Calendario de contenidos

Cómo crear calendarios de contenido en Asana

Existen muchas maneras de crear calendarios de contenido. Para empezar rápidamente:

  1. Usa nuestra plantilla para calendarios de contenido.
  2. Importar la hoja de cálculo que actualmente usas para monitorear el trabajo de contenidos.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

si tienes una cuenta gratuita, prefieres crear tu propio calendario desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos de Asana, empieza siguiendo estos pasos.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de calendarios de contenido

1. Visualiza todo el trabajo de contenidos en un solo calendario (y otras maneras)

Si estás gestionando un calendario de contenidos, lo mejor es verlo en Vista de calendario, ya que puedes ver todo el programa de publicaciones en un solo lugar y modificar las fechas sin usar otra herramienta. La vista de calendario te permite ahorrar tiempo porque te muestra todas las tareas de contenido existentes y sus fechas de entrega.

GIF de cómo usar la vista de calendario en Asana y modificar las fechas

Para usar la vista de calendario:

  1. Haz clic en la pestaña Calendario ubicada en la parte superior del proyecto.
  2. Arrastra y suelta cualquier tarea para reprogramarla.
  3. Ordena tu calendario para verlo por categorías haciendo clic en el icono de filtro.

En general, las vistas de proyecto te brindan diferentes maneras de visualizar la información, pudiendo ver los plazos en un calendario, las actualizaciones de estado y todos los adjuntos de un proyecto.

Captura de pantalla mostrando todas las vistas de proyecto y pestañas de Asana

2. Ahorra tiempo y evita errores creando plantillas de procesos de contenidos recurrentes

Casi todos los equipos de contenido repiten procesos como el ciclo de elaboración y revisión. En vez de perder tiempo empezando todo desde cero y posiblemente olvidando pasos o dejando vacíos, puedes crear tareas de plantilla que tengan dependencias.

  1. Crea una tarea nueva en el proyecto de calendario de contenidos y nómbrala “PLANTILLA - cópiame para crear nuevos contenidos.”
  2. Agrega subtareas para las actividades que realizas cada vez que creas un contenido. Por ejemplo, estructurar el contenido, hacer el primer borrador, revisar, modificar según comentarios, publicar, compartir con ventas, etc. Crea subtareas presionando las teclas Tab+S.
  3. Asegúrate de que los involucrados empiecen con su parte del trabajo en el momento correcto agregando dependencias de tarea. Haz clic en el icono y luego en Marcar como dependiente de. Los responsables de tareas recibirán una notificación cuando la tarea que están esperando se finalice, de modo que puedan empezar con su parte del trabajo sin tener que preguntar a cada rato si el trabajo está listo ni pasar por alto el aviso sin querer.

Captura de imagen de cómo crear una dependencia de tarea en Asana

3. Recopila la información de resúmenes creativos y empieza a trabajar rápidamente con los formularios

Los resúmenes creativos ayudan a los equipos de contenido a establecer detalles importantes sobre los objetivos de un trabajo, el tipo de audiencia y los requerimientos, pero también pueden retrasar el proceso creativo si no se completan adecuadamente o si la información no está disponible fácilmente. Para evitar eso, crea un formulario de resumen creativo que se conecte directamente a tu proyecto de calendario de contenidos para asegurarte de que tu equipo tenga toda la información que necesita (de la manera que ellos mejor entiendan) para empezar a trabajar.

Captura de pantalla de formulario de resumen de proyecto de una campaña creativa creado en Asana

Los formularios pueden ser completados y enviados por cualquier persona, incluso sino usan Asana, solo compartiéndoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se transforma en una tarea en tu proyecto de calendario de contenidos para que puedas establecer su prioridad. Cuando tengas todo listo para empezar a trabajar en el nuevo contenido, crea una copia de la tarea de plantilla de contenido. Luego, copia los detalles del resumen creativo del formulario y pégalos en la descripción de la tarea.

configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

4. Cumple los plazos estableciendo un flujo de trabajo de aprobaciones claro

Los plazos de los contenidos pueden ser muy exigentes y los traspasos de trabajo o ciclos de revisiones confusos pueden costar muy caro. Organiza claramente todos los archivos de trabajo, los comentarios y las expectativas mediante un flujo de trabajo de aprobaciones:

GIF flujo de trabajo de aprobaciones con campos personalizados en Asana para indicar si el trabajo está listo o ya ha sido aprobado

  1. Agrega el campo personalizado de “etapa de aprobación” creado por Asana a tu proyecto haciendo clic en el enlace azul de Agregar campos personalizados ubicado en la parte superior del proyecto.
  2. Cuando el contenido esté listo para ser revisado, el responsable deberá actualizar el campo a Listo para revisión.
  3. El revisor recibirá una notificación indicando que ya puede comenzar a revisar.
  4. Una vez que termine con la revisión, el revisor deberá actualizar el campo personalizado a Aprobado o Requiere cambios.
    • Si se requieren cambios, el revisor puede realizar comentarios para que el principal responsable sepa qué cambios debe realizar.
  5. El responsable recibirá una notificación indicando si el trabajo está aprobado o necesita modificaciones. Desde esa notificación, podrá visualizar los comentarios e ir al archivo que necesita modificaciones.

¡Y voilà! El revisor sabe exactamente qué revisar y cuándo y el creador o responsable de tarea recibe los comentarios necesarios a tiempo. Lo mejor es que todos se ahorran la pregunta de si algo ya está listo o no.

para ver más consejos sobre gestionar revisiones y aprobaciones con Asana, lee nuestro artículo sobre aprobaciones.

5. Evita duplicar el trabajo monitoreando las tareas de contenido en varios proyectos

Por lo general, el contenido que creas no es aislado, sino que es parte de una gran campaña o del trabajo de otros equipos. Sin Asana, es probable que los equipos no puedan ver el trabajo que se está realizando en otros proyectos o iniciativas, lo que significa que hay grandes posibilidades de que el trabajo se duplique o se invierta más tiempo tratando de coordinar todo.

GIF de agregar tareas en variosproyectos de Asana para calendarios de contenido y proyectos de lanzamiento

Para evitar eso, puedes agregar tareas a varios proyectos para ahorrar tiempo, sin duplicar el trabajo ni gestionarlo en distintas partes. La tarea es la misma en todos los proyectos a los que la agregues, de modo que todos los archivos y tareas se mantienen en un mismo lugar, y los involucrados pueden visualizar la información de la manera que más les acomode.

Consejos para informar sobre el trabajo y progreso de los calendarios de contenido

Para saber cómo crear informes para analizar tu producción de contenidos, ingresa aquí.

Para obtener actualizaