Búsqueda y vistas de búsqueda

Tal vez simplemente trates de encontrar una tarea que le has asignado a un compañero la semana pasada o estés preparándote para una revisión y necesites reunir información de distintos trabajos. Asana mantiene todo en un solo lugar, lo cual facilita encontrar rápidamente la información con la función de búsqueda.

La herramienta de búsqueda te permite encontrar cualquier tarea, proyecto, etiqueta, persona o equipo en tu espacio de trabajo u organización.

barra de búsqueda

Presiona Tab+/ en tu teclado para ir a la barra de búsqueda.

Búsqueda básica

Para realizar una búsqueda básica, escribe el nombre o título de algún objeto en la barra de búsqueda.

búsqueda básica

Los resultados de tu búsqueda mostrarán lo siguiente en el autocompletado:

  1. Tareas
  2. Proyectos
  3. Plantillas
  4. Portafolios
  5. Mensajes
  6. Objetivos
  7. Briefs de proyectos
  8. Equipos
  9. Personas
  10. Etiquetas

Ingresa el nombre de una persona en la búsqueda básica para acceder a su perfil.

Búsqueda de texto completo

Realiza una búsqueda de texto completo para buscar en todos los campos de texto de las tareas y las conversaciones, incluidos los nombres, las descripciones y los comentarios.

búsqueda de texto completo

Para realizar una búsqueda de texto completo:

  1. Haz clic en la búsqueda e ingresa una palabra clave.
  2. Selecciona Ver todos los resultados con [palabra clave] (o pulsa Intro en tu teclado).

resultados de búsqueda

Los resultados de tu búsqueda aparecerán luego en la vista de cuadrícula y verás las pestañas de Tareas, Mensajes, Proyectos y Tareas en plantillas.

Búsqueda avanzada y vistas de búsqueda

La búsqueda avanzada te permite especificar requisitos adicionales para realizar una búsqueda. Aparece al final de la lista de visualización.

Las vistas de búsquedas son listas de tareas, proyectos o mensajes que cumplen con los criterios especificados. Crea una vista de búsqueda para buscar cualquier grupo específico de tareas, proyectos, mensajes o plantillas de tareas.

Los resultados de tu búsqueda solamente mostrarán las tareas, los proyectos y los mensajes a los que tienes permiso de acceso. Por lo tanto, tus colegas pueden ver resultados diferentes, incluso aunque utilicen los mismos parámetros de búsqueda.

botón de búsqueda avanzada

Para crear una vista de búsqueda:

  1. Haz clic en la búsqueda.
  2. Selecciona Búsqueda avanzada.

parámetros de búsqueda

En la ventana de Búsqueda avanzada, verás algunos parámetros que puedes usar para buscar.

más parámetros de búsqueda

Haz clic en Agregar filtro para usar parámetros de búsqueda adicionales.

Los filtros te permiten encontrar exactamente lo que buscas, más rápido. Puedes limitar o ampliar el alcance de tu búsqueda.

Cuando creas una vista de búsqueda, todos los campos son opcionales.

Los resultados de la búsqueda aparecerán en el panel principal y el nombre de la búsqueda estará en la parte superior del encabezado.

resultados de búsqueda

Desde los resultados de la búsqueda puedes:

  • Hacer clic en Filtrar para cambiar los parámetros de búsqueda.
  • Hacer clic en Guardar búsqueda para agregar los resultados a la sección Búsquedas guardadas del menú lateral.
  • Hacer clic en Ordenar para reordenar tus tareas.
  • Hacer clic en Vista para ver con formato de lista o calendario.

Con las vistas de las búsquedas se muestran tareas, proyectos, mensajes y plantillas de tareas que cumplen con los parámetros que has definido.

Ordenar los resultados

ordenar los resultados

Selecciona Ordenar para ver los diferentes filtros por los cuales puedes ordenar tus resultados.

