Cómo comenzar a usar una prueba

Ya sea que uses Asana por primera vez o que hayas estado usando una versión gratuita, una prueba es la mejor manera de explorar todo lo que Asana Premium y Asana Business tienen para ofrecer. Están pensados para empresas y te ayudan a gestionar proyectos y asegurar que todo, desde los pendientes más pequeños hasta las iniciativas más importantes, esté al día. Este artículo no cubre todos los aspectos para aprender Asana (para eso, consulta nuestro artículo de inicio rápido, pero te ayudará a saber cómo obtener rápidamente un entendimiento del poder de Premium y Business.

¿Aún no te has registrado para una prueba gratuita? Selecciona Premium o Business y usa este artículo como guía para comenzar. Regístrate

Comienza con estos pasos y sigue leyendo para aprender más:

1. Invita a tu equipo a tu dominio de Asana y [crea un equipo](/ guía/ayuda/organizaciones/team-basics#gl-create).
2. Elige un proyecto piloto para trabajar con el equipo. Comienza rápidamente con alguna de nuestras plantillas.
3. Aprovecha las características Premium y Business. Consulta las descripciones de las funciones a continuación para obtener ejemplos e instrucciones.
4. Descarga la aplicación iOS o Android para trabajar sin importar dónde estés y ver las actualizaciones desde cualquier lugar, incluso desconectado.
5. Recopila comentarios y establece las convenciones a medida que revisas qué funciona y conviene para tu equipo.

1. Qué debes saber antes de comenzar a usar tu prueba

Asana es una de las principales herramientas colaborativas de gestión del trabajo, creada para mejorar la productividad, la colaboración y la coordinación entre equipos y organizaciones. En lugar de intentar resolver todo por email, con archivos, reuniones interminables y chats, con Asana puedes planificar, gestionar y supervisar todo en un solo lugar. Además, se integra con tus otras herramientas de colaboración para que el trabajo permanezca conectado.

Para lograr un comienzo exitoso de tu prueba, debes familiarizarte con los aspectos básicos de Asana:

• Crea tareas y proyectos.
• Asigna tareas con fechas de entrega.
• Finaliza tareas y agrega comentarios para brindar actualizaciones de estado.
• Agrega compañeros de equipo a las tareas y los proyectos.
• Usa diferentes vistas del proyecto, como lista, tablero, calendario, archivos y listas ordenadas.

Asegúrate de haber invitado a tu equipo para que puedan comenzar a usar y evaluar Asana durante la prueba.

2. Comienza con una plantilla

Es más fácil tener una idea de cómo funciona Asana cuando la usas para un proyecto o proceso con el que tu equipo ya está familiarizado. El proceso específico que pruebes dependerá de tu equipo, pero tenemos decenas de plantillas para que comiences. Algunas de nuestras principales plantillas son de solicitudes de trabajo, calendarios de contenido y lanzamientos de producto.

¿Planificas tu trabajo y proyectos en hojas de cálculo? Puedes probar nuestro importador de CSV para incorporarlo a Asana con solo algunos clics.

Si ya usas el plan gratuito de Asana, puedes probar las funciones de Premium y/o Business en todas tus tareas y proyectos existentes. De todas maneras, es buena idea especificar con qué proyectos harás la prueba de las funciones y cómo. Por ejemplo, puedes comenzar usando campos personalizados de prioridad en un proyecto de solicitud de diseño o dependencias en una planificación de evento. Luego asegúrate de agregar estos proyectos a un portafolio para darles seguimiento.

Mira más ideas para proyectos en Asana, usa los consejos y mejores prácticas de casos de uso o consulta nuestros estudios de casos de clientes para ver los ejemplos en acción.

3. Principales funciones del plan Business

Una vez que elegiste el primer proyecto, estás listo para aprovechar al máximo tu prueba. Las siguientes funciones no representan todo lo que Premium o Business tienen para ofrecer, pero funcionan bien en conjunto y son fáciles de comenzar a usar de inmediato.

No es ningún secreto: Asana ofrece una prueba gratuita por 30 días. Comienza la tuya hoy mismo. Prueba gratis

Portafolios

La función portafolios está disponible para todos los clientes de Asana Business y Enterprise.

La función portafolios es la mejor manera de realizar un seguimiento de todos los proyectos para una iniciativa o equipo específico en un solo lugar. Permiten archivar y organizar fácilmente los proyectos a los que accedes con más frecuencia y, además, ordenarlos por encargado del proyecto, fecha límite, estado, prioridad y más.

Para crear portafolios, haz clic en Portafolios en el menú lateral. Luego, haz clic en Nuevo portafolio y escribe el nombre de los proyectos que deseas agregar.

Para compartir portafolios, copia su URL y envíala a cualquier usuario de Asana en tu dominio.

Gestión de recursos

La función de gestión de recursos está disponible para todos los clientes de Asana Business y Enterprise.

Los administradores de proyectos y los líderes se esfuerzan por administrar la gestión de recursos, pero lo hacen con sistemas complejos o tienen que reconstruir el rompecabezas de información a partir de los email, documentos y reuniones. En el proceso, pierden tiempo. La opción de Gestión de recursos ofrece una vista única y precisa de la carga laboral de tu equipo que se basa en el trabajo que ya tienen asignado en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas acerca de tu personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista las iniciativas.

