Planificación de eventos universitarios

En general, la planificación de eventos universitarios conlleva mucho estrés, demasiadas tareas pendientes, un montón de email y muchas más fechas límites de las que se pueden cumplir. Ya sea que el próximo evento tenga 10 o 10 000 asistentes, Asana es la herramienta perfecta de planificación de eventos para colaborar con los compañeros de clase y asegurarse de que el evento se realice sin problemas.

Configurar el proyecto del evento

  1. Crea un nuevo proyecto para el evento. Asigna al proyecto un nombre descriptivo como “Hackatón de otoño” o “Concierto a beneficio”. Agrega una descripción del proyectodescripción del proyecto La descripción del proyecto es un lugar donde se presentan a los compañeros de equipo los objetivos y una descripción general de un proyecto. Lee mas con información general de alto nivel.
  2. Invita a otros compañeros de clase y a los demás planificadores de los eventos para que sean miembros del proyectomiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas de modo que todos puedan asignar y completar tareas, así como seguir las actualizaciones importantes.
  3. Organiza tu cronograma de planificación de eventos con seccionessecciones Las secciones permiten a los equipos organizar las listas de tareas. Puedes dividir los proyectos o la lista Mis tareas en función de categoría, etapa del flujo de trabajo o prioridad. Lee mas en función de tu calendario inverso. Usa títulos como “1 mes fuera”, “Semana de”, “Día antes”, etc.
  4. Agrega tareas a cada sección y asegúrate de que cada tarea tenga una fecha de vencimiento, un responsable, archivos adjuntos pertinentes y una descripción clara para que todos sepan quién hace qué y cuándo.
  5. El día del evento, puedes usar Asana para visualizar tu agenda si agregas tareas con horas de entrega en cada paso, incluido el orden, la llegada de los proveedores, la llegada de los invitados, la cena, etc. A medida que el evento avanza, el equipo puede finalizar las tareas desde un dispositivo móvil para asegurarse de que todo se realice a tiempo.

Descarga la aplicación Asana para iOS o [Android](https://play.google.com/store/apps/details? id=com.asana.app&hl=en) para lograr una coordinación sin contratiempos el día del evento entre tú y tu equipo de planificación de eventos.

Planifica tus eventos universitarios con proyectos de Asana

Sacar más partido a la planificación de eventos

Hacer un seguimiento de los patrocinios

Puedes hacer fácilmente un seguimiento de los patrocinadores del proyecto del evento. Con una tarea para cada patrocinador, puedes utilizar las subtareas para supervisar cada paso del proceso, incluidos los contactos, los materiales y las llamadas telefónicas de promoción, los contratos, los activos de los patrocinadores como logotipos y lemas. Puede ser una excelente fuente para obtener ideas para los patrocinadores y dar seguimiento al progreso de la recaudación de fondos para el evento. Revisa nuestro ejemplo de seguimiento de cuentas para darte una idea.

Copiar un proyecto de evento

Si deseas organizar una serie de eventos o el mismo evento periódicamente, puedes crear una plantilla de proyecto para copiar. Agrega elementos a la plantilla a partir de la experiencia adquirida en los eventos anteriores. Haz una copia del proyecto para cada evento nuevo de la serie. El uso de plantillas también facilita pasar la planificación de los eventos a medida que los estudiantes se gradúan.

Dar seguimiento a la lista de invitados

Controla la lista de invitados en Asana. Utiliza un formulario de Google para que los invitados confirmen su asistencia e intégralo al proyecto de tu evento o a un nuevo proyecto de Asana. Cuando los invitados confirmen su asistencia, sus nombres se mostrarán como una tarea en Asana. Incluso puedes utilizar este proyecto a modo de lista de recepción. A medida que cada invitado llegue al evento, marca la tarea como finalizada desde un dispositivo móvil.

Gestionar proveedores externos

Utiliza tu proyecto para gestionar las interacciones con los proveedores externos. Crea una tarea para cada proveedor y subtareas para cada paso del proceso, como obtener un presupuesto, finalizar el contrato, confirmar el cronograma y pagar las facturas. Cuando recibas una factura en tu email, usa el reenvío de email para crear una tarea en Asana.

Atrás quedaron los días de gestionar un evento con un portapapeles o simplemente por email. Con Asana, tu equipo estará organizado y preparado para el próximo evento, lo que garantizará que los asistentes vivan la mejor experiencia posible.

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Cómpralo ahora

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Ingresar con tu email de trabajo

Este email parece ser un email personal. Si deseas conectarte con tu equipo, usa tu email de trabajo.

Ingresar un email de trabajo

¿Por qué preguntamos? Continuar con mi email

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Agregar enlace a

Error: Selecciona un espacio de trabajo antes de agregar el enlace


Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.