Gestión de proyectos

Cada equipo usa Asana para gestionar los proyectos de una forma un poco diferente, pero independientemente del tema sobre el que trabajes, hay cosas que todos los equipos pueden hacer para ayudar a que los equipos funcionen sin problemas. Consulta el artículo y accede a más información con nuestros recursos que se encuentra a continuación..

1. Crear un proyecto

Las notas rápidas, las pizarras y las hojas de cálculo son bastante fáciles de usar para planificar proyectos, pero son herramientas manuales por lo que quedan rápidamente desactualizadas. Asana no solo facilita la lluvia de ideas y la planificación, sino que también es lo suficientemente potente como para que puedas seguir administrando tu trabajo, tus proyectos y tareas desde un mismo sitio cuando quieras convertir los planes y las ideas en una realidad.

Cómo hacerlo:

  • Crea un proyecto. Los proyectos se desarrollan dentro de un equipo en Asana y contienen tareas. Puedes usarlos para rastrear grandes objetivos, flujos de trabajo rutinarios y procesos complejos, gestionar fechas límite o incluso organizar tus ideas. Tienes la opción de elegir una vista en forma de lista o tablero.
  • Ahorra tiempo con una plantilla. Nuestras plantillas se basan en algunos de los flujos de trabajo más usados y exitosos de Asana. Tienen recomendaciones acerca de cómo configurar un proyecto y mover tus tareas a través del flujo de trabajo.

GIF acerca de cómo acceder a la creación de proyectos y a las plantillas en Asana

2. Organiza tu proyecto

Una vez creado el proyecto, agrégale una estructura. Cuando las personas involucradas tienen claro quién hace qué, los miembros del equipo pueden comenzar su parte del trabajo y lograr que el proyecto avance.

Cómo hacerlo:

  • Usa secciones o columnas para organizar tus tareas dentro de un proyecto. Puedes organizarlas por fechas límite, etapas de trabajo, marcos temporales y mucho más.
  • Asigna tareas y fechas de entrega. Los proyectos fracasan cuando no está claro quién está a cargo de qué, especialmente si los miembros del equipo no saben cuando tienen que terminar el trabajo. Sin mencionar el tiempo que se invierte en gestionar el trabajo y los posibles malentendidos.
  • Usa los campos personalizados para dar seguimiento a las etapas, a las prioridades, a los detalles extra de las tareas y a mucho más. A medida que el trabajo avanza, úsalos para indicar el estado de las tareas.
  • Usa el Cronograma para obtener una vista con formato de diagrama de Gantt que te ayudará a planificar y visualizar cada paso de tu proyecto. Puedes ver fácilmente la duración y la fecha límite de las tareas para mover con facilidad los elementos a fin de eliminar superposiciones y conflictos.
  • Agrega reglas a los proyectos para automatizar los pasos manuales; por ejemplo para asignar tareas, actualizar campos personalizados y mucho más. Ahorrarás tiempo y podrás confiar en que el proceso que se sigue es el correcto.
  • Ordena y filtra projects to organize tasks by priority, progress, and more (like spreadsheet columns.)

Captura de pantalla de varias vistas de proyectos en Asana incluidos los cronogramas, los tableros y las vistas de las listas con las prioridades, los vencimientos, los archivos adjuntos y mucho más

3. Crea un programa para el proyecto

Ahora que tu proyecto está creado, establece prioridades, cronogramas y expectativas claras para tu equipo. Asana dispone de muchas funciones para desarrollar tu trabajo de principio a fin sin problemas.

Cómo hacerlo:

  • Marca las dependencias de tarea. Si estás a la espera de que un compañero termine su trabajo, Asana puede ayudarte a realizar un seguimiento de estado para que puedas empezar con tu parte del trabajo en el momento adecuado. Esto significa que pasarás menos tiempo intentando averiguar el estado de la tarea y no tardarás en darte cuenta cuando está terminada. Con el cronograma puedes mover las tareas con facilidad.
  • Crea subtareas para dividir el trabajo. Si una tarea conlleva muchos pasos o la colaboración de muchas personas, usa las subtareas para dividirla en partes más manejables y asignar a los responsables de cada una en el proceso.
  • Simplifica las revisiones y las aprobaciones con nuestro flujo de aprobaciones. Si los activos visuales son parte de tu proyecto, haz que sea fácil recibir comentarios para darles seguimiento con la verificación.
  • Para ver rápidamente todas las tareas de prioridad alta de un proyecto o las tareas de un proyecto organizadas por estado de progreso (y mucho más), ordena tu proyecto por campos personalizados.

