Preguntas frecuentes

Las respuestas a las preguntas frecuentes relacionadas con la facturación se encuentran aquí.

Espacios de trabajo y organizaciones

¿Estoy en un espacio de trabajo o en una organización?

Si se trata de un dominio de email laboral estás en una organización. Si es tu dominio de email personal, estás en un espacio de trabajo.

Desde tu cuenta de Asana, puedes crear o unirte a tantas organizaciones o espacios de trabajo como necesites.

Diferencias entre organización y espacio de trabajo

Las organizaciones se basan en tener un dominio dedicado para la compañía o negocio. Cualquiera que se registre en Asana con un email que tenga el dominio de tu compañía, automáticamente se unirá como miembro de tu organización.

Por ejemplo, si usas Asana para tu trabajo en Acme Co., puedes crear una organización acmeco.com. No olvides agregar tu email laboral a tu cuenta de Asana.

Usa un espacio de trabajo si trabajas en Asana con objetivos y tareas personales o para trabajar si tu empresa no tiene un dominio de email exclusivo. Los espacios de trabajo funcionan como equipos exclusivos.

¿Puedo usar ambos?

Sí

Puedes usar ambos si trabajas en Asana con tu empresa y también quieres usar la herramienta para fines personales.

En la siguiente tabla se muestran las diferencias entre los espacios de trabajo, los equipos y las organizaciones.

Espacio de trabajo	Equipo	Organización
Puede crearse con una dirección de email personal		Debe crearse utilizando una dirección de email empresarial/laboral
Actúa como un equipo para uso personal o de un equipo pequeño	Actúa como un equipo dentro de una organización	Alberga a múltiples equipos
No pueden crearse equipos nuevos		Pueden crearse múltiples equipos
Cualquier persona puede ser agregada como miembro o miembro con acceso limitado	La membresía se define mediante los ajustes de permisos del equipo	La membresía de la organización se define por el dominio de email de la empresa. Todas las demás personas se unirán a tu organización como invitados.

¿Cómo puedo convertir mi espacio de trabajo en una organización?

Si aún no lo has hecho, agrega tu dirección de email de tu compañía a tu cuenta.  

Si tienes una dirección de email de la empresa en tu cuenta, puedes convertir uno de tus espacios de trabajo en una organización.  

Si no ves la opción para convertirlo en una organización, contacta a nuestro equipo de Asistencia para recibir ayuda.

Tu espacio de trabajo se convertirá en el primer equipo de tu organización. Si tu espacio de trabajo cambia a un plan superior, el plan de tu equipo también cambiará. Puedes extender tu suscripción a nivel de organización en la pestaña Facturación.

¿Quién es el responsable de mi espacio de trabajo u organización?

Los espacios de trabajo y organizaciones son espacios compartidos que pueden ser administrados por todos sus miembros. En la versión gratuita de Asana, la propiedad de un espacio de trabajo u organización es colectiva y administrada por todos los miembros que tengan acceso.

¿Quién es el responsable del espacio de trabajo u organización en una cuenta Premium?

En un espacio de trabajo u organización Premium, los miembros en su conjunto aún gestionan todos los proyectos y tareas, pero quien gestiona la facturación es el responsable de la cuenta y las membresías de la organización se gestionan a través de la consola del administrador.  

¿Quiénes pueden ver mis espacios de trabajo u organizaciones?

Solo los miembros de un espacio de trabajo u organización pueden verlos en el menú lateral.

Si eres miembro de un espacio de trabajo llamado “Viajes” que creaste para ti y también eres miembro de la organización de tu compañía, acmeco.com, nadie en acmeco.com podrá ver que eres miembro de Viajes, a menos que también sean miembros de ese espacio de trabajo.

Del mismo modo, tú no puedes ver otros espacios de trabajo ni organizaciones de los que otros son miembros.

¿Cómo cambio el nombre de una organización?

Solo los superadministradores o administradores de organizaciones Premium tienen la opción de cambiar el nombre de la organización.

Si estás en una organización gratuita, el nombre de tu organización será el mismo del dominio de tu email del trabajo. Por ejemplo, si tu empresa se llama “Acme Co” y la dirección de tu email de trabajo es “acme.com” el nombre de la organización de tu empresa en Asana será “acme.com”.

¿Cómo desactivo una organización?

Las organizaciones son compartidas. Las personas pueden crear tareas y proyectos privados dentro de la organización sin que tú te enteres. Por lo tanto, no existe el botón para “eliminar todo”.

En su lugar puedes hacer lo siguiente:

• Eliminar tareas
• Eliminar proyectos
• Eliminar equipos
• Quitar personas
• Quitarte a ti mismo

Las organizaciones son la forma en la que las empresas existen en Asana. Si hiciste todo lo anterior y dejas la organización vacía, cuando alguien nuevo se registre en Asana con su dirección de email laboral, se unirá automáticamente a la organización que tu abandonaste.

