Inicio rápido de Asana Premium

Si bien hay muchas funciones de Asana Premium y no todas se incluyen aquí, para aprovechar al máximo tu prueba o comenzar rápidamente a usar el plan Premium, hay algunas funciones clave con las cuales puedes comenzar para ver enseguida el valor del plan Premium. Las describimos a continuación y te mostramos cómo usarlas, algunos ejemplos y videos breves que te ayudarán a comenzar.

Consulta la lista de todas las funciones Premium.

Campos personalizados

Los campos personalizados te ayudan a dar seguimiento a más información en cada tarea. Con campos desplegables, numéricos o de texto, puedes captar detalles en forma categórica y dar seguimiento al progreso, el estado y más. También puedes filtrar y ordenar los proyectos, y realizar búsquedas avanzadas por campos personalizados.

Cómo crear y agregar campos personalizados

Para agregar campos personalizados a cualquier proyecto, haz clic en el enlace azul Agregar campos personalizados que se encuentra en la parte superior del proyecto. Desde allí puedes crear y gestionar tus campos personalizados en función de la información a la cual necesites dar seguimiento.

Una vez que los agregas, los campos se verán en las vistas de lista, tablero, calendario y cronograma de los proyectos donde los has agregado. También se verán en las descripciones de tareas. Para actualizar un campo, haz clic en el menú desplegable o escribe en él desde la tarea.

Ejemplos de campos personalizados

Las maneras de usar los campos personalizados son casi infinitas (consulta nuestro artículo de Ayuda para ver más ejemplos), pero algunas maneras fáciles de comenzar a usarlas son si:

  • Quieres agregar determinados datos a todas las tareas de un proyecto (p. ej., costo u horas)
  • Tienes información estándar a la que quieres dar seguimiento en varios proyectos (p. ej., nivel de prioridad o etapa del trabajo)
  • Quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo completen cierta información para todas las tareas de un proyecto (p. ej., una nueva solicitud de trabajo para un equipo de diseño)
  • Necesitas buscar o informar sobre campos y valores de datos específicos.

Cómo crear campos personalizados en Asana

Fechas de inicio

Las fechas de inicio muestran cuándo deberías comenzar tu trabajo para cumplir tus fechas de entrega sin el lío de último minuto. También ayudan a un gerente de proyectos a visualizar el cronograma general para planificar cuándo debe comenzar y terminar el trabajo.

Cómo usar las fechas de inicio

Haz clic en el selector de fecha en cualquier tarea y selecciona Agregar fecha de inicio y luego selecciona el día en que debes comenzar a trabajar en la tarea. Luego mueve el cursor hasta la fecha de entrega y tendrás todo el rango de fechas que se necesita para completar la tarea.

Visualiza y reduce/amplía fácilmente los rangos de fecha de la tarea en la vista de Calendario o Cronograma.

Ejemplos de cuándo usar fechas de inicio

Cualquier tarea podría tener una fecha de inicio, pero las fechas de inicio son especialmente importantes en los proyectos que planificas con el Cronograma o que quieres ver en un calendario. Podrías agregar fechas de inicio a:

  • Todas las tareas en proyectos como: planificación de eventos, campañas y lanzamientos de productos, para asegurarte de poder cumplir la fecha de entrega final.
  • Tares relacionadas con la creación de algo (p. ej., escribir un blog, crear diseños, crear código para una función)
  • Tareas de estrategia (p. ej., dar comentarios, hacer investigaciones), para darte tiempo suficiente para pensarlas antes de que se necesite tu respuesta final.

 

Dependencias

Las dependencias de la tarea dejan en claro qué tareas están listas para comenzar y qué tareas están en espera de otras. De ese modo, los compañeros de equipo pueden comenzar a trabajar en el momento correcto y no tienen que estar controlando para saber si algo está listo o arriesgarse a perder un traspaso.

