Integración con Power BI

Resumen

La integración con Power BI ofrece a los usuarios de Asana con equipos en los niveles Business o Enterprise la posibilidad de emitir informes con los datos clave de Asana desde Power BI.

El conector de Asana-Power BI permite vincular Power BI directamente con Asana para extraer los datos que se encuentran en las tareas de Asana en proyectos, equipos o portafolios específicos.

Los usuarios de Asana deberán asegurarse de que lo siguiente esté totalmente completo antes de sincronizar los datos con Power BI:

  1. Detalles estándares de las tareas (el título, el responsable, la fecha de entrega, etc.)
  2. Campos personalizados de las tareas
  3. Datos del proyecto madre
  4. Etiquetas (almacenadas como objetos de una lista en cada fila de la tarea)

Las subtareas no se incluyen a menos que estén almacenadas también en otro lugar, como en alguna tarea de primer nivel en otro proyecto del equipo o portafolios específicos.

Todo esto se puede compartir con otros usuarios de Power BI y Asana dentro de la organización.

Requisitos para la instalación

La integración de Asana para Power BI está disponible para todos los clientes con planes Business y Enterprise.

El usuario debería tener acceso a Asana y a Power BI Desktop o Power BI Online.

Requisitos de Power BI:

  • Accede a Power BI Desktop (solamente para Windows) y logra una personalización total, crea un panel y publica lo que quieras.
  • Accede a Power BI Service (en línea) para ver los datos con una plantilla o con los paneles publicados.

Para sincronizar los datos de un equipo, ese equipo necesita contar con nivel Business o Enterprise en Asana.

Cómo conectarlas

Conectarse desde el escritorio

Cómo conectarte desde Power BI Desktop:

  • abre Power BI Desktop;
  • haz clic en Obtener datos y elige Asana desde Servicios en línea;
  • haz clic en Conectar;
  • se te pedirá que ingreses un enlace, elige un enlace válido de un portafolios, equipo o proyecto;
  • haz clic en Aceptar;
  • probablemente veas un mensaje en el que se te pida que inicies sesión en Asana y que le otorgues permiso a Power BI para acceder a tus datos. Inicia sesión con un usuario que tenga acceso a tus datos.

Crea un panel desde las tareas

Cómo crear un panel desde las tareas:

  • haz clic en la casilla de verificación de Tareas y después, clic en Cargar;
  • puedes elegir transformar los datos extraídos antes de usarlos para crear un panel;
  • los datos de tu tarea ahora se deben estar sincronizando con Power BI. Esto puede llevar unos pocos segundos o 10 minutos, dependiendo del tamaño del equipo o portafolios especificados;
  • una vez que los datos estén cargados, podrás comenzar a crear un panel con los campos disponibles a la derecha.

Puedes elegir ampliar los datos de los campos personalizados y cambiar los valores de esos campos para que aparezcan como columnas individuales entre tus datos.

Funciones clave

El conector de Asana-Power BI permite vincular Power BI directamente con Asana para extraer los datos que se encuentran en tus tareas y volverlos activos.

Con Power BI puedes hacer lo siguiente:

  • Analizar la carga de tareas para asegurarte de que los equipos estén a tiempo de cumplir con los indicadores clave de rendimiento esperados.
  • Conectar los diversos conjuntos de datos y transformarlos en un modelo de información.
  • Crear cuadros o gráficos para proporcionar vistas de los datos de Asana.
  • Responder a las preguntas en tiempo real con la emisión de informes personalizados de Power BI que pueden, además, ayudar con los pronósticos.

Casos de uso

Power BI amplía tu conocimiento del negocio y el valor de tus datos de Asana. Con las vistas de Power BI y los análisis integrados tu equipo logrará adquirir más información, notará las oportunidades y adquirirá ventajas competitivas. Ofrece un panorama mucho más completo.

Por ejemplo, si un gerente de proyectos quiere agregar datos de Asana a un informe interno de Power BI, se puede agregar a Asana como fuente de los datos para Power BI y emitir informes que estén más actualizados y que realmente cuenten una historia.

Si tienes que entregar análisis clave sobre un equipo que usa Asana, el líder del equipo puede filtrar y agrupar los datos en Power BI para crear informes más a la medida del negocio con los que se detecten tendencias y sea posible tomar decisiones en base a los datos.

Mira la perspectiva que le aporta el conector de Asana y Power BI a los equipos:

Puede aportar a los equipos una vista general del negocio en un panel que permite la colaboración entre los distintos departamentos y, al final, tomar mejores decisiones de negocios estando informados.

Datos visuales

Los usuarios pueden crear paneles personalizados y prácticos basados en las entradas de Asana (como los campos personalizados) para obtener análisis de datos de los proyectos y flujos de trabajo en tiempo real.

El líder de un portafolios que ahora usa una simple hoja de cálculos para dar seguimiento a los proyectos, puede usar el conector de Power BI y Asana para contar con un sistema visual de seguimiento de proyectos a medida.

Un gerente de proyectos puede acceder a los datos de los campos personalizados de una tarea para crear informes específicos según las necesidades de la empresa, puede usar modelos de datos reutilizables y avanzar con uniformidad en todas las emisiones de informes.

Optimiza los procesos

Es posible dar seguimiento y analizar el progreso en relación con los objetivos del equipo para identificar las eficiencias y los cuellos de botella del proyecto. Elimina los obstáculos y aporta detalles más rápido.

Crea informes que se puedan compartir

Los usuarios también pueden ver los distintos niveles de datos de Asana gracias a los análisis que se hacen con otras herramientas de negocios esenciales para la misión y pueden compartir una vista completa del rendimiento del equipo.

Un líder de Marketing para la región de EMEA puede agregar a Asana como fuente de datos para Power BI en la web a fin de generar informes que estén actualizados, que sean transparentes, completos y que se puedan compartir en segundos.

Necesitarás contar con una licencia de Power BI para poder ver todos los informes. Para crear medidas personalizadas, deberás usar Power BI Desktop. Ingresa la URL en el equipo o portafolios de Asana que quieras analizar.

Panel de muestra

Panorama general de Power BI-Asana

Con este ejemplo se muestra cómo los datos de gestión del trabajo de Asana pueden ser útiles para analizar la forma en que está trabajando tu equipo.

Usa la integración de Asana para Power BI y accede a Asana, incluyendo a las tareas, los campos personalizados, las etiquetas, los proyectos y a mucho más.

Combina los datos de Asana con otros conjuntos de datos para adoptar un enfoque integral de tu negocio.

Restricciones

La integración de Asana para Tableau admite lo siguiente:

  • Proyectos con menos de diez mil tareas

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