Si, en cambio, prefieres que se cree una organización totalmente nueva para el dominio de email de la empresa, cuando se una alguien nuevo, contáctanos para que eliminemos la dirección de email de la empresa de nuestro sistema y liberemos el dominio.

Eliminar una organización para sustituirla por un espacio de trabajo no es recomendable: eventualmente solo ofreceremos organizaciones. Además, eliminar una organización para “comenzar desde cero” es innecesario, ya que puedes simplemente eliminar los proyectos y tareas de la organización.

Cuentas

¿Cómo inicio desde cero con una cuenta personal en vez de una para empresa?

Cuando te registras en Asana, creas una cuenta individual que está asociada a tu nombre, a tu dirección o direcciones de email y a tu foto (si subes una). En ningún momento se te ofrecerá una opción que te permita elegir entre una cuenta personal o para empresa: son la misma.

Si tienes pensado usar Asana para el trabajo, comienza con una organización; si es para uso personal, considera tener un espacio de trabajo.

¿Cómo cambiar de una organización a un espacio de trabajo?

Si empezaste con una organización y ahora quieres una cuenta con espacio de trabajo, no hay problema. No desactives tu cuenta, simplemente abandona la organización y crea un espacio de trabajo.

Desactivar tu cuenta no desactivará la organización, pero ya no tendrás acceso a su contenido.

No podrás abandonar una organización a menos que agregues a tu cuenta una dirección de email que no esté asociada a la organización.

Desde tu cuenta de Asana puedes crear, unirte o abandonar múltiples organizaciones y espacios de trabajo. Puedes navegar entre ellos desde los ajustes si haces clic en el ícono de tu perfil en la barra superior.

Mi empresa está cambiando su dominio de email, ¿qué necesito hacer en Asana?

El primer paso es agregar tu nueva dirección de email a tu cuenta de Asana.

¿Cómo actualizar el dominio de tu organización?

Cuando tengas una dirección de email nueva, accede a la consola del administrador, ve a la pestaña Ajustes y haz clic en Dominios de email asociados. Desde allí podrás enviar un formulario y nuestro equipo de Asistencia hará los cambios necesarios. Asegúrate de haber verificado tu dirección de email nueva antes de enviar el formulario.

Puedes convertir fácilmente tu espacio de trabajo en una organización.

¿Las organizaciones con planes gratuitos pueden cambiar sus dominios de email?

Las organizaciones gratuitas también pueden solicitar el cambio de dominio de email a través de la consola del administrador.

Hay un cambio de dominio disponible para todos los niveles.

¿Por qué se eliminó mi dirección de email de mi cuenta de Asana?

En organizaciones gratuitas, todos los miembros pueden quitar los privilegios de acceso a otros miembros de la organización.

En organizaciones Premium, los superadministradores pueden quitar los privilegios de acceso de los miembros de la organización.

Si necesitas volver a tener acceso a la organización, comunícate con un miembro de la organización o con el superadministrador.

¿Cómo reactivo un usuario desactivado?

Después de haberle quitado los privilegios a alguien de tu organización, se creará un proyecto privado (para ti) con todas las tareas que esa persona tenía asignadas.

Si esto no sucede y tienes dudas, comunícate con nuestro equipo de Asistencia.

Ya tengo una cuenta. ¿Por qué estoy atascado en la pantalla de creación de cuenta?

Cuando alguien te invite a unirte a su equipo con otra dirección de email diferente a la que ya has agregado a tu cuenta de Asana, verás una pantalla nueva de creación en la que probablemente se te pida que crees equipos nuevos. Para resolverlo, inicia sesión con tu cuenta actual en otro navegador o ventana de incógnito y agrega la nueva dirección de email. Te permitirá acceder con tu cuenta propia al equipo al que te han invitado.

Otra opción es hacer clic en Continuar debajo del menú de creación de equipos y continuar con tu cuenta nueva. Luego, puedes combinar esta cuenta nueva con la que ya tenías. Después de combinar tus cuentas, podrás iniciar sesión con cualquiera de las dos direcciones de email y acceder a todas las organizaciones y espacios de trabajo a los que perteneces.

Si normalmente usas SSO de Google para iniciar sesión o tienes algún problema, comunícate con nuestro equipo de Asistencia para continuar.

¿Cómo desactivo mi cuenta?

Puedes desactivar tu cuenta desde la pestaña Cuenta en Mis ajustes...

Una vez que desactivas tu cuenta, dejas de tener acceso a todos los datos de la misma. Si deseas volver a usar Asana en el futuro, necesitarás registrar una cuenta nueva.

