Importador de CSV

Comienza con tus propios datos en Asana de forma fácil y rápida.

El Importador de CSV te ayudará a sacar el flujo de trabajo de tu software de hojas de cálculo como Excel o Smartsheet e incorporarlo en Asana. Entonces, podrás empezar inmediatamente a trabajar en cualquier proyecto. También puedes importar los datos a partir de otras herramientas de gestión laboral.

Una vez que las hayas importado, verás inmediatamente las filas como tareas a las que puedes darles seguimiento en un proyecto; y cada columna, como metadatos de tus tareas.

Antes de empezar: consejos para organizar los datos en tu hoja de cálculo

captura de hoja de cálculo con referencias para los nombres de las columnas

El Importador de CSV te permite traer tus datos a Asana sin tener que hacer ninguna vinculación manual. Puedes ponerles nombres a las columnas en tu hoja de cálculo con las siguientes etiquetas para que los campos se asocien automáticamente en tu proyecto:

  1. Nombre: usa esta columna para los nombres de las tareas de tu proyecto.
  2. Descripción: proporciona detalles y contexto para las tareas con esta columna.
  3. Responsable: asigna un responsable para cada tarea. Para ello, agrega direcciones de email de usuarios válidos de Asana desde tu espacio de trabajo u organización. Las tareas que se crean en Asana solamente se pueden asignar a un compañero de equipo.
  4. Seguidor: puedes agregar a un compañero de equipo como seguidor en una tarea al agregar la dirección de email de un usuario válido de Asana desde tu espacio de trabajo u organización en una columna aparte.
  5. Fecha de entrega: usa el formato estándar de fecha de los EE. UU. de mes/día/año para dar seguimiento a las fechas de entrega de cada tarea.
  6. Fecha de inicio: agrega una columna aparte para las fechas de inicio, una función de Asana Premium. Si no estás en la versión Premium, la información de la fecha de inicio aparecerá en la descripción de tu tarea.
  7. Tipo: configura “logro” como un valor para diferenciar los logros de las tareas en tu proyecto.
  8. Sección/Columna: incluye la sección o columna específica de tu proyecto en la que se debería colocar cada tarea. Si no se encuentra la sección que coincida, se creará una nueva.
  9. Otra información: la información de la columna adicional aparecerá de arriba a abajo en el campo de descripción de la tarea según el orden en que se encuentren tus columnas.

Siempre incluye una fila de encabezado con nombres de columnas para que el Importador de CSV pueda reconocer el tipo de datos que se importa.

Importa subtareas a un proyecto

captura de una hoja de cálculo con referencias para vincular subtareas

Para importar subtareas mediante el Importador de CSV:

  1. Crea una columna nueva en tu hoja de cálculo denominada subtarea de
  2. Completa la columna subtarea de con el nombre exacto de la tarea madre en la fila respectiva. La tarea madre se debe ubicar sobre la fila actual en el archivo CSV. Si hay nombres repetidos en tu CSV, se usará la fila que esté más próxima arriba con el nombre que coincida.

Define las dependencias entre las tareas

captura de una hoja de cálculo con referencias para configurar las dependencias

Para especificar las dependencias mediante el Importador de CSV:

  1. Crea una columna nueva en tu hoja de cálculo denominada Dependientes.
  2. Completa la columna Dependientes con la lista de tareas que dependen de la presente fila.

Deberían corresponder exactamente con los nombres de las tareas dependientes. La tarea dependiente se debería ubicar arriba de esta fila en el archivo CSV. Si hay nombres repetidos en tu CSV, se usará la fila más próxima arriba con un nombre que coincida.

Importa los datos como campos personalizados en tu proyecto

Las columnas adicionales se deben vincular con los campos personalizados para ayudarte a categorizar y dar seguimiento a las prioridades, las etapas del proyecto, al equipo o al tiempo estimado, entre otros usos.

captura de una hoja de cálculo con el enfoque en las columnas para los campos personalizados

Los campos personalizados pueden contener texto, números o valores desplegables y se crearán para aquellas columnas que no tengan nombres que coincidan con campos específicos de Asana.

Los datos en tus columnas deben coincidir con las opciones de tus campos personalizados. Si una celda tiene un error ortográfico o una diferencia de puntuación, no se importará la selección de un campo personalizado.

Si deseas importar datos con un campo personalizado que ya existe, primero crea el proyecto y agrega el presente campo personalizado al proyecto (antes de importar el archivo CSV).

