Microsoft Teams y Asana

Usa la integración de Asana con Microsoft Teams para agregar proyectos de Asana a grupos de chat y transformar las conversaciones en acciones concretas, todo en un solo lugar. Chatea con tus compañeros de equipo sobre un proyecto mientras observas la lista completa de tareas, que incluye a los responsables de las tareas, las fechas de entrega y las tareas finalizadas cuando ya están terminadas. Con la integración de Asana para Microsoft Teams, puedes mantenerte conectado y organizado, sin importar desde dónde trabajes.

Microsoft Teams y Asana

Teams es una herramienta de colaboración basada en conversaciones por chat que facilita el trabajo entre equipos remotos de distintos departamentos desde cualquier lugar del mundo y permite compartir información a través de un espacio en común. Los usuarios pueden usar funciones como las de colaboración en documentos, mensajes por canales, chat de equipo y gestión de tareas con Asana. Esta integración con Asana te permite centrarte y trabajar continuamente sin importar dónde estés, ni la hora que sea. Gracias a Asana sabes quién hace qué y para cuándo.

Se ha agregado un bot de Asana a Microsoft Teams que facilita el despliegue de las funciones de Asana. Te ayudará a buscar y hallar funciones de Asana para asociar en conversaciones de Teams, y los usuarios podrán crear tareas y agregar mensajes a las tareas desde Teams.

La integración con Microsoft Teams está disponible para todos los tipos de planes.

Requisitos para la instalación

Requisitos de Asana

La integración con Microsoft Teams está disponible para todos los tipos de planes.

Requisitos de Microsoft Teams

La integración de Asana para Microsoft Teams está disponible para todos los planes pagos de Microsoft Teams. La versión gratis de Microsoft Teams no es compatible con la integración de la aplicación.

Pasos para la instalación

Conecta Asana con Microsoft Teams para asignar tareas y responsabilidades. Instala la aplicación para ti y para tu equipo.

configuración

Cómo configurar la integración de Asana para Microsoft Teams:

  • Ve a la pestaña Aplicaciones en MS Teams
  • Busca la gestión de proyectos con Asana
  • Haz clic en Asana
  • Haz clic en agregar para instalar la aplicación

Agregar

Desde la ventana emergente de gestión de proyectos de Asana:

  1. Haz clic en Agregar

No se puede agregar el bot de Asana para Microsoft Teams a un canal o chat privado.

Cómo gestionar las aplicaciones para tu organización:

gestionar aplicaciones

Para administrar las aplicaciones, dirígete al centro de administradores de Microsoft Teams, después busca Asana para activarla. Marca la opción Permitir.

Agrega Asana a la lista Aplicaciones ancladas en el centro de administradores de Microsoft Teams para poder encontrarla más fácil y elegir el orden en que está anclada en la barra del navegador.

Flujo de incorporaciones

Cuando la integración esté instalada, tendrás acceso al bot de la integración en tu chat personal. También podrás agregar el bot a canales específicos del equipo.

Puedes escribir preguntas y usarlas para mantenerte informado acerca de las actividades del proyecto en Asana.

incorporación

Cuando interactúes a través de la integración por primera vez, tendrás contacto con un bot para chatear. El chatbot presentará la integración, hará un recorrido por casos de uso de ejemplo y proporcionará enlaces a cualquier otro artículo de la guía que puedas necesitar.

Cómo compartir los enlaces

Los usuarios pueden desplegar las tareas, los proyectos, los portafolios, las actualizaciones de estado y los equipos para mostrar más información cuando la comparten con un equipo en particular.

Compartir enlace

Para compartir los enlaces, haz lo siguiente:

  • Pega cualquier enlace específico de Asana.
  • Espera a que se desplieguen las opciones.
  • Haz clic en el ícono para expandir, si quieres ver más contexto.
  • Vincúlalo al equipo y envíalo.

expandir

Podrás verlo todo al hacer clic en Ver en Asana.

Para buscar tareas, proyectos o portafolios haz clic en el logo de Asana del cuadro de mensajes.

buscar tarea

Para buscar tareas, proyectos o portafolios:

  1. Haz clic en el logo de Asana del cuadro de mensajes.
  2. En este menú, puedes buscar cualquier tarea, proyecto o portafolio.