Al desactivar tu cuenta solamente se desactiva tu cuenta personal. No se desactivan los espacios de trabajo ni las organizaciones a los que perteneces. Si también quieres desactivar esos espacios de trabajo u organizaciones de los que eres miembro, debes eliminar todos los proyectos, tareas y miembros, y luego abandonar el espacio tú mismo. Si tienes inconvenientes, comunícate con nuestro equipo de Asistencia.

Tareas y subtareas

¿Cómo desactivo las tareas de “Considera la posibilidad de actualizar el estado de tu proyecto”?

Si eres el encargado del proyecto, el sistema te asignará una tarea para actualizar el estado de tu proyecto. En la descripción de la tarea, deberías encontrar un enlace que te lleve a los proyectos correspondientes de los que eres responsable.

¿Qué sucede con las tareas de una persona que deja la compañía?

En organizaciones y espacios de trabajo gratuitos

Las tareas y proyectos que un exempleado mantuvo como privados ya no serán visibles. Las tareas que eran públicas o estaban asociadas a un proyecto compartido seguirán siendo accesibles pero pueden cambiar de estado a ‘sin asignar’.

En una organización de pago

Se creará un proyecto privado para el administrador que contendrá tanto las tareas privadas como públicas que fueron previamente asignadas al exempleado.

¿Aún podremos ver sus comentarios?

En ambos niveles, los comentarios del exempleado en las tareas seguirán visibles, pero ya no aparecerá su foto de perfil ni se podrá hacer clic en su nombre.

Los empleados a los cuales se les quitan privilegios de acceso dejarán de ver el espacio de trabajo u organización de tu empresa en la barra superior de su cuenta de Asana y ya no tendrán acceso a sus proyectos y tareas.

¿Por qué mis subtareas no aparecen en el calendario?

Las subtareas no heredan los proyectos, las etiquetas ni los responsables de las tareas madre.

Las subtareas funcionan como tareas independientes de la tarea madre.

Las subtareas deben tener fecha de entrega y se deben agregar de forma manual al proyecto para que aparezcan en el calendario de tu proyecto.

Invitados

¿Cómo puedo trabajar con clientes en mi organización?

Puedes agregar clientes a tu organización como invitados.  

La membresía de una organización está determinada por el dominio de email de tu compañía (michael@tuempresa.com es parte de la organización tuempresa.com). Puedes invitar a quienes no tengan una dirección de email con el dominio de email de tu empresa para que formen parte de tu organización como invitados.    

¿Qué puede ver exactamente un invitado en una organización?

Hay permisos limitados.  

Los invitados tienen acceso limitado dentro de un espacio de trabajo u organización y solamente pueden ver lo que les es explícitamente compartido.

¿Por qué aparezco como usuario privado?

Si dos usuarios se ven entre sí como “usuarios privados”, ambos son invitados.

Los invitados tienen acceso limitado dentro de la organización o el espacio de trabajo a los que fueron agregados y solamente pueden ver lo que se comparte explícitamente con ellos.

¿Los invitados pueden ver los nombres de otros invitados?

Para que los invitados puedan ver sus nombres entre sí, deben ser miembros de al menos un mismo proyecto. Agrega a ambos invitados como miembros del mismo proyecto y así podrán ver sus nombres entre sí.

Quité a alguien, pero sigue apareciendo como sugerencia cuando asigno una tarea. ¿Por qué?

Las organizaciones pueden tener varios equipos. Cuando quitaste a esa persona, la quitaste de un equipo de tu organización gratuita, pero no la quitaste de toda la organización.

Por lo tanto, no aparece en ningún equipo, pero sigue existiendo dentro de la organización y aparece como sugerencia cuando asignas tareas. Para eliminarla, deberás invitarla de nuevo al equipo con el único propósito de quitarle privilegios como se muestra en este artículo de la Guía.  

Las personas eliminadas de un espacio de trabajo u organización recibirán una notificación por email.

¿Qué debo hacer si dejo la empresa?

1. Agrega una dirección de email no afiliada a ninguna compañía a tu cuenta para no perder tu acceso a Asana.

2. Reasigna tus tareas a las personas que tomarán tu trabajo. Usa la selección múltiple para reasignar varias tareas a la vez.

3. Si eres el responsable de la cuenta de una organización, equipo o espacio de trabajo Premium reasigna esa responsabilidad.

4. Si eres el administrador de una organización Premium, asegúrate de que haya otros administradores.

5. Considera borrar tus tareas privadas o hacerlas públicas.

6. Abandonar la organización o espacio de trabajo de tu empresa. Para abandonar la organización, es probable que un superadministrador deba anular tus privilegios de acceso.

Eliminación accidental

¡Ayuda, por favor! ¡No encuentro un proyecto!

Si tienes el ID del proyecto, no hay problema.

Si no lo tienes, intenta comunicarte con la persona que eliminó el proyecto, ya que debería haber recibido un email con el ID del proyecto y las instrucciones para recuperarlo automáticamente. Pídele que se comunique con nosotros y que nos proporcione el ID del proyecto.