Cómo importar una hoja de cálculo a Asana con nuestro importador de CSV

Hay tres formas diferentes de importar los datos de un archivo CSV en Asana: cuando creas un proyecto nuevo desde un equipo, cuando usas el botón de Agregado rápido y desde el menú desplegable de un proyecto activo.

Importa una hoja de cálculo desde la opción Crear proyecto para un equipo

Captura de la opción para importar hojas de cálculo dentro del menú Crear proyecto

Para importar un archivo CSV y crear un proyecto nuevo desde un equipo:

  1. En la barra lateral, haz clic en el ícono con el signo más junto al nombre de tu equipo y mostrar las opciones para **Crear proyecto*.
  2. Selecciona la opción Importar hoja de cálculo.

Importa una hoja de cálculo con el botón de Agregado rápido

captura de la opción para importar una hoja de cálculo dentro del cuadro de plantillas

Para importar un archivo CSV y crear un proyecto nuevo con el botón de Agregado rápido:

  1. Haz clic en el botón Agregado rápido en el extremo superior derecho y selecciona Proyecto.
  2. Una vez que te encuentres en el cuadro con Elegir una plantilla de proyecto, haz clic en Importar hoja de cálculo.

Importa una hoja de cálculo desde el menú desplegable de un proyecto activo

captura de la opción para importar CSV dentro del menú de un proyecto

Para importar un archivo CSV y agregar una tarea a un proyecto:

  1. Selecciona el menú desplegable con los encabezados que está junto al nombre de tu proyecto.
  2. Coloca el cursor sobre Importar.
  3. Elige CSV.

Brinda detalles, selecciona un archivo y realiza una vista previa de tu proyecto

Agrega detalles a tu proyecto

captura del cuadro para Agregar detalles del proyecto

Después de seleccionar la opción para importar una hoja de cálculo o CSV, se te dirigirá a un cuadro en el que podrás especificar información acerca de tu proyecto. como el nombre o los ajustes de privacidad:

  1. Usa el campo Nombre del proyecto para denominar a tu proyecto.
  2. Selecciona el equipo al que deseas agregarle el proyecto.
  3. Configura los [ajustes de privacidad] de tu proyecto (https://asana.com/guide/help/permissions/project-permissions): elige entre un proyecto público para todo el equipo que has seleccionado o uno que sea solamente para miembros específicos.
  4. Para continuar, haz clic en Seleccionar archivo para importar.

Selecciona un archivo CSV para importar

captura del cuadro Seleccionar un CSV para importar

Una vez que hayas especificado el nombre del proyecto, podrás seleccionar el archivo que deseas importar.

Haz clic en Seleccionar un archivo CSV para importar para seleccionar un archivo CSV desde tu computadora. También puedes arrastrar el archivo desde tu computadora y soltarlo dentro del cuadro.

Vista previa de tu proyecto

captura del cuadro de vista previal

Puedes acceder a una vista previa de cómo se verá el proyecto y hacer cambios si los necesitas antes de terminar de importar el archivo CSV:

  1. Haz clic en Cargar CSV nuevo para volver a la pantalla anterior y seleccionar un archivo CSV diferente.
  2. Selecciona la opción Hacer cambios si prefieres editar la información que se ha cargado en tu proyecto a partir del archivo CSV.
  3. Haz clic en Ir al proyecto si estás conforme con la forma en que se ve tu proyecto.

Haz cambios en la forma en que se vinculan los datos

Puedes hacer cambios en la vinculación de los datos, las columnas importadas o la codificación antes de crear tu proyecto si seleccionas la opción Hacer cambios en la pantalla de la vista previa.

Haz cambios en las vinculaciones

captura del cuadro de vista previa con el enfoque en los cambios de vinculación

Haz clic en los encabezados de las columnas para cambiar el campo que deseas vincular.

También puedes cambiar el tipo de campo personalizado. Por ejemplo, si una columna muestra valores numéricos y el tipo de campo personalizado se definió como Campo numérico, puedes cambiarlo por Campo de texto.

Ignora las columnas del archivo CSV original

captura del cuadro de vista previa con el enfoque en el menú de las columnas

Puedes hacer clic en la opción Ignorar columnas para ignorar las columnas con los datos que prefieres no importar a tu proyecto.

Cambia la codificación

captura del cuadro de vista previa con el enfoque en el ícono de codificación

Si usas un formato de codificación de CSV diferente o una localización diferente, puedes hacer clic en el ícono de codificación de caracteres para cambiar la codificación a UTF-8, Windows, Macintosh o Shift JIS.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.