Cómo crear dependencias de tareas

Dirígete a la tarea que está en espera de otro trabajo, luego haz clic en el menú de acciones de la tarea (icono de tres puntos) desde el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas y selecciona Marcar como Dependiente de…. Puedes buscar y seleccionar la tarea que deberás completar antes de comenzar con la tarea actual. Agrega tantas dependencias de tareas como sea necesario.

Usa la vista de Cronograma para crear fácilmente dependencias entre tareas y resolver cualquier conflicto del programa si las tareas están todas en el mismo proyecto.

Una vez que tu tarea está lista para comenzar, recibirás una notificación en Mi Bandeja de entradaMi Bandeja de entrada Mi bandeja de entrada muestra las actividades relacionadas con las tareas, los proyectos o las conversaciones que un usuario sigue. Lee mas indicando que está lista para comenzar.

Ejemplos de dependencias

Aquí hay algunas maneras en las que puedes usar dependencias:

Las dependencias de Asana te muestran qué tarea estás esperando, cuándo tiene que ser entregada, y su responsable.

Cronograma

El Cronograma te da una bonita y dinámica vista para ver cómo encajan las piezas de tu plan y cumplir las fechas de entrega. Es más poderoso que un diagrama de Gantt porque está vinculado a tu trabajo en Asana, de modo que está siempre actualizado.

Cómo usar el Cronograma

El Cronograma es una vista del proyecto, por lo que es visible para cualquier proyecto de Asana. Funciona mejor cuando comienzas a agregar fechas de inicio, fechas de entrega y dependencias de las tareas en tu proyecto, de modo que puedes visualizar el programa. Comienza haciendo clic en la pestaña Cronograma que está justo debajo del nombre del proyecto.

Puedes arrastrar y soltar tareas en el Cronograma para crear y ajustar tu plan. El Cronograma también se actualiza cuando haces cambios en el diseño de lista o tablero.

Proyectos de ejemplo para planificar con el Cronograma

El Cronograma funciona mejor con proyectos orientados a una fecha límite (en contraposición a los que están en curso). Haz clic en cualquiera de los siguientes casos de uso para obtener la plantilla en Asana y comienza con solo un par de clics.

Cuando el plan de tu proyecto esté listo, comparte todo el plan con las personas interesadas de toda la organización

Plantillas

Si tu equipo tiene flujos de trabajo que sigue normalmente o procesos que repite a menudo, no tienes que replicar esas tareas y proyectos en Asana todo el tiempo. Ya sea que crees tu propia plantilla personalizada o uses plantillas creadas por Asana, es muy sencillo configurar un flujo de trabajo, así no tendrás que empezar desde cero ni perderte ningún paso.

Cómo crear plantillas

  1. Crea un proyecto nuevo y agrega las tareas, secciones o columnas y campos personalizables adecuados para organizar y categorizar tu trabajo de manera clara.
  2. Puedes asignar tareas, incluir archivos adjuntos y detalles de tareas al proyecto de la plantilla si lo necesitas cada vez completas este proceso.
  3. Una vez que hayas creado la plantilla del proyecto, haz clic en el menú desplegable del título del proyecto y selecciona Guardar como plantilla.

Solo el creador de la plantilla podrá modificar la plantilla para evitar cambios accidentales. Puedes agregar otros editores si es necesario.

Convierte un proyecto existente en una plantilla personalizada

  1. Una vez que hayas terminado de usar el proyecto para el trabajo actual, quita la información que no es necesaria, como fechas de entrega, responsables y archivos adjuntos
  2. Después de limpiar el proyecto, haz clic en el menú del título del proyecto y selecciona Guardar como Plantilla.

Crea un proyecto nuevo basado en tu plantilla

  1. Para usar tus plantillas, crea un nuevo proyecto al hacer clic en el botón + en la barra superior.
  2. Haz clic en la pestaña Plantillas en la pantalla de nuevo proyecto. Tus plantillas personalizadas estarán organizadas por equipo. Allí también puedes acceder a las plantillas creadas por Asana.
  3. Después de que encuentres la plantilla que deseas usar, selecciona Usar plantilla para crear un proyecto utilizando esa plantilla. Después de crear un proyecto nuevo a partir de la plantilla, puedes seguir personalizándolo.