Captura de pantalla de una tarea de Asana en la que se muestran con claridad los responsables, las fechas de entrega, las expectativas y las aprobaciones entre los involucrados

4. Comparte las actualizaciones de estado

Asana se volverá una herramienta mucho más poderosa para la gestión de proyectos a medida que tu equipo empiece a colaborar. Puedes entregar fácilmente actualizaciones de estado que tengan relación con el trabajo que tu equipo está haciendo y solo recibirás notificaciones sobre lo que a ti te resulte más importante. (Es mucho mejor que ir a reuniones de actualización de estado o revisar largas cadenas de emails.)

Cómo hacerlo:

  • A medida que las tareas progresan (o se bloquean) comenta en las tareas para aportar actualizaciones y que los seguidores sepan en qué posición está el trabajo o para responder consultas o hacer comentarios.
  • Escribe actualizaciones de estado en la pestaña Progreso de tu proyecto. Elige un color de estado y @menciona compañeros de equipo, tareas, otros proyectos y conversaciones para notificarles sobre la actualización de estado.
  • Supervisa las actualizaciones de los proyectos con los portafolios. Los portafolios son ideales para cualquier persona que desee gestionar varios proyectos o supervisar el progreso de iniciativas específicas en un solo lugar, en tiempo real.
  • Crea los logros de una tarea para marcar los principales objetivos del proyecto y mostrar las fases más importantes del progreso ese proyecto. Así, tu equipo sabrá qué objetivos deben cumplir y los administradores de proyectos podrán ver cómo avanzan con respecto a los logros.

GIF sobre ordenar un portafolios en Asana por campo personalizado de prioridad para identificar si se les está dando seguimiento a los proyectos o no.

Los portafolios, además, permiten solicitarles a los encargados de proyectos que emitan actualizaciones de estado en un solo clic. Solicitar actualización de estado. Los encargados de proyectos también pueden recibir una notificación automática para actualizar sus proyectos todas las semanas, a fin de garantizar que el progreso esté actualizado.

5. Prepárate para tu próximo proyecto

¡Genial! Has logrado gestionar un proyecto en Asana de manera exitosa. Aun así, antes de ir al siguiente proyecto, tómate un momento para reflexionar sobre este.

Cómo hacerlo:

  • Toma todo lo que has aprendido en este proyecto e incorpóralo en una plantilla. De este modo, podrás evitar repetir los mismos errores y hacer que tu plan sea incluso más sólido la próxima vez.
  • Archiva el proyecto. Ahora que has terminado el proyecto, archívalo para que puedas centrarte en las prioridades. Archivar un proyecto no elimina ninguna información, sino que solo lo retira de tu lista de proyectos.
  • Celebra con tu equipo. En asana hay un montón de pequeñas maneras de expresar gratitud como, por ejemplo, por medio de (me gusta y @menciones). El equilibrar el trabajo y la diversión con tu equipo te dará energía y te inspirará para que logren el próximo gran proyecto juntos.

Captura de pantalla de un unicornio volando a través de una pantalla en Asana para celebrar que se finalizó una tarea o que un trabajo se hizo bien.

Recursos para la gestión de proyectos

¿Quieres más consejos? ¿Más aprendizaje visual? ¿Quieres ver cómo gestionan sus proyectos otros clientes como tú? Revisa estos recursos:

Recursos para la gestión de proyectos Enlace
Plantilla para gestión de proyectos Usar plantilla
Tutorial de video Mira Cómo usar Asana
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Casos de uso y webinars Mira cómo todo tipo de clientes gestionan proyectos en Asana
Blog con consejos sobre gestión de proyectos Leer el blog
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.