Lanzamientos de productos

Cómo crear un proyecto para el lanzamiento de un producto en Asana

Hay algunas opciones para crear tu proyecto. Para empezar rápido:

  1. Comienza con nuestra plantilla para lanzamiento de producto y personalízala según las necesidades de tu equipo.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que gestionas los lanzamientos actualmente.
  3. Crea un proyecto único para cada uno de tus lanzamientos. En la sección de informes que sigue aprenderás a administrarlos en una misma vista.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto para lanzamiento desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza aquí.

Consejos para administrar tu lanzamiento

1. Planifica tu lanzamiento (y modifícalo a medida que sea necesario) con el cronograma

La mayoría de los planes de lanzamientos tienen muchos plazos importantes y dependencias durante su desarrollo hasta que se ponen en marcha. El cronograma te ayuda a planificar todo eso como parte de tu plan antes de empezar a trabajar para asegurarte de que todas las piezas encajen y el lanzamiento salga perfecto.

GIF de creación de plan de proyecto con la función de cronograma de Asana

Cómo crear tu plan con el Cronograma:

  1. Crea tareas para todo lo pendiente para tu lanzamiento en la “Vista de lista”.
  2. Haz clic en la pestaña Cronograma ubicada en la parte superior de tu proyecto para cambiar a la “Vista de cronograma”.
  3. Programa tareas arrastrándolas y soltándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
  4. Agrega fechas de inicio y entrega para que los responsables puedan calcular mejor el tiempo de trabajo con relación al vencimiento.
  5. Si las tareas deben realizarse en un orden específico, crea dependencias entre ellas colocando el cursor sobre una tarea y luego arrastrándola hacia la tarea relacionada.

Cuando el trabajo ya está en curso, el cronograma también puede ayudarte a solucionar conflictos rápidamente antes de que se frustren tus planes. Por ejemplo, si conseguir participantes beta tarda más de lo esperado, puedes cambiar las tareas dependientes en el cronograma. Los responsables de las tareas recibirán automáticamente una notificación en la que se indicará que los plazos fueron modificados. Así, el trabajo se empezará a tiempo, sin generar confusión, reuniones extra ni grandes problemas cuando ya sea demasiado tarde.

2. Haz que la comunicación sea más clara con las actualizaciones de estado centralizadas

Debido a que para los lanzamientos se necesita de la colaboración de muchos departamentos, puede ser muy tentador incluir a todos en cada reunión o cadena de emails. Sin embargo, en realidad, se pueden generar más malentendidos y pérdidas de tiempo.

Captura de pantalla publicación de actualización de estado en la Vista de progreso en Asana @mencionando tareas y personas involucradas

Para evitar eso, designa a un compañero de equipo como encargado de actualizar regularmente el estado de las tareas en la Vista de progreso. Estas actualizaciones le llegarán a cada miembro del proyecto y se mostrarán en un portafolio. Puedes @mencionar a compañeros de equipo, tareas y otros proyectos para hacer referencia y brindar contexto.

Para diseñar más rápido las actualizaciones de estado crea los logros del proyecto. Será útil para no perder de vista los principales objetivos del lanzamiento o las fases críticas del trabajo que se deban finalizar, todo directamente desde la Vista del progreso. Después, podrás consultarlos en tus actualizaciones independientemente de si están completos o en riesgo.

3. Crea comentarios viables directamente con los productos de prueba

Ser capaz de realizar e incorporar con mayor facilidad los comentarios sobre los activos y las pruebas puede hacer la diferencia entre un lanzamiento exitoso y quedarse hablándole a la pared. La verificación en Asana hace que para los revisores sea mucho más sencillo realizar comentarios directamente en los activos visuales y así mantenerlos dentro de un contexto. Cada comentario se transforma en una subtarea viable para que luego el creador del material decida cómo incorporarlo.

GIF de flujo de trabajo de revisión de imagen en Asana

Con nuestra integración con Adobe Creative Cloud, los creadores pueden ver los comentarios directamente en Illustrator, Photoshop o InDesign para que los ayude a orientarse y ahorrar tiempo en vez de tener que cambiar de contexto y herramienta.

2. Ahorra tiempo en los próximos lanzamientos y usa las plantillas para no olvidar nunca ningún paso importante.

Cada lanzamiento es único pero, por lo general, hay una lista de verificación que se comparte y que contiene las tareas principales. Para evitar perder tiempo volviendo a crearla o guardándola en un documento que no está conectado con el lugar donde se lleva a cabo el trabajo, puedes crear y guardar tu plantilla para lanzamientos en Asana.

