Vimeo y Asana | Guía del producto

Si aún no tienes acceso a las funciones de Vimeo en Asana, no te preocupes. Estas funciones se están implementando de a poco y pronto estarán disponibles para todos los usuarios de Asana.

Los mensajes de video en Asana, con la tecnología de Vimeo, son una función gratuita disponible para los usuarios del plan Premium, Business y Enterprise, incluso para los invitados. Cualquier miembro de un espacio de trabajo u organización con acceso pleno puede grabar dentro de las tareas, mientras que los invitados con acceso limitado pueden ver archivos de video, pero no podrán grabarlos.

La grabación de mensajes de video es compatible con Google Chrome y Microsoft Edge; mientras que para ver los videos, además de estos navegadores, también son compatibles Safari, Firefox, y los sistemas operativos iOS, Android y la versión de escritorio de Asana.

Resumen

A veces los textos y comentarios escritos entre los miembros de un equipo pueden dar lugar a malentendidos, o bien, puede haber fallas en la comunicación debido a distintos matices o complejidades del idioma. Esto puede generar un flujo de trabajo ineficiente, lo que a su vez puede causar retrasos en los cronogramas y más pormenores del trabajo.

Con la integración de Asana y Vimeo, ahora puedes grabar mensajes de video, transcribir videos e incorporar videos de Vimeo en proyectos de Asana.

Gracias a los mensajes de video de Asana, con la tecnología de Vimeo, puedes convertir imágenes y texto en mensajes de video para facilitar el seguimiento del trabajo y la colaboración del equipo. Además de la opción de texto escrito de siempre, ahora puedes comunicarte con tu equipo de manera eficaz gracias a la función de video, presente en las tareas, los comentarios y los mensajes. Luego, Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación para que puedas leerla y encontrarla en búsquedas.

No importa si quieres grabar presentaciones, tutoriales, comentarios visuales o demostraciones, los mensajes de video te ayudarán a brindarles claridad y transparencia a tus tareas y flujos de trabajo, ya que podrás grabarte a ti mismo, tu pantalla o ambos a la vez. Puedes grabar los videos dentro de la descripción de la tarea, como comentario de la tarea y en mensajes para entregar instrucciones de manera rápida y efectiva a los colaboradores.

La opción de incorporar videos de Vimeo en tus proyectos de Asana es una forma increíble de que los briefs creativos y proyectos cobren vida.

Funciones

Los mensajes de video en Asana, con la tecnología de Vimeo, están disponibles para todos los clientes y se encuentran activados de forma predeterminada. Solo los administradores de las cuentas Enterprise pueden activar o desactivar esta función para toda la organización. Los administradores de cuentas que no sean Enterprise pueden contactar al equipo de Asana para deshabilitar esta opción si así lo desean.

Grabar un video dentro de una tarea

ícono de grabar video

Desde aquí puedes:

  1. Abrir la tarea en la que quieres grabar el video.
  2. Hacer clic en la sección de descripción o comentario y seleccionar el ícono de grabar video en la esquina inferior derecha de la pestaña. Luego verás la configuración de grabación con tres opciones:

Ventana de la aplicación

Aquí puedes:

  1. Grabar la pantalla de tu ventana o aplicación.
  2. Grabar solo con la cámara de tu dispositivo.
  3. Grabar tu pantalla y con tu cámara.

Una vez que hayas elegido la opción que prefieras, haz clic en iniciar grabación.

Al seleccionar para grabar tu pantalla y con tu cámara, tendrás que grabar toda la vista de tu escritorio para que la vista de cámara aparezca en la esquina de tu pantalla.

compartir pantalla

Una vez que hayas seleccionado iniciar grabación y antes de que comience la cuenta regresiva de tres segundos, tendrás la opción de compartir:

  1. Toda tu pantalla
  2. Una ventana de la aplicación
  3. Una pestaña de Google Chrome

grabación de video

Mientras estás grabando el video, la opción dejar de compartir pantalla aparecerá en la parte inferior del panel de control. Una vez que hagas clic, la grabación se detendrá y el video tardará unos segundos en optimizarse.

