Zapier y Asana

Zapier te permite conectar una variedad de aplicaciones web a Asana.

Conecta tu cuenta Asana con Zapier

Si aún no tienes una cuenta de Zapier, comienza por crear una aquí.  

Si ya tienes una cuenta Zapier, comienza ingresando aquí.  

Una vez que hayas iniciado sesión en tu cuenta, tu primer paso es conectar su cuenta de Asana con Zapier.

Para conectar tu cuenta Asana con Zapier:

  1. Haz clic en la flecha desplegable cerca de la esquina superior derecha de la pantalla
  2. En el menú desplegable, selecciona Cuentas Conectadas

En la siguiente página:

  1. Haz clic en el campo de búsqueda y comienza a escribir Asana
  2. En el campo escribe, selecciona Asana

Después de seleccionar Asana, aparecerá una nueva ventana de Asana, haz clic en Permitir para conectar tu cuenta de Asana con Zapier.

Una vez que hayas conectado tu cuenta de Asana con Zapier, deberías ver Asana en Cuentas conectadas en tu cuenta de Zapier.

Crea un Zap

Un zap conecta dos aplicaciones juntas. Hay dos partes en cada zap: un activador y una acción.

Una vez que se activa el activador en una aplicación, la acción se realiza en la otra.

Hay dos formas de usar Asana con Zapier:

  • Un activador en Asana realiza una acción en otra aplicación
  • Un activador en otra aplicación realiza una acción en Asana

Crea un Zap con Asana como la aplicación de activación

En este tipo de zap, un activador que ocurre en Asana realizará una acción en otra aplicación.

Algunos posibles activadores en Asana que puedes usar para que tu zap realice una acción en otra aplicación incluyen: - Un nuevo comentario es publicado en una tarea - Una nueva tareatarea Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas es agregada a un proyecto - Una tarea está asociada con una etiquetaetiqueta Usa etiquetas para marcar tareas o agrupar tareas similares. Lee mas - Una nueva subtareasubtarea Las subtareas dividen una tarea en partes más pequeñas. Las subtareas, al igual que las tareas, tienen responsables, fechas de entrega, comentarios y me gusta. Lee mas es creada - Un nuevo proyectoproyecto Los proyectos son listas de tareas. Lee mas es creado - Un nuevo EquipoEquipo Un equipo es un grupo de personas de una organización que trabajan juntas en varios proyectos. Lee mas es creado - Una tarea es finalizadofinalizado Marcar una tarea con un tilde que indica que está finalizada. Lee mas

Para crear un zap, comienza haciendo clic en **¡Haga un Zap! ** cerca de la parte superior de la pantalla.

En este ejemplo, configuraremos un zap como si tareatarea Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas fuera a ser agregado a un proyectoproyecto Los proyectos son listas de tareas. Lee mas en Asana (el activador), entonces algo se realizará en otra aplicación (la acción).

Comienza seleccionando Asana como su aplicación de activación.

En la siguiente página:

  1. Selecciona el activador deseado
  2. Después, haz clic en Guardar+Continuar

En la siguiente página:

  1. Selecciona la cuenta de Asana que conectaste con Zapier previamente
  2. Después, haz clic en Guardar+Continuar

Dado que configuramos el activador como una nueva tarea agregada en un proyecto, el siguiente paso es seleccionar el proyecto activador para este zap:

  1. Comienza a escribir el nombre del proyecto que deseas usar para este zap
  2. Selecciona tu proyecto deseado en el campo escribe

A continuación, haz clic en Buscar y continuar para probar si el activador funciona correctamente.

Si la prueba es exitosa, haz clic en Continuar para completar la configuración del activador.

A continuación, seleccionarás una aplicación de acción para tu zap. Dado que hay cientos de posibilidades, dejaremos que tú configures qué tipo de zap quieres crear con Asana.

Crea un Zap con Asana como la aplicación de acción

En este tipo de zap, un activador que ocurre en otra aplicación realizará una acción en Asana.

Algunas de las posibles acciones que puedes realizar en tu zap en Asana incluyen: - Crea un nuevo tareatarea Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas - Crea un nuevo proyectoproyecto Los proyectos son listas de tareas. Lee mas - Actualiza la actividadactividad Las actualizaciones a una tarea —incluidos los cambios a su descripción, fecha de entrega o proyecto— se registran debajo, en el campo de descripción. Lee mas de una tarea - comentarcomentar Comenta en una tarea o conversación para ofrecer ayuda, responder preguntas y ayudar a que el trabajo avance. Lee mas en una tarea - Sube un archivo adjuntoarchivo adjunto Un archivo que se adjunta a una tarea o conversación. Lee mas a una tarea

Para crear un zap, comienza haciendo clic en **¡Haga un Zap! ** cerca de la parte superior de la pantalla.

En este ejemplo, configuraremos un zap en el que si recibimos un correo electrónico en Gmail (el activador), creará una tarea en Asana (la acción).

Comienza por seleccionar Gmail como tu aplicación de activación.

En la siguiente página:

  1. Selecciona el activador deseado
  2. Después, haz clic en Guardar+Continuar

En la siguiente página:

  1. Selecciona tu cuenta de Gmail para conectarte con tu Zap (si no has creado una, selecciona + Conectar una nueva cuenta
  2. Después, haz clic en Guardar+Continuar

Como configuramos el activador como un nuevo mensaje en Gmail, el siguiente paso es seleccionar la carpeta de activación de Gmail para este zap:

Comienze a escribir el nombre de la carpeta de Gmail que deseas usar para este zap y selecciónalo en el encabezado de texto que aparece

A continuación, haz clic en Buscar y continuar para probar si el activador funciona correctamente.

Si la prueba es exitosa, haz clic en Continuar para completar la configuración del activador.

A continuación, selecciona Asana como la aplicación de acción para tu zap:

Comienza a escribir Asana en el campo y selecciónalo en los resultados de escritura anticipada que aparecen.

En las siguientes páginas, configurarás tu acción en Asana de manera similar a como configuraste Asana como tu aplicación de activación en el ejemplo anterior.

¿Necesitas más ayuda? Consulta la página de soporte de Zapier aquí.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.