Propuestas de proyecto y solicitudes inesperadas

Las solicitudes y las ideas de proyecto pueden llegar desde todos lados de la empresa, lo que hace que sea muy fácil pasar por alto trabajos o abrumar a los equipos con tanta información. En vez de tratar de hacer todo de una vez o agregar trabajo a la lista de pendientes y que quede en el olvido, los equipos pueden crear proyectos de solicitudes de trabajo.

Cómo crear un proyecto de solicitudes de trabajo

Puedes usar este proceso para gestionar las solicitudes inesperadas (como arreglar un error de tipográfico o realizar una pregunta que no puedas responder inmediatamente) y las propuestas para nuevos programas de proyecto en un mismo lugar. Para empezar, puedes:

  1. Usar la plantilla para solicitudes de trabajo.
  2. Importar la hoja de cálculo que actualmente usas para monitorear las solicitudes entrantes.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si tienes una cuenta gratuita, prefieres crear tu propio proyecto de solicitudes desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas, empieza siguiendo estas instrucciones de creación de proyectos.

Consejos para gestionar y completar solicitudes

Ahora que ya creaste un proyecto, estos consejos te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.

1. Crea plantillas de solicitudes para ejecutarlas más rápido con los formularios

Ir de un lado para otro buscando información básica de solicitudes o empezar a trabajar sin un programa de proyecto claro retrasa el trabajo. Para evitar eso, crea formularios y recopila siempre los detalles correctos de programas de proyecto o solicitudes inesperadas. Los formularios están directamente conectados con tu proyecto de solicitudes para asegurarte de que tu equipo empiece a trabajar con toda la información necesaria (en la manera que ellos mejor entiendan) .

Captura de pantalla de un formulario de solicitudes creativas creado en Asana

Los formularios pueden ser completados y enviados por cualquier persona, incluso sino usan Asana, solo compartiéndoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se transforma en una tarea en tu proyecto para que puedas establecer su prioridad y asignarla a un compañero de equipo con toda la información necesaria.

configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

Si recibes una solicitud para un proyecto/iniciativa grande, interdepartamental o complejo, puedes convertir la tarea en proyecto y así gestionarla de manera más efectiva.

2. Transforma las conversaciones y los emails en tareas

Si recibes muchas solicitudes mediante chat o email, puedes enviarle al solicitante el enlace a tu formulario o también usar las integraciones para transformar las conversaciones en tareas rápidamente.

Captura de pantalla de las integraciones de email de Outlook y Gmail con Asana

Para los emails, usa los complementos de Asana para Gmail, Outlook u otros clientes de email. Para chats, usa la integración de Asana para Slack.

Si recibes chats o emails con trabajo o preguntas que necesitas llevar a cabo, puedes agregarlos a Asana como tareas directamente desde tu bandeja de entrada o ventana de mensaje y asignarles un responsable, un proyecto y mucho más.

GIF de creación de una tarea de Asana desde un mensaje de Slack con la integración

3. Establece prioridades y organiza las solicitudes con los campos personalizados

Cuando ya tienes configurado un formulario, los campos personalizados te ayudan a priorizar las solicitudes entrantes y ordenarlas por categoría. Si acostumbras a usar hojas de cálculo, sabes que esto también puedes hacerlo desde ahí filtrando y ordenando columnas. Sin embargo, los campos personalizados son mucho más poderosos porque permiten monitorear la información en contexto con el trabajo y el equipo (en vez de que solo los gerentes o encargados del proyecto tengan acceso a dicha información).

Si agregas un campo llamado “equipo”en tu formulario, puedes asociarlo al mismo campo personalizado de tu proyecto. Así, cuando se envíe un formulario, la tarea nueva especificará qué equipo es el encargado de realizarla para que puedas evaluar su alcance y la cantidad de personas involucradas.

Un campo personalizado de “prioridad” puede ayudar a los gerentes a priorizar las solicitudes relacionadas a otros trabajos para mantener al equipo informado, evitando que algún solicitante desesperado envíe una solicitud pasando por alto las prioridades más importantes.

4. Logra un proceso de aprobaciones fluido y rápido con las notificaciones de campos personalizados

La mayoría de los equipos están sobrecargados de trabajo, por lo que los traspasos de trabajo o los ciclos de revisiones confusos pueden llegar a costar caro. Organiza claramente todos los archivos de trabajo, los comentarios y las expectativas mediante un flujo de trabajo de aprobaciones:

GIF flujo de trabajo de aprobaciones con campos personalizados en Asana para indicar si el trabajo está listo o ya ha sido aprobado

  1. Agrega el campo personalizado de “etapa de aprobación” creado por Asana a tu proyecto haciendo clic en el enlace azul de Agregar campos personalizados ubicado en la parte superior del proyecto.
  2. Cuando el material esté listo para ser revisado, el responsable deberá actualizar el campo a Listo para revisión y asignar la tarea al revisor.
  3. El revisor recibirá una notificación indicando que ya puede comenzar a revisar.
  4. Una vez que termine con la revisión, el revisor deberá actualizar el campo personalizado a Aprobado o Requiere cambios y resignar la tarea al responsable o creador.
  5. El responsable recibirá una notificación indicando si el trabajo está aprobado o necesita modificaciones. Desde esa notificación, podrá visualizar los comentarios e ir al archivo que necesita modificarse.

Recursos para monitorear solicitudes

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes hacen seguimiento a las solicitudes? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla de solicitudes de trabajo Usar plantilla
Tutorial de video Mira Cómo usar Asana
Curso a pedido Regístrate en Academia Asana
Webinar de caso de uso Descubre cómo New Relic gestiona las solicitudes con Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Cómpralo ahora

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Ingresar un email de trabajo

Este email parece ser un email personal. Si deseas conectarte con tu equipo, usa tu email de trabajo.

Ingresar un email de trabajo

¿Por qué preguntamos? Continuar con mi email

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Agregar enlace a

Error: Selecciona un espacio de trabajo antes de agregar el enlace


Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.