Privacidad y seguridad

Replicación de información, respaldo y recuperación

Asana usa el servicio de base de datos relacional (RDS) de Amazon para administrar toda la información del usuario. La base de datos es replicada sincrónicamente así que podemos recuperarnos de una falla en la base de datos en cuestión de segundos.

Como precaución adicional, tomamos capturas periódicas de la base de datos y las retiramos de manera segura a un centro de datos separado para poder restaurarlas en otro lugar si es necesario, incluso en caso de fallo regional de Amazon.

Conoce más sobre el servicio de base de datos relacional de Amazon aquí.

Exportar

Puedes exportar tu propia información, por proyectoproyecto Los proyectos son listas de tareas. Lee mas al formato basado en texto JSON o CSV, el último se puede ver en una hoja de cálculo como Microsoft Excel o hojas de cálculo de Google.

Para exportar:

  1. Haz clic en la flecha desplegable del encabezadoencabezado El encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos. Lee mas .
  2. Selecciona Exportar.
  3. Selecciona JSON o CSV.

además de exportar proyectos, también puedes exportar vistas de búsqueda o listas de Mis tareas.  

JSON

Si escogiste la opción JSON, un enlace al archivo JSON se abrirá en una pestaña nueva. La URL es un permalink con el formato https y está sujeto a control de acceso: solo las personas que pueden ver el contenido en Asana son capaces de cargar el contenido de la URL del JSON y solo si han iniciado sesión en Asana.

El JSON se puede convertir a otros formatos: pregunta a tu contacto de TI o busca en línea para saber más (nosotros no ofrecemos instrucciones para su conversión).

CSV

Si escogiste la opción CSV, el archivo se descargará en tu computadora desde tu navegador.

Puedes exportar hasta 2,000 tareas cuando exportas un proyecto a CSV.

Por favor visita la Encuesta sobre exportar en Asana para hacernos saber que más te gustaría ver.

Exportación completa de una Organización

Esta opción permite al Administrador de una Organización Empresarial exportar todos los proyectos, tareas y Conversaciones de toda una Organización vía los Ajustes de la OrganizaciónAjustes de la Organización Los ajustes de la organización son preferencias configuradas por los administradores y afectan a todos los miembros de la organización. Lee mas o la API de Asana.

Solicitar una exportación completa de tu Organización Enterprise

  1. Haz clic en tu foto de perfil en la barra superior y selecciona Ajustes de [nombre de la Organización]
  2. Navega a la pestaña Administración
  3. Selecciona Solicitar una exportación completa de la organización

Una exportación completa de una organización emrpesarial contendrá todos los proyectos y equipos eliminados, además de todas las tareas eliminadas en los últimos 30 días antes de enviar la solicitud.

Una vez que se completa la exportación, se enviará un enlace al Administrador para descargar los datos. Los datos exportados estarán solo en un formato de archivo JSON. No es posible recibir los datos exportados en un formato de archivo CVS.

El archivo JSON conendrá todo lo siguiente:

  • tareas (incluidos el nombre y la ID)
  • created_at
  • modified_at
  • descripción de la tarea
  • estado de finalizado (ferdadero/falso)
  • assignee_status (later, upcoming, today, inbox)
  • completed_at
  • due_on
  • espacio de trabajo/equipo (incluidos el nombre y la ID)
  • num_likes
  • Responsable
  • gusta a
  • etiquetas
  • seguidores (incluidos el nombre y la ID)
  • proyectos (incluidos el nombre y la ID)
  • campos personalizados
  • secciones: misma información que las tareas
  • nombre de las columnas (tableros)
  • archivos adjuntos (Los archivos adjuntos se exportan, pero solo como referencias.) El contenido de los archivos deberá descargarse por separado.
  • comments
  • subtareas
  • fecha de entrega del proyecyo
  • encargado del proyecto
  • estados del prouecto 
  • conversaciones

Exportar la información de tu Organización usando la API de Asana

Usa Cuentas del servicio para respaldar tu información y automatizar la exportación completa de tu Organización a través de la API de Asana. Esto te permite:

  • Auditar los contenidos de tu Organización de forma regular
  • Guardar respaldos ocasionales de tu información en Asana en tus propios sistemas

Privacidad de la información y aplicación de seguridad

Revisiones automáticas

Asana siempre usa una conexión SSL

El acceso a toda la información en Asana está sujeto a revisiones para asegurar que nadie fuera de tu compañía pueda ver o modificar tu información.

Asana sigue las mejores prácticas en todas las áreas de aplicación de seguridad y previene vectores comunes de ataques web.

Miembros e invitados

Cualquier Miembro titular de tu Espacio de trabajo u Organización puede acceder a la información si no está marcada como privada para otros miembros.

Los invitados no pueden acceder a la información de proyectos y tareas a las que no han sido explícitamente agregados.

Conoce más sobre permisos.  

Conoce más sobre Miembros e Invitados.  

El equipo de Asana

Los miembros del equipo de Asana están atados a acuerdos de confidencialidad, pero pueden acceder a tu información de ser necesario para diagnosticar y corregir problemas del producto.

Conoce más leyendo nuestras Políticas de privacidad.  

Seguridad física y de la red

Todos los servidores de Asana estas hospedados en centros de información auditados SAS70 asegurados. Todos nuestros servidores cuentan con un firewall que solo permite el trafico mínimo necesario para que el servicio funcione y el acceso a estos servidores está limitado a los empleados de Asana con una necesidad legitima debido a su trabajo.

No ofrecemos una versión de Asana que pueda correr en tus propios servidores (en tus instalaciones).

Información adicional

Revisa los enlaces siguientes:

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¡Qué tal, ya nos conocemos!

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.