Gestión de proyectos

Cada equipo usa Asana para gestionar los proyectos de una forma un poco diferente, pero estos consejos son un excelente punto de partida para aprender los conceptos básicos, ya que te darán una idea de todo lo que puedes hacer una vez que tengas algunos proyectos a cargo.

¿Crear un proyecto, una tarea o una subtarea?

Antes de que empieces a crear algo, ten en cuenta lo siguiente: sabemos que los clientes se preguntan si deben crear un proyecto, una tarea o subtarea cuando agregan trabajo a Asana. A continuación te ofrecemos un marco rápido e imágenes para ayudarte a decidir rápidamente:

• Crea un proyecto para el trabajo que demanda gran dedicación y coordinación, con muchos pasos y participantes, además de la necesidad de poder visualizarlos en diferentes vistas (como una campaña, lanzamiento/evento o un proceso/calendario editorial).
• Crea una tarea si intentas capturar una tarea en particular para una persona, que se puede realizar en unos pocos minutos o días de trabajo (como escribir un blog o corregir un error); y que también quieras poder visualizarla con diferentes vistas.
• Crea una subtarea para desglosar una tarea en partes más pequeñas o dividir el trabajo (como una subtarea para revisar las palabras clave de SEO de un blog o investigar con qué frecuencia se producen errores) y solo las necesitas en vista de tarea. (¡Pero presta atención si tienes más de 5 subtareas o varios niveles de subtareas!)

Lee más consejos aquí si quieres obtener una explicación más detallada de este marco.

1. Crear un proyecto

Estos conceptos básicos te ayudarán a comprender cómo crear y usar un proyecto, lo que será un gran paso para que tu equipo abandone las obsoletas hojas de cálculo, las cadenas de emails confusas y las reuniones interminables para tratar de obtener la información y estar alineados.

• Crea un proyecto. Los proyectos se encuentran dentro de un equipo en Asana e incluyen grupos de tareas relacionadas entre sí. Puedes usarlos prácticamente para todo: desde proyectos con fechas límite (como el lanzamiento de un producto) hasta procesos en curso (como la gestión de un calendario editorial) y hasta para dar seguimiento a toda la información (por ejemplo, solicitudes de diseño nuevas). Puedes cambiar entre las vistas de Lista, Tablero, Cronograma y Calendario en cualquier momento.
• Ahorra tiempo con una plantilla. Nuestras plantillas se basan en algunos de los flujos de trabajo más usados y exitosos de Asana. Aportan recomendaciones acerca de cómo configurar un proyecto y mover tus tareas a través del flujo de trabajo. También puedes crear tu propia plantilla.

2. Organizar tu proyecto

Una vez que hayas creado el proyecto, otórgale una estructura para mantener todo organizado y fácil de repasar.

• Agrupa las tareas relacionadas con las secciones. Puedes crear secciones para organizar las tareas por plazos, etapas de trabajo, tipos de tarea y mucho más.
• Deja en claro las responsabilidades al asignar las tareas y ponerles una fecha de entrega. De esa manera, todos sabrán sus responsabilidades y cuándo deberán realizar el trabajo.
• Usa los campos personalizados para capturar más detalles. Los campos personalizados son similares a las columnas de una hoja de cálculo: dan seguimiento a los detalles de las tareas mientras te permiten filtrar y ordenar las tareas. Puedes crear campos para cada estado, prioridad, costo y mucho más.
• Ordena, filtra y guarda la vista del proyecto. Si no quieres ver las tareas finalizadas en la lista del proyecto o quieres ver el proyecto en la vista de Calendario de forma predeterminada, usa la [barra de herramientas del proyecto] para filtrar, ordenar y guardar la vista del proyecto de acuerdo a tus preferencias.

3. Crear el programa de un proyecto

Ahora que tu proyecto está creado, Asana puede ayudarte a crear el programa y flujo de trabajo del proyecto para que tu equipo pueda desarrollar su trabajo de principio a fin sin problemas.

