Cómo comenzar a usar una prueba

Ya sea que uses Asana por primera vez o que hayas estado usando una versión gratuita, una prueba es la mejor manera de explorar todo lo que Asana Premium y Asana Business tienen para ofrecer. Están pensados para empresas y te ayudan a gestionar proyectos y asegurar que todo, desde los pendientes más pequeños hasta las iniciativas más importantes, esté al día. Este artículo no cubre todos los aspectos para aprender Asana (para eso, consulta nuestro artículo de inicio rápido, pero te ayudará a saber cómo obtener rápidamente un entendimiento del poder de Premium y Business.

¿Aún necesitas registrarte para una prueba gratuita? Elige Premium o Business y usa este artículo para ayudarte a comenzar.

Comienza con estos pasos y sigue leyendo para aprender más:

  1. Invita a tu equipo a tu dominio de Asana y [crea un equipo(/guide/help/organizations/team-basics#gl-create).
  2. Elige un proyecto piloto para trabajar con el equipo. Comienza rápidamente con alguna de nuestras plantillas.
  3. Usa Premium y Business features. Consulta las descripciones de funciones a continuación para obtener ejemplos e instrucciones.
  4. Descarga la aplicación iOS o Android para trabajar sin importar dónde estés y ver las actualizaciones desde cualquier lugar, incluso desconectado.
  5. Recopila comentarios y establece las convenciones a medida que revisas qué funciona y conviene para tu equipo.

1. Qué debes saber antes de comenzar a usar tu prueba

Asana es una de las principales herramientas colaborativas de gestión del trabajo, creada para mejorar la productividad, la colaboración y la coordinación en equipos y organizaciones. En lugar de intentar gestionar todo por email, archivos, reuniones interminables y chat, puedes planificar, gestionar y controlar todo tu trabajo en un lugar con Asana. Además, se integra con tus otras herramientas de colaboración, de modo que el trabajo está siempre conectado.

Para lograr un comienzo exitoso de tu prueba, debes familiarizarte con los aspectos básicos de Asana:

Asegúrate de haber invitado a tu equipo para que puedan comenzar a usar y evaluar Asana durante la prueba.

2. Comienza con una plantilla

Es más fácil tener una idea de cómo funciona Asana cuando lo usas para un proyecto o proceso con el que tu equipo ya está familiarizado. El proceso específico que pruebes dependerá de tu equipo, pero tenemos docenas de plantillas para que comiences. Algunas de nuestras principales plantillas son solicitudes de trabajo, calendarios de contenidos y lanzamientos de productos.

¿Planificas tu trabajo y proyectos en hojas de cálculo? Puedes probar nuestro importador de CSV para incorporarlo a Asana con solo algunos clic.

Si ya usas el plan gratuito de Asana, puedes probar las funciones de Premium y/o Business en todas tus tareas y proyectos existentes. De todas maneras, es buena idea especificar con qué proyectos harás la prueba de las funciones y cómo. Por ejemplo, puedes comenzar usando campos personalizados de prioridad en un proyecto de solicitud de diseño o dependencias en una planificación de evento. Luego asegúrate de agregar estos proyectos a un portafolio para darles seguimiento.

Mira más ideas para proyectos en Asana, usa los consejos y mejores prácticas de casos de uso o consulta nuestros estudios de casos de clientes para ver los ejemplos en acción.

3. Principales funciones del plan Business

Una vez que elegiste el primer proyecto, estás listo para aprovechar al máximo tu prueba. Las siguientes funciones no representan todo lo que Premium o Business tienen para ofrecer, pero funcionan bien en conjunto y son fáciles de comenzar a usar de inmediato.

Portafolios (Solamente Business)

Los portafolios son la mejor manera de realizar el seguimiento de todos los proyectos, para una iniciativa o equipo específico, en un solo lugar. Son una forma simple de archivar y organizar los proyectos a los que accedes con más frecuencia; además, podrás filtrarlos por encargado del proyecto, fecha de entrega, estado, prioridad y más.

Para crear Portafolios, haz clic en Portafolios en el menú lateral, luego en Nuevo portafolio, y luego escribe el nombre de los proyectos que quieres agregar.

Los portafolios son la mejor manera de hacer un seguimiento de todos los proyectos relacionados a una iniciativa o equipo específico, en un solo lugar

Comparte cualquier Portafolio copiando su URL y compartiéndolo con cualquier usuario de Asana de tu dominio.

Gestión de recursos (solmente Business)

Los administradores de proyectos y los líderes se esfuerzan por administrar la gestión de recursos, pero lo hacen con sistemas complejos o tienen que reconstruir el rompecabezas de información a partir de los email, documentos y reuniones. En el proceso, pierden tiempo. La opción de Gestión de recursos ofrece una vista única y precisa de la carga laboral de tu equipo que se basa en el trabajo que ya tienen asignado en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas acerca de tu personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista las iniciativas.

La gestión de recursos van de la mano con los portafolios. Agrega al portafolios los proyectos en los que desees supervisar la carga laboral y la información para la gestión de recursos se completará automáticamente.

CAPTURA DE PANTALLA de la redistribución equitativa de trabajo entre los responsables en la vista de cGestión de recursos

Comienza a usar la Gestión de recursos con este tutorial paso a paso.

