Agrega y gestiona más proyectos

Ahora que ya creaste tu primer proyecto y te estás familiarizando con Asana, es probable que quieras agregar más proyectos, usar plantillas o gestionar varios proyectos a la vez. Este artículo te mostrará más maneras sencillas en las que puedes crear proyectos y recursos.

Importa proyectos desde hojas de cálculo

Asana te ayuda a gestionar el trabajo y los proyectos en un solo lugar. Sin embargo, eso resulta muy difícil si aún estás utilizando hojas de cálculo para supervisar solo algunos proyectos. Si tienes proyectos y flujos de trabajo que planificas y gestionas en una hoja de cálculo (o en una herramienta como Trello), puedes usar nuestro importador de CSV para traspasarlos rápidamente a Asana. Si organizas tu hoja de cálculo tal como el ejemplo que se muestra abajo, te será mucho más fácil importar las columnas directamente a los campos de Asana, como por ejemplo responsables o fechas de inicio/entrega.

Ejemplo de documento Excel organizado para exportar

¿tienes otras columnas en tu hoja de cálculo que monitorean cosas como prioridades o estados? Puedes crear campos personalizados nuevos (o usar los que ya tienes en Asana) para traspasar dicha información durante el proceso de importación.

Ahorra tiempo con las plantillas

No empieces proyectos nuevos desde cero. Empieza con las plantillas de Asana

Si necesitas ayuda para empezar un proyecto nuevo, tienes la opción de usar una de las plantillas creadas por Asana. Nuestras plantillas prediseñadas te ayudan a configurar una serie de flujos de trabajo para que puedas personalizar todo según las necesidades de tu equipo.

¿Tienes proyectos que se repiten constantemente? Guárdalos como plantillas personalizadas

Si hay flujos de trabajo y proyectos que sabes que usarás frecuentemente, como la incorporación de nuevos compañeros de equipo o el cierre de mes, guárdalos como plantillas personalizadas. De esta manera, te aseguras de no olvidar ningún paso y de no perder tiempo tratando de reinventar la rueda una y otra vez.

Para guardar un proyecto como plantilla, solo haz clic en el menú desplegable del encabezado del proyecto y luego en Guardar como plantilla. Estas plantillas pueden ser utilizadas por todas las personas de tu organización.

para crear un proyecto nuevo a partir de una plantilla, haz clic en el botón + de color naranja, selecciona Proyecto y luego dirígete a la pestaña Plantillas para que encuentres la que necesitas.

Aprende cómo los equipos similares al tuyo crean y gestionan sus proyectos

Asana se creó para todo tipo de equipos, sin importar su tamaño o función. Para algunos de los equipos y proyectos más comunes, hemos creado plantillas, artículos de la Guía que te ayudan a configurarlos y cursos de la Academia Asana que te muestran cómo gestionarlos. Échale una mirada a las próximas páginas en donde podrás obtener más consejos para crear el mejor flujo de trabajo para tu equipo:

  • Revisa nuestra página de ejemplos en donde puedes ver los proyectos más comunes junto a instrucciones paso a paso para crearlos y gestionarlos
  • ¿No te identificas con ningún equipo o caso de uso? Únete a nuestro Foro de la comunidad para compartir tu proceso o pedir consejos a otras personas sobre cómo crear el proceso perfecto para un proyecto específico.
  • Mira nuestros webinars de clientes para escuchar conversaciones detalladas y ver capturas de pantalla de clientes reales relacionadas a cómo planifican y gestionan su trabajo con Asana.

Gestiona varios proyectos con Portafolios

Una vez que agregas más proyectos a Asana, es probable que los gerentes de proyecto, encargados de equipo y aquellos que deben informar a los altos mandos requieran una forma para hacer seguimiento de varios proyectos a la vez. Esto es posible con un portafolio. Un portafolio es un conjunto de varios proyectos desde donde puedes ver estados, plazos, responsables, niveles de prioridad y mucho más en un solo vistazo.

Esto te permite ahorrar tiempo en el seguimiento de estados y te ayuda a enfocarte en los proyectos que más requieren tu atención. Además, es una vista clara e integral que puedes compartir con los principales interesados que necesitan un panorama global (en vez de actualizaciones por tarea) y que mantiene a tu equipo al día con respecto al progreso.

Los portafolios son la mejor manera de hacer un seguimiento de todos los proyectos para una iniciativa o equipo específico, en un solo lugar

Para crear un portafolio, solo debes hacer clic en la barra lateral y luego en Portafolios. Haz clic en el cuadrado Nuevo portafolio y agrega los proyectos que quieres seguir en un solo lugar.

Conoce más acerca de la gestión de proyectos con Asana

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.