Asana para equipos de Ventas y Gestión de Cuentas

Los equipos que gestionan cuentas de clientes dependen de herramientas que van desde los emails a Salesforce, pero aun así, no siempre tienen un lugar central en el cual planificar y ejecutar el trabajo necesario para entregar valor en las distintas etapas del proceso. Con los consejos de este artículo se muestra cómo pueden usar Asana los equipos que trabajan con cuentas de clientes.

Consejos generales para proyectos de Gestión de Cuentas

Estos consejos se desarrollan en base a nuestras mejores prácticas para gestión de proyectos en general para ayudar a los equipos de Ventas y Gestión de Cuentas a entregar traspasos, gestionar comunicaciones entre distintas plataformas y dar seguimiento a acciones pendientes. Estos consejos te ayudarán a empezar con el seguimiento de canales o la gestión de cuentas en general.

Captura de pantalla de un ejemplo de flujo de trabajo para asistencia con relación a un negocio de preventa y sobre cuáles son las funciones de Asana que te ayudan a pasar por cada etapa

Un flujo básico de gestión de cuentas

Para cada etapa del proceso de preventa hay una función de Asana que te puede ayudar a hacer que tu trabajo avance.

Captura de pantalla de la integración entre Asana y Salesforce en la que se muestra una tarea pendiente de una cuenta en Salesforce que se transforma en una tarea de Asana

Integra a Salesforce con Asana

  1. Integra a Salesforce con Asana para ajustar a escala y automatizar los procesos para cuentas nuevas y mejores traspasos. La información se sincroniza entre Asana y Salesforce para que ambas estén actualizadas.
  2. Si tienes manuales de estrategias para los clientes e iniciativas de ventas que repites con frecuencia, crea plantillas personalizadas para ahorrar tiempo y asegurarte de que los traspasos sean impecables.
  3. Comienza con nuestras plantillas para proyectos de Ventas o plantillas para proyectos de Éxito del Cliente para ahorrar tiempo y recibir consejos para organizar tus propias plantillas personalizadas.

Gif sobre cómo configurar un campo personalizado en un proyecto de canales en Asana y cómo usarlo para ordenar tu proyecto por campos

Si no usas una herramienta para gestión de las relaciones con los clientes, puedes probar nuestra plantilla para seguimiento de cuentas.

Captura de pantalla de cómo usar la integración de Asana para Outlook o Gmail para crear tareas, agregar comentarios y mucho más con los emails

Asana e emails

Asegúrate de que los detalles importantes de los clientes y las acciones pendientes no se pierdan entre los emails. Integra las cuentas de Gmail o Outlook para transformar las conversaciones por email directamente en tareas y comentarios de Asana.

Consejos para proyectos de incorporación de clientes

La incorporación de clientes es un momento crítico en el que tu equipo puede brillar y entregar valor rápidamente. Una de las mejores formas de hacerlo es preparar un proyecto para la incorporación de clientes. A continuación, te mostramos cómo puede ayudar Asana:

Captura de pantalla de un proyecto de agenda de reuniones de Asana para una reunión con un cliente

  • Crea una plantilla para incorporaciones, para poder poner todo en marcha más rapido con los pasos correctos para cada cliente. Por ejemplo, con la integración con Salesforce, puedes generar automáticamente un proyecto de incorporación de clientes desde una plantilla en Asana cuando una oportunidad de Salesforce avanza hacia la sección Cerrado y ganado.
  • Considera invitar a tus clientes a incorporarse a los proyectos en Asana para que puedan acceder a los materiales de capacitación, ver los vencimientos y comunicarse con tu equipo en un solo lugar sin que nada se pierda por email.
  • Crea una sección para agendas de reuniones en tu proyecto para agregar y compartir los temas que desees tratar en tu próxima reunión.
  • Si una tarea de otro proyecto fuera útil como para incluirla en el proyecto de incorporación, puedes agregar la tarea a múltiples proyectos sin duplicar el trabajo.
  • Usa la aplicación móvil de Asana para capturar cualquier tarea pendiente que se pueda hacer rápido como una tarea del proyecto de incorporación, notas o detectar trabajo relevante durante las reuniones en la oficina.

Consejos para proyectos de comentarios de clientes

A medida que tus relaciones con los clientes se fortalecen, probablemente te interese recibir comentarios relevantes para ayudarte a hacer mejoras, solucionar errores y planificar un trayecto con más detalles orientados a los clientes. A continuación, te mostramos cómo se puede ver eso en Asana:

GIF en el que se muestra cómo ordenar un proyecto de comentarios de clientes en Asana por comentarios indicadores de sentimientos a simple vista

  • Da seguimiento de manera uniforme y detecta tendencias gracias a los campos personalizados y a la función para ordenar. Por ejemplo, puedes crear un campo personalizado para dar seguimiento a la cantidad de clientes que informan el mismo comentario o un campo desplegable con las opciones de comentarios “positivos”, “neutros” o “negativos”.
  • Si los comentarios exigen tomar medidas de inmediato, asigna la tarea y otórgale una fecha de entrega. La tarea ya tendrá todo el contexto necesario para que el responsable pueda resolverla rápidamente.
  • Crea un formulario para facilitar aún más que los clientes aporten sus comentarios. Una vez enviado, el formulario se transformará en una tarea del proyecto de comentarios para que puedas tomar las medidas necesarias.
  • Comparte el proyecto con los involucrados de otros departamentos de tu organización. Invita a alguien de tu equipo de Productos, por ejemplo, para que pueda incluir detalles de los clientes en sus procesos de planificación. También podrías darles seguimiento si crearas un campo personalizado que indicara para qué equipo podrían ser relevantes los comentarios.

Más recursos para equipos de Ventas, Éxito del Cliente y Gestión de Cuentas

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes responden a sus respectivos clientes con Asana? Mira estos recursos:

Recursos Enlace
Plantillas para equipos específicos Busca plantillas de Ventas o busca plantillas para Éxito del Cliente 
Tutorial de video Mira: Cómo usar Asana
Caso de uso Lee cómo GoSpotCheck y Stride gestionan la experiencia del cliente con Asana
Conéctate con la Comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad 

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.