Planea tu día

Es estresante y consume mucho tiempo cuando tu lista de pendientes es un juego de adivinanzas, especialmente cuando tienes que navegar entre emails y otras herramientas para entender lo que pasa. Trabajar en Asana te ayuda a mantenerte productivo y organizado para avanzar en el trabajo: todo en un mismo lugar. Continua leyendo para aprender como planear tu día de trabajo en Asana.

“¿En qué estoy trabajando?”

Mis tareas es tu lista de pendientes personal. Te ayuda a priorizar y visualizar tu trabajo del día al mostrarte automáticamente todas las tareas que tienes asignadas y para cuando son. Regresa a Mis tareasMis tareas Todas las tareas asignadas a una persona pueden encontrarse en la lista Mis tareas. Lee mas a lo largo el día para marcar como completadas las tareas que has terminado, ver si tienes nuevo trabajo asignado y comenzar tu siguiente tarea.

Tu plan de acción en Asana:

  • Revisa Mis tareas al iniciar tu día para que puedas ver lo que tienes que hacer ahora y que le sigue. Crea nuevas tareas para cualquier otro pendiente de tal forma que nada se te escape.

Usa Mis tareas para ver en lo que estás trabajando y mantenerte conectado a todo tu trabajo

  • Usa la Vista de calendario para visualizar tu agenda. Si tus tareas tienen una fecha de inicio y fecha de entrega, puedes ver el periodo de tiempo en el que trabajarás y planear de a cuerdo a eso.
  • Realiza acciones desde tu emails con el complemento para Gmail de Asana para convertir rápidamente tus emails en tareas, en lugar de tratar de administrar tu trabajo y pendientes desde tu correo.
  • Reenvía emails a x@mail.asana.com para convertirlos en tareas dentro de Mis tareas. En vez enviar correos con copia a tus compañeros de equipo, vuélvelos seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de una tarea para que todos puedan seguir trabajando en Asana y eviten las largas cadenas de emails.
  • Adjunta los archivos relevantes a las tareas en las que trabajas, en lugar de mantenerlos en una carpeta diferente, así tú y tus compañeros de equipo pueden encontrarlos fácilmente y colaborar en ellos en contexto con instrucciones y retroalimentación.

¿Quires dominar el usar y organizar Mis tareas? Revisa nuestros tutoriales de Asana y ponte en marcha en cuestión de minutos.

“¿En qué debería trabajar ahora?

Prioriza tareas con Hoy, Próximo y Más tarde para tener una idea clara de tu día, semana y mes para que puedas terminar siempre a tiempo y trabajes en lo que más importa.

Tu plan de acción en Asana:

  • Da clic en el punto azul a lado de una tarea, arrastra y suelta tareas en Hoy, Próximo y Más tardeHoy, Próximo y Más tarde Hoy, Próximo y Más Tarde son secciones que dividen la lista Mis tareas. Los usuarios pueden arrastrar tareas a estas secciones para darles prioridad. Lee mas , o usa atajos del teclado para mantener tus tareas priorizadas y organizadas por fecha y prioridad.

Prioriza y organiza tu trabajo en Mis tareas

  • Usa diferentes vistas para ver tu trabajo por fecha de entrega, tareas completas e incompletas o en un calendario, de esta forma nada te tomará por sorpresa ni olvidaras ningún proyecto próximo. Incluso puedes ver Mis tareas en nuestra aplicación móvil para un acceso rápido fuera del trabajo o en el camino.
  • Marca dependencias entre tareas para saber cuando puedes empezar a trabajar sin tener que preguntar constantemente a tu compañero de equipo sobre el estado de su tarea. Recibirás una notificación cuando termine la tarea que esperas.

“¿Cuál es el estado?”