Si tú lo has eliminado, envíanos lo siguiente:

• El nombre del espacio de trabajo u organización donde se encontraba el proyecto.
• La URL de cualquier tarea que estaba en el proyecto (puedes encontrarla en una notificación por email anterior de la tarea).

¿Cómo recupero una tarea o subtarea?

• Intenta encontrar la tarea usando la herramienta de Búsqueda, tal vez siga activa o se encuentre en tus elementos eliminados.

• Si efectivamente se eliminó, consulta las tareas eliminadas o pregúntale a la persona que eliminó la tarea accidentalmente.

Comunícate con nosotros si no logras restaurar alguna tarea o proyecto.

Eliminación de proyectos, tareas o etiquetas

Recibiste una notificación o una invitación a un elemento que fue eliminado posteriormente.

Acceso y permisos

¿Qué quiere decir el error “Parece que no tienes acceso”?

Si encuentras un error con el mensaje Parece que no tienes acceso, podría darse alguno de los siguientes casos:

Email incorrecto

Posiblemente tengas varias cuentas. Tu compañero de equipo puede haberte invitado con una dirección de email distinta a la que usaste para registrarte.

Para solucionarlo:

• Cierra sesión.
• Inicia sesión de nuevo, esta vez con la misma dirección de email desde la cual recibiste la notificación.

Cambios en los permisos

Recibiste una notificación o invitación para una tarea que luego fue marcada como privada.

Para solucionarlo:

• De ser necesario, debes pedirle a alguien con acceso que te vuelva a agregar.

Marcadores desactualizados

Pusiste un marcador a la URL de una tarea o proyecto en particular y ya no existe.

Si quieres un marcador en tu navegador para ayudarte a navegar en Asana a diario, usa https://app.asana.com, en lugar de la URL de una tarea o proyecto en particular.

Invitaciones canceladas

Alguien te invitó a un proyecto por accidente y luego canceló la invitación.

Para solucionarlo:

• Pregunta a la persona que te invitó si desea reenviar la invitación, o puedes solo ignorarla.

Acceso a los Objetivos

No podrás acceder a un objetivo a través de un enlace si ocupas el rol de invitado en una organización. Los invitados no pueden ver los objetivos ni se los puede agregar como encargados ni colaboradores.

¿Por qué recibo solicitudes de membresía del equipo si no soy el administrador?

Por defecto, todos los miembros del equipo recibirán una notificación por email sobre las solicitudes para formar parte del equipo. Sin embargo, puedes restringir estas notificaciones por email a un conjunto específico de miembros. Los ajustes de las notificaciones de solicitudes de membresías solo están disponibles para equipos configurados para la membresía por solicitud.

Otras preguntas frecuentes

¿Cómo otras compañías usan Asana?

Puedes encontrar sugerencias sobre cómo los equipos pueden adaptar Asana a sus flujos de trabajo en nuestro artículo con ejemplos y en el foro de la comunidad de Asana.

¿Está Asana disponible en otros idiomas además de inglés?

Asana actualmente se encuentra disponible en inglés, chino tradicional, ruso, neerlandés, polaco, italiano, sueco, coreano, francés, alemán, portugués, español y japonés. Puedes cambiar el idioma desde la pestaña Pantalla en Mis ajustes.

¿Cómo cambio la vista de calendario para que el lunes sea el primer día de la semana?

Si quieres configurar tu vista de calendario para que el lunes sea el primer día de la semana, ve a Mis ajustes..., haz clic en la pestaña Pantalla y selecciona la opción Lunes en el menú desplegable.

¿Dónde puedo agregar enlaces de textos en Asana?

Puedes agregar un enlace en la descripción de una tarea con el botón Insertar enlace y en los comentarios de una tarea con el botón de texto enriquecido.

¿Cómo puedo cambiar mi zona horaria en Asana?

El reloj de Asana está determinado por los ajustes de la zona horaria de tu computadora. Si te vas de vacaciones o viajas al extranjero y la zona horaria de tu computadora cambia, entonces la zona horaria de Asana también cambiará.

¿Qué sucede con los recordatorios por email?

En este momento no es posible cambiar los ajustes de horarios de los emails. Tal como se encuentran, están basados en la zona horaria PST (hora estándar del Pacífico). Son 8 horas menos que el tiempo universal coordinado (UTC).

¿Cuál es el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) de Asana?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una ley que aplican las organizaciones al recopilar, mantener, usar o de algún modo procesar los datos personales de los residentes de la UE (independientemente de la ubicación de la organización), que deben implementar ciertas medidas de seguridad y privacidad de esos datos. Asana ha establecido un programa integral de conformidad con el RGPD. Lee sobre las medidas importantes que ha tomado Asana para alinear sus prácticas con el RGPD.