Estar al día en con la Bandeja de entrada

Entre más tú y tu equipo creen tareas, trabajen en ellas y las completen más dependerán de notificaciones para dar seguimiento al progreso. La Bandeja de entradaBandeja de entrada Mi bandeja de entrada muestra las actividades relacionadas con las tareas, los proyectos o las conversaciones que un usuario sigue. Lee mas es el lugar al cual acudir en Asana para estar al tanto del trabajo y revisar notificaciones.

Cómo usar la Bandeja de entrada

Da clic en Bandeja de entrada para ver tus notificaciones en Asana

Da clic en Bandeja de entrada en la barra superior para ver tus notificaciones. Cuando tengas nuevas notificaciones, verás un punto naranja a lado de Bandeja de entrada, así como un punto negro en la pestaña de tu navegador. Aquí puedes ver todas tus notificaciones y actuar sobre ellas directamente desde tu Bandeja de entrada. Para remover la notificación de tu Bandeja de entrada, haz clic en la X a lado de ella para archivarla. Una vez archivadas, todas las notificaciones permanecen en el archivo, así que no tienes que preocuparte por borrarlas para liberar espacio.

Puedes ver las notificaciones archivadas dando clic en Archivo y regresarlas a tu Bandeja de entrada de ser necesario.

Revisando la Bandeja de entrada

Ver notificaciones nuevas en tu Bandeja de entrada de Asana

Al inicio puede tomar un poco de tiempo a tus compañeros de equipo ajustarse a alternar entre email y Asana así como comunicarse primariamente a través de Asana. Esto se vuelve más fácil con el tiempo, especialmente entre más das seguimiento al trabajo en Asana. Estas son algunas formas de ayudarlos en su transición:

Del email a Asana

  • Empieza usando las notificaciones por email de Asana para recibir actualizaciones sobre actividad reciente de tu equipo en Asana, pero después desactívalas cuanto tengas el hábito de usar la Bandeja de entrada de Asana.

  • Los usuarios de Gmail pueden realizar acciones desde su email con el complemento de Asana para Gmail para convertir rápidamente los emails en tareas y usar cada herramienta para lo que es mejor.

  • Reenvía emails a Asana, para que los emails se conviertan en tareas.

  • Al agregar tareas en Asana, invita a tus compañeros de equipo o mantenlos al tanto agregándolos como seguidores de la tarea en lugar de reenviarles emails y enviar emails con copia a ellos.

Trabajar desde la Bandeja de entrada

  • Al inicio, comprométete a revisar tu Bandeja de entrada en Asana dos o tres veces al día para crear el hábito de usar Asana como el medio de comunicación del equipo.

  • Mantén Asana abierto en tu navegador mientras trabajas y revisa tu Bandeja de entrada para recibir las actualizaciones recientes sobre el trabajo que es importante para ti.

¿Por qué la Bandeja de entrada?

La Bandeja de entrada mantiene a tu equipo al día con la actividad más reciente en las conversaciones, proyectos y tareas. Pasarás menos tiempo compartiendo actualizaciones, buscando el estado del trabajo y organizando mensajes y más tiempo haciendo el trabajo real detrás de ellos. Recuerda a tus compañeros de equipo los beneficios:

1. Menos tiempo en la comunicación de ida y vuelta.

  • Las notificaciones de la Bandeja de entrada se generan automáticamente cuando completas una tarea o actúas sobre ella, así que no tienes que contactar a tus compañeros de equipo tan menudo para asegurarte que recibieron el archivo adjunto o si terminaron trabajo que te urgía.

  • Por ejemplo, cuando terminas una tarea, una notificación es generada para cada seguidor de la tarea. Los seguidores pueden dar me gusta a que esa tarea fue terminada para mostrar que están al tanto que esa tarea ha sido terminada. No son necesarios mensajes adicionales.

2. Las actualizaciones permanecen con las tareas

  • Cuando das clic en una tarea desde la Bandeja de entrada, verás la descripción de la tarea, sus comentarios, archivos adjuntos y su fecha de entrega.

  • Tener todo en un mismo lugar significa que no tienes que buscar ni reorganizar nada en la Bandeja de entrada: el trabajo ya está organizado por proyectos, tareas y conversaciones.

3. Tú tienes el control sobre los mensajes que recibes

  • En cualquier momento puedes seguir o dejar de seguir tareas y conversaciones para recibir o dejar de recibir notificaciones en la Bandeja de entrada.

  • No se notifica a tu equipo cuando empiezas a o dejas de seguir una conversación.

  • Si empiezas a seguir una tarea o conversación que ya está en progreso, no necesitas juntar emails individuales o documentos para entender el trabajo.

4. Puedes actuar directamente desde la Bandeja de entrada

  • Cuando nuevas tareas son agregadas a un proyecto al que perteneces, puedes dar me gusta o completar tareas desde las notificaciones de la Bandeja de entrada.

  • Las conversaciones que mencionan tareas también muestran una vista previa de la tarea desde donde puedes actuar.

  • Puedes activar el hack “Tareas de recordatorio desde la Bandeja de entrada” para crear una tarea de seguimiento para cualquier notificación en la Bandeja de entrada.

Más información: Siguiendo con el trabajo

Puede resultar difícil encontrar un balance entre recibir demasiada información y quedarse en la incertidumbre. Con Asana, puedes administrar que trabajo sigues, de tal forma que siempre sabes donde está el trabajo que más te importa. Continua aprendiendo con este Cómo usar Asana.

La Bandeja de entrada es una parte crítica del seguimiento de trabajo en Asana y una vez que te acostumbras a revisar tus notificaciones aquí, estarás aun más al tanto de lo que tu equipo está haciendo y como afecta tu flujo de trabajo del día.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.