Aprovecha al máximo tu prueba del plan Premium

Ya sea que uses Asana por primera vez o que hayas estado usando una versión gratuita, una prueba es la mejor manera de explorar Asana Premium. Está pensado para empresas y te permite crear y gestionar los flujos de trabajo más poderosos posibles. Este artículo no cubre todos los aspectos para aprender Asana, pero te ayudará a saber cómo obtener rápidamente un entendimiento del poder del plan Premium.

Si nunca antes has usado Asana, consulta nuestra lista de verificación de integración para aprender los puntos esenciales y ver más recursos.

Te presentamos nuestro plan rápido de prueba:

  1. Invita a un equipo pequeño de personas interesadas que puedan influir en la decisión de compra.
  2. Elije un proyecto piloto para trabajar con ellos. Podrías empezar con algo como solicitudes de trabajo, una campaña de marketing o la planificación de un evento, por ejemplo.
  3. Prueba funciones Premium tales como campos personalizados, fechas de inicio, Cronograma, dependencias. Estas de ayudan a ver rápidamente el valor del plan Premium.
  4. Recopila comentarios y repite los pasos a medida que avanzas para ver qué funciona y qué servirá para tu equipo.

1. Qué debes saber antes de comenzar a usar tu prueba

Asana es una herramienta creada para mejorar la productividad de los equipos. Ayuda a equipos de todos los tamaños a coordinar y gestionar su trabajo. En lugar de intentar analizar proyectos, solicitudes e ideas por email, archivos y chat, Asana te permite planificar, ver y gestionar todo tu trabajo en un lugar. Además, (se integra con tus otras herramientas de colaboración), de modo que el trabajo está siempre conectado.

Para lograr un comienzo exitoso de tu prueba, familiarízate con algunos aspectos básicos de Asana:

2. Elije un proyecto piloto

La manera más fácil de obtener una idea de qué es Asana es usarlo para un proyecto o proceso que tu equipo ya conozca. El proceso específico que pruebas depende de tu equipo, pero las pruebas más exitosas comienzan con un proyecto o proceso que:

  • Tiene fechas de entrega y entregas claras
  • Está armado en forma desordenada o podría mejorar
  • Es un proceso que tu equipo repite a menudo

Por ejemplo, puedes comenzar con un proyecto de solicitud de trabajo, la planificación de un evento o un lanzamiento.

Puedes crear el proyecto tú mismo o comenzar en un par de clics con una plantilla de Asana.

Consulta la Guía sobre mejores prácticas de proyectos y cómo mantenerlos en marcha.

Si ya tienes proyectos en Asana, puedes usar las funciones Premium en todos ellos. Una idea es especificar con qué proyectos harás la prueba. Por ejemplo, puedes comenzar usando campos personalizados de prioridad en un proyecto de solicitud de diseño o dependenciasdependencias en una planificación de evento.

Ahora que tenemos un proceso o proyecto en mente, es hora de invitar a un equipo piloto para probarlo.

3. Usa las funciones Premium

Con tus compañeros de equipo piloto y un proyecto de prueba configurado en Asana, estás listo para aprovechar al máximo tu prueba. Las siguientes funciones no representan todo lo que el plan Premium tiene para ofrecer, pero funcionan bien en conjunto y son fáciles de comenzar a usar de inmediato.

Campos personalizados

Los campos personalizados te ayudan a dar seguimiento a más información en las tareas de Asana y evaluar rápidamente esa información con códigos de color y visibilidad en todas las vistas de proyecto. Los nombres de campo y los valores son personalizables, por lo que puedes crear un campo para etapa, prioridad, costo o cualquier otra cosa que sea importante para tu flujo de trabajo, equipo y compañía.

Haz clic en el encabezado de proyecto para crear y gestionar tus campos personalizados. Usa los campos personalizados para dar seguimiento a todo, tal como la prioridad, entre otras cosas

Usa campos personalizados en proyectos donde deseas categorizar u ordenar información. Puedes ordenar un calendario editorial por canal de contenido, un proyecto de solicitudes por prioridad y más.

Plantillas

Usa las plantillas creadas por Asana o crea y guarda tus propias plantillas personalizadas para estandarizar los procesos comunes de tu equipo. Ahorrarás tiempo en la configuración del proyecto y seguirás los mismos pasos sin saltarte nada.

También puedes probar nuestro importador de CSV para convertir una hoja de cálculo existente en un proyecto solo en unos clics.

Fechas de inicio

Las fechas de inicio muestran cuándo debes empezar a trabajar para cumplir tus fechas límite sin el alboroto de último minuto.

Usa fechas de inicio en las tareas en las que trabajas varios días, como realizar el borrador de una publicación en el blog o crear un video.

Dependencias de la tarea

Marca una tarea como en espera de otra para ayudar a mantener los proyectos complejos en buen camino y garantizar que se realice el trabajo correcto en el momento correcto. Las dependencias son ideales para crear un proceso claro y minimizar la confusión.

Usa dependencias en las tareas que deben realizarse en una secuencia, tal como revisar un primer borrador después de escribirlo o lanzar una página web después del control de calidad final.

Cronograma

Crea una maravillosa y dinámica vista de cómo se van encajando todas las piezas de tu trabajo para comenzar los proyectos con el pie derecho y cumplir tus fechas límite. Con el Cronograma, puedes ver, compartir y adaptar los planes de tu proyecto en minutos.

El Cronograma en Asana es una vista con formato de diagrama de Gantt, pero es mejor porque está conectado a todo tu trabajo. Úsalo para planificar y gestionar tus proyectos con fechas límite

El Cronograma funciona mejor cuando las tareas tienen dependencias y fechas de inicio, de modo que puedas ver cómo se conecta el trabajo. A medida que el trabajo avanza, puedes arrastrar y soltar fácilmente las tareas para ver los programas y conflictos.

Pero espera, ¡hay más! Revisa todas las funciones Premium y aprende cómo funcionan.

4. Cómo obtener una respuesta a tus preguntas sobre el plan Premium

¿Tienes más preguntas antes de comenzar a usar el plan Premium? Consulta estos recursos:

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.