Crea, asigna y responde a las tareas

¿Qué son las tareas?

Las tareas normalmente representan pasos que se pueden ejecutar o tareas pendientes en las que se deja en claro quién es el responsable de qué y para cuándo. Pero también pueden representar ideas y elementos de referencia. En las tareas se guardan todos los archivos, las conversaciones y las instrucciones relacionadas con ella para que la información permanezca en el lugar correcto (y en un solo lugar). Por lo general, las tareas son parte de un proyecto así que es fácil encontrarlas y están a la vista de tus compañeros de equipo.

Por ejemplo, puedes tener una tarea para hacer animaciones en un video para una próxima campaña y que otro compañero de equipo sea responsable de la revisión. Se puede dar seguimiento a estas tareas en un proyecto de gestión de campañas que está almacenado en un equipo de Marketing y Comunicaciones en Asana.

Mira un tutorial

Cómo usar Asana es una serie de tutoriales cortos que puedes puedes ver de forma continua para practicar y aprender a usar Asana rápidamente. O puedes hacer clic en nuestro breve tutorial de Asana.

Cómo crear tareas

GIF de creación de tarea en Asana

Hay tres formas principales de crear tareas: 1. A partir del botón naranja + en la barra superior. 2. Con el botón Agregar tarea de un proyecto. 3. Haciendo clic en cualquier lista de tareas. Después, pulsa Enter y empieza a escribir.

También puedes crear tareas a partir de emails o de mensajes de Slack. Asana se integra con las principales herramientas para que ahorres tiempo y te sea más fácil gestionar tus tareas.

Consejos y mejores prácticas para usar las tareas

Con estos consejos puedes aprender a crear una tarea perfecta y a responder a las tareas que tienes asignadas.

Cómo crear una tarea perfecta

Captura de pantalla de una tarea de Asana con los responsables, las fechas de entrega, la descripción y los adjuntos para gestionar el trabajo

  1. Escribe nombres de tareas que sean claros y específicos. Por ejemplo, es probable que quieras decir “Terminar el primer borrador de la publicación del blog” y no “Escribir blog”.
  2. Asígnate la tarea a ti mismo o a un compañero de equipo. Las tareas solamente pueden tener un responsable para que no haya confusiones con respecto a quién es el responsable del trabajo.
    • Puedes dividir una tarea en subtareas en caso de que muchas personas deban contribuir para finalizarla.
  3. Agrega fechas de inicio y entrega para mostrar la duración y el vencimiento final. Tus compañeros de equipo podrán calcular mejor el tiempo de una tarea y saber para cuándo se espera que el trabajo esté listo.
  4. Usa la descripción de la tarea para dar más detalles, instrucciones o contexto a la tarea. De este modo, el responsable tendrá toda la información que necesite para comenzar y terminar su trabajo.
  5. Adjunta cualquier archivo que necesites. Asana se integra con Google Drive, Dropbox, OneDrive y Box para que adjuntar archivos desde las herramientas que usas sea más fácil.
  6. Algunas tareas pueden depender de que primero se termine otro trabajo. Configura las dependencias de la tarea para que el trabajo se haga en el orden y el momento correctos.
  7. Finalmente, puedes agregar seguidores a la tarea (es como agregar a alguien con copia en un email). Recibirán notificaciones sobre la actividad de la tarea. Puedes agregar o quitar seguidores en cualquier momento.
  8. Cuando hayas finalizado una tarea, haz clic en la marca de verificación que está junto al nombre de la tarea. Publica un comentario para que tus compañeros de equipo sepan lo que has logrado.

También puedes crear los logros de las tareas para representar los principales objetivos del proyecto (como cumplir con una meta de rentabilidad) o partes del trabajo que desbloquean la siguiente fase (como confirmar el lugar de un evento).

Responde y colabora con las tareas

Las tareas están previstas para que cualquier persona las cree y las asigne, cualquiera en tu dominio de Asana. Haz que la colaboración sea más estrecha con estos consejos:

  • Si alguien te asigna una tarea, puedes acusar recibo con un me gusta para mostrar que la has visto y que puedes hacerla.
  • Si no eres la persona correcta para trabajar en la tarea, puedes reasignarla o iniciar una conversación en los comentarios de la tarea.
  • A medida que trabajas en la tarea, brinda actualizaciones con los comentarios de la tarea para que los seguidores de la tarea puedan responder y estar al tanto del progreso.
  • Si un comentario contiene detalles clave o si es una entrega final, lo puedes Fijar al inicio para que sea fácil encontrarlo. Si necesitas que alguien dirija su atención a una tarea o comentario, puedes usar la opción @mencionar. Esa persona recibirá una notificación y podrá navegar rápidamente a esa tarea en particular. Al @mencionar a alguien en una tarea, se convierte automáticamente en un seguidor.
  • También puedes @mencionar el nombre de un proyecto, tarea y conversación para conectar tu trabajo y que sea fácil consultarlo.

Escribe @ en un comentario o campo de descripción y el nombre de un compañero de equipo para @mencinarlo

Más recursos para dominar las tareas

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Tutoriales de Asana Aprende lo básico acerca de las tareas en 15 minutos.
Video tutorial sobre tareas. Mira Cómo usar Asana
Curso a pedido sobre administración de tareas. Regístrate en la Academia Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a la próxima capacitación o comienza una conversación en el foro de la comunidad acerca de las tareas 

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.