Calendario de contenidos

Cómo crear calendarios de contenido en Asana

Existen muchas maneras de crear calendarios de contenido. Para empezar rápidamente:

  1. Usa nuestra plantilla para calendarios de contenido.
  2. Importar la hoja de cálculo que actualmente usas para monitorear el trabajo de contenidos.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio calendario desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos de Asana, empieza por seguir estos pasos.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de calendarios de contenido

1. Visualiza todo el trabajo de contenidos en un solo calendario (y otras maneras)

Si estás gestionando un calendario de contenidos, lo mejor es verlo en Vista de calendario, ya que puedes ver todo el programa de publicaciones en un solo lugar y modificar las fechas sin usar otra herramienta. La vista de calendario te permite ahorrar tiempo porque te muestra todas las tareas de contenido existentes y sus fechas de entrega.

GIF de cómo usar la vista de calendario en Asana y modificar las fechas

En general, las vistas de proyecto te brindan diferentes maneras de visualizar la información, pudiendo ver los plazos en un calendario, las actualizaciones de estado y todos los adjuntos de un proyecto.

Captura de pantalla mostrando todas las vistas de proyecto y pestañas de Asana

2. Ahorra tiempo y evita errores creando plantillas de procesos de contenidos recurrentes

Casi todos los equipos de contenido repiten procesos como el ciclo de elaboración y revisión. En vez de perder tiempo empezando todo desde cero y posiblemente olvidando pasos o dejando vacíos, puedes crear tareas de plantilla que tengan dependencias.

  1. Crea una tarea nueva en el proyecto de calendario de contenidos y nómbrala “PLANTILLA - cópiame para crear nuevos contenidos.”
  2. Agrega subtareas para las actividades que realizas cada vez que creas un contenido. Por ejemplo, estructurar el contenido, hacer el primer borrador, revisar, modificar según comentarios, publicar, compartir con ventas, etc. Crea subtareas presionando las teclas Tab+S.
  3. Asegúrate de que los involucrados empiecen con su parte del trabajo en el momento correcto agregando dependencias de tarea. Haz clic en el icono ... y luego en Marcar como dependiente de. Los responsables de tareas recibirán una notificación cuando la tarea que están esperando se finalice, de modo que puedan empezar con su parte del trabajo sin tener que preguntar a cada rato si el trabajo está listo ni pasar por alto el aviso sin querer.

Captura de imagen de cómo crear una dependencia de tarea en Asana

3. Recopila la información de resúmenes creativos y empieza a trabajar rápidamente con los formularios

Los resúmenes creativos ayudan a los equipos de contenido a establecer detalles importantes sobre los objetivos de un trabajo, el tipo de audiencia y los requerimientos, pero también pueden retrasar el proceso creativo si no se completan adecuadamente o si la información no está disponible fácilmente. Para evitar eso, crea un formulario de resumen creativo que se conecte directamente a tu proyecto de calendario de contenidos para asegurarte de que tu equipo tenga toda la información que necesita (de la manera que ellos mejor entiendan) para empezar a trabajar.

Captura de pantalla de formulario de resumen de proyecto de una campaña creativa creado en Asana

Cualquier persona puede enviar un formulario, incluso sin usar Asana, si le envías el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se convierte en una tarea dentro de tu proyecto de calendario de contenido para que se le pueda dar la prioridad que le corresponda.

Cuando tengas todo listo para empezar a trabajar en el nuevo contenido, crea una copia de la tarea de plantilla de contenidos. Luego, copia los detalles del resumen creativo del formulario y pégalos en la descripción de la tarea.