La gestión de recursos va de la mano con los portafolios. Agrega a tus portafolios los proyectos en los que desees supervisar la carga laboral, y la información para la gestión de recursos se completará automáticamente.

Comienza a usar la gestión de recursos con este tutorial paso a paso.

Verificación

La verificación está disponible para todos los clientes de Asana Business y Enterprise.

Con las verificaciones se da lugar a que los participantes dejen comentarios específicos y prácticos en las imágenes para que los compañeros de equipo sepan qué hacer para incorporarlos. La verificación en Asana permite que los revisores comenten directamente en los recursos y que los comentarios se puedan dar dentro de su contexto. Cada comentario se convierte en una subtarea que requiere una acción y sobre la que el creador puede decidir cómo incorporarla.

Esto hace que el proceso de realizar y recibir comentarios sea mucho más simple porque los revisores pueden hacer sugerencias claras y los creadores pueden decidir si incorporar o no dichas sugerencias (y llevar un registro de todo en un solo lugar).

Formularios

Tal vez tu equipo esté acostumbrado a hacer solicitudes y definir los requisitos de los proyectos en documentos y por email. Pero, por lo general, ese tipo de información está desorganizada e incompleta y causa confusión y demoras, cuando no se pasa por alto. En cambio, puedes crear formularios para estandarizar el proceso de solicitudes. Cuando se envían, los formularios se conectan con un proyecto específico para capturar la información inicial necesaria y dar seguimiento fácilmente y desde un solo lugar.

Cualquiera puede enviar un formulario, incluso sin usar Asana, si le envías el enlace del formulario. Una vez enviado, los detalles del formulario se convierten en una tarea dentro de tu proyecto para que puedas darle la prioridad que corresponda.

configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

4. Principales funciones del plan Premium

Campos personalizados

Los campos personalizados ayudan a dar seguimiento a detalles específicos de forma uniforme en cada tarea o [proyecto en un portafolio](/guide/help/premium/portfolios#gl- vista). Son como las columnas de una hoja de cálculo y puedes usarlos para filtrar y ordenar un proyecto o portafolio e informar sobre trabajos en riesgo, aprobaciones y más.

Los nombres y los valores de los campos se pueden personalizar a fin de crear campos para cada etapa, prioridad, costo o lo que creas importante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. También puedes recibir notificaciones cuando los campos personalizados se modifican para seguir avanzando y hacer que las aprobaciones resulten más claras.

Para crear campos personalizados, simplemente haz clic en el enlace azul Agregar campos personalizados en la parte superior de cualquier proyecto.

Los clientes de Asana Business también pueden bloquear los campos personalizados para asegurarse de que todos usen los campos correctos y que sean coherentes a medida que en tu organización usan más Asana.

Plantillas

Usa las plantillas creadas por Asana o crea y guarda tus propias plantillas personalizadas para estandarizar los procesos comunes de tu equipo. Así, ahorrarás tiempo en el inicio del proyecto y todos seguirán los mismos pasos sin pasar nada por alto. Explora nuestra galería completa de plantillas aquí.

También puedes probar nuestro importador de CSV para convertir una hoja de cálculo existente en un proyecto con solo unos pocos clics.

Fechas de inicio

Las fechas de inicio indican cuándo debes comenzar a trabajar para cumplir con los plazos sin problemas de última hora. También te ayudan a planificar proyectos con una fecha límite específica para asegurarte de que no haya obstáculos en el programa.

Usa fechas de inicio en las tareas en las que trabajas varios días, como realizar el borrador de una publicación en el blog o crear un video.

Dependencias de las tareas

Marca una tarea como en espera de otra para mantener los proyectos complejos en marcha y garantizar que se realice el trabajo correcto en el momento justo. Las dependencias son excelentes para definir un proceso claro y minimizar la confusión. Además, permiten ahorrar tiempo, ya que no tendrás que consultar con todos si ya comenzaron o finalizaron sus tareas.

Usa dependencias en las tareas que deben realizarse en una secuencia, tal como revisar un primer borrador después de escribirlo o lanzar una página web después del control de calidad final.

Cronograma

Crea una vista atractiva y dinámica de cómo se relaciona el trabajo para iniciar proyectos con el pie derecho y cumplir con los plazos. Con el cronograma puedes ver, compartir y adaptar los planes de tu proyecto en cuestión de minutos.

El Cronograma funciona mejor cuando las tareas tienen dependencias y fechas de inicio, de modo que puedas ver cómo se conecta el trabajo. A medida que el trabajo avanza, puedes arrastrar y soltar fácilmente las tareas para ver los programas y conflictos.

5. Obtén las respuestas a tus preguntas

¿Tienes más preguntas al comenzar a usar Premium o Business? Consulta los siguientes recursos:

• Lee la Ayuda de Asana para obtener instrucciones sobre funciones específicas que no se incluyen aquí.
• Recibe capacitación detallada y a pedido con el curso sobre el plan Premium de la Academia Asana o asiste a una capacitación que se dicte cerca.
• Pregunta en la Comunidad de Asana para obtener respuestas rápidas.
• ¡Espera, hay más! Descubre todas las funciones de los planes Premium o Business.
• Comunícate con el equipo de ventas por preguntas relacionadas con la membresía, la facturación o la prueba en particular.

_*Esta oferta puede variar según la región geográfica y el idioma. Comunícate con nuestro equipo de Éxito del cliente para determinar si tu equipo cumple con los requisitos para participar.