Administrar una Organización

Las cuentascuentas Cuando alguien se une a Asana por primera vez, comienza con una cuenta. Solo un usuario individual puede acceder a una cuenta. Lee mas de Asana son gratis y están vinculadas a individuos. Estas cuentas permiten acceso a Espacios de trabajoEspacios de trabajo Un espacio de trabajo es un conjunto de personas y proyectos en Asana que no requiere una empresa o un dominio de email personalizado. Lee mas compartidos y organizaciones para colaborar con otros usuarios de Asana.

Con una sola cuenta de Asana, puedes crear o unirte a múltiples Espacios de trabajo y Organizaciones para colaborar con varios grupos de usuarios de Asana; los Espacios de trabajo y Organizaciones de los cuales formas parte son entidades separadas, cada una con su configuración única de personas, proyectos y tareas.

Debido a que cada espacio de trabajo y organización es una entidad propia, tus colegas no podrán ver otros espacios de trabajo y organizaciones a los que pertenezcas. De igual forma, tú tampoco podrás ver los espacios de Trabajo y organizaciones a los que pertenezcan tus colegas. Aprende más sobre privacidad entre estos espacios.

diagrama de cuenta

Obtén más información sobre los ajustes de permisos de tus proyectos y tareas dentro de cada uno de tus espacios de trabajo y organizaciones.  

¿Qué es una Organización?

Las organizaciones conectan a todas las personas de tu empresa que usan Asana en un solo espacio en base al dominio de email compartido de tu empresa.

Dentro de una organización, tú y tus colegas pueden dividirse en equiposequipos Un equipo es un grupo de personas de una organización que trabajan juntas en varios proyectos. Lee mas para colaborar en proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee mas y tareastareas Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas .

diagrama de organización

si tú o tu empresa no tienen un dominio de email único y compartido, pueden colaborar en un espacio de trabajo.

Personas en tu Organización

Existen distintos tipos de personas en las organizaciones: los miembros, los invitados y los miembros de acceso limitado. Los empleados internos son miembros de tu organización y los colaboradores externos son invitados.

Por ejemplo, michael@tuempresa.com es miembro de la organización tuempresa.com, mientras que una persona con cualquier otra dirección de email (como @gmail.com o @otraempresa.com) es invitado de tuempresa.com.

no puedes convertir a un miembro de tu organización en invitado. La membresía de una organización se determina automáticamente en base a la dirección de email de la persona.

Miembros de la Organización

La membresía de una organización se basa en el dominio asociado a una dirección de email. Para ser miembro en una organización, debes tener una dirección de email asociada a uno de los dominios aprobados por la organización.

Las personas que se registran en Asana usando una dirección de email con un dominio que haya sido aprobado por su organización se convierten automáticamente en miembros de esa organización.

Los miembros de una organización pueden:

  • Crear equiposequipos Un equipo es un grupo de personas de una organización que trabajan juntas en varios proyectos. Lee mas nuevos
  • Ver una lista completa de equipos a los que pueden solicitar unirsesolicitar unirse Solicita unirte a un equipo para acceder a sus proyectos. Las solicitudes de unirse a un equipo deben ser aprobadas por un miembro actual del equipo. Lee mas dentro de la organización
  • Ver nombres y direcciones de email de otros miembros e invitados de la organización
  • Acceder a proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee mas y tareastareas Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas que sean públicos para la organización

los miembros que se unen automáticamente a tu organización tienen que solicitar unirse o ser invitados a uno de los equipos para poder colaborar contigo en proyectos y tareas que no hayas definido explícitamente como públicos. Obtén más información.

Invitados de la Organización

Puedes colaborar con clientes, contratistas y cualquier otra persona que no tenga una dirección de email con un dominio aprobado por tu organización (por ejemplo, @gmail.com o @yahoo.com). Estas personas se convertirán en invitados de la organización. Los invitados tienen acceso limitado dentro de tu organización y solo pueden ver lo que se les comparte explícitamente.

Los invitados de una organización solo pueden unirse a equipos a los que se les haya invitado. No pueden crear, ver o enviar una solicitud para unirse a otros equipos.

los invitados de una organización pueden invitar otros personas a dicha organización compartiendo los proyectos y tareas a las que tienen acceso.

Identificar Miembros e Invitados

identificación de invitados

Los invitados tendrán un icono de mundo al lado de su nombre en el menú lateral.

