Calendarios y Asana

La opción Sincronizar con el calendario te ayuda a cumplir los plazos al sincronizar tus tareas con Google Calendar, Apple Calendar, Outlook o cualquier calendario que te permita suscribirse por URL.

Puedes sincronizar cualquier proyectoproyecto Los proyectos son listas de tareas. Lee mas , etiquetaetiqueta Usa etiquetas para marcar tareas o agrupar tareas similares. Lee mas , o lista Mis tareasMis tareas Todas las tareas asignadas a una persona pueden encontrarse en la lista Mis tareas. Lee mas a un calendario externo.

Una vez sincronizado, verás las tareas con las fechas de entrega de ese proyecto como eventos de todo el día. Puedes hacer clic en cada evento para visitar la tarea en Asana.

Algunas cosas que mencionar:

  • Sólo las tareas con fechas de entregafechas de entrega La fecha en que debe entregarse una tarea o subtarea. Lee mas se sincronizarán
  • La sincronización de calendario es unidireccional: las actualizaciones de tu calendario no se reflejarán en Asana
  • Las tareas finalizadas no se sincronizarán
  • Las subtareassubtareas Las subtareas dividen una tarea en partes más pequeñas. Las subtareas, al igual que las tareas, tienen responsables, fechas de entrega, comentarios y me gusta. Lee mas también se sincronizan a calendarios externos
  • El calendario del equipocalendario del equipo Un calendario del equipo muestra todas las tareas de todos los proyectos que tienen una fecha de entrega, dentro de un equipo o espacio de trabajo. Lee mas no puede ser sincronizado
  • No es posible sincronizar los calendarios por URL a Outlook para Mac 2011
  • La sincronización inicial de tu calendario debe ser instantánea, pero las sincronizaciones posteriores pueden llevar hasta un día

Selecciona el Proyecto, Etiqueta, o Mis Tareas

Para sincronizar un proyecto de Asana:

  1. Desde el menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas , selecciona el proyecto que quieres sincronizar
  2. Desde el encabezadoencabezado El encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos. Lee mas , haz clic en la flecha desplegable para acceder a las acciones del proyecto
  3. Pasa el cursor sobre la opción Exportar y luego selecciona Sincronizar al Calendario

Estos pasos también se pueden usar para sincronizar tu sección Mis tareas.

Para sincronizar una etiqueta Asana:

  1. Desde los detalles de cualquier tarea en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas , haz clic en el nombre de la etiqueta que deseas sincronizar. Después de hacer clic en el nombre de la etiqueta, observa que una lista de tareas asociadas a la etiqueta se carga en el panel principalpanel principal Cuando seleccionas un proyecto, etiqueta o persona, verás la lista de tareas relevante en el panel principal. Lee mas
  2. Desde el encabezadoencabezado El encabezado es la parte de la interfaz de usuario que se encuentra entre la barra superior y el panel principal, y permite a los usuarios navegar por los proyectos. Lee mas , haz clic en la flecha desplegable para acceder a acciones del proyecto
  3. Selecciona Sincronizar al Calendario

Sincronización al Calendario de Google

Desde la ventana emergente en Asana Sincronizar al Calendario, resalta y copia el enlace completo que se encuentra en la pestaña Calendario de Google.

Los proyectos deberán sincronizarse individualmente.

Desde la URL

En Google Calendar:

  1. Haz clic en el icono + junto a Agregar el calendario de un compañero de trabajo
  2. Selecciona Desde la URL

Agergar calendario

En la ventana emergente:

  1. Pega en enlace de Asana que previamente copiaste en el campo URL
  2. Hax clic en Agregar calendario

Una vez sincronizadas, verás las tareas con las fechas de entrega de ese proyecto como eventos de todo el día en tu calendario.

Puedes hacer clic en cada evento para encontrar un enlace a la tarea en Asana.

Para quitar un proyecto sincronizado de Google Calendar:

  1. Junto a Otros Calendarios, haz clic en la flecha desplegable
  2. Selecciona Ajustes

En Ajustes, haz clic en Cancelar suscripción al lado del nombre del proyecto correspondiente.

Sincronización al calendario Apple

Desde la ventana emergente Sincronización al Calendario en Asana, subraya y copia (pero no hagas clic) el enlace completo que se encuentra en la pestaña iCAL, Outlook u Otro calendario.

En el Calendario de Apple:

  1. Selecciona Archivo
  2. Selecciona Nueva Suscripción al Calendario

En la ventana emergente:

  1. Pega el enlace que has copiado previamente de Asana en el campo URL del calendario
  2. Selecciona Suscribir

En la siguiente ventana:

  1. Edita las opciones del calendario. Recomendamos configurar la actualización automática a cada 5 minutos
  2. Una vez que estés listo, selecciona Ok

Una vez sincronizadas, verá las tareas con las fechas de entrega de ese proyecto como eventos de todo el día en tu calendario.

Puedes hacer clic en cada evento para encontrar un enlace a la tarea en Asana.

Para quitar un proyecto sincronizado al Calendario de Apple:

  1. Haz clic derecho (o + clic en una Mac) en el nombre del proyecto Asana
  2. Selecciona Quitar Suscripción

Sincronización a Outlook

Las siguientes capturas de pantalla son específicas del Calendario de Outlook en un navegador web, pero los pasos a continuación se pueden volver a aplicar a otras versiones de Outlook con las que sea compatible esta integración.

Desde la ventana emergente Sincronización al Calendario en Asana, subraya y copia (pero no hagas clic) el enlace completo que se encuentra en la pestaña iCAL, Outlook u Otro calendario.

En el Calendario de Outlook:

  1. Haz clic en Agregar calendario
  2. Selecciona Desde internet

En la siguiente ventana emergente:

  1. Pega el enlace que previamente has copiado de Asana en el campo Enlace al calendario
  2. Ingresa un nombre para tu Calendario
  3. Haz clic en Guardar

Una vez sincronizadas, verá las tareas con las fechas de entrega de ese proyecto como eventos de todo el día en tu calendario.

Puedes hacer clic en cada evento para encontrar un enlace a la tarea en Asana.

Para quitar un proyecto sincronizado del calendario de Outlook:

  1. Haz clic derecho en el nombre del proyecto Asana
  2. Selecciona Quitar

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.