4. Cumple los plazos con revisiones y aprobaciones más claras

Lograr que los activos estén revisados y aprobados puede llevar más tiempo del necesario y requerir de comunicaciones constantes que solamente sirvan para recibir comentarios fragmentados. En cambio, los equipos pueden usar Reglas y Notificaciones de campos personalizados para que el trabajo pase a través de las aprobaciones con transparencia y rápido:

GIF flujo de trabajo de aprobaciones con campos personalizados en Asana para indicar si el trabajo está listo o ya ha sido aprobado

  1. Agrega reglas a los proyectos para que las tareas se asignen automáticamente a las personas correctas, se finalicen o se muevan a diferentes secciones del proyecto a medida que progresan.
  2. Usa las notificaciones de los campos personalizados para que todos los involucrados estén al tanto de cómo se progresa. Recibirán notificaciones cuando se actualicen los campos “Ingresar comentarios” o "Aprobado", por ejemplo.
  3. Los revisores pueden dejar sus comentarios directamente en las imágenes con su Verificación. Con cada comentario se crea una subtarea concreta para que quien lo haya creado pueda darle seguimiento e implementar lo expuesto en los comentarios según sea necesario.

GIF de flujo de trabajo de revisión de imagen en Asana

5. Evita duplicar el trabajo monitoreando las tareas de contenido en varios proyectos

Por lo general, el contenido que creas no es aislado, sino que es parte de una gran campaña o del trabajo de otros equipos. Sin Asana, es probable que los equipos no puedan ver el trabajo que se está realizando en otros proyectos o iniciativas, lo que significa que hay grandes posibilidades de que el trabajo se duplique o se invierta más tiempo tratando de coordinar todo.

GIF de agregar tareas en variosproyectos de Asana para calendarios de contenido y proyectos de lanzamiento

Para evitar eso, puedes agregar tareas a varios proyectos para ahorrar tiempo, sin duplicar el trabajo ni gestionarlo en distintas partes. La tarea es la misma en todos los proyectos a los que la agregues, de modo que todos los archivos y tareas se mantienen en un mismo lugar, y los involucrados pueden visualizar la información de la manera que más les acomode.

Consejos para informar sobre el trabajo y progreso de los calendarios de contenido

Para saber cómo crear informes para analizar tu producción de contenidos, ingresa aquí.

Para obtener actualizaciones del contenido que estás publicando y su estado, haz clic aquí.

Conoce el estado del contenido para identificar trabajo bloqueado o en riesgo

Para poder publicar los contenidos a tiempo, los editores necesitan asegurarse de que el trabajo está progresando correctamente hacia la fecha de entrega. Si usas campos personalizados para indicar “etapas de contenido”, “prioridades” y “etapas de aprobación”, puedes ordenar tu proyecto por estas categorías para revisar el contenido en varias etapas y hacer seguimiento a las prioridades proactivamente.

Captura de pantalla de resultados del informe de búsqueda avanzada en Asana

  1. Para ordenar un proyecto, haz clic en el icono de filtro ubicado en la parte superior derecha.
  2. Selecciona el campo personalizado que quieras usar para ordenar.

Por ejemplo, si una tarea de blog que se debe entregar mañana está marcada como “Sin iniciar”, puedes @mencionar al responsable directamente en la tarea para saber si necesitas ajustar los plazos de la tarea. Asimismo, si un catálogo que tiene prioridad alta todavía no está aprobado, no tienes que perder la cabeza contactando a todo el mundo para preguntarle si ya está listo o no para impresión.

Recursos para planificar y gestionar calendarios de contenido

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes ejecutan sus calendarios de contenido? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla de calendarios de contenido Usa las plantillas
Tutorial de video Mira: Cómo usar Asana
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Casos de uso Descubre cómo Autodesk, [Discovery Digital Studios](/case-study/discovery-digital-studios y Hubspot gestionan sus calendarios de contenido con Asana
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Consejos para calendarios de redes sociales Lee el blog

Planificar un calendario de contenidos en una hoja de cálculo o en distintos calendarios hace muy difícil poder ver los plazos, saber los estados de los contenidos y monitorear los archivos. Con Asana, los equipos pueden planificar, gestionar y trabajar los contenidos desde un solo proyecto para poder publicar mejores trabajos más fácilmente.

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