Notificaciones por email

Para mantenerse informado sobre la actividad en Asana, puede recibir notificaciones por email o usar la bandeja de entrada.

Existen cuatro configuraciones para las notificaciones por email:

• Actualizaciones de las actividades
• Solo menciones
• Resúmenes diarios
• Informes semanales

Ajustes de notificaciones por email

Desactivar notificaciones

Si no quieres recibir notificaciones por email, puedes desactivarlas siguiendo las instrucciones de la sección que se encuentra arriba. Puedes utilizar solo la bandeja de entrada para mantenerte al día en Asana.

Para reducir la cantidad de notificaciones y evitar mensajes innecesarios en tu bandeja de entrada:

• Desactiva las notificaciones por email.
• Quítate como colaborador de las tareas, los mensajes o los proyectos.
• Modifica las notificaciones de cada proyecto en Mis ajustes...

Las notificaciones sobre equipos y proyectos eliminados no se pueden desactivar, dado que contienen enlaces que te permitirán recuperarlos.

Cómo filtrar las notificaciones:

Ve a la Bandeja de entrada de Asana, donde puedes filtrar las notificaciones según las siguientes opciones:

• Asignado a mí
• @mencionado
• Asignado por mí
• Solamente lo no leído

Resumen diario

Te enviaremos actualizaciones diarias (de lunes a viernes, sin incluir los fines de semana) sobre las tareas en que necesitas centrarte cada día en Asana. El email puede incluir todas o cualquiera de estas tres secciones:

Tareas que se deben entregar pronto: tareas asignadas a ti que debes entregar en los próximos 5 días.

Tareas asignadas recientemente: esta sección contiene las tareas recientemente asignadas a ti, sin importar si tienen o no una fecha de entrega.

Tareas que asignaste a otros: esta sección muestra las tareas que has asignado a otras personas recientemente, sin importar si tienen o no una fecha de entrega.

Las tareas atrasadas no aparecerán en los emails de resumen diario.

Si no hay tareas en una de estas categorías, esta sección no aparecerá en el email.

Actualizaciones de las actividades

Recibirás una notificación por email sobre las siguientes actividades:

• Se te asigna una tarea.
• Se te desasigna una tarea.
• Se modifica la fecha de entrega de una tarea asignada a ti.
• Te agregan como colaborador en una tarea.
• Se agregan archivos nuevos en una tarea en la que eres colaborador.
• Se publican comentarios nuevos en una tarea en la que eres colaborador.
• Se marca como finalizada una tarea en la que eres colaborador.
• Una tarea en la que eres colaborador recibe un me gusta.
• A alguien le gusta tu comentario.
• A alguien le gusta tu archivo adjunto.
• A alguien le gusta la finalización de tu tarea.
• Se inició un mensaje en un equipo o proyecto del que eres miembro.
• Se publicó un comentario en un mensaje que sigues.
• Un proyecto en el que eres miembro tiene nuevas tareas.
• Hay una nueva actualización de estado de un proyecto del que eres miembro.
• Se modifica el estado de una tarea que estabas esperando
• Una tarea se mueve de una columna a otra en un proyecto con vista de tablero.
• Se te ha asignado una tarea para aprobar.

Las notificaciones de actividades solo se envían en el caso de acciones y cambios realizados por otros; no recibirás una notificación por acciones realizadas por ti mismo.

Para empezar a recibir notificaciones en la bandeja de entrada o para dejar de recibirlas, colabora o quítate como colaborador de las tareas y los mensajes.

Las notificaciones de la bandeja de entrada se generan automáticamente a medida que finalizas o realizas alguna actividad en las tareas.

Responder a las notificaciones

Responde a una notificación por email para hacer lo siguiente:

• Marcar la tarea como finalizada: responde el email indicando Complete (Finalizada) o Done (Listo) como primera palabra del mensaje.
• Comentar en la tarea: responde al email.
• Asignar la tarea a un compañero de equipo: responde al email y agrega la dirección de email de tu compañero de equipo en el campo ‘Para’.
• Agregar un compañero de equipo como colaborador de la tarea: responde al email y agrega la dirección de email de tu compañero de equipo en el campo ‘CC’.

Puedes hallar estos consejos al pie de tus notificaciones por email.

No guardes la dirección del remitente en tu lista de contactos ya que variará.

Informe semanal

Te enviaremos un email una vez por semana con las actualizaciones de estado de los proyectos de tus portafolios.

Puedes recibir un máximo de 20 emails de informe semanal por semana.

Actualizaciones agrupadas

Si recibes múltiples notificaciones con diferencia de una hora entre una y otra, Asana las agrupará en un solo email. Las notificaciones críticas como las de asignaciones de tareas siempre se enviarán de forma individual, pero las actualizaciones sobre las tareas nuevas que se creen o finalicen se agruparán.

Esperamos 30 segundos antes de enviar las notificaciones por email (p. ej., las notificaciones por email acerca de actividades que no se pueden agrupar).

El límite de 30 segundos para recibir notificaciones por email solamente afecta a las que son críticas. Por ejemplo, una tarea que se te asigna genera una notificación crítica. Para las notificaciones menos importantes, el período de espera es de 60 minutos.

Si archivas esas notificaciones dentro del intervalo de los 30 segundos, no recibirás ningún email.

Agrupación de notificaciones

Diferentes tipos de notificaciones tienen diferentes tipos de comportamientos con respecto a la agrupación.

Las notificaciones agrupadas se combinan en un solo email para evitar saturar tu bandeja de entrada, mientras que las notificaciones que son críticas se envían por separado para cada actualización individual.

Qué se agrupa:

• Las notificaciones de asignaciones se agrupan para quien fuera el responsable anterior (no para quien es el responsable actual, quien recibe una notificación crítica).
• Las notificaciones de tareas que se finalizan se agrupan (excepto si la tarea que se finaliza era un hito).

Qué no se agrupa:

• Los campos personalizados que se modifiquen (si la opción está activa).
• Los comentarios no se agrupan.
• Las notificaciones del tipo "X finalizó la última tarea que estabas esperando".
• Las notificaciones sobre archivos adjuntos no se agrupan.

Notificaciones por email para los proyectos

Los usuarios de Asana reciben notificaciones por email cuando se hacen comentarios o @menciones en una tarea en la que son colaboradores.

Todos los miembros de ese proyecto deberían recibir notificaciones por email cuando se hagan comentarios o @menciones.

Para que todos los miembros del proyecto reciban notificaciones por email asegúrate de que el proyecto en el que trabajen tenga las casillas de notificación de los miembros marcadas dentro de los Ajustes de los miembros.

Si el encargado del proyecto cambia o si un miembro hace una solicitud en un proyecto, los demás miembros del proyecto solamente recibirán notificaciones de los campos personalizados en caso de que colaboren en una tarea o le den seguimiento cuando haya un cambio en el valor del campo.