Crea, asigna y responde a las tareas

Qué son las tareas

Las tareas normalmente representan pasos que se pueden ejecutar o tareas pendientes en las que se deja en claro quién es el responsable de qué y para cuándo. Pero también pueden representar ideas y elementos de referencia. En las tareas se guardan todos los archivos, las conversaciones y las instrucciones relacionadas con ella para que la información permanezca en el lugar correcto (y en un solo lugar). Por lo general, las tareas son parte de un proyecto así que es fácil encontrarlas y están a la vista de tus compañeros de equipo.

Por ejemplo, puedes tener una tarea para hacer animaciones en un video para una próxima campaña y que otro compañero de equipo sea responsable de la revisión. Se puede dar seguimiento a estas tareas en un proyecto de gestión de campañas que está almacenado en un equipo de Marketing y Comunicaciones en Asana.

Mira el tutorial

Cómo usar Asana es una serie de tutoriales cortos que puedes puedes ver para practicar y aprender a usar Asana rápidamente. O puedes hacer clic en nuestro breve tutorial de Asana.

Cómo crear tareas

GIF de creación de tarea en Asana

Hay tres formas principales de crear tareas:

  1. A partir del botón naranja + en la barra superior.
  2. Con el botón Agregar tarea de un proyecto.
  3. Haciendo clic en cualquier lista de tareas; después, pulsa Enter y empieza a escribir.

También puedes crear tareas a partir de emails o de mensajes de Slack. Asana se integra con las principales herramientas para que ahorres tiempo y te sea más fácil gestionar tus tareas.

Consejos y mejores prácticas para usar las tareas

Con estos consejos puedes aprender a crear una tarea perfecta y a responder a las tareas que tienes asignadas.

Cómo crear una tarea perfecta

Captura de pantalla de una tarea de Asana con los responsables, las fechas de entrega, la descripción y los adjuntos para gestionar el trabajo

  1. Escribe nombres de tareas que sean claros y específicos. Por ejemplo, es probable que quieras decir “Terminar el primer borrador de la publicación del blog” y no “Escribir blog”.
  2. Asígnate la tarea a ti mismo o a un compañero de equipo. Las tareas solamente pueden tener un responsable para que no haya confusiones con respecto a quién es el responsable del trabajo.
  • Puedes dividir una tarea en subtareas en caso de que muchas personas deban contribuir para finalizarla.
  1. Agrega fechas de inicio y entrega para mostrar la duración y el vencimiento final. Tus compañeros de equipo podrán calcular mejor el tiempo de una tarea y saber para cuándo se espera que el trabajo esté listo.
  2. Usa la descripción de la tarea para dar más detalles, instrucciones o contexto a la tarea. De este modo, el responsable tendrá toda la información que necesite para comenzar y terminar su trabajo.
  3. Adjunta cualquier archivo que necesites. Asana se integra con Google Drive, Dropbox, OneDrive y Box para que adjuntar archivos desde las herramientas que usas sea más fácil.
  4. Algunas tareas pueden depender de que primero se termine otro trabajo. Configura las dependencias de la tarea para que el trabajo se haga en el orden y momento correctos.
  5. Finalmente, puedes agregar colaboradores a la tarea (es como agregar a alguien con copia en un email). Recibirán notificaciones sobre la actividad de la tarea. Puedes agregar o quitar colaboradores en cualquier momento.
  6. Cuando hayas finalizado una tarea, haz clic en la marca de verificación que está junto al nombre de la tarea. Publica un comentario para que tus compañeros de equipo sepan lo que has logrado.

También puedes crear los logros de las tareas para representar los principales objetivos del proyecto (como cumplir con una meta de rentabilidad) o partes del trabajo que desbloquean la siguiente fase (como confirmar el lugar de un evento).

¿Crear un proyecto, una tarea o una subtarea?