Miembros con acceso limitado

Cada equipo tiene sus propios miembros y proyectos. Aquellas personas que no tengan acceso a todos los proyectos de tu equipo se mostrarán como Miembros con acceso limitado en la pestaña de Miembros de los Ajustes del equipo.

Los miembros con acceso limitado pueden ver los proyectos y tareas a los que hayan sido agregados, pero no las conversaciones u otros proyectos del equipo.

Si decides actualizar a un equipo de tu organización a Asana Premium, deberás considerar a los miembros con acceso limitado.

Unirse a una Organización Existente

Hay dos maneras de unirse a una organización creada por alguien más de tu empresa:

  1. Registrarte en Asana con la dirección de email de tu empresa. Te unirás automáticamente a la organización
  2. Pedirle a alguien de la organización que te invite a un equipo
  3. Si ya usas Asana con otra dirección de email, agrega la dirección de email de tu empresa a tu cuenta de Asana y te unirás automáticamente a la organización

Invitar Personas a tu Organización

Puedes agregar personas a tu organización invitándolas a uno de tus equipos.

Dejar una Organización

dejar una organización

Para dejar una organización:

  1. Haz clic en tu foto de perfil
  2. En el menú desplegable, haz clic en Más
  3. Selecciona Borrarme de esta organización

Si eres miembro de una organización, esto eliminará la dirección de email asociada a tu organización de tu cuenta de Asana. Antes de dejar una organización, primero asegúrate de agregar una dirección de email personal a tu cuenta para que sigas teniendo acceso a tu cuenta de Asana.

Eliminar una dirección de email corporativa de tu cuenta te eliminará a ti de la organización también.

Eliminar personas de una Organización

Puedes eliminar a cualquier usuario de tu organización para evitar que acceda a los proyectos y tareas relacionadas.

Cuando eliminas a una persona de una organización, las tareastareas Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas , los proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee mas , las conversacionesconversaciones Las conversaciones son las maneras en que los usuarios se comunican en Asana. Inicia una conversación en cualquier proyecto o página del equipo. Lee mas , los archivos adjuntosarchivos adjuntos Un archivo que se adjunta a una tarea o conversación. Lee mas y los comentarioscomentarios Comenta en una tarea o conversación para ofrecer ayuda, responder preguntas y ayudar a que el trabajo avance. Lee mas que la persona creó se mantendrán intactos, pero las tareas que tenía asignadas quedarán sin responsable.

Para asegurarse de que ninguna tarea quede descuidada, se recomienda ir a la lista Mis tareas de la persona y reasignarreasignar La persona responsable de la tarea o subtarea. Asana permite un responsable por tarea o subtarea. Lee mas sus tareas antes de denegar el acceso.

Ten en cuenta que quitarle privilegios a un usuario de tu organización hará que su dirección de email empresarial se elimine de su cuenta; si la dirección se vuelve a agregar a la cuenta, volverán a aparecer en tu organización. Además, si el usuario no tiene una dirección de email alternativa asociada con su cuenta de usuario de Asana, quitarle privilegios de tu organización podrá hacer que no puedan ingresar a Asana

Para quitar a alguien de una organización, se debe cumplir con las siguientes condiciones:

  • Ser miembro de una organización
  • Tú y la persona que quieres quitar deben pertenecer al mismo equipoequipo Un equipo es un grupo de personas de una organización que trabajan juntas en varios proyectos. Lee mas

Si no eres del mismo equipo o ya quitaste a alguien del equipo, invita a la persona a otro equipo para poder quitarla de tu organización inmediatamente después de hacerlo.

denegar acceso gratis

Una vez que ambos están en el mismo equipo, sigue estas instrucciones para quitar la persona de la organización:

  • Coloca el cursor sobre el nombre del equipo en el menú lateral
  • Haz clic en el icono del engranaje
  • Selecciona Editar ajustes del equipo
  • Ve a la pestaña Miembros
  • Coloca el cursor sobre el nombre y email deseado
  • Selecciona Quitar (este botón se mostrará como Cancelar invitación si es que la persona aún no acepta la invitación)
  • Selecciona Quitar el acceso para quitarla del equipo
  • Haz clic en Denegar acceso para quitarla de la organización

en las organizaciones premium, solo los administradores pueden denegar el acceso a miembros. Aprende cómo aquí.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.