dirección de email de tu empresa a tu cuenta, y luego completa el siguiente formulario de asistencia para que podamos hacer los cambios correspondientes en tu organización.

La mayoría de las solicitudes se completan en un plazo de 3 días hábiles. Un miembro de nuestro equipo te contactará una vez que tu organización se haya actualizado o si necesitamos otros detalles para proceder.

Contáctanos apenas decidas cambiar tu dominio de email. Es más fácil realizar el proceso de cambio mientras ambos dominios, el antiguo y el nuevo, se encuentran activos.

Invitar a personas a tu organización

Puedes agregar personas a tu organización invitándolas a alguno de tus equipos.

Enlaces de invitaciones que se pueden compartir

Los enlaces de invitaciones que se pueden compartir ayudan a que sea muy fácil invitar a otras personas a un equipo o proyecto. Los usuarios pueden compartir el enlace a través de varios canales (por email, Slack, mensaje de texto, etc.). Incluso se pueden publicar en la wiki de incorporación del equipo o en un documento de Google.

Los enlaces de invitación que son para compartir deben usarse para los miembros, mientras que las invitaciones por email deben usarse para los invitados.

Invitar a alguien más a un proyecto mediante un enlace

Invitar a alguien más a un equipo mediante un enlace

También puedes invitar a otras personas a una organización con un enlace para compartir a través del botón de agregado rápido.

Agregar invitados

Si quieres agregar invitados a tu proyecto o equipo, usa la opción Invitación por email.

Los invitados de las organizaciones no pueden unirse a los equipos ni a los proyectos con los enlaces de invitación compartidos. Solamente los miembros cuyo email tenga el dominio de la organización podrán unirse con los enlaces de invitación compartidos. Para agregar invitados, elige la opción Invitación por email.

Desactivar el enlace

Al hacer clic en Desactivar, el enlace se desactivará de forma permanente. Nadie podrá volver a usar ese enlace.

Abandonar una organización

Si eres miembro de una organización, esta acción eliminará de tu cuenta de Asana la dirección de email asociada a tu organización. Asegúrate de agregar una dirección de email personal a tu cuenta antes de abandonar una organización, para seguir teniendo acceso a tu cuenta de Asana.

Al eliminar una dirección de email corporativa de tu cuenta, también te eliminarás de dicha organización.

Quitar a personas de una organización

Puedes eliminar a cualquier usuario de tu organización para evitar que acceda a los proyectos y tareas relacionados.

Cuando quitas a una persona de una organización, las tareas, proyectos, mensajes, archivos y comentarios que la persona creó se mantendrán intactos, pero las tareas que tenía asignadas quedarán sin responsable.

Para asegurarse de que no se pierda ninguna tarea, se recomienda ir a la sección Mis tareas de esa persona y reasignar todas sus tareas antes de anular sus privilegios de acceso en Asana.

Ten en cuenta que anularle privilegios de acceso a un usuario de tu organización hará que su dirección de email de la empresa se elimine de su cuenta. Si la dirección se vuelve a agregar a la cuenta, volverá a aparecer en tu organización. Además, si el usuario no ha asociado una dirección de email alternativa a su cuenta de usuario de Asana, quitarle los privilegios de acceso a tu organización podrá hacer que no pueda ingresar a Asana.

Para quitar a alguien de una organización, se debe cumplir con las siguientes condiciones:

• Debes ser miembro de una organización.
• La persona que quieres quitar debe pertenecer al mismo equipo que tú.

Si no pertenece al mismo equipo o ya la quitaste del equipo, invita a la persona al equipo con la única intención de poder quitarla de la organización inmediatamente después.

En las organizaciones Premium, solo los administradores pueden anular los privilegios de acceso a miembros de la organización.

Condiciones de uso aceptable para los invitados

Los invitados están sujetos a la cláusula 2.4(b) del contrato de suscriptor y del contrato de suscripción principal de Asana. Las cuentas de invitados deben utilizarse para colaborar con socios comerciales externos, como clientes o contratistas. Los clientes que utilizan el servicio de Asana no pueden proporcionar a los empleados, ni a los empleados de sus afiliados, acceso al servicio de Asana como invitados en lugar de adquirir suscripciones de usuario final para dichos empleados.

Organizaciones para universidades e instituciones educativas

Actualmente no es posible crear una organización con una dirección de email de estudiante. Para crear una organización, necesitas una dirección de email corporativa única o un email que pertenezca a un subdominio. Como la membresía de la organización se determina mediante el dominio de email, crear una organización con un dominio general de universidad hará que todos los estudiantes, profesores, empleados administrativos, etc. que se registran en Asana sean agregados a la organización. Sin embargo, puedes crear una organización si puedes adquirir un subdomino de la universidad para un departamento específico (p. ej., @personal.dominio.edu).

Consola del administrador

Los usuarios que cuentan con una suscripción de pago tienen acceso a la consola del administrador para hacer cambios a su suscripción, gestionar la facturación, analizar datos de la organización y gestionar a los miembros.