Muchos clientes se hacen esta pregunta y, en general, la respuesta es que básicamente depende de lo que estés intentando lograr y de cómo quieres ver la información. A continuación puedes consultar nuestro marco y algunos consejos que te ayudarán a elegir la opción más conveniente:

IMAGEN de la estructura de Asana que abarca desde la organización al equipo, luego al proyecto, de allí a la tarea y de esta a la subtarea, con ejemplos de cada uno

Crear un proyecto... Crear una tarea... Crear una subtarea... Ejemplos
Nivel de dedicación Se trata de una labor que demanda gran dedicación y en la que hay un grupo de participantes que trabaja hacia la consecución de un objetivo a lo largo del tiempo. O bien, quieres un lugar central donde dar seguimiento al trabajo. Intentas capturar una tarea en particular para una persona que se puede realizar en unos pocos minutos o días de trabajo. Varias personas contribuyen a la realización de una tarea para ayudarte a distribuir el trabajo y lograr el éxito. Proyecto: Calendario editorial
Tarea: Publicar un blog
Subtarea: Reunir citas de los clientes para el blog
Vistas Quieres ver el proyecto y sus tareas utilizando diferentes vistas (Lista, Tablero, Cronograma, Calendario) y generar informes con el Portafolios y el Panel. Quieres que el trabajo se pueda ver con la vistas de Cronograma, Panel o Gestión de recursos (las subtareas no se visualizan aquí). No necesitas ver las subtareas en las vistas de Cronograma, Panel o Gestión de recursos. (Pero si necesitas hacerlo, convierte la tarea madre en un proyecto). Proyecto: Lanzamiento de un producto
Tarea: Realizar una investigación de mercado
Subtarea: Escribir un resumen de la investigación para marketing
Complejidad El trabajo que estás realizando tiene muchos pasos, etapas, participantes o niveles. Quieres comunicarte con un grupo definido de participantes con respecto a una parte específica del trabajo (y no respecto al proyecto entero). Intentas desglosar una tarea en pequeñas unidades. (Pero si asignas más de cinco subtareas a diferentes participantes, asegúrate de que no se trate de un proyecto en encubierto). Proyecto: Campaña de año nuevo
Tarea: Finalizar los mensajes de la campaña
Subtarea: Revisar los mensajes de la campaña

Responde y colabora con las tareas

Las tareas están previstas para que cualquier persona las cree y las asigne, cualquiera en tu dominio de Asana. Haz que la colaboración sea más estrecha con estos consejos:

  • Si alguien te asigna una tarea, puedes acusar recibo con un me gusta para mostrar que la has visto y que puedes hacerla.
  • Si no eres la persona correcta para trabajar en la tarea, puedes reasignarla o iniciar una conversación en los comentarios de la tarea.
  • A medida que trabajas en la tarea, brinda actualizaciones con los comentarios de la tarea para que los colaboradores de la tarea puedan responder y estar al tanto del progreso.
  • Si un comentario contiene detalles clave o si es una entrega final, lo puedes fijar al inicio para que sea fácil encontrarlo.
  • Si necesitas que alguien dirija su atención a una tarea o un comentario, usa la opción de @mencionar. Esa persona recibirá una notificación y podrá navegar rápidamente a esa tarea en particular. Al @mencionar a alguien en una tarea, se convierte automáticamente en un colaborador.
  • También puedes @mencionar el nombre de un proyecto, tarea y conversación para conectar tu trabajo y que sea fácil consultarlo.

Escribe @ en un comentario o campo de descripción y el nombre de un compañero de equipo para @mencinarlo

Más recursos para dominar las tareas

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? Revisa estos recursos:

Recursos Vincular
Tutoriales de Asana Aprende lo básico acerca de las tareas en 5 minutos
Video tutorial sobre las tareas Mira: Cómo usar Asana
Curso a pedido sobre la gestión de tareas Regístrate en la Academia Asana
Conéctate con la Comunidad Asiste a la próxima capacitación o comienza una conversación en el foro de la comunidad acerca de las tareas 

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