Google Sheets y Asana

Los PanelesPaneles Los paneles proporcionan una vista general del progreso y el estado de los proyectos en los que están trabajando tú y tu equipo. Lee mas proporcionan a los gerentes, líderes del equipo y contribuyentes multifuncionales la visión de alto nivel de los proyectos que necesitan. Cuando estás a cargo de muchos proyectos, entender cuán bien van puede ser un desafío. Con los Reportes en Google Sheets, puedes usar los datos del proyecto para crear informes personalizados y visualizaciones para ver qué va bien y lo que necesita atención.

Preparación para usar los informes del Paneles

Antes de abrir una Google Sheet desde tu Tablero de Asana, debes aseguratse de tener el projects en tu Panel). Agrega y Quita proyectos desde tu Panel como mejor te convenga.

Si no has usado Google Sheets antes, te recomendamos consultar Google y su Centro de Ayuda y foro de ayuda de Google Sheets Este artículo en particular explicará cómo ejecutar algunos informes básicos con tus datos de Panel de Asana, pero no tiene la intención de explicar todas las formas en que puede usar Google Sheets.

Los informes del panel con Google Sheets te ofrecen innumerables formas de ordenar y visualizar el trabajo al que das seguimiento en Asana. Este artículo te ayudará a comenzar y proporcionará inspiración para los informes que desees crear.

Comenzar a usar los informes del panel

Una vez que tengas los proyectos que necesita en su Panel, simplemente haz clic Abrir Informe en Google Sheets en el encabezadoencabezado El encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos. Lee mas del Panel. Tu Google Sheet se abrirá en una nueva pestaña. Los usuarios que la usen por primera vez necesitarán autorizar a Asana para que se conecte con su cuenta de Google.

Una vez creados, los datos en tu Google Sheet se actualizarán automáticamente cada hora.

Qué contiene el informe

Fuera del cuadro de diálogo, Google Sheets incluye tres pestañas:

  1. Perspectiva—sirve como referencia sobre cómo usar la Hoja y contiene dos tablas de ejemplo creadas a partir de tus datos.
  2. Datos del proyecto Asana—muestra los datos más importantes de cada proyecto. Explora estos datos clasificando o filtrando por columnas.
  3. Datos de origen en tiempo real—obtienen datos en vivo directamente de Asana. Esta pestaña está bloqueada para proteger la conexión a Asana. Si por alguna razón los datos en esta pestaña se modifican, simplemente haz clic en el botón Abrir Informe en Google Sheets desde tu Panel para solucionarlo.

Puede desplazarte sobre los encabezados de las columnas para obtener más información acerca de los datos en la columna.

Creación de informes personalizados

La hoja viene de serie con dos informes de ejemplo y dos pestañas de datos, pero es probable que desees crear informes personalizados para los proyectos de tu equpo. Con los datos suministrados en la Hoja, y leyendo los ejemplos a continuación, podrás lograr terminar muchas de tus necesidades de informes.

Los informes que creas se guardan en la Hoja automáticamente, y aparecerán la próxima vez que abras la Hoja de Asana.

Estos son algunos ejemplos de los tipos de informes que puedes crear en tu Google Sheet. Profundizaremos en dos de estos a continuación para mostrarte el cómo.

  • ¿Qué proyectos están en riesgo y por vencer? Un gráfico de dispersión de la fecha de entrega y el color del estado (ejemplo a continuación)
  • ¿Qué encargados de proyectos están avanzando rápidamente con su trabajo? Un gráfico de barras de tareas recientes completadas por el encargado del proyecto (ejemplo a continuación)
  • ¿Qué parte de tus proyectos están en buen camino? Un gráfico circular con colores que indican el estado
  • ¿El trabajo está enfocado un solo proyecto o repartido entre varios? Un histograma de las tareas completadas durante la semana pasada en cada proyecto
  • ¿Qué equipos tienen proyectos que están próximos a completarse? Un gráfico de barras apiladas de proyectos con % de finalización, por equipo

Ejemplo 1: Un gráfico de dispersión de fecha de entrega y con un color de acuerdo al estado

Este ejemplo muestra algunas de las técnicas que usarás para generar un informe para encontrar los proyectos individuales que más necesitan tu atención. Construiremos un informe para identificar los proyectos que vencen pronto,cuando la última actualización de estado es roja, ya que esos proyectos probablemente necesiten la atención más urgente.

Crear una nueva pestaña

Haz clic en el botón + en la esquina inferior izquierda de tu hoja para crear una nueva pestaña y elige un nombre para tu informe.

Agrega columnas a tu informe haciendo referencia a la pestaña de datos de origen en tiempo real

  1. Seleccione la celda superior izquierda de tu nueva pestaña en blanco
  2. Tipo =
  3. Navega a la pestaña datos de origen en tiempo real. Haz clic en el encabezado de la columna que deseas copiar en la otra pestaña. En este caso, haremos referencia a la columna Nombre. Presiona Enter.

