Microsoft Teams y Asana

Usa la integración de Asana con Microsoft Teams para agregar proyectos de Asana a grupos de chat y transformar las conversaciones en acciones concretas, todo en un solo lugar. Chatea con tus compañeros de equipo sobre un proyecto mientras observas la lista completa de tareas, que incluye a los responsables de las tareas, las fechas de entrega y las tareas finalizadas cuando ya están terminadas. Con la integración de Asana para Microsoft Teams, puedes mantenerte conectado y organizado, sin importar desde dónde trabajes.

Microsoft Teams y Asana

Microsoft Teams es una herramienta de colaboración basada en chat que brinda a los equipos de diferentes departamentos, remotos y de todo el mundo la posibilidad de trabajar juntos y de compartir la información mediante un espacio en común. Los usuarios pueden utilizar estos elementos para documentar la colaboración, enviar mensajes en directo, chatear con el equipo y gestionar las tareas con Asana. Esta integración con Asana garantiza el enfoque y la continuidad del trabajo sin importar dónde te encuentres, en cualquier momento o lugar. Asana te permite saber quién hace qué y cuándo.

Se agregó un robot de Asana a Microsoft Teams que facilita el uso de las funciones de Asana. Te ayudará a buscarlas y encontrarlas para poder consultarlas en las conversaciones con el equipo. Los usuarios también podrán crear tareas desde Teams o agregar mensajes a las tareas que ya existen en Asana.

La integración con Microsoft Teams está disponible para todos los niveles.

Pasos para la instalación

Conecta Asana con Microsoft Teams para asignar tareas y responder por ellas. Agrega tu propia conexión y la de tu equipo.

configuración

Cómo configurar la integración de Asana para Microsoft Teams:

  • Ve a la pestaña Aplicaciones en MS Teams; y
  • busca la gestión de proyectos con Asana;
  • haz clic en Asana;
  • haz clic en agregar para instalar la aplicación.

Agregar

En la ventana emergente de Gestión de proyectos de Asana:

  1. haz clic en Agregar.

Cómo gestionar las aplicaciones para tu organización:

gestionar aplicaciones

Para administrar las aplicaciones, ve al centro de administradores de Microsoft Teams, después busca Asana para activarla. Marca Permitir con un tilde.

Agrega Asana a la lista Aplicaciones ancladas en el centro de administradores de Microsoft Teams para poder encontrarla más fácil y elegir el orden en que está anclada en la barra del navegador.

Flujo de incorporaciones

Cuando la integración esté instalada tendrás acceso al bot para integraciones en tu chat personal. También podrás agregar el bot a canales específicos del equipo.

Puedes escribir preguntas y usarlas para mantenerte informado acerca de las actividades del proyecto en Asana.

incorporación

Cuando interactúes a través de la integración por primera vez, tendrás contacto con un bot para chatear. El bot presentará la integración, hará un recorrido por casos de uso de ejemplo y proporcionará enlaces a cualquier otro artículo de la guía que puedas necesitar.

Cómo compartir los enlaces

Los usuarios pueden desplegar las tareas, los proyectos, los portafolios, las actualizaciones de estado y Teams para mostrar más información cuando la comparten a un equipo en particular.

Compartir enlace

Para compartir los enlaces, haz lo siguiente:

  • pega cualquier enlace específico de Asana;
  • espera a que se desplieguen las opciones;
  • haz clic en el ícono para expandir si quieres ver más contexto;
  • vincúlalo al equipo y envíalo.

expandir

Podrás verlo todo al hacer clic en Ver en Asana.

Para buscar tareas, proyectos o portafolios haz clic en el logo de Asana del cuadro donde escribes el mensaje (el “compositor) (en Teams).

buscar tarea

Para buscar tareas, proyectos o portaforlios:

  1. haz clic en el logo de Asana del cuadro donde escribes el mensaje.
  2. En este menú puedes buscar cualquier tarea, proyecto o portafolios.

Cómo crear una tarea nueva

create new task

Para crear una tarea:

  1. haz clic en el botón con el signo + en el cuadro de diálogo para mensajes de Asana;
  2. selecciona Crear tarea nueva
  3. completa los datos en la ventana emergente que aparece;
  4. haz clic en Crear tarea.

Crear tarea2

Puedes crear una tarea nueva de Asana en cualquier lugar en Teams. Puedes usar el comando Crear tarea con el bot de Asana, la opción del cuadro donde escribes el mensaje o cualquier mensaje de una Conversación. Puedes asignarla a un compañero de equipo, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto específico en Asana.

Cómo agregar un mensaje a una tarea

Agregar mensaje 1

Para agregar un mensaje a una tarea haz lo siguiente:

  • En las opciones del ícono de los tres puntos, haz clic en Más acciones y elige Agregar mensaje a la tarea.
  • Desde la ventana emergente puedes buscar y elegir una tarea existente de Asana para agregar el mensaje.

Agregar mensaje

Después podrás agregar este mensaje a una tarea como comentario.

Notificaciones de ajustes

Ve a cualquier canal o chat personal del equipo.

notificaciones

Cómo acceder a las notificaciones:

  1. En el menú con el signo +, selecciona Vincular proyecto.
  2. Elige el proyecto del que desees recibir notificaciones.

seleccionar

Configuración de los ajustes de las notificaciones para Microsoft Teams

Notificaciones de MT

En el cuadro de diálogo para mensajes de Asana:

  1. ve al menú con el signo + de la ventana emergente de Asana y navega a los ajustes de las notificaciones;
  2. selecciona las notificaciones de comunicaciones que desees recibir.

elige las notificaciones

A partir de entonces, recibirás notificaciones acerca de todas las actividades que se produzcan en el proyecto que has seleccionado.

