Integración de nuevos clientes

Integrar nuevos clientes implica mucha coordinación. Entre los email, las hojas de cálculo y la coordinación entre los equipos, son muchas las oportunidades para que algo se escape de las manos. Monitorea el trabajo de tu equipo para integrar y gestionar clientes con Asana. Mantendrás una comunicación clara y constante con tus clientes de modo que la relación continúe creciendo.

Cómo crear tu proyecto de plantilla de implementación del cliente

Configurarás dos proyectos: uno para uso interno de tu equipo y otro para el uso entre tu equipo y el cliente.

Proyectos de incorporación interna y externa para clientes y gerentes de cuenta

Primera parte: crear un proyecto a partir de una plantilla de implementación de clientes

Este proyecto será solo para uso interno de tu equipo a fin de que la integración del cliente se ajuste a lo planeado.

  1. Crea un nuevo proyecto para usar como tu plantilla de implementación de clientes para duplicar. Name the project “Internal implementation.” (And every time you create a new project from the template, change the name to start with your client’s name.)
  2. Crea tareastareas Las tareas son la unidad de trabajo básica de Asana. Las tareas pueden representar cualquier tipo de trabajo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o guardar información. Lee mas que cubran todos los pasos generales de la integración del cliente. Estos varían ampliamente según la organización, pero aquí hay algunos ejemplos generales:

    • Firmar el contrato
    • Establecer los contactos de la cuenta principal
    • Cargar los datos del cliente
    • Desarrollar un manual de estrategias
      • Reúnete con tu equipo para garantizar que todos los pasos de integración se reflejen en el proyecto.
  3. Crea secciones de la primera parte para categorizar los pasos de integración. Tan solo escribe dos puntos (:) después del nombre de la tarea.
  4. Para cualquier tarea que se aplique a la implementación externa del proyecto (consulta la segunda parte), puedes [guardar tareas en múltiples proyectos]. Escribe Tab + P y haz clic en el botón + para agregar otro proyecto.
  5. Cuando hayas creado tu plantilla de implementación interna, solicita a tus compañeros que creen un nuevo proyecto desde una plantilla personalizada cada vez que incorporen a un nuevo cliente y cámbiale el nombre para que coincida con el nombre del cliente. Asimismo, actualiza las tareas o sus descripciones para que coincidan específicamente con el nombre del cliente y los procesos.
  6. Invita a las partes interesadas internas y relevantes como miembros del proyecto para que puedan hacer un seguimiento de su trabajo con el cliente dentro del proyecto y proporcionar actualizaciones de estado cuando sea necesario.

Crea una plantilla de implementación interna en Asana para duplicar

Segunda parte: crear un proyecto a partir de una plantilla de implementación externa

Debes compartir esta plantilla con el cliente para que pueda comprobar el progreso de su integración y enviar a tu equipo las tareas y preguntas que surjan sobre la marcha.

  1. Crea un equipo denominado “Gestión de cuenta” o “Cuentas del cliente”. Este equipo se encontrará donde almacenes todos los proyectos de las cuentas e implementación de clientes.
  2. Crea un nuevo proyecto. Nombra al proyecto “Implementación externa”.
  3. Agrega una descripción del proyectodescripción del proyecto La descripción del proyecto es un lugar donde se presentan a los compañeros de equipo los objetivos y una descripción general de un proyecto. Lee mas que explique las diferentes secciones en el mismo, la información de contacto del administrador de la cuenta y (si lo deseas) un enlace a la Guía (/guide) si los clientes tienen preguntas sobre Asana.
  4. Crea seccionessecciones Las secciones permiten a los equipos organizar las listas de tareas. Puedes dividir los proyectos o la lista Mis tareas en función de categoría, etapa del flujo de trabajo o prioridad. Lee mas y nómbralas “referencia”, “pregunta abierta” y “elementos de acción”. Crea las tareas en función de la base de tus clientes. Por ejemplo, quizás tengas tareas para una reunión inicial, carga de datos, etc.
  5. Al igual que con la implementación interna, guarda el proyecto como una plantilla. Una vez creado, haz hacer clic en el menú del título del proyecto y selecciona Guardar como plantilla. Asegúrate de que tus compañeros de equipo creen proyectos nuevos de implementación externa desde la plantilla en lugar de reinventarlos desde cero.
  6. Cuando se haya creado el proyecto, puedes duplicar la planilla para cada cuenta nueva y comenzar a invitar al cliente y a tus compañeros de equipo como miembros del proyecto (pero serán invitados en tu organización). Desde tu equipo, también invitarás al administrador de cuenta y a las otras partes interesadas relevantes como project members de manera que puedan agregar tareas, hacer un seguimiento del progreso y ofrecer actualizaciones de estado según sea necesario.
    • Cada cliente individual podrá ver los proyectos a los cuales está invitado dentro del equipo, de manera que no pueda ver la información de otras cuentas.
  7. Para agregar tareas desde un proyecto interno como referencia en este proyecto para los clientes, teclea Ctrl/Cmd + P en la tarea y después escribe el nombre del proyecto externo. Solicita al cliente que agregue tareas en la sección de “preguntas abiertas” para ponerse en contacto contigo. Agrega tareas a los “elementos de acción” cuando haya trabajo para tu equipo o para el cliente o si tienes elementos de seguimiento de las llamadas o reuniones.
  8. Usa Asana como repositorio central para compartir archivos, comunicar actualizaciones de estado, coordinar reuniones con tu cliente, solicitar trabajo y comunicación en general.
  9. Usa la vista de progreso para publicar las actualizaciones de estado de manera que los compañeros de equipo y los clientes puedan ver cómo progresa la incorporación.

