Planificación de eventos universitarios

En general, la planificación de eventos universitarios conlleva mucho estrés, demasiadas tareas pendientes, un montón de email y muchas más fechas límites de las que se pueden cumplir. Ya sea que el próximo evento tenga 10 o 10 000 asistentes, Asana es la herramienta perfecta de planificación de eventos para colaborar con los compañeros de clase y asegurarse de que el evento se realice sin problemas.

Configurar el proyecto del evento

1. Crea un nuevo proyecto para el evento. Asigna al proyecto un nombre descriptivo como “Hackatón de otoño” o “Concierto a beneficio”. Agrega una descripción del proyectodescripción del proyectoLa descripción del proyecto es un lugar donde se presentan los compañeros de equipo, los objetivos y una descripción general de un proyecto.Lee más con información general de alto nivel.
2. Invita a otros compañeros de clase y a los demás planificadores de los eventos para que sean Miembros del proyectoMiembros del proyectoUna persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto.Lee más de modo que todos puedan asignar y completar tareas, así como seguir las actualizaciones importantes.
3. Organiza tu cronograma de planificación de eventos con seccionesseccionesLas secciones permiten a los equipos organizar las listas de tareas. Puedes dividir los proyectos o la lista Mis tareas en función de categoría, etapa del flujo de trabajo o prioridad.Lee más en función de tu calendario inverso. Usa títulos como “1 mes fuera”, “Semana de”, “Día antes”, etc.
4. Agrega tareas a cada sección y asegúrate de que cada tarea tenga una fecha de vencimiento, un responsable, archivos adjuntos pertinentes y una descripción clara para que todos sepan quién hace qué y cuándo.
5. El día del evento, puedes usar Asana para visualizar tu agenda si agregas tareas con horas de entrega en cada paso, incluido el orden, la llegada de los proveedores, la llegada de los invitados, la cena, etc. A medida que el evento avanza, el equipo puede finalizar las tareas desde un dispositivo móvil para asegurarse de que todo se realice a tiempo.

Descarga el app Asana para iOS o [Android](https://play.google.com/store/apps/details? id=com.asana.app&hl=en) para lograr una coordinación sin contratiempos el día del evento entre tú y tu equipo de planificación de eventos.

Sacar más partido a la planificación de eventos

Hacer un seguimiento de los patrocinios

Puedes hacer fácilmente un seguimiento de los patrocinadores del proyecto del evento. Con una tarea para cada patrocinador, puedes utilizar las subtareas para supervisar cada paso del proceso, incluidos los contactos, los materiales y las llamadas telefónicas de promoción, los contratos, los activos de los patrocinadores como logotipos y lemas. Puede ser una excelente fuente para obtener ideas para los patrocinadores y dar seguimiento al progreso de la recaudación de fondos para el evento. Revisa nuestro ejemplo de seguimiento de cuentas para darte una idea.

Copiar un proyecto de evento

Si deseas organizar una serie de eventos o el mismo evento periódicamente, puedes crear una plantilla de proyecto para duplicar. Agrega elementos a la plantilla sobre la base de la experiencia adquirida en los eventos anteriores. Realiza una copia del proyecto para cada evento nuevo de la serie. El uso de plantillas también facilita la entrega de la planificación de eventos a medida que los estudiantes se gradúan.

Dar seguimiento a la lista de invitados

Controla la lista de invitados en Asana. Utiliza un formulario de Google para que los invitados confirmen su asistencia e intégralo al proyecto de tu evento o a un nuevo proyecto de Asana. Cuando los invitados confirmen su asistencia, sus nombres se mostrarán como una tarea en Asana. Incluso puedes utilizar este proyecto a modo de lista de recepción. A medida que cada invitado llegue al evento, marca la tarea como finalizada desde un dispositivo móvil.

Gestionar proveedores externos

Utiliza tu proyecto para gestionar las interacciones con los proveedores externos. Crea una tarea para cada proveedor y subtareas para cada paso del proceso, como obtener un presupuesto, finalizar el contrato, confirmar el cronograma y pagar las facturas. Cuando recibas una factura en tu email, usa el reenvío de email para crear una tarea en Asana.

Atrás quedaron los días de gestionar un evento con un portapapeles o simplemente por email. Con Asana, tu equipo estará organizado y preparado para el próximo evento, lo que garantizará que los asistentes vivan la mejor experiencia posible.