Guardar búsquedas

Si tienes vistas de búsquedas que usas con frecuencia, puedes guardarlas como “búsquedas guardadas” para acceder a ellas fácilmente en el futuro.

guardar búsqueda

  1. Haz clic en el botón Guardar búsqueda para guardar tu vista de búsqueda.
  2. Una vez guardada, la vista de búsqueda aparecerá en la sección de Búsquedas guardadas del menú lateral.

Al guardar una vista de búsqueda, guardas los parámetros de la búsqueda, de modo que los resultados se actualizarán a medida que tus colegas y tú sigan trabajando en las tareas.

Cambiar el nombre de una búsqueda

Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre de esa búsqueda para cambiarle el nombre. Para que aparezca esta opción, primero debes guardar el informe.

Las tareas se pueden buscar rápido en el proyecto que estés usando. Esta opción es particularmente útil si tienes un proyecto con muchas tareas.

búsqueda rápida en los proyectos

Para buscar en un proyecto:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos.
  2. Selecciona Buscar en este proyecto.

Consejos rápidos sobre las vistas de búsqueda

Hay muchos parámetros que puedes usar en las vistas de búsqueda. La mayoría de ellos son bastante comprensibles, pero a continuación presentamos algunos de los parámetros menos conocidos:

  • Tareas sin asignar: escribe “nadie” en el campo “Responsable”.
  • Tareas que no están en ningún proyecto: escribe “No en estos proyectos” en el campo “Proyectos”.
  • Tareas con etiquetas específicas: elige “Tiene etiquetas” o “Tiene todas estas etiquetas” en el filtro “Etiquetas”.
  • Tareas en una sección de un proyecto: después de ingresar un proyecto en el campo “Proyectos”, haz clic en la flecha desplegable para seleccionar una sección del proyecto en la cual buscar.
  • Sin parámetro: usa los campos “No tiene estas etiquetas” o “No en estos proyectos” para encontrar todas las tareas que no están asociados a una etiqueta o proyecto.
  • Asignado por: usa el filtro “Asignado por” para encontrar tareas asignadas por un miembro o invitado específicos.
  • Fecha de finalización: usa el campo “Fecha de finalización” para filtrar y buscar todas las tareas finalizadas en los últimos “X” días.
  • Tareas con fechas de entrega específicas: usa los campos “Fecha de entrega”, “Inicio”, “Finalización”, “Creación” o “Modificación” y selecciona “Entre” para encontrar tareas que estén dentro de un determinado período o “El” para mostrar tareas de una fecha específica.
  • Campos personalizados: usa el filtro de “Campos personalizados” para buscar estados específicos de campos personalizados.

Ejemplos de búsquedas para guardar

  • Trabajo al que necesitas dar seguimiento: busca tareas que hayas creado para otros, que estén sin finalizar y que venzan dentro de los siguientes 3 días.
  • Tareas en riesgo: busca todas las tareas con un campo personalizado de “prioridad alta” que venzan hoy o mañana. Es una excelente opción para que los gerentes de proyectos puedan mantener el ritmo en todos los proyectos.
  • Aprobaciones bloqueadas: busca tareas con el campo personalizado que indica que están listas para revisar y aporta comentarios para que los responsables desbloqueen el trabajo que espera su aprobación.
  • Trabajos que he finalizado este trimestre: busca tareas asignadas a ti que hayas finalizado en un rango específico de fechas. Es ideal para que cualquiera pueda ver sus contribuciones y llevarlas a su evaluación de desempeño o, simplemente, para mantener su currículum actualizado.

Cómo hacer que el trabajo sea fácil de buscar

  • Asígnales a todas las tareas títulos claros y prácticos. Si para una tarea eliges el nombre “Preparar el blog del cliente” en vez de simplemente llamarla “Blog”, puede ayudar a refinar los resultados de las búsquedas, particularmente, si la tarea es la copia de una plantilla.
  • Asígnales fechas de entrega y responsables a todas las tareas y además, ponlas en proyectos. Esto hace que sea mucho más fácil restringir las búsquedas con criterios específicos.
  • Usa campos personalizados para categorizar tareas en proyectos por ciertos criterios.

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