Bot de Asana

El bot de Asana para Microsoft Teams chateará con la información de la aplicación. Puedes buscar todo tipo de cosas y hacer preguntas. Responderá basado en la información que tú, el usuario, le proporciones. La aplicación tiene varios comandos que puedes usar para ahorrar tiempo. Las interacciones son perfectas.

Interacciones con el bot:

interacciones con el bot

El bot para chatear de Asana te ofrece la opción de seleccionar tu espacio de trabajo o de cambiar a otro que se ajuste a las necesidades de tu proyecto con la opción Cambiar espacio de trabajo.

Reuniones en Microsoft Teams

La integración de Asana con Microsoft Teams también te permite organizar reuniones en Teams.

Esta integración permite que nuestros usuarios puedan convertir una conversación informal en trabajo concreto al que pueden dar seguimiento en Asana sin tener que cambiar de herramienta.

Si agregas la integración de Asana a un evento de reunión en Teams, podrás:

  • Crear tareas rápidamente sin salir de la ventana de la reunión
  • Ver un resumen de las tareas creadas en una reunión

Cómo configurar la integración

El organizador de la reunión debe agregar el equipo o el evento a la integración antes de comenzar la reunión.

Esta función es compatible con la aplicación de escritorio de Teams. Sin embargo, no aparecerá en las reuniones a las que accedes desde una ventana del navegador.

Ve al evento del equipo al que deseas agregar la integración y haz clic en el botón + que se encuentra en la parte superior de la pantalla.

Ve al evento del equipo

Como primer paso, el organizador designado de la reunión debe agregar el equipo o evento a la integración. Actualmente no es posible agregar esta función desde la reunión sino que debes agregarlo en la configuración de la reunión.

Mantén el trabajo conectado

agregar pestaña

Para agregar la pestaña de Asana:

  • busca y selecciona “Asana” para agregar la pestaña;
  • haz clic en Agregar para confirmar.

agregar Asana

Para unirte a la reunión

conectar con Asana

Cómo conectar con Asana:

  • A continuación, se te pedirá que hagas clic en la opción Conectar con Asana.
  • Una vez que te hayas autenticado en Asana, selecciona un espacio de trabajo para prepararte para la reunión.
  • Únete al evento de la reunión.

agregar Asana

Crea tareas y revisa las tareas que hayas creado dentro del evento o equipo. Por defecto, las tareas creadas en Teams solo son visibles dentro de Teams para el usuario que las creó. Sin embargo, las tareas siempre permanecerán visibles en Asana.

Esta vista solo está disponible para los organizadores de reuniones y es un excelente lugar para asignar tareas o para tomar notas sobre la reunión, o incluso para revisar las tareas creadas una vez finalizada la reunión.

Cómo crear tareas:

Cuando te unes al evento, también verás el logo de Asana en el menú de tu reunión. Si haces clic en el logo, se abrirá un panel lateral donde podrás crear tareas durante la reunión. También podrás ver las tareas creadas una vez finalizada la reunión.

Crear tareas en Microsoft

Los demás participantes también verán esta opción en su menú, y también podrán autenticarse y crear tareas.

Todas las tareas creadas aquí también estarán visibles en la “pestaña” para que puedas revisarlas una vez finalizada la reunión.

¿Por qué usar las reuniones de Teams?

Después de cargar esta ‘aplicación’ de Asana dentro de la experiencia en videollamadas de Teams, los usuarios pueden:

  • Crear tareas sin salir de la videollamada
  • Tener un registro de las tareas creadas
  • Tener un registro de las ideas creativas que surgen de forma espontánea durante la reunión sin tener que cambiar de herramienta
  • Tener una reunión productiva
  • Convertir ideas en acciones concretas

Si quieres obtener más información sobre cómo visualizar las tareas dentro de Teams a nivel de proyecto, consulta nuestra Guía de Asana aquí donde te mostramos cómo puedes evaluar el proyecto completo de Asana en Microsoft Teams para aprovechar aún más funciones.

Casos de uso clave{#gl-use-cases}

Gracias a esta integración tu equipo puede mantenerse centrado en sus objetivos, proyectos y tareas sin importar dónde se encuentren. Estarás siempre al tanto del estado del trabajo que hace tu equipo.

  • Define la información clave: esta integración ofrece la opción de crear tareas de Asana desde Teams y de incorporar la información de contexto que desees (como, por ejemplo, un mensaje). Los usuarios pueden definir la información clave como el nombre de la tarea, la descripción, la fecha de entrega, el responsable o los campos personalizados.

  • Mantente al día: En Teams, los colaboradores ahora pueden estar informados acerca del contexto y el progreso más importantes directamente en Asana a medida que se producen.

  • Haz referencia a Asana: Cuando se conversa en Teams acerca de un trabajo, puedes hacer referencia a proyectos, tareas o cualquier otra información que se encuentre en Asana. Es muy sencillo y tanto los miembros de tu equipo como los demás participantes pueden tener más contexto, claridad y un flujo de trabajo más transparente para no sentir nunca que quedan afuera.

  • Capacidad de respuesta: Chatea con tus compañeros sobre un proyecto mientras observas la lista completa de tareas, incluidos los responsables de las tareas, las fechas de entrega y las tareas finalizadas cuando están listas.

  • **Sin problemas **: No es necesario cambiar de herramienta. Con las reuniones de Teams, los usuarios pueden convertir una conversación informal en trabajo concreto al que se le puede dar seguimiento en Asana.

¿Necesitas ayuda? Consulta la página de Soporte de Microsoft aquí.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.