  4. Después de presionar enter, serás llevado a la pestaña de tu informe.
  5. Selecciona la siguiente celda a la derecha y repita los pasos 2 a 4 para las columnas Fecha de Entrega y ** Color de estado**.
  6. Ahora que ya has referenciado a la celda del encabezado de cada columna, tenemos que copiar a través de los datos en sí. Selecciona los tres encabezados y use la función autocompletar en la esquina inferior derecha de tu selección para arrastrar hacia abajo.

Hemos referenciado datos en la pestaña Datos de Origen en Tiempo Real, en lugar de simplemente copiarlos. Eso significa que cuando los datos en la pestaña Datos de Origen en Tiempo Real se actualizan automáticamente cada hora, por lo que tu informe también se actualizará automáticamente.

Calcula cuánto tiempo hasta que venza un proyecto, usando una fórmula

  1. Escribe DÍAS PARA EL VENCIMIENTO como encabezado en la cuarta columna
  2. Debajo, ingresa la fórmula =DATEDIF(NOW(), B2, "D"), la cual calcula el número de días entre ahora y el valor en la columna Fecha de Entrega.

  3. Arrastra el controlador de autocompletar para rellenar el resto de tu nueva columna.

Crear un gráfico de dispersión

  1. Primero debemos ordenar el informe por Color de estado. La forma más fácil es abrir el menú Datos y elegir Filtro. Luego, usa el menú del encabezado de la columna Color de estado para Ordenar A → Z.

  2. Seleccione las columnas Color de estado, Días hasta vencimiento y Nombre, en ese orden, sosteniendo (en Mac) oCTRL (en PC) y haciendo clic en la letra sobre cada columna (C, D y A). Estas son las tres columnas que necesitamos en el gráfico de dispersión, y la columna Nombre debe elegirse al último porque será la etiqueta de cada punto de datos.

  3. Crea un gráfico, abriendo el menú Insertar y eligiendo Gráfico.
  4. Elige un Gráfico de dispersión y desmarca Agregar columna C.

Con esta tabla, puede visualizar cuáles de los proyectos casi vencidos están en problemas. En la captura de pantalla posterior, hemos marcado la“zona de peligro”, de los proyectos que están en rojo y en azul en menos de 60 días. Ya que los datos se actualizan cada hora desde Asana, siempre puedes consultar esta tabla para comprender dónde centrar los esfuerzos del equipo.

Ejemplo 2: Tasa de finalización de tareas por el encargado del proyecto

Este ejemplo te muestra algunas de las técnicas que usarás para elaborar informes agrupados de acuerdo a su responsable, en este caso el propietario o responsable del proyecto. Vamos elaborar un informe para averiguar cuántas tareas se completaron esta semana en proyectos impulsados por cada responsable del proyecto. Podemos identificar equipos de alto rendimiento, o encargado quién está alentanto a su equipo a capturar todas las tareas en Asana.

Crea una tabla dinámica para agrupar los proyectos por encargado

  1. Navega a la pestaña Datos de origen en tiempo real.
  2. Selecciona las filas de la fila 2 en adelante. Nos saltamos la fila 1 porque una tabla dinámica funciona mejor cuando la primera fila contiene los encabezados

  3. Abre el menú Datos y elige Tabla dinámica. Se abrirá una nueva pestaña titulada Tabla dinámica.
  4. Desde la pestaña de la tabla dinámica, en la barra lateral Editor de informes, debajo de Filas, elige Agregar campo. Selecciona la columna en la que te gustaría agrupar tus proyectos, en este caso por Encargado. Desmarca Mostrar Totales, ya que no necesitamos esa información en este ejemplo.

  5. En Valores, elige Agregar campo. Seleccione la columna que te gustaría entender para cada grupo de proyectos; en este caso, Tareas completadas.

  6. Comprueba que los valores para el grupo se resumen de la manera que necesitas. En este ejemplo, queremos ver la tasa total de finalización de tareas para cada grupo de proyectos, por lo que elegimos Suma.

Visualización de los datos

En muchos casos, una alternativa más fácil a la creación manual de un gráfico es utilizar la barra lateral Explorar Google Sheets, que genera gráficos relevantes utilizando inteligencia artificial.

  1. Haz clic en Explorar en la esquina inferior derecha de la Hoja. En este ejemplo, un diagrama de barras es una visualización útil en relación a la tasa de finalización de tareas.
  2. Para ver una versión más grande del gráfico, puedes arrastrarlo al área principal de la Hoja. Haz clic derecho en el gráfico para personalizarlo.

Crea tus propios reportes personalizados en Google Sheets

Administrar múltiples proyectos a la vez nunca es fácil, pero los informes del panel en Google Sheets te brindan la flexibilidad de visualizar la información y crear los informes que necesita con facilidad. Utiliza los datos del proyecto desde su Tablero para crear informes y visualizaciones para ver qué va en buen camino, y qué requiere tu atención.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.