Cómo crear una tarea nueva

Crear tarea nueva

Para crear una tarea:

  1. Haz clic en el botón con el signo + en el cuadro de mensajes de Asana.
  2. Selecciona Crear tarea nueva.
  3. Completa los datos en la ventana emergente que aparece.
  4. Haz clic en Crear tarea.

Crear tarea 2

Puedes crear una tarea nueva de Asana en cualquier lugar en Teams. Puedes usar el comando Crear tarea con el bot de Asana, la opción del cuadro donde escribes el mensaje o cualquier mensaje de una conversación. Puedes asignarla a un compañero de equipo, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto específico en Asana.

Cómo agregar un mensaje a una tarea

Agregar mensaje 1

Para agregar un mensaje a una tarea haz lo siguiente:

  • En las opciones del ícono de los tres puntos, haz clic en Más acciones y elige Agregar mensaje a la tarea.
  • Desde la ventana emergente puedes buscar y elegir una tarea existente de Asana para agregar el mensaje.

Agregar mensaje

Después podrás agregar este mensaje a una tarea como comentario.

Cómo recibir notificaciones personales

Para recibir notificaciones personales, escribe “Vincular el proyecto” en el bot de Asana en Teams. Entonces, el bot de Asana te pedirá que selecciones un proyecto para asociar. Elige Mis tareas para empezar a recibir las notificaciones personales.

Recibirás notificaciones cuando:

  • Te asignen o te quiten la asignación de una tarea

Para las tareas asignadas a ti, recibirás una notificación cuando:

  • La tarea esté finalizada
  • La fecha de entrega se modifique
  • Todas las dependencias se finalicen
  • Una dependencia no esté finalizada
  • La fecha de entrega de una dependencia se modifique
  • Te agreguen como colaborador
  • Hay un comentario en una tarea que estás siguiendo

Notificaciones de ajustes

Ve a cualquier canal o chat personal del equipo.

notificaciones

Cómo acceder a las notificaciones:

  1. En el menú con el signo +, selecciona Vincular proyecto.
  2. Elige el proyecto del que desees recibir notificaciones.

seleccionar

Configuración de los ajustes de las notificaciones para Microsoft Teams

Notificaciones de MT

En el cuadro de mensajes de Asana:

  1. Ve al menú con el signo + de la ventana emergente de Asana y dirígete a los ajustes de las notificaciones.
  2. Selecciona las notificaciones de comunicaciones que desees recibir.

elige las notificaciones

A partir de entonces, recibirás notificaciones acerca de todas las actividades que se produzcan en el proyecto que has seleccionado.

Notificaciones personalizadas

Puedes crear notificaciones personalizadas con las Reglas de Asana. Los usuarios pueden enviar un mensaje personalizado de forma automática a un canal cada vez que se actualiza o mueve una tarea. Más información.

notificación personalizada

Desde la ventana emergente Agregar regla puedes:

  • Enviar un mensaje personalizado con actualizaciones de tareas a un canal de Microsoft Teams.

Bot de Asana

El bot de Asana para Microsoft Teams chateará con la aplicación para encontrar información específica y hacer preguntas. Responderá en función de la información que tú, el usuario, le proporciones. La aplicación tiene varios comandos que puedes usar para ahorrar tiempo. Las interacciones son perfectas.

Interacciones con el bot:

interacciones con el bot

El chatbot de Asana te ofrece la opción de seleccionar tu espacio de trabajo o de cambiar a otro que se ajuste a las necesidades de tu proyecto con la opción Cambiar espacio de trabajo.

Reuniones en Microsoft Teams

La integración de Asana con Microsoft Teams también te permite organizar reuniones en Teams.

Ahora, los usuarios pueden transformar las conversaciones informales en trabajo concreto al que pueden dar seguimiento en Asana sin tener que cambiar de herramienta.

Si agregas la integración de Asana a un evento de reunión en Teams, podrás:

  • Crear tareas rápidamente sin salir de la ventana de la reunión
  • Ver un resumen de las tareas creadas en una reunión

Cómo configurar la integración

El organizador de la reunión debe agregar el equipo o el evento a la integración antes de comenzar la reunión.

Esta función es compatible con la aplicación de escritorio de Teams. Sin embargo, no aparecerá en las reuniones a las que accedes desde una ventana del navegador.

