Propuestas de proyectos y solicitudes especiales

Las solicitudes y las ideas de proyecto pueden llegar desde todos lados de la empresa, lo que hace que sea muy fácil pasar por alto trabajos o abrumar a los equipos con tanta información. En vez de tratar de hacer todo de una vez o agregar trabajo a la lista de pendientes y que quede en el olvido, los equipos pueden crear proyectos de solicitudes de trabajo.

Cómo crear un proyecto de solicitudes de trabajo

Puedes usar este proceso para gestionar las solicitudes inesperadas (como arreglar un error de tipográfico o realizar una pregunta que no puedas responder inmediatamente) y las propuestas para nuevos programas de proyecto en un mismo lugar. Para empezar, puedes:

  1. Usar la plantilla para solicitudes de trabajo.
  2. Importar la hoja de cálculo que actualmente usas para monitorear las solicitudes entrantes.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto de solicitudes desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas, empieza por seguir estas instrucciones de creación de proyectos.

Consejos para gestionar y completar solicitudes

Ahora que ya creaste un proyecto, estos consejos te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.

1. Crea plantillas de solicitudes para ejecutarlas más rápido con los formularios

Ir de un lado para otro buscando información básica de solicitudes o empezar a trabajar sin un programa de proyecto claro retrasa el trabajo. Para evitar eso, crea formularios y recopila siempre los detalles correctos de programas de proyecto o solicitudes inesperadas. Los formularios están directamente conectados con tu proyecto de solicitudes para asegurarte de que tu equipo empiece a trabajar con toda la información necesaria (en la manera que ellos mejor entiendan) .

Captura de pantalla de un formulario de solicitudes creativas creado en Asana

Los formularios pueden ser completados y enviados por cualquier persona, incluso sino usan Asana, solo compartiéndoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se transforma en una tarea en tu proyecto para que puedas establecer su prioridad y asignarla a un compañero de equipo con toda la información necesaria.

Sigue las indicaciones que aquí te mostramos para configurar un formulario. Y agrega reglas a los proyectos para asignar automáticamente tareas de envíos de formularios a un productor creativo o líder de equipo y asegurarte de que las solicitudes se prioricen después de que se envíen.

Si recibes una solicitud para un proyecto/iniciativa grande, interdepartamental o complejo, puedes convertir la tarea en proyecto y así gestionarla de manera más efectiva.

2. Transforma las conversaciones y los emails en tareas

Si recibes muchas solicitudes mediante chat o email, puedes enviarle al solicitante el enlace a tu formulario o también usar las integraciones para transformar las conversaciones en tareas rápidamente.

Captura de pantalla de las integraciones de email de Outlook y Gmail con Asana

Para los emails, usa los complementos de Asana para Gmail, Outlook u otros clientes de email. Para chats, usa la integración de Asana para Slack.

Si recibes chats o emails con trabajo o preguntas que necesitas llevar a cabo, puedes agregarlos a Asana como tareas directamente desde tu bandeja de entrada o ventana de mensaje y asignarles un responsable, un proyecto y mucho más.

GIF de creación de una tarea de Asana desde un mensaje de Slack con la integración

3. Establece prioridades y organiza las solicitudes con los campos personalizados

Cuando ya tienes configurado un formulario, los campos personalizados te ayudan a priorizar las solicitudes entrantes y ordenarlas por categoría. Si acostumbras a usar hojas de cálculo, sabes que esto también puedes hacerlo desde ahí filtrando y ordenando columnas. Sin embargo, los campos personalizados son mucho más poderosos porque permiten monitorear la información en contexto con el trabajo y el equipo (en vez de que solo los gerentes o gerentes del proyecto tengan acceso a dicha información).

Si agregas un campo llamado “equipo”en tu formulario, puedes asociarlo al mismo campo personalizado de tu proyecto. Así, cuando se envíe un formulario, la tarea nueva especificará qué equipo es el encargado de realizarla para que puedas evaluar su alcance y la cantidad de personas involucradas.

Un campo personalizado de “prioridad” puede ayudar a los gerentes a priorizar las solicitudes relacionadas a otros trabajos para mantener al equipo informado, evitando que algún solicitante desesperado envíe una solicitud pasando por alto las prioridades más importantes.

4. Cumple los plazos con revisiones y aprobaciones más claras

Tener la capacidad de proporcionar e incorporar comentarios para la campaña con mayor facilidad puede marcar la diferencia entre cumplir o no los objetivos de tu proyecto. Sigue los pasos a continuación para mover los trabajos a través de las aprobaciones de forma clara y rápido:

GIF flujo de trabajo de aprobaciones con campos personalizados en Asana para indicar si el trabajo está listo o ya ha sido aprobado

  1. Agrega reglas a los proyectos para que las tareas se asignen automáticamente a las personas correctas, se finalicen o se muevan a diferentes secciones del proyecto a medida que progresan.
  2. Usa las notificaciones de los campos personalizados para que todos los involucrados estén al tanto de cómo se progresa. Recibirán notificaciones cuando se actualicen los campos “Ingresar comentarios” o "Aprobado", por ejemplo.

Consejos informes y solicitudes de personal

Supervisa el progreso y gestiona el personal con los Portafolios y la Gestión de recursos

Para entender el progreso de un proyecto y evaluar la carga laboral del equipo, los líderes, por lo general, concentran la información de las reuniones, los email o las hojas de cálculo, algo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolios de proyectos con todos los proyectos claves y [un proyecto de solicitudes ad hoc]/guide/examples/it/it-helpdesk-requests) para ver el progreso en tiempo real, las fechas de entrega y las prioridades. Todo desde un mismo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayudan a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista lo que es realmente importante.

CAPTURA DE PANTALLA de cómo usar la Gestión de recursos para ver qué compañeros de equipo tienen demasiado trabajo y reasignarlo

La Gestión de recursos, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que no todas las tareas se crean de la misma manera. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea.

Recursos para monitorear solicitudes

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes gestionan sus operaciones? Mira estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla de solicitudes de trabajo Usa las plantillas
Tutorial de video Mira: Cómo usar Asana
Webinar de estudio de caso Descubre cómo New Relic gestiona las solicitudes con Asana
Estudio de caso Lee acerca de cómo la agencia inmobiliaria privada más grande de Nueva Zelanda Barfoot & Thompson gestiona sus operaciones con Asana
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