Integración con Power BI

Resumen

La integración con Power BI ofrece a los usuarios de Asana con equipos en los niveles Business o Enterprise la posibilidad de emitir informes con los datos clave de Asana desde Power BI.

El conector de Asana-Power BI permite vincular Power BI directamente con Asana para extraer los datos que se encuentran en las tareas de Asana en proyectos, equipos o portafolios específicos.

Los usuarios de Asana deberán asegurarse de que lo siguiente esté totalmente completo antes de sincronizar los datos con Power BI:

  1. Detalles estándares de las tareas (el título, el responsable, la fecha de entrega, etc.)
  2. Campos personalizados de las tareas
  3. Datos del proyecto madre
  4. Etiquetas (almacenadas como objetos de una lista en cada fila de la tarea)

Las subtareas no se incluyen a menos que estén almacenadas también en otro lugar, como en alguna tarea de primer nivel en otro proyecto del equipo o portafolios específicos.

Todo esto se puede compartir con otros usuarios de Power BI y Asana dentro de la organización.

Requisitos para la instalación

La integración de Asana para Power BI está disponible para todos los clientes con planes Business y Enterprise.

El usuario debería tener acceso a Asana y a Power BI Desktop o Power BI Online.

Requisitos de Power BI:

  • Accede a Power BI Desktop (solamente para Windows) y logra una personalización total, crea un panel y publica lo que quieras.
  • Accede a Power BI Service (en línea) para ver los datos con una plantilla o con los paneles publicados.

Para sincronizar los datos de un equipo, ese equipo necesita contar con nivel Business o Enterprise en Asana.

Cómo conectarlas

Conectarse desde el escritorio

Cómo conectarte desde Power BI Desktop:

  • abre Power BI Desktop;
  • haz clic en Obtener datos y elige Asana desde Servicios en línea;
  • haz clic en Conectar;
  • se te pedirá que ingreses un enlace, elige un enlace válido de un portafolios, equipo o proyecto;
  • haz clic en Aceptar;
  • probablemente veas un mensaje en el que se te pida que inicies sesión en Asana y que le otorgues permiso a Power BI para acceder a tus datos. Inicia sesión con un usuario que tenga acceso a tus datos.

Crea un panel desde las tareas

Cómo crear un panel desde las tareas:

  • haz clic en la casilla de verificación de Tareas y después, clic en Cargar;
  • puedes elegir transformar los datos extraídos antes de usarlos para crear un panel;
  • los datos de tu tarea ahora se deben estar sincronizando con Power BI. Esto puede llevar unos pocos segundos o 10 minutos, dependiendo del tamaño del equipo o portafolios especificados;
  • una vez que los datos estén cargados, podrás comenzar a crear un panel con los campos disponibles a la derecha.

Puedes elegir ampliar los datos de los campos personalizados y cambiar los valores de esos campos para que aparezcan como columnas individuales entre tus datos.

Funciones clave

El conector de Asana-Power BI permite vincular Power BI directamente con Asana para extraer los datos que se encuentran en tus tareas y volverlos activos.

Con Power BI puedes hacer lo siguiente:

  • Analizar la carga de tareas para asegurarte de que los equipos estén a tiempo de cumplir con los indicadores clave de rendimiento esperados.
  • Conectar los diversos conjuntos de datos y transformarlos en un modelo de información.
  • Crear cuadros o gráficos para proporcionar vistas de los datos de Asana.
  • Responder a las preguntas en tiempo real con la emisión de informes personalizados de Power BI que pueden, además, ayudar con los pronósticos.

Casos de uso

Power BI amplía tu conocimiento del negocio y el valor de tus datos de Asana. Con las vistas de Power BI y los análisis integrados tu equipo logrará adquirir más información, notará las oportunidades y adquirirá ventajas competitivas. Ofrece un panorama mucho más completo.

Por ejemplo, si un gerente de proyectos quiere agregar datos de Asana a un informe interno de Power BI, se puede agregar a Asana como fuente de los datos para Power BI y emitir informes que estén más actualizados y que realmente cuenten una historia.

Si tienes que entregar análisis clave sobre un equipo que usa Asana, el líder del equipo puede filtrar y agrupar los datos en Power BI para crear informes más a la medida del negocio con los que se detecten tendencias y sea posible tomar decisiones en base a los datos.

Mira la perspectiva que le aporta el conector de Asana y Power BI a los equipos:

Puede aportar a los equipos una vista general del negocio en un panel que permite la colaboración entre los distintos departamentos y, al final, tomar mejores decisiones de negocios estando informados.

Datos visuales

Los usuarios pueden crear paneles personalizados y prácticos basados en las entradas de Asana (como los campos personalizados) para obtener análisis de datos de los proyectos y flujos de trabajo en tiempo real.

El líder de un portafolios que ahora usa una simple hoja de cálculos para dar seguimiento a los proyectos, puede usar el conector de Power BI y Asana para contar con un sistema visual de seguimiento de proyectos a medida.

Un gerente de proyectos puede acceder a los datos de los campos personalizados de una tarea para crear informes específicos según las necesidades de la empresa, puede usar modelos de datos reutilizables y avanzar con uniformidad en todas las emisiones de informes.

Optimiza los procesos

Es posible dar seguimiento y analizar el progreso en relación con los objetivos del equipo para identificar las eficiencias y los cuellos de botella del proyecto. Elimina los obstáculos y aporta detalles más rápido.

Crea informes que se puedan compartir

Los usuarios también pueden ver los distintos niveles de datos de Asana gracias a los análisis que se hacen con otras herramientas de negocios esenciales para la misión y pueden compartir una vista completa del rendimiento del equipo.

Un líder de Marketing para la región de EMEA puede agregar a Asana como fuente de datos para Power BI en la web a fin de generar informes que estén actualizados, que sean transparentes, completos y que se puedan compartir en segundos.

Necesitarás contar con una licencia de Power BI para poder ver todos los informes. Para crear medidas personalizadas, deberás usar Power BI Desktop. Ingresa la URL en el equipo o portafolios de Asana que quieras analizar.

Panel de muestra

Panorama general de Power BI-Asana

Con este ejemplo se muestra cómo los datos de gestión laboral de Asana pueden ser útiles para analizar la forma en que está trabajando tu equipo.

Usa la integración de Asana para Power BI y accede a Asana, incluyendo a las tareas, los campos personalizados, las etiquetas, los proyectos y a mucho más.

Combina los datos de Asana con otros conjuntos de datos para adoptar un enfoque integral de tu negocio.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.