Planea tu día

Es estresante y consume mucho tiempo cuando tu lista de pendientes es un juego de adivinanzas, especialmente cuando tienes que navegar entre emails y otras herramientas para entender lo que pasa. Trabajar en Asana te ayuda a mantenerte productivo y organizado para avanzar en el trabajo: todo en un mismo lugar. Continua leyendo para aprender como planear tu día de trabajo en Asana.

“¿En qué estoy trabajando?”

Mis tareas es tu lista de pendientes personal. Te ayuda a priorizar y visualizar tu trabajo del día al mostrarte automáticamente todas las tareas que tienes asignadas y para cuando son. Regresa a Mis tareasMis tareas Todas las tareas asignadas a una persona pueden encontrarse en la lista Mis tareas. Lee mas a lo largo el día para marcar como completadas las tareas que has terminado, ver si tienes nuevo trabajo asignado y comenzar tu siguiente tarea.

Tu plan de acción en Asana:

• Revisa Mis tareas al iniciar tu día para que puedas ver lo que tienes que hacer ahora y que le sigue. Crea nuevas tareas para cualquier otro pendiente de tal forma que nada se te escape.

• Usa la Vista de calendario para visualizar tu agenda. Si tus tareas tienen una fecha de inicio y fecha de entrega, puedes ver el período de tiempo en el que trabajarás y planear de a cuerdo a eso.
• Haz que tus emails sean accionables con el complemento de Asana para Gmail o la aplicación de Asana para Outlook para convertir rápidamente tus emails en tareas, en lugar de tratar de gestionar tu trabajo y pendientes desde tu email.
• Reenvía emails a x@mail.asana.com para convertirlos en tareas dentro de Mis tareas. En vez enviar correos con copia a tus compañeros de equipo, vuélvelos seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de una tarea para que todos puedan seguir trabajando en Asana y eviten las largas cadenas de emails.
• Usa las integraciones para conectar a Asana con las herramientas que ya usas. Ahorra tiempo y disminuye los cambios de contexto. Consulta GSuite, Adobe Creative Cloud y Litmus.
• Adjunta los archivos relevantes a las tareas en las que trabajas, en lugar de mantenerlos en una carpeta diferente, así tú y tus compañeros de equipo pueden encontrarlos fácilmente y colaborar en ellos en contexto con instrucciones y retroalimentación.

¿Quires dominar el usar y organizar Mis tareas? Revisa nuestros tutoriales de Asana y ponte en marcha en cuestión de minutos.

“¿En qué debería trabajar ahora?

Prioriza tareas con Hoy, Próximo y Más tarde para tener una idea clara de tu día, semana y mes para que puedas terminar siempre a tiempo y trabajes en lo que más importa.

Tu plan de acción en Asana:

• Da clic en el punto azul a lado de una tarea, arrastra y suelta tareas en Hoy, Próximo y Más tardeHoy, Próximo y Más tarde Hoy, Próximo y Más Tarde son secciones que dividen la lista Mis tareas. Los usuarios pueden arrastrar tareas a estas secciones para darles prioridad. Lee mas , o usa atajos del teclado para mantener tus tareas priorizadas y organizadas por fecha y prioridad.

• Usa diferentes vistas para ver tu trabajo por fecha de entrega, tareas completas e incompletas o en un calendario, de esta forma nada te tomará por sorpresa ni olvidaras ningún proyecto próximo. Incluso puedes ver Mis tareas en nuestra aplicación móvil para un acceso rápido fuera del trabajo o en el camino.
• Marca dependencias entre tareas para saber cuando puedes empezar a trabajar sin tener que preguntar constantemente a tu compañero de equipo sobre el estado de su tarea. Recibirás una notificación cuando termine la tarea que esperas.

“¿Cuál es el estado?”

Con Asana solo recibes en la Bandeja de entrada actualizaciones del trabajo que sigues. Pero a diferencia de la bandeja de entrada de tu email, no necesitas preocuparte por organizar tus notificaciones: todo está ya organizado en Asana. Revisa tu Bandeja de entradaBandeja de entrada Mi bandeja de entrada muestra las actividades relacionadas con las tareas, los proyectos o las conversaciones que un usuario sigue. Lee mas a lo largo del día para mantenerte actualizado, pero concentrado en la tarea actual.

Tu plan de acción en Asana:

• Cuando tú o tus compañeros de equipo comenten tareas, les adjunten archivos o completen tareas, recibirás notificaciones. No necesitas escribirles por separado para hacerles saber o preguntarles si algo está terminado.

• Usa los comentarios en tareas para comunicar cambios en un aspecto específico del trabajo. Y conforme el proyecto avanza, te puedes comunicar con todos los involucrados en el proyecto usando las actualizaciones de estado de proyecto.
• Tu trabajo en Asana está conectado y visible, de tal forma que los equipos no tienen que trabajar juntos ni intentar tener a todos juntos en un lugar al mismo tiempo. Sigue solo el trabajo del que necesitas formar parte.

“¿Qué se va a tratar en la reunión?”

La mayoría de las invitaciones en los calendarios no te dan mucho contexto sobre la agenda de una reunión, lo que resulta en una preparación precaria o asistir a reuniones en las que no necesitabas estar presente. Usa Asana para llevar a cabo tus reuniones y mantenerlas a tiempo y en el tema en cuestión.

Tu plan de acción en Asana:

• Crea un proyecto para tu reunión y usa tareas para listar los puntos de la agenda. Crea secciones adicionales para notas o tareas de seguimiento. Luego después de la reunión asegúrate que todos los puntos de la reunión son asignados de tal forma que sea claro quién es el responsable de cada punto y no sean olvidados después de la reunión.
• Ayuda a los presentadores y asistentes a prepararse adjuntando archivos a las tareas del proyecto de la reunión para asegurarte que todos vengan con el material correcto.
• Si alguien necesita presentar sobre trabajo que está en progreso, puedes agregar tareas existentes al proyecto de la reunión así que no necesitas duplicar la información.

Mantenerse organizado

Hay muchas formas de usar Asana para hacer que tu trabajo del día funcione para ti, a continuación te presentamos algunos consejos para ayudarte a mantenerte organizado y productivo con Asana.

• Mantén abierto Asana en una pestaña de tu navegador y revísalo a lo largo del día para enterarte de cualquier tarea nueva y actualizaciones en el trabajo que sigues.
• Cuando termines de trabajar, asegúrate de marcar como terminadas tus tareas completadas, agregar comentarios, archivos adjuntos, actualizar campos personalizados y más en Asana para que tus compañeros de equipo estén siempre al tanto.
• Si eres el propietario o trabajas en varios proyectos, puedes agregar a favoritosstar Los usuarios pueden marcar como favoritos proyectos, personas, etiquetas o vistas de búsqueda personalizadas para acceder fácilmente a estos en el menú lateral. Lee mas  los proyectos de tu elección dando clic en la estrella a lado de su nombre. Así siempre podrás acceder a ellos fácilmente desde tu menú lateral y desde la aplicación móvil de Asana.
• Toma al menos 10 minutos al día para regresar a Mis tareas y marcar como completadas todas las tareas que terminaste y asegúrate de que tu gestión de recursos para el día siguiente sea realista. Puedes usar la Vista de calendario.
• Usa nuestra aplicación para Android o iOS cuando estes lejos de tu escritorio, entre reuniones para aterrizar ideas o de regreso a casa del trabajo para evaluar prioridades para el día siguiente.

Continúa descubriendo “Cómo usar Asana”

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Vuélvete productivo y mantente así planenando tu día en Asana.