Ejemplos de proyectos creados con plantilla

Aquí hay algunos ejemplos de dónde podrías intentar hacer un proyecto de plantilla:

Guarda cualquier proyecto como plantilla haciendo clic en el menú del título del proyecto y seleccionando Guardar como plantilla

Buscar en Asana es tan simple como escribir en la barra de búsqueda de la [barra superior] (/guide/help/fundamentals/navigating-asana#gl-top-bar). No obstante, para refinar tus criterios de búsqueda y comenzar a crear informes necesitarás la Búsqueda avanzada. Puedes buscar cualquier cosa, desde fechas de finalización y responsables hasta campos personalizados y creadores de la tarea (y mucho más).

Los informes de búsqueda avanzada son especialmente útiles para gerentes de proyecto, líderes de equipo y gerentes que tratan de obtener una imagen rápida y clara de la disponibilidad, progreso o trabajo que esté en riesgo.

Crea Informes de búsqueda avanzada

Para crear un reporte, haz clic dentro de la barra de búsqueda, y selecciona Búsqueda Avanzada desde el menú desplegable. Desde aquí, puedes especificar sus criterios de búsqueda y/o términos (ten en cuenta que no siempre necesitas un término de búsqueda). Puedes usar los filtros que quieras.

Una vez que hayas terminado de buscar guarda tu búsqueda al hacer clic en la estrella del encabezado. De esa manera, podrás tener acceso a tu informe en cualquier momento desde la barra lateral. Los resultados de búsqueda siempre se actualizan automáticamente.

Ejemplos de búsquedas avanzadas que puedes ejecutar en Asana

Aquí hay algunos ejemplos de informes para crear:

  • Comprobando la carga de trabajo: Busca tareas asignadas a un compañero de equipo y que tengan que ser entregadas la próxima semana para verificar rápidamente su disponibilidad.
  • Trabajo que necesita seguimiento: Busca tareas que hayas creado para otros y que estén incompletas.
  • Tareas en riesgo: Busca todas las tareas con una “prioridad alta” campo personalizado para entregarse hoy o mañana. Ideas para que los gerentes de proyectos puedan mantener el impulso de un proyecto.
  • Trabajo que he completado este trimestre: Busca tareas asignadas que se completaron en un rango de fechas específico. Ideal para que cualquiera pueda ver y probar sus contribuciones.
  • Progreso del proyecto: Busca tareas completadas en un proyecto determinado para ver qué sea ha logrado hasta el momento.

 

Funciones de privacidad

Proyectos privados y equipos

En general, Asana se trata de hacer transparente el trabajo para que haya responsabilidad y claridad. Para los trabajos más sensibles, los clientes Premium pueden ajustar la configuración de privacidad del proyecto y el equipo para asegurarse de que sólo puedan acceder quienes los necesitan.

Crea proyectos y equipos privados para:

  • Reuniones individuales
  • Evaluaciones de desempeño
  • Información legal, financiera o corporativa sensible
  • Grupos de gerentes o líderes
  • Sorpresas o planes de la compañía
  • Tareas de RR. HH.

Con los proyectos solo para comentar también puedes controlar quién puede modificar un proyecto, de modo que no se realicen cambios accidentales, y al mismo tiempo permitir el acceso al proyecto.

Control del acceso

Cuanta más información coloques en Asana, más necesitarás asegurarte de que la información esté segura y que tu equipo de TI tenga control sobre los datos. A medida que los compañeros de equipo van y vienen o que agregas invitados, puedes controlar su acceso a otros equipos y proyectos o eliminarlos por completo de tu dominio. Si hay una violación de seguridad, el administrador también puede forzar un restablecimiento de contraseña para mantener segura tu información en Asana.

Ahora conoces bien las principales funciones de Premium para poder incorporarlas en tus flujos de trabajo y ver enseguida los beneficios que traen a tu trabajo y a tu equipo. Siempre puedes consultar la lista completa de funciones Premium y obtener más consejos en la Guía.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.