Cómo comenzar a usar una prueba

Ya sea que uses Asana por primera vez o que hayas estado usando una versión gratuita, una prueba es la mejor manera de explorar todo lo que Asana Premium y Asana Business tienen para ofrecer. Están pensados para empresas y te ayudan a gestionar proyectos y asegurar que todo, desde los pendientes más pequeños hasta las iniciativas más importantes, esté al día. Este artículo no cubre todos los aspectos para aprender Asana (para eso, consulta nuestro artículo de inicio rápido, pero te ayudará a saber cómo obtener rápidamente un entendimiento del poder de Premium y Business.

¿Aún necesitas registrarte para una prueba gratuita? Elige Premium o Business y usa este artículo para ayudarte a comenzar.

Comienza con estos pasos y sigue leyendo para aprender más:

  1. Invita a tu equipo a tu dominio de Asana y [crea un equipo(/guide/help/organizations/team-basics#gl-create).
  2. Elige un proyecto piloto para trabajar con el equipo. Comienza rápidamente con alguna de nuestras plantillas.
  3. Usa Premium y Business features. Consulta las descripciones de funciones a continuación para obtener ejemplos e instrucciones.
  4. Descarga la aplicación iOS o Android para trabajar sin importar dónde estés y ver las actualizaciones desde cualquier lugar, incluso desconectado.
  5. Recopila comentarios y establece las convenciones a medida que revisas qué funciona y conviene para tu equipo.

1. Qué debes saber antes de comenzar a usar tu prueba

Asana es una de las principales herramientas colaborativas de gestión del trabajo, creada para mejorar la productividad, la colaboración y la coordinación en equipos y organizaciones. En lugar de intentar gestionar todo por email, archivos, reuniones interminables y chat, puedes planificar, gestionar y controlar todo tu trabajo en un lugar con Asana. Además, se integra con tus otras herramientas de colaboración, de modo que el trabajo está siempre conectado.

Vista general de la estructura de Asana

Para lograr un comienzo exitoso de tu prueba, debes familiarizarte con los aspectos básicos de Asana:

Asegúrate de haber invitado a tu equipo para que puedan comenzar a usar y evaluar Asana durante la prueba.

2. Comienza con una plantilla

Es más fácil tener una idea de cómo funciona Asana cuando la usas para un proyecto o proceso con el que tu equipo ya está familiarizado. El proceso específico que pruebes dependerá de tu equipo, pero tenemos decenas de plantillas para que comiences. Algunas de nuestras principales plantillas son de solicitudes de trabajo, calendarios de contenido y lanzamientos de producto.

¿Planificas tu trabajo y proyectos en hojas de cálculo? Puedes probar nuestro importador de CSV para incorporarlo a Asana con solo algunos clics.

Si ya usas el plan gratuito de Asana, puedes probar las funciones de Premium y/o Business en todas tus tareas y proyectos existentes. De todas maneras, es buena idea especificar con qué proyectos harás la prueba de las funciones y cómo. Por ejemplo, puedes comenzar usando campos personalizados de prioridad en un proyecto de solicitud de diseño o dependencias en una planificación de evento. Luego asegúrate de agregar estos proyectos a un portafolio para darles seguimiento.

Mira más ideas para proyectos en Asana, usa los consejos y mejores prácticas de casos de uso o consulta nuestros estudios de casos de clientes para ver los ejemplos en acción.

3. Principales funciones del plan Business

Una vez que elegiste el primer proyecto, estás listo para aprovechar al máximo tu prueba. Las siguientes funciones no representan todo lo que Premium o Business tienen para ofrecer, pero funcionan bien en conjunto y son fáciles de comenzar a usar de inmediato.

Portafolios (solamente con el plan Business

Los Portafolios son la mejor manera de realizar el seguimiento de todos los proyectos para una iniciativa o equipo específicos, en un solo lugar. Son una forma simple de archivar y organizar los proyectos a los que accedes con más frecuencia; además, podrás filtrarlos por encargado del proyecto, fecha de entrega, estado, prioridad y más.

Para crear un portafolio, haz clic en Portafolios en el menú lateral, luego en Nuevo portafolio y después, escribe el nombre de los proyectos que quieres agregar.

Los portafolios son la mejor manera de hacer un seguimiento de todos los proyectos relacionados a una iniciativa o equipo específico, en un solo lugar

Comparte cualquier Portafolio copiando su URL y compartiéndolo con cualquier usuario de Asana de tu dominio.

Gestión de recursos (solmente plan Business)

Los administradores de proyectos y los líderes se esfuerzan por administrar la gestión de recursos, pero lo hacen con sistemas complejos o tienen que reconstruir el rompecabezas de información a partir de los email, documentos y reuniones. En el proceso, pierden tiempo. La opción de Gestión de recursos ofrece una vista única y precisa de la carga laboral de tu equipo que se basa en el trabajo que ya tienen asignado en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas acerca de tu personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista las iniciativas.

La gestión de recursos van de la mano con los portafolios. Agrega al portafolios los proyectos en los que desees supervisar la carga laboral y la información para la gestión de recursos se completará automáticamente.