Verificación (Solamente Business)

Con las verificaciones se da lugar a que los participantes dejen comentarios específicos y prácticos en las imágenes para que los compañeros de equipo sepan qué hacer para incorporarlos. La verificación en Asana permite que los revisores comenten directamente en los recursos y que los comentarios se puedan dar dentro de su contexto. Cada comentario se convierte en una subtarea que requiere una acción y sobre la que el creador puede decidir cómo incorporarla.

GIF de flujo de trabajo de revisión de imagen en Asana

Esto hace que el proceso de realizar y recibir comentarios sea mucho más simple porque los revisores pueden hacer sugerencias claras y los creadores pueden decidir si incorporar o no dichas sugerencias (y llevar un registro de todo en un solo lugar).

Formularios (Solamente Business)

Tal vez tu equipo esté acostumbrado a hacer solicitudes y trazar los requisitos de los proyectos en documentos y por email. Pero, por lo general, ese tipo de información está desorganizada e incompleta y causa confusión y demoras, cuando no se pasa por alto. En cambio, puedes crear formularios para estandarizar el proceso de solicitudes. Cuando se envían, los formularios se conectan con un proyecto específico para capturar la información inicial necesaria y dar seguimiento fácilmente y desde un solo lugar.

Captura de pantalla de un formulario creado con Asana para enviar un resumen creativo

Cualquiera puede enviar un formulario, incluso sin usar Asana, si le envías el enlace del formulario. Una vez enviado, los detalles del formulario se convierten en una tarea dentro de tu proyecto para que puedas darle la prioridad que le corresponda.

configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

4. Principales funciones del plan Premium

Campos personalizados

Personaliza los campos para ayudar a dar seguimiento a detalles específicos y de forma uniforme en cada tarea o proyecto de un Portafolios. Son como columnas de una hoja de cálculo. Puedes usarlos para filtrar y ordenar proyectos o portafolios e informar sobre trabajos en riesgo, aprobaciones y mucho más.

Los nombres y los valores de los campos se pueden personalizar para poder crear campos para cada etapa, prioridad, costo o lo que creas importante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. También puedes recibir notificaciones cuando los campos personalizados sufren cambios para continuar con el avance del trabajo y que las aprobaciones queden claras.

Para crear campos personalizados, simplemente haz clic en el enlace azul Agregar campos personalizados en la parte superior de cualquier proyecto.

GIF que muestra cómo crear campos personalizados al hacer clic en el enlace azul de la parte superior de cualquier proyecto de Asana

Los clientes de Asana Business también pueden bloquear campos personalizados para asegurarse de que todos usen los campos correctos y que sean coherentes a medida que en tu organización usan más Asana.

Plantillas

Usa plantillas creadas por Asana o crea y guarda tus propias plantillas personalizadas para estandarizar los procesos comunes de tu equipo. Ahorrarás tiempo en cada comienzo y seguirás los mismos pasos sin olvidarte de nada. Consulta aquí nuestra galería completa de plantillas.

También puedes probar nuestro importador de CSV para convertir una hoja de cálculo existente en un proyecto solo en unos clics.

Fechas de inicio

Las fechas de inicio muestran cuándo deberías comenzar a trabajar para cumplir tus fechas límite sin los contratiempos de último minuto. También te ayudan a planificar proyectos con una fecha límite específica para asegurar que no haya obstáculos en el programa.

Usa fechas de inicio en las tareas en las que trabajas varios días, como realizar el borrador de una publicación en el blog o crear un video.

Dependencias de la tarea

Marca una tarea como en espera de otra para ayudar a mantener los proyectos complejos en buen camino y garantizar que se realice el trabajo correcto en el momento correcto. Las dependencias son ideales para crear un proceso claro y minimizar la confusión. También te ahorran tiempo porque no debes estar consultando todo el tiempo si todos han comenzado o terminado.

Usa dependencias en las tareas que deben realizarse en una secuencia, tal como revisar un primer borrador después de escribirlo o lanzar una página web después del control de calidad final.

Cronograma

Crea una maravillosa y dinámica vista de cómo se van encajando todas las piezas de tu trabajo para comenzar los proyectos con el pie derecho y cumplir tus fechas límite. Con el Cronograma, puedes ver, compartir y adaptar los planes de tu proyecto en minutos.

El Cronograma en Asana es una vista con formato de diagrama de Gantt, pero es mejor porque está conectado a todo tu trabajo. Úsalo para planificar y gestionar tus proyectos con fechas límite

El Cronograma funciona mejor cuando las tareas tienen dependencias y fechas de inicio, de modo que puedas ver cómo se conecta el trabajo. A medida que el trabajo avanza, puedes arrastrar y soltar fácilmente las tareas para ver los programas y conflictos.

Pero espera, ¡hay más! Revisa todas las funciones Premium y aprende cómo funcionan.

5. Obtén las respuestas a tus preguntas

¿Tienes más preguntas al comenzar a usar Premium o Business? Consulta los siguientes recursos:

_*Esta oferta puede variar según la región geográfica y el idioma. Comunícate con nuestro equipo de Éxito del cliente para determinar si tu equipo cumple con los requisitos para participar.

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Premium

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Business

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Agregar enlace a

Error: Selecciona un espacio de trabajo antes de agregar el enlace


Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.