Con Asana solo recibes en la Bandeja de entrada actualizaciones del trabajo que sigues. Pero a diferencia de la bandeja de entrada de tu email, no necesitas preocuparte por organizar tus notificaciones: todo está ya organizado en Asana. Revisa tu Bandeja de entradaBandeja de entrada Mi bandeja de entrada muestra las actividades relacionadas con las tareas, los proyectos o las conversaciones que un usuario sigue. Lee mas a lo largo del día para mantenerte actualizado, pero concentrado en la tarea actual.

Tu plan de acción en Asana:

  • Cuando tú o tus compañeros de equipo comenten tareas, les adjunten archivos o completen tareas, recibirás notificaciones. No necesitas escribirles por separado para hacerles saber o preguntarles si algo está terminado.

Revisa tu Bandeja de entrada en Asana a lo largo del día para seguir trabajo y comentarlo desde tu Bandeja de entrada

  • Usa los comentarios en tareas para comunicar cambios en un aspecto específico del trabajo. Y conforme el proyecto avanza, te puedes comunicar con todos los involucrados en el proyecto usando las actualizaciones de estado de proyecto.
  • Tu trabajo en Asana está conectado y visible, de tal forma que los equipos no tienen que trabajar juntos ni intentar tener a todos juntos en un lugar al mismo tiempo. Sigue solo el trabajo del que necesitas formar parte.

“¿Qué se va a tratar en la reunión?”

La mayoría de las invitaciones en los calendarios no te dan mucho contexto sobre la agenda de una reunión, lo que resulta en una preparación precaria o asistir a reuniones en las que no necesitabas estar presente. Usa Asana para llevar a cabo tus reuniones y mantenerlas a tiempo y en el tema en cuestión.

Tu plan de acción en Asana:

  • Crea un proyecto para tu reunión y usa tareas para listar los puntos de la agenda. Crea secciones adicionales para notas o tareas de seguimiento. Luego después de la reunión asegúrate que todos los puntos de la reunión son asignados de tal forma que sea claro quién es el responsable de cada punto y no sean olvidados después de la reunión.
  • Ayuda a los presentadores y asistentes a prepararse adjuntando archivos a las tareas del proyecto de la reunión para asegurarte que todos vengan con el material correcto.
  • Si alguien necesita presentar sobre trabajo que está en progreso, puedes agregar tareas existentes al proyecto de la reunión así que no necesitas duplicar la información.

Crea proyectos de reunión en Asana

Mantenerse organizado

Hay muchas formas de usar Asana para hacer que tu trabajo del día funcione para ti, a continuación te presentamos algunos consejos para ayudarte a mantenerte organizado y productivo con Asana.

  • Mantén abierto Asana en una pestaña de tu navegador y revísalo a lo largo del día para enterarte de cualquier tarea nueva y actualizaciones en el trabajo que sigues.
  • Cuando termines de trabajar, asegúrate de marcar como terminadas tus tareas completadas, agregar comentarios, archivos adjuntos, actualizar campos personalizados y más en Asana para que tus compañeros de equipo estén siempre al tanto.
  • Si eres el propietario o trabajas en varios proyectos, puedes agregar a favoritosstar Los usuarios pueden marcar como favoritos proyectos, personas, etiquetas o vistas de búsqueda personalizadas para acceder fácilmente a estos en el menú lateral. Lee mas  los proyectos de tu elección dando clic en la estrella a lado de su nombre. Así siempre podrás acceder a ellos fácilmente desde tu menú lateral y desde la aplicación móvil de Asana.
  • Toma al menos 10 minutos al día para regresar a Mis tareas y marcar como completadas todas las tareas que terminaste y asegúrate de que tu carga de trabajo para el día siguiente es realista. Puedes usar la Vista de calendario.
  • Usa nuestra aplicación para Android o iOS cuando estes lejos de tu escritorio, entre reuniones para aterrizar ideas o de regreso a casa del trabajo para evaluar prioridades para el día siguiente.

Continúa con la sección de Cómo usar Asana

Mira nuestro video Cómo usar Asana y continua. Suscríbete al canal de Asana para recibir nuevos consejos cada semana.

Vuélvete productivo y mantente así planenando tu día en Asana.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.