Instagantt y Asana

Instagantt es una aplicación web que crea diagramas de Gantt para ayudarte a planificar proyectos visualmente y programar tareas con tu equipo. Puedes crear fechas de inicio, configurar un porcentaje de progreso y enlazar tareas.

Configuración

  • Crear una cuenta en Instagantt  
  • Regístrate con tu dirección de email o a través de Asana usando Asana Connect
  • Seleccione cuál de tus listas y proyectos te gustaría sincronizar con Instagantt de Mis tareas en cualquiera de tus Espacios de trabajo u Organizaciones

Puedes crear un grupo de hasta 10 proyectos de diferentes espacios de trabajo y organizaciones. Dentro de un grupo, puedes ordenar tareas por proyecto y por sección dentro de esos proyectos.

Quita proyectos de Instagantt

Puedes eliminar cualquier proyecto sincronizado de Asana si ya no deseas que aparezca en Instagantt.

Para desincronizar un proyecto o Mis tareas:

  • Haz clic en el signo más en la parte superior de la barra lateral para revelar la ventana de proyectos de conexión
  • Ubica el proyecto que deseas desincronizar y has clic en el botón rojo Desconectar

Comenzar

Los proyectos que hayas sincronizado serán ordenados por espacio de trabajo y organización en la barra lateral de Instagantts. Estarán en el mismo orden que en Asana. Los puedes reordenar en Instagantt, pero esto no cambiará su orden en Asana.

Ver Proyectos

Para ver un proyecto en Instagantt, comienza por seleccionar uno de tus proyectos desde la barra lateral en Instagantt. Luego verás tu proyecto en el panel principal de Instagantt.

Colores de proyectos que hayas establecido en Asana se reflejarán en Instagantt

Fechas de entrega y Colores

Las tareas se mostrarán en Instagantt en 3 colores:

  • Verde - tareas que se han completado a tiempo
  • Azul - tareas en proceso de ser completadas a tiempo
  • Rojo - tareas atrasadas que están incompletas

Si las tareas ;no tienen fecha de entrega no aparecerán en la gráfica, pero puedes agregarlas fácilmente haciendo clic donde sea que desees que inicie la barra.

Marcar tareas como completas desde Instagantt

Puedes marcar tareas completas directamente desde Instagantt y se marcarán como completas en tu proyecto en Asana.

Para marcar una tarea como completa:

  • Desde Instagantt, marca todas las tareas deseadas como completadas
  • Haz clic en el icono de la casilla de verificación en la parte superior
  • Selecciona Marcar como completada

Las tareas seleccionadas se marcarán como completas en tu proyecto en Asana.

Crear Tareas desde Instagantt

Puedes crear tareas directamente desde Instagantt y aparecerán en tu proyecto en Asana.

Para crear una tarea en Instagantt, haz clic en el símbolo + en la parte superior de la pantalla. La aplicación de Instagantt te permitirá configurar el nombre de la tarea y el responsable.

Una vez que hayas hecho clic en Guardar, la tarea aparecerá tanto en Instagantt como en tu proyecto en Asana.

Detalles de Tarea en Instagantt

Puedes ver y editar los detalles de una tarea directamente desde Instagantt.

Para ver o editar los detalles de una tarea, selecciona una tarea y se abrirán los detalles de la tarea. Cualquier detalle que modifiques en Instagantt se reflejará en Asana.

Instagantt te permite:

Mas allá de lo básico

Crea Dependencias

Puedes enlazar tareas juntas para mostrar la dependencia de una tarea con otra.

Para crear una dependencia:

  • Pasa el cursor sobre la tarea
  • Haz clic y mantén presionado el círculo que aparece
  • Arrastra tu mouse hasta el final de la tarea de la que depende

Para quitar una dependencia:

  • Haz clic en la tarea
  • Selecciona Desvincular de …

Si la tarea tiene múltiples dependencias, puedes desvincular una dependencia o todas las dependencias

Inicio de Tarea y Fechas de Entrega

Puedes hacer clic y arrastrar una tarea en Instagantt para cambiar la fecha de inicio y la fecha de entrega de cualquier tarea. Más información sobre las fechas de inicio en Asana aquí.

Arrastra la tarea hacia la izquierda para cambiar la fecha de inicio o arrastra la tarea hacia la derecha para cambiar la fecha de entrega.

Filtrar Tareas

Puedes filtrar las tareas en Instagantt por Secciones, Etiquetas, o responsable.

Puedes acceder a las opciones de filtro desde la barra lateral, justo debajo del nombre del proyecto.

Mostrar o Esconder Tareas Completadas

Puedes mostrar todas las tareas u ocultar las tareas completadas en Instagantt.

Para cambiar las tareas que se muestran en tu proyecto en Instagantt:

  • Haz clic en el icono de engranaje en la parte superior de la lista de proyectos
  • Selecciona **Mostrar tareas completadas desde …***
  • Selecciona las tareas que quieres mostrar

Exportar Gráficos Instagantt

Si deseas imprimir o incluir el gráfico Instagantt en una presentación, puedes exportarlo como una imagen

Para exportar:

  • Haz clic en el ícono de la foto en la parte superior de la página
  • Selecciona Exportar como imagen
  • En la siguiente ventana, selecciona Generar una nueva imagen

Resincronizar con Asana

Si se realizaron cambios en Asana y quieres que se reflejen en Instagantt, haz clic en el nombre del proyecto en la barra lateral para resincronizar los proyectos.

¿Aún necesitas ayuda? Contacta a Instagantt haciendo clic en Comentarios y Asistencia en la esquina superior derecha de Instagantt.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.