Gestión e incorporación de voluntarios

Los voluntarios son una fuerza impulsora fundamental para que muchas organizaciones sin fines de lucro logren sus objetivos. Con Asana, puedes asegurarte de que les proporcionas la información y la incorporación que necesitan para su éxito, al tiempo que das a tu propio equipo interno una visión de sus progresos y proyectos.

Este artículo te mostrará cómo crear y gestionar dos tipos de proyectos de voluntariado: uno para procesar las aplicaciones de los voluntarios y otro para incorporarlos. Después, recibirás algunos consejos generales para gestionar eficazmente a los voluntarios y su trabajo.

Revisa y aprueba las aplicaciones de voluntarios en Asana

Antes de que alguien empiece a ser voluntario, normalmente necesita hacer una solicitud y recibir la aprobación. Con un proyecto de admisión de voluntarios, se puede crear un formulario de solicitud para voluntarios, aprobar las solicitudes y comprobar la trayectoria de los voluntarios, todo en un solo lugar.

Captura de pantalla de un proyecto de incorporación de voluntarios de Asana con secciones que muestran dónde se encuentra cada aplicación y campos personalizados para organizar las habilidades e intereses de cada candidato

Empieza por crear un proyecto desde cero o importa una hoja de cálculo en la que actualmente das seguimiento a este trabajo. Crea secciones en un tablero para "Nuevas presentaciones", "En revisión", "Aprobado" y "Rechazado". Esto hace que sea fácil mover a cada candidato a través del proceso y ver dónde está su solicitud.

Agrega una sección de "Alcance" para que cualquiera en tu organización pueda agregar un voluntario a la lista si lo considera adecuado. También podrías mover a los candidatos rechazados aquí si pudieran ser aptos en el futuro pero no lo son ahora mismo.

1. Facilita el seguimiento de más detalles y organízalos con los campos personalizados

Las necesidades de voluntariado pueden variar, así que al agregar campos personalizados a tu proyecto, puedes dar seguimiento a las habilidades específicas, intereses y disponibilidad de los candidatos para asegurarte de que coincidan con las necesidades de tu organización.

Captura de pantalla de un proyecto de seguimiento de voluntarios en la que se muestra una lista de voluntarios con campos personalizados para los plazos en los que están disponibles para ser voluntarios

Por ejemplo, se puede crear un campo en torno a las "habilidades" con opciones basadas en las necesidades, como el diseño gráfico, las redes sociales, la recaudación de fondos, etc. Podrías crear otro campo para el total de las horas de voluntariado que ofrecerán por semana para ayudarte a entender la programación de antemano.

¡Estos campos se corresponden con los que usarás en tu formulario de solicitud para voluntarios en el próximo paso!

2. Crear un formulario para la inscripción de voluntarios

Para empezar a dar seguimiento a los solicitantes voluntarios, crea un formulario para que ellos lo completen. De esa manera, comienzas con toda la información que necesitas para evaluar su aplicación.

Captura de pantalla de un ejemplo de formulario de incorporación de un voluntario de Asana

  1. Dirígete a la pestaña Formularios ubicada en la parte superior del proyecto.
  2. Personaliza tu formulario para incluir los campos creados en el último paso y crea otros adicionales que te ayuden a medir si son apropiados. Por ejemplo, es posible que quieras un campo para agregar adjuntos y poder sumar su currículum o carta de presentación. También puedes incluir un campo de selección de fechas para medir los días en que estarán disponibles.
  3. Cuando tu formulario esté listo, actívalo y comparte el enlace con cualquier candidato o en tu sitio web. Cualquiera puede enviar un formulario con Asana aunque no tenga una cuenta.
  4. Una vez enviado, el formulario se convertirá en una tarea en tu proyecto de incorporación de voluntarios.
  5. Ahora, le corresponde a tu equipo revisar y aprobar la solicitud. Asigna la tarea a la persona responsable y ponle una fecha límite. Asegúrate de que arrastren la tarea a la sección apropiada para que quede claro en qué etapa de revisión se encuentra.

Intenta establecer Reglas para automatizar partes del proceso de envíos. Por ejemplo, puedes asignar automáticamente cualquier envío nuevo a un compañero de equipo para que lo revise. O si un solicitante indica que una de sus habilidades es trabajar con las redes sociales, puedes colocar automáticamente su tarea de solicitud en ese proyecto para que esté en el radar de ese equipo.

Una vez que un voluntario es aprobado, ¡estás listo para ayudarlos a incorporarse! Continúa colaborando.

Cómo incorporar voluntarios

1. Usa una plantilla de incorporación de voluntarios

Los voluntarios necesitan conocer mucha información para tener éxito. Al establecer una plantilla para incorporaciones, podrás optimizar y ajustar este proceso. Convoca a los voluntarios a tu dominio como Invitados para que empiecen con todo lo que necesiten y se sientan apoyados desde el primer día.

Inicia tu proyecto con nuestra plantilla para incorporaciones y luego personalízala según tus necesidades y guárdala como tu propia plantilla personalizada.

2. Reemplaza el email y comparte las noticias mediante conversaciones

Los correos electrónicos masivos que se envían a todos los voluntarios pueden desordenarse rápidamente y la información básica puede perderse fácilmente, sin mencionar el tiempo que tu equipo pierde al duplicar las comunicaciones y responder a los email. En lugar de eso, usa las Conversaciones y los Estados en Asana.

  • Las conversaciones del equipo son una excelente manera de comunicar los anuncios a todo el equipo, celebrar grandes logros o hablar de múltiples proyectos a la vez.
  • Actualizaciones de estado permiten a todos saber cómo van las cosas, destacando el trabajo ya realizado, las próximas tareas o etapas, así como los posibles obstáculos. ¡También puedes usarlas para elogiar a tus compañeros de equipo! Solo tienes que @mencionarlos.

Las actualizaciones aparecerán en la Bandeja de entrada, donde todo el mundo puede responder. También puedes colocar cualquier comentario importante en la parte superior de una discusión para que la información más importante sea fácil de encontrar.

3. Capacita a tus voluntarios sobre los conceptos básicos de Asana

Muchas organizaciones tienen sus propias Convenciones de Asana y sus propios procesos de incorporación, pero si no es así, puede ser útil que los nuevos voluntarios se registren en un webinar de capacitación en vivo para que se pongan al día rápidamente.

También pueden ver videos con tutoriales rápidos o leer la Guía de Asana (donde estás ahora mismo) para aprender a su propio ritmo.

Gestiona la dedicación de los voluntarios y la carga laboral

Ahora que tienes a tus voluntarios en Asana, puedes controlar todos los proyectos de voluntarios en un solo lugar.

GIF de un portafolio de Asana de proyectos de voluntarios que se clasifican en grupos para mantenerlos organizados

La función Portafolios ofrece un espacio central para organizar y supervisar el trabajo a través de múltiples proyectos. Con los portafolios, también puedes tener una clara idea de la carga laboral del equipo con la Gestión de recursos. Comienza por crear un portafolio y luego agrega los proyectos que deseas agrupar.

Por eso es importante acostumbrarse a las actualizaciones de estado regulares. Tus actualizaciones de estado se mostrarán aquí en una sola vista, lo que te facilitará llevar las notas y ver si algo está mal.

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