Agrega tus primeras tareas

¿Qué son las tareas?

Las tareastareas Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas son la manera de dividir y dar seguimiento al trabajo en Asana.

Las tareas pueden ser independientes o estar dentro de un proyectoproyecto Los proyectos son listas de tareas. Lee mas . Los proyectos son maneras de agrupar tareas y se organizan dentro de los equipos en Asana. Por ejemplo, puedes tener una tarea para escribir una publicación en un blog, y otro compañero de equipo es responsable de revisarlo. Se puede dar seguimiento a estas tareas en un proyecto que es un calendario editorial almacenado en el equipo de Marketing y comunicaciones en Asana.

Aprende los aspectos básicos de las tareas en 5 minutos con las lecciones de Asana.

Cómo agregar tareas

Para agregar rápidamente una nueva tarea, haz clic en el botón + color naranja de la barra superior. También puedes agregar tareas desde la vista de lista de cualquier proyecto o desde tu lista Mis tareas.

Cómo agregar tareas

Para comenzar, agrega algunas tareas para ti. Puedes hacer una lista de las cosas que quieres hacer hoy, mañana, esta semana o más tarde este mes. Intenta escribir tareas que tengan un encargado y un resultado claros. Por ejemplo, “Leer todos los artículos sobre cómo comenzar en Asana”, “Coordinar una reunión con Katrina” o “Bocetar el esquema de la presentación”. Luego intenta agregar una tarea para un compañero de equipo. Puedes pedirle que comparta información, que te de sus comentarios sobre tu trabajo o que responda una pregunta.

Asignar tus primeras tareas a otras personas

Si eres la primera persona de tu organización que usa Asana, puedes escribir la dirección de email de un compañero de equipo en el campo asignar tareas para invitarlos a unirse a Asana. Cuando se registren, ya tendrán asignada la tarea, de modo que pueden comenzar a trabajar rápidamente.

Elige compañeros de equipo que creas que les interesará y les entusiasmará probar Asana contigo y comienza con un grupo pequeño.

Si tu equipo ya está usando Asana, puedes hacer clic en el campo Responsable de una tarea y comenzar a escribir el nombre o el email de tu compañero de equipo. También puedes usar el atajo de teclado Tab + A cuando tienes una tarea abierta y seleccionar un responsable. La persona recibirá una notificación que le informa que le has asignado una tarea.

Crear una gran tarea

Cuando haces clic en una tarea, abrirás el panel derecho con todos los detalles de la tarea. Los detalles de la tarea incluyen, principalmente, el responsableresponsable La persona responsable de la tarea o subtarea. Asana permite un responsable por tarea o subtarea. Lee mas , la fecha de entregafecha de entrega La fecha en que debe entregarse una tarea o subtarea. Lee mas , la descripción de la tareadescripción de la tarea La descripción de la tarea es un campo de texto que permite a los usuarios agregar detalles y contexto a sus tareas. Lee mas , los comentarioscomentarios Comenta en una tarea o conversación para ofrecer ayuda, responder preguntas y ayudar a que el trabajo avance. Lee mas y los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas .

Crear una tarea es fácil:

  1. Asegúrate de tener un nombre de la tarea que sea claro y representa un trabajo específico. Por ejemplo, podría ser “Incorporar comentarios de la revisión de diseño” en lugar de “Hacer diseño”, de modo que el trabajo sea claro y manejable en lugar de vago e indefinido.
  2. Luego puedes asignarte la tarea a ti mismo o a un compañero de equipo. Las tareas tienen solo un responsable para que sea claro quién hace qué y para cuándo. Puedes dividir una tarea en subtareas si varias personas deben contribuir para completarla.
  3. Agrega una fecha de entrega (e incluso una hora de entrega) para indicar para cuándo debe finalizarse la tarea. También puedes elegir una fecha de inicio para que los responsables puedan administrar su tiempo efectivamente de principio a fin. Olvídate de las fechas de entrega pasadas por alto y los alborotos de último minuto.
  4. Usa el área de descripción de la tarea para dar más detalles, instrucciones o contexto a la tarea. Así todos los que sigan la tarea tendrán la información que necesitan para comprender la tarea y completarla.
  5. Finalmente, puedes agregar seguidores a la tarea. Los seguidores pueden ser cualquier compañero de equipo que deba estar al tanto de lo que sucede con la tarea. Recibirán notificaciones sobre la actividad de la tarea. Puedes agregar o quitar seguidores en cualquier momento.

Cuando has finalizado una tarea, haz clic en la marca de verificación que aparece junto al nombre de la tarea.

Organiza y finaliza el trabajo con Mis tareas

Poder hacer más trabajo y mantenerte organizado empieza por ti, y Mis tareas es perfecto para controlar la misión. Mis tareas es una vista de todas las tareas que tienes asignadas. Te recomendamos comenzar cada día con una revisión de tu lista de tareas.

Organiza tu trabajo con Mis tareas

Revisa las tareas nuevas diariamente

  • Las nuevas tareas aparecen en la parte superior debajo de Nuevas tareas. Cualquier persona puede asignarte una tarea, y tú puedes crear tareas para ti mismo.
  • Para evitar que las tareas nuevas se acumulen, trata de mantener siempre hasta diez tareas en tu sección Nuevas tareas.

Planifica tu día al modo Asana, y sigue con más consejos para estar al día con tus tareas.

Prioriza tus tareas

  • Marca las tareas que debes terminar hoy como Hoy con el atajo de teclado Tab-Y. Puedes marcar el resto de las tareas como Próximo (Tab-U) o Más tarde (Tab-L). También puedes arrastrar las tareas a estas secciones.
  • Idealmente, deberías tener solo de 3 a 5 tareas marcadas como Hoy. Asegúrate de volver a priorizar al inicio de cada día para tener en claro en qué estás trabajando. También mira tus tareas marcadas como Próximo, para tenerlas en mente y estar listo para comenzar a trabajar en ellas pronto.

Asegúrate de que las tareas que has marcado como Más tarde tengan fechas de entrega (aunque sean estimativas). De este modo, pasarán a Hoy el día antes de su fecha de entrega.

Arrastra tus tareas a las secciones Hoy, Próximo y Más tarde para priorizarlas

Organizar Mis tareas

  • También puedes dividir tu lista Próximo y Más tarde en secciones (p. ej., por prioridad, fecha de entrega o categoría de tarea).

  • En forma predeterminada, tu sección Más tarde está minimizada para que las tareas futuras no te distraigan del trabajo de hoy, pero igual puedas acceder rápidamente a ellas.

  • Puedes organizar Mis tareas por fecha de entrega, proyecto o fecha de finalización haciendo clic en el icono de filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de Mis tareas.

  • Mira tus tareas en un calendario con la Vista de calendario para asegurarte de no estar sobrecargado un día en particular, y consulta lo que se viene. También es cómodo para echar un vistazo en el móvil.

Actualiza tareas

  • Si alguien te asigna una tarea, acusa recibo con un me gusta o con una respuesta rápida prellenada para mostrar que la has visto y puedes hacerla.
  • A medida que trabajas en la tarea, brinda actualizaciones con comentarios a la tarea para que los seguidores de la tarea y las personas interesadas en el proyecto estén al tanto del estado, puedan brindar comentarios o responder preguntas.

Más información: Cómo usar Mis tareas

Crear un sistema de organización fácil de consultar en Asana desde el principio te ayudará a planificar tu día y preparará a tu equipo para lograr un éxito a largo plazo.

Una vez que hayas agregado tareas a Asana, estás listo para crear tu primer proyecto en equipo.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.