Ve al evento del equipo al que deseas agregar la integración y haz clic en el botón + que se encuentra en la parte superior de la pantalla.

ir al evento del equipo

Como primer paso, el organizador designado de la reunión debe agregar el equipo o evento a la integración. Actualmente no es posible agregar esta función desde la reunión sino que debes agregarlo en la configuración de la reunión.

Mantén el trabajo conectado

Agregar pestaña

Para agregar la pestaña de Asana:

  • Busca y selecciona “Asana” para agregar la pestaña.
  • Haz clic en Agregar para confirmar.

agregar Asana

Para unirte a la reunión

Iniciar sesión en Asana

Iniciar sesión en Asana:

  • A continuación, se te pedirá que hagas clic en la opción Inicia sesión en Asana.
  • Una vez que te hayas autenticado en Asana, selecciona un espacio de trabajo para prepararte para la reunión.
  • Únete al evento de la reunión.

agregar Asana

Crea tareas y revisa las tareas que hayas creado dentro del evento o equipo. Por defecto, las tareas creadas en Teams solo son visibles dentro de Teams para el usuario que las creó. Sin embargo, las tareas siempre permanecerán visibles en Asana.

Esta vista solo está disponible para los organizadores de reuniones y es un excelente lugar para asignar tareas o para tomar notas sobre la reunión, o incluso para revisar las tareas creadas una vez finalizada la reunión.

Cómo crear tareas:

Cuando te unas al evento, también verás el logo de Asana en el menú de tu reunión. Si haces clic en el logo, se abrirá un panel lateral donde podrás crear tareas durante la reunión. También podrás ver las tareas creadas una vez finalizada la reunión.

Crear tareas en Microsoft

Los demás participantes también verán esta opción en su menú y podrán autenticarse y crear tareas.

Todas las tareas creadas aquí también estarán visibles en la pestaña para que puedas revisarlas una vez finalizada la reunión.

¿Por qué usar las reuniones de Teams?

Después de cargar esta aplicación de Asana dentro de la experiencia de videollamadas de Teams, los usuarios pueden:

  • Crear tareas sin salir de la videollamada
  • Tener un registro de las tareas creadas
  • Tener un registro de las ideas creativas que surgen de forma espontánea durante la reunión sin tener que cambiar de herramienta
  • Tener una reunión productiva
  • Convertir ideas en acciones concretas

Si quieres obtener más información sobre cómo visualizar las tareas dentro de Teams a nivel de proyecto, consulta nuestra Guía de Asana aquí donde te mostramos cómo puedes evaluar el proyecto completo de Asana en Microsoft Teams para aprovechar aún más funciones.

Casos de uso clave{#gl-use-cases}

Gracias a esta integración, tu equipo puede mantenerse centrado en sus objetivos, proyectos y tareas sin importar dónde se encuentren. Estarás siempre al tanto del estado del trabajo que hace tu equipo.

  • Define la información clave: esta integración ofrece la opción de crear tareas de Asana desde Teams y de incorporar la información de contexto que desees (como, por ejemplo, un mensaje). Los usuarios pueden definir la información clave como el nombre de la tarea, la descripción, la fecha de entrega, el responsable o los campos personalizados.

  • Mantente al día: en Teams, los colaboradores ahora pueden estar informados acerca del contexto y el progreso más importantes directamente en Asana a medida que se producen.

  • Haz referencia a Asana: cuando se conversa en Teams acerca de un trabajo, puedes hacer referencia a proyectos, tareas o cualquier otra información que se encuentre en Asana. Es muy sencillo y tanto los miembros de tu equipo como los demás participantes pueden tener más contexto, claridad y un flujo de trabajo más transparente para no sentir nunca que quedan afuera.

  • Establece responsabilidades claras: chatea con tus compañeros sobre un proyecto mientras observas la lista completa de tareas, incluidos los responsables de las tareas, las fechas de entrega y las tareas finalizadas cuando están listas.

  • Trabaja sin problemas : no es necesario cambiar de herramienta. Con las reuniones de Teams, los usuarios pueden convertir las conversaciones informales en trabajo concreto al que se le puede dar seguimiento en Asana.

¿Necesitas ayuda? Consulta la página de Soporte de Microsoft aquí.

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