Integración con Zoom

Resumen

La integración de Asana para Zoom facilita la colaboración remota y el seguimiento del trabajo. Usa esta integración para organizar reuniones más productivas con una agenda clara y con los próximos pasos bien definidos.

Con la integración entre Zoom y Asana, puedes vincular reuniones de Zoom a tareas de Asana para mostrar la relación que hay entre ellas. Los usuarios pueden indicar cuándo se resolverá/tratará/desbloqueará o finalizará una tarea específica, y la grabación y la transcripción de la reunión se adjuntarán automáticamente a la tarea de Asana vinculada para proporcionar más contexto y transparencia.

Esta integración ayuda a los equipos a organizar reuniones más productivas y a darles seguimiento en Asana. También permite ahorrar tiempo de trabajo administrativo ya que la transcripción y la grabación se agregan donde lo creas necesario tan pronto como estén disponibles.

La integración de Asana para Zoom está disponible para todos los usuarios de Asana.

Instalación

Conecta Asana y Zoom para automatizar tu trabajo. Para poder aprovechar al máximo está integración, necesitas configurarla tanto en Zoom como en Asana.

Cómo configurar la integración en Zoom:

  • Antes o durante la reunión, ve a la pestaña ‘Aplicaciones’.
  • Busca y agrega Asana.
  • Durante la reunión, haz clic en la pestaña Aplicaciones y luego haz clic en Asana para cargar la aplicación de Asana a la derecha de la videollamada. Cualquier tarea que haya sido vinculada a la reunión o creada durante la reunión aparecerá allí.

Cómo configurar la integración en Asana:

  • Haz clic en el botón Aplicaciones
  • Haz clic en +Agregar aplicaciones
  • Selecciona Zoom
  • Ahora puedes vincular reuniones de Zoom a tareas de Asana en este proyecto

Agrega Zoom a un proyecto

Una vez que hayas conectado Asana con Zoom, busca en nuestra Galería de aplicaciones para agregar la integración con Zoom a un proyecto.

Galería de aplicaciones/flujo de autenticación

Desde agregar aplicaciones:

  1. haz clic en "+ Agregar al proyecto".

Una vez agregada, verás el campo Zoom en todas las tareas del proyecto.

campo zoom

Ahora podrás programar nuevas reuniones o vincular una reunión que hayas programado desde tu calendario.

Crear una reunión

Cómo crear una reunión nueva:

Desde el menú desplegable del campo Zoom elige Crear una reunión nueva.

reunión nueva de Zoom

Desde la ventana emergente Crear una reunión de Zoom agrega los siguientes campos:

  1. Tema a tratar
  2. Hora de inicio
  3. Duración
  4. Haz clic en Crear reunión

Luego, puedes agregar la reunión de Zoom a un evento del calendario e invitar a los participantes.

Puedes compartir la invitación haciendo clic en el botón Copiar URL y pegando la URL en el email que enviarás a los participantes que deseas invitar o puedes enviarlo en un comentario en Asana.

Cómo vincular una reunión de Zoom a un evento o tarea:

vincular Zoom

Para vincular una reunión ya creada:

  1. copia el enlace de ingreso a la reunión o la ID de la reunión (ya sea desde Zoom o desde el calendario vinculado) y pégalo en el campo Zoom;
  2. haz clic en Agregar.

Al vincular una reunión de Zoom a una tarea, se logra aportar claridad a la reunión del equipo y nada se pasa por alto. Una vez que encuentras el campo Zoom en el campo de la tarea de Asana, es sencillo vincular o crear una reunión en la tarea. Por último, compártela e invita a los participantes. Al cargar la aplicación de Asana en la reunión de Zoom, todas las tareas vinculadas a la reunión en Asana serán visibles y servirán como elementos de la agenda de la reunión. Los participantes que tengan instalada la aplicación de Asana para Zoom y tengan acceso a las tareas en Asana también podrán verlas en Zoom.

La información de la reunión se actualiza cada vez que se carga la reunión. Incluye el estado de la reunión, quién es el anfitrión y los horarios.

Información de Zoom

Mira las tareas vinculadas como elementos de la agenda en una reunión

Al abrir la aplicación de Asana durante una reunión de Zoom, se mostrarán todas las tareas que están vinculadas a la reunión. Esta es una excelente manera de agregar tareas a la agenda de la reunión y asegurarse de tratarlas con los demás participantes. Cuando los usuarios abren la aplicación durante la reunión, verán la lista de ‘Tareas de la reunión’. ¡Allí también se mostrarán las tareas creadas en la reunión! Además, puedes organizar tus tareas en el orden que más te sirva.

Todos los participantes de la reunión que tengan la aplicación de Asana para Zoom y tengan acceso a las tareas en tu espacio de trabajo podrán ver la lista de tareas vinculadas a la reunión.

vincular tareas

Crea una tarea de seguimiento en una reunión de Zoom

Si durante la reunión quieres capturar una acción pendiente que no sea relevante para una tarea vinculada existente, vuelve a la lista de Tareas de reuniones y haz clic en el ícono "+" que se encuentra en la esquina superior derecha para crear una tarea nueva.

Cómo vincular archivos adjuntos y transcripciones

Una vez comenzada la reunión, haz clic en la información de la reunión y automáticamente se te enviará un enlace para unirte a la reunión. Cancela si no quieres unirte en ese momento.

  • Si tu plan de Zoom te permite tener acceso a grabaciones y/o transcripciones y tu cuenta tiene habilitada esa función, Asana extraerá el enlace de la grabación y/o transcripción de manera automática y lo adjuntará a la tarea vinculada de Asana.

  • Si vinculas la reunión a varias tareas, se adjuntarán los enlaces a todas las tareas.

De esta manera, todos tendrán un registro claro de quién hace qué y para cuándo. De este modo, el proyecto avanza con las responsabilidades bien definidas.

Esta integración está disponible para todos los clientes de Asana, tanto planes pagos como gratuitos, pero es necesario contar con una cuenta paga de Zoom para tener acceso a las funciones de grabación y transcripción. Ponte en contacto con el equipo de Soporte si necesitas ayuda.

Puedes hacer búsquedas en el texto de la transcripción de la reunión y puedes ubicar la tarea correspondiente basando tu búsqueda en los temas que se trataron en la reunión.

Actualmente, en Zoom solamente es posible realizar la transcripción de audio en inglés.

Desinstalar

Desde un proyecto:

Puedes quitar la integración con Zoom de un proyecto haciendo lo siguiente:

  • Dirígete al menú de ‘Aplicaciones’ del proyecto
  • En el menú, elige ‘Zoom’
  • Haz clic en Quitar del proyecto

Desde tu cuenta de Zoom:

  • Inicia sesión en tu cuenta de Zoom y dirígete al Zoom App Marketplace
  • Haz clic en Administrar > Aplicaciones instaladas o busca la aplicación de Asana para Zoom
  • Haz clic en la aplicación de Asana para Zoom
  • Haz clic en Desinstalar

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