CAPTURA DE PANTALLA de la redistribución equitativa de trabajo entre los responsables en la vista de cGestión de recursos

Comienza a usar la Gestión de recursos con este tutorial paso a paso.

Verificación (solamente plan Business)

Con las verificaciones se da lugar a que los participantes dejen comentarios específicos y prácticos en las imágenes para que los compañeros de equipo sepan qué hacer para incorporarlos. La verificación en Asana permite que los revisores comenten directamente en los recursos y que los comentarios se puedan dar dentro de su contexto. Cada comentario se convierte en una subtarea que requiere una acción y sobre la que el creador puede decidir cómo incorporarla.

GIF de flujo de trabajo de revisión de imagen en Asana

Esto hace que el proceso de realizar y recibir comentarios sea mucho más simple porque los revisores pueden hacer sugerencias claras y los creadores pueden decidir si incorporar o no dichas sugerencias (y llevar un registro de todo en un solo lugar).

Formularios

Tal vez tu equipo esté acostumbrado a hacer solicitudes y definir los requisitos de los proyectos en documentos y por email. Pero, por lo general, ese tipo de información está desorganizada e incompleta y causa confusión y demoras, cuando no se pasa por alto. En cambio, puedes crear formularios para estandarizar el proceso de solicitudes. Cuando se envían, los formularios se conectan con un proyecto específico para capturar la información inicial necesaria y dar seguimiento fácilmente y desde un solo lugar.

Captura de pantalla de un formulario creado con Asana para enviar un resumen creativo

Cualquiera puede enviar un formulario, incluso sin usar Asana, si le envías el enlace del formulario. Una vez enviado, los detalles del formulario se convierten en una tarea dentro de tu proyecto para que puedas darle la prioridad que corresponda.

configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

4. Principales funciones del plan Premium

Campos personalizados

Custom fields help track specific details uniformly on each task or project in a Portfolio—they’re like spreadsheet columns. You can use them to filter and sort a project or Portfolio and report on at-risk work, approvals, and more.

Los nombres y los valores de los campos se pueden personalizar para poder crear campos para cada etapa, prioridad, costo o lo que creas importante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. También puedes recibir notificaciones cuando los campos personalizados sufren cambios para continuar con el avance del trabajo y que las aprobaciones queden claras.

Para crear campos personalizados, simplemente haz clic en el enlace azul Agregar campos personalizados en la parte superior de cualquier proyecto.

GIF que muestra cómo crear campos personalizados al hacer clic en el enlace azul de la parte superior de cualquier proyecto de Asana

Los clientes de Asana Business también pueden bloquear los campos personalizados para asegurarse de que todos usen los campos correctos y que sean coherentes a medida que en tu organización usan más Asana.

Plantillas

Usa plantillas creadas por Asana o crea y guarda tus propias plantillas personalizadas para estandarizar los procesos comunes de tu equipo. Ahorrarás tiempo en cada comienzo y seguirás los mismos pasos sin olvidarte de nada. Consulta aquí nuestra galería completa de plantillas.

También puedes probar nuestro importador de CSV para convertir una hoja de cálculo existente en un proyecto solo en unos clics.

Fechas de inicio

Las fechas de inicio muestran cuándo deberías comenzar a trabajar para cumplir tus fechas límite sin los contratiempos de último minuto. También te ayudan a planificar proyectos con una fecha límite específica para asegurar que no haya obstáculos en el programa.

Usa fechas de inicio en las tareas en las que trabajas varios días, como realizar el borrador de una publicación en el blog o crear un video.

Dependencias de la tarea

Marca una tarea como en espera de otra para ayudar a mantener los proyectos complejos en buen camino y garantizar que se realice el trabajo correcto en el momento correcto. Las dependencias son ideales para crear un proceso claro y minimizar la confusión. También te ahorran tiempo porque no debes estar consultando todo el tiempo si todos han comenzado o terminado.

Usa dependencias en las tareas que deben realizarse en una secuencia, tal como revisar un primer borrador después de escribirlo o lanzar una página web después del control de calidad final.

Cronograma

Crea una maravillosa y dinámica vista de cómo se van encajando todas las piezas de tu trabajo para comenzar los proyectos con el pie derecho y cumplir tus fechas límite. Con el Cronograma, puedes ver, compartir y adaptar los planes de tu proyecto en minutos.

El Cronograma en Asana es una vista con formato de diagrama de Gantt, pero es mejor porque está conectado a todo tu trabajo. Úsalo para planificar y gestionar tus proyectos con fechas límite

El Cronograma funciona mejor cuando las tareas tienen dependencias y fechas de inicio, de modo que puedas ver cómo se conecta el trabajo. A medida que el trabajo avanza, puedes arrastrar y soltar fácilmente las tareas para ver los programas y conflictos.

5. Obtén las respuestas a tus preguntas

¿Tienes más preguntas al comenzar a usar Premium o Business? Consulta los siguientes recursos:

_*Esta oferta puede variar según la región geográfica y el idioma. Comunícate con nuestro equipo de Éxito del cliente para determinar si tu equipo cumple con los requisitos para participar.

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