Cómo hacerlo:

• Establece el plan de tu proyecto con el Cronograma para obtener una vista al estilo de un diagrama de Gantt y así poder planificar y visualizar cada paso de tu proyecto. Puedes ver fácilmente la duración, la fecha de entrega y las dependencias de las tareas y moverlas con facilidad a fin de eliminar superposiciones y conflictos.
• Asegúrate de que el trabajo empiece en el momento correcto con las dependencias. Si estás a la espera de que un compañero termine su trabajo, Asana puede ayudarte a realizar un seguimiento de estado para que puedas empezar con tu parte del trabajo en el momento adecuado. Esto significa que pasarás menos tiempo intentando averiguar el estado de la tarea y no tardarás en darte cuenta cuando esté terminada. Define fácilmente las dependencias entre las tareas con el Cronograma.
• Divide el trabajo en subtareas (si es necesario). Muchos clientes nos preguntan por qué las tareas solo pueden tener un responsable. Es para asegurarnos de que las responsabilidades estén claras. Pero si una tarea conlleva trabajo previo, pasos adicionales o necesitas hacer una pregunta rápida a otro compañero de equipo para poder finalizarla, las subtareas te ayudan a dividirla en partes más gestionables y asignar a los responsables de cada una en el proceso.
• Crea un resumen del proyecto para poder compartir el brief del proyecto con el equipo justo donde se encuentran los planes y las tareas; y aclara los roles de los proyectos para poder consultarlos en cualquier momento.

4. Avanzar con tu trabajo

Asana se volverá una herramienta mucho más poderosa para la gestión de proyectos a medida que tu equipo empiece a colaborar. Puedes entregar fácilmente actualizaciones de estado que tengan relación con el trabajo que tu equipo está haciendo y solo recibirás notificaciones sobre lo que a ti te resulte más importante.

Cómo hacerlo:

• A medida que las tareas progresan (o se bloquean) comenta en las tareas para aportar actualizaciones y que sus colaboradores sepan cuál es el estado del trabajo, o para responder consultas o hacer comentarios.
• Usa los datos del proyecto para generar gráficos Burn-up de trabajos terminados e informes sobre el progreso y brindar actualizaciones de estado. También puedes @mencionar tareas, proyectos y compañeros de equipo para agregar contexto y elogiar a los compañeros. Todos los miembros del proyecto serán notificados y podrán comentar la actualización.
• Crea los hitos de una tarea para marcar los principales objetivos del proyecto y mostrar las fases más importantes del progreso de ese proyecto. Así, tu equipo sabrá qué objetivos deben cumplir y los gerentes de proyectos podrán ver cómo avanzan con respecto a los hitos.
• Simplifica las revisiones y aprobaciones con nuestro flujo de aprobaciones. Si los activos visuales son parte de tu proyecto, haz que sea fácil recibir comentarios para darles seguimiento con la verificación.
• Agrega Reglas para automatizar los pasos manuales, por ejemplo, para asignar tareas, actualizar campos personalizados, mover las tareas finalizadas y mucho más. Ahorrarás tiempo y podrás confiar en que el proceso que se sigue es el correcto.
• Supervisa las actualizaciones de todos los proyectos con los Portafolios. Los portafolios son ideales para cualquier persona que desee gestionar varios proyectos o supervisar el progreso de iniciativas específicas en un solo lugar, en tiempo real.

5. Prepárate para tu próximo proyecto

¡Genial! Has logrado gestionar un proyecto en Asana de manera exitosa. Aun así, antes de ir al siguiente proyecto, tómate un momento para reflexionar sobre el mismo.

Cómo hacerlo:

• Ten en cuenta que Asana continúa mejorando la aplicación y lanzando nuevas funciones por lo que tu equipo seguirá realizando nuevos descubrimientos y encontrando nuevas formas de usar Asana. ¡Eso es normal, o mejor dicho, ideal!
• Toma todo lo que has aprendido en este proyecto e incorpóralo en una plantilla. De este modo, podrás evitar repetir los mismos errores y hacer que tu plan sea incluso más sólido la próxima vez.
• Archiva el proyecto. Ahora que has terminado el proyecto, archívalo para que puedas centrarte en las prioridades. Archivar un proyecto no elimina ninguna información, sino que solo lo retira de tu lista de proyectos.
• Celebra con tu equipo. En Asana hay un montón de pequeñas maneras de expresar gratitud como por ejemplo, por medio de reconocimientos y me gusta.

Recursos para la gestión de proyectos

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