De momento no es posible grabar en dispositivos móviles

Agregar un video dentro de una tarea

vista de optimización

Desde el resumen de grabación de videos puedes:

  1. Agregar el título del video
  2. Descargar
  3. Eliminar
  4. Agregar el video

Agregar una grabación

Al agregar el video, este se guardará automáticamente en la descripción o sección de comentarios de la tarea.

agregar a la tarea

Desde la vista de la tarea puedes:

  1. Reproducir el video
  2. Ver en Vimeo
  3. Copiar el enlace
  4. Descargar
  5. Enviar comentarios
  6. Quitar

Transcribir grabaciones de video

Una vez que hayas agregado tu video, Asana creará y subirá automáticamente una transcripción de la grabación. La transcripción puede tardar unos minutos en aparecer mientras el video se está procesando, pero una vez que aparezca, todas las transcripciones se guardarán dentro de Asana.

ver transcripción

Una vez que el video se haya procesado, haz clic en la opción ver transcripción en pantalla completa. El video aparecerá en pantalla completa con la transcripción disponible al costado derecho.

transcripción

Las frases clave que estén en la transcripción se pueden encontrar usando la barra de búsqueda de Asana.

Conectar con Vimeo

Puedes grabar hasta dos videos antes de tener que crear una cuenta de Vimeo. Cuando intentes grabar el tercero, tendrás la opción de crear una cuenta gratuita de Vimeo que podrás usar para grabar videos ilimitados de hasta dos horas de duración.

conectar con vimeo

email para vimeo

Una vez que hayas configurado tu cuenta podrás grabar videos ilimitados con Asana. Podrás acceder a las grabaciones a través de las tareas de Asana y directamente desde tu cuenta de Vimeo.

Gestionar grabaciones de video

Todos los videos de usuarios dentro de tu dominio se almacenarán en la nueva cuenta de Vimeo de tu organización. Para gestionar los videos de tu organización, ve a datos analíticos y accede a las opciones de seguridad avanzadas donde podrás cambiar a un plan Vimeo Enterprise. Envía tus datos mediante este formulario y Vimeo se contactará contigo para que comiences el proceso.

Tú eres la única persona que puede ver tus grabaciones, a menos que específicamente las hayas compartido con alguien en Vimeo.

Desactivar los mensajes de video

La función de mensajes de video de Asana y Vimeo está activada de forma predeterminada.

Para desactivarla, por favor, comunícate con el equipo de Asana para obtener asistencia.

desactivar video

Para desactivar los mensajes de video (solo para administradores de cuentas Enterprise):

  1. Ve hasta la consola del administrador en tu perfil de Asana.
  2. Haz clic en Seguridad.
  3. Desplázate hasta ver los permisos de grabación de videos y selecciona Grabación de video desactivada.

Si eres administrador de una cuenta que no es Enterprise, por favor, comunícate con el equipo de Asana para obtener asistencia. Esta función se puede reactivar en cualquier momento siguiendo los pasos detallados anteriormente.

Los videos que se grabaron antes de desactivar la función seguirán disponibles para los usuarios que tienen acceso a ellos.

Incorporar un video en Asana

Incorporar videos de Vimeo en tus proyectos de Asana es una forma increíble de que los briefs creativos y proyectos cobren vida, con tan solo unos simples clics.

Abre el proyecto en el que quieres incorporar un video de Vimeo y haz clic en la pestaña de resumen bajo el encabezado del proyecto.

resumen

Dentro de recursos clave en el centro de la página, haz clic en crear brief del proyecto. Una vez abierto, haz clic en el ícono de editar en la esquina superior derecha.

editar

Al hacer clic en cualquier espacio dentro del brief, aparecerá una barra en la parte inferior de la pantalla. Desde allí, haz clic en insertar y luego en recursos multimedia.

recursos multimedia

Ingresa tu URL y haz clic en Vimeo para que el reproductor de video se muestre debajo.

url

Privacidad y protección de datos

En Asana, proteger los datos de nuestros clientes es una de nuestras principales prioridades. Dentro de Asana, los videos serán visibles para usuarios que tengan acceso a esas tareas y mensajes en particular. La grabaciones de video en Asana se almacenarán en una carpeta privada en Vimeo para cada usuario. Solo el usuario y el administrador de la cuenta pueden acceder a esta carpeta. Si deseas compartir videos fuera de Asana, deberás cambiar los ajustes de privacidad en Vimeo.

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