Seguimiento de cuentas

Es importante realizar una gestión confiable de las cuentas y de los equipos de ventas y satisfacción. Con Asana, puedes supervisar fácilmente a tus candidatos y clientes, ver el estado de sus cuentas y saber quién se encarga de cada una de ellas.

Cómo crear un proyecto de seguimiento de cuentas

  1. Crea un nuevo proyecto. Nómbralo “Supervisión de cuentas”. Agrega el proyecto a tu equipo de ventas o de satisfacción.
  2. Crea campos personalizados basados en etapas del canal o de los clientes. Para Ventas, el enfoque sería según el proceso comercial. Por otra parte, para Satisfacción del cliente, el enfoque sería según el tamaño del equipo o la etapa del ciclo de vida. Para crear campos personalizados, haz clic en el enlace azul Agregar campos personalizados que se encuentra en la parte superior del proyecto. Una vez creados los campos personalizados, cambia la vista para ordenarla por campo personalizado.
    • No olvides agregar también un campo para las oportunidades potenciales sin respuesta o para las cuentas cerradas y así puedas monitorearlas con el conocimiento que están inactivas.
  3. Crea una plantilla de tarea para que tus compañeros de equipo la dupliquen y la nombren: “PLANTILLA, DUPLÍCAME - Nueva cuenta”. Crea una tarea para cada cliente. Es probable que no marques estas tareas como finalizadas mientras continúe la relación comercial. No pasa nada si no lo haces, ya que no hace falta que todas las tareas de Asana se marquen de inmediato.
    • También puedes crear subtareas en la plantilla de la tarea para supervisar actividades regulares que efectúas en cada cuenta.
  4. En el momento en que la cuenta tenga un encargado, asigna la tarea a dicha persona para que todo el mundo sepa quién está a cargo de la relación comercial.
    • Si el encargado de la cuenta cambia, reasígnala al nuevo encargado.
  5. Usa descripciones de las tareas, comentarios y archivos adjuntos para agregar anotaciones y archivos relevantes de la cuenta a lo largo de su ciclo de vida. Cualquiera puede conocer el estado de la cuenta y obtener más información sobre ella.
  6. Una vez que lo crees, guarda el proyecto como una plantilla haciendo clic en el menú del título del proyecto y selecciona “Guardar como plantilla”. Si deseas usar la plantilla en cada cuenta nueva, puedes hacerlo fácilmente creando un nuevo proyecto y seleccionándola en la pestaña Plantillas.

Los equipos de ventas y satisfacción pueden usar Asana para dar seguimiento a las cuentas

Consejos para gestionar tu proyecto de seguimiento de cuentas

Integrar Salesforce en Asana

Usa cualquiera de nuestras integraciones de socios Salesforce para sincronizar datos y procesos entre Asana y Salesforce para acelerar así el ciclo de vida de las ventas. Tanto los equipos de ventas como los ajenos a este departamento podrán disponer de una única fuente de información confiable y trabajar en la herramienta correspondiente a sus flujos de trabajo.

Personalizar la vista de lista

Puedes personalizar la vista en un proyecto para ordenar las tareas de supervisión de cuentas. Puedes, por ejemplo, ordenarlas alfabéticamente, por encargado, por campo personalizado o por tareas completas/incompletas. De este modo, podrás ver rápidamente las cuentas por nombre o propietario, si son acuerdos abiertos o cerrados, etc.

Vista personalizada resaltada en el menú desplegable

Sacar más partido a los campos personalizados

Si necesitas más métodos para filtrar u organizar cuentas, crea más campos personalizados en tu proyecto de supervisión de cuentas. A continuación, algunas propuestas de campos adicionales:

  • Tamaño de cuenta
  • Salud de la cuenta
  • Ubicación geográfica
  • Sector

Informes de búsqueda avanzada

Si necesitas personalizar cómo se ven las cuentas, usa la búsqueda avanzada. Por ejemplo, establece los criterios de búsqueda para ver las operaciones exitosas de un miembro específico del equipo de ventas, actualizar las oportunidades creadas en este trimestre, las cuentas correspondientes a un miembro del equipo o a un campo personalizado y más. Puedes guardar tus informes en el menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas para acceder a ellos en cualquier momento.

Comienza enseguida a crear informes de búsqueda avanzada en forma fácil con nuestro artículo sobre informes

Configurar un formulario web

Importa la información de las oportunidades potenciales a Asana creando un formulario de Wufoo o un formulario de Google para que los candidatos o los clientes lo rellenen. Una vez enviado, la información contenida en cada campo del formulario web quedará mapeada automáticamente en una tarea de Asana para que dispongas de ella. Puedes incluso crear campos en el formulario web que coincidan con los campos personalizados de Asana.

Reenvío de email a Asana

Si usas el email para hablar con tus clientes, puedes hacer accionables las conversaciones creando tareas de seguimiento con nuestras integraciones con el email de Gmail y Outlook directamente desde tu bandeja de entrada. También puedes reenviar correspondencia importante a Asana para mantenerla en un proyecto en lugar de intentar gestionar todo desde tu bandeja de entrada del email. De ese modo, es más fácil encontrar y conectar con otros trabajos cuyo seguimiento haces en Asana.

Si quieres acordarte de realizar seguimiento a un email, activa la función Seguir tareas del Panel derecho en Ajustes de mi perfil. Acto seguido, puedes crear una tarea de seguimiento haciendo clic en el botón de acciones de tarea de la parte superior del panel derecho y seleccionar Crear tarea de seguimiento.

Usar Asana para la supervisión de cuentas es una solución eficaz para gestionar la información de las cuentas y el trabajo que tienes que hacer en cada una de ellas. Tú y tu equipo tendrán una idea clara del historial de las cuentas y podrán planificar oportunidades para el futuro.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.