Crea una plantilla de implementación externa en Asana para duplicar

Tercera parte: inicio con el cliente

Ahora que invitaste a tu cliente al proyecto externo, tendrías que dirigir una reunión de presentación donde ambos equipos puedan decidir la manera en la que colaborarán en Asana. Ahora puedes mostrarles los aspectos básicos del uso de Asana, como la creación de tareas y la comunicación eficaz. También puedes explicar qué información se incluirá en el proyecto, cómo publicar las actualizaciones de estado y dónde hacer preguntas y enviar solicitudes para tu equipo.

Consejos para gestionar tus proyectos de plantilla de implementación del cliente

Seguir el progreso con el Panel

A medida que publicas actualizaciones de estado regulares para los proyectos de tu cliente, puedes usar el Panel para ver el progreso de los proyectos. El Panel es especialmente útil para que los administradores de cuentas mantengan todas sus cuentas en una vista. Puedes usar la clasificación para identificar rápidamente las cuentas que necesitan más atención o aquellas que avanzan sin problemas.

Creación de informes con Google Sheets

Ya que los proyectos de incorporación interna son todos similares, usar la creación de informes de panel en Google Sheets puede ser una manera útil de comparar todos tus proyectos de incorporación para ver qué clientes avanzan sin problemas y aquellos que necesitan más atención. Puedes crear informes y visualizaciones personalizados a partir de datos del proyecto de Asana para comprender el tiempo que lleva incorporar clientes, el modo en que cada compañero de equipo contribuye a una integración y cuáles son las áreas que deben mejorarse.

Usa dependencias

Después de construir tus proyectos de integración interna y externa, puedes usar dependencias para mostrar en qué tareas hay trabajo pendiente. Cuando se finalice la tarea que esperas, recibirás una notificación de que la próxima tarea en el flujo de trabajo está lista para empezar. Tanto tu equipo como los clientes pueden ver si hay alguna demora y cuándo puede comenzar el trabajo en el próximo paso. Por ejemplo, si no puedes cargar los datos de un cliente hasta que llene un formulario de incorporación, el cliente podrá ver que estás esperándolo, sin necesidad de molestarlo.

Agregar campos personalizados

Agrega campos personalizados a cualquier proyecto (e incluso puedes incorpóralos a tus plantillas) para clasificar, filtrar e indicar información adicional en Asana. Puedes usar los campos personalizados para mostrar la prioridad y la etapa del trabajo y recopilar información de contacto con los campos de texto, estado de la cuenta, tipo de cuenta y mucho más. Dar seguimiento mediante campos personalizados resulta fácil para tu equipo y para los clientes finales. Además, permite recopilar información de manera uniforme.

Una vez hecho el seguimiento de todo el trabajo en Asana entre el cliente y tú, todos sabrán quién está haciendo qué y para cuándo. Puedes invertir tiempo en trabajar arduamente para construir una relación más sólida con tus clientes que continúe creciendo. Todo esto sin que crezca el volumen de tu bandeja de entrada.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.