GIF guardando un proyecto en Asana como plantilla para reutilizarla

  1. Crea tu lista de verificación principal para lanzamientos en un proyecto. A menos que la misma persona complete siempre la misma tarea, no asignes tareas ni agregues fechas de entrega.
  2. Haz clic en ... en el encabezado del proyecto y elige Guardar como plantilla.
  3. Evita que editen o hagan cambios en la plantilla configurando el proyecto como solo para comentar
  4. Para cada lanzamiento que avance, copia la plantilla haciendo clic en el botón naranja con el signo +, Proyecto y luego dirígete a la pestaña donde están guardadas las plantillas de tu organización.
  5. A medida que continúas perfeccionando tu lista de verificación para lanzamientos, puedes actualizar la plantilla para asegurarte de no repetir los mismos errores ni usar tácticas obsoletas.

5. Con la integración de Slack, transforma conversaciones del día de lanzamiento en acciones

Muchos equipos usan Asana y Slack para coordinar e informar acerca de los lanzamientos, especialmente cuando se trata del día del lanzamiento. En lugar de elegir una herramienta o la otra, los equipos pueden usar ambas a la vez gracias a la integración de Asana para Slack.

GIF de creación de una tarea de Asana desde un mensaje de Slack con la integración

Si un compañero hace referencia en Slacks a un enlace roto en la publicación del blog, puedes crear una tarea de Asana directamente desde la conversación en Slack, para no olvidarte y que el responsable asignado tenga el contexto original para resolverlo.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de eventos

Para saber cómo crear informes para analizar el progreso de un lanzamiento, ingresa aquí.

Para saber cómo publicar y darle seguimiento a las actualizaciones de los estados para tu lanzamiento ingresa aquí.

Supervisa el progreso y gestiona el personal de todos los lanzamientos con los Portafolios y la Gestión de recursos

Para entender cómo avanza un lanzamiento y evaluar la carga laboral del equipo, los gerentes de productos y los líderes, por lo general, concentran la información en reuniones, emails u hojas de cálculo, algo que puede insumir mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolios de proyectos con todos tus proyectos de lanzamientos de productos para ver el progreso en tiempo real, las fechas de lanzamiento y las prioridades. Todo desde un mismo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva del equipo de marketing de productos en todos los lanzamientos basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista los lanzamientos.

CAPTURA DE PANTALLA de cómo usar la Gestión de recursos para ver qué compañeros de equipo tienen demasiado trabajo y reasignarlo

La Gestión de recursos, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que no todas las tareas se crean de la misma manera. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea.

2. Establece prioridades y organiza el trabajo de lanzamiento con los campos personalizados

Si acostumbras a usar hojas de cálculo, sabes que puedes ordenar y filtrar columnas para ver los detalles importantes con facilidad. Sin embargo, los campos personalizados pueden sustituirlas y ser más poderosos porque permiten supervisar la información en el contexto de trabajo (en vez de que solo los gerentes del proyecto tengan acceso a esa información).

Por ejemplo, si agregas un campo personalizado de “prioridad” a tu proyecto de lanzamiento, puedes priorizar cada tarea para que todos tus compañeros de equipo sepan en qué tienen que centrarse. Luego, puedes ordenar el proyecto por prioridad para ver las tareas más urgentes en la parte superior y así asegurarte de que estén bien encaminadas.

También puedes ver las tareas en el Cronograma por campo personalizado para visualizar de mejor manera los planes e identificar los bloqueos según el color.

3. Visualiza el trabajo en riesgo y haz seguimiento al equipo con informes de búsqueda avanzada

Otra ventaja de usar los campos personalizados para darles seguimiento a las prioridades y los estados de las tareas es que la información se puede utilizar para ejecutar informes de búsqueda avanzada. Los informes de búsqueda avanzada contienen información de todo tu trabajo en Asana para ayudarte a responder preguntas como “¿qué prioridades están en riesgo?” o “¿qué trabajo aguarda por comentarios?” en tiempo real sin tener que buscar ni recopilar la información de manera manual.

Captura de pantalla de resultados del informe de búsqueda avanzada en Asana

Con los informes de trabajo en riesgo y de aprobaciones puedes crear informes de búsqueda para casi todo lo que quieras saber y además identificar bloqueos antes de que ocurran. Desde el informe, también puedes darles seguimiento a los responsables de tarea y demás involucrados directamente haciendo comentarios en la tarea.

Para saber cómo crear otro tipo de informes de búsqueda avanzada, ingresa aquí.

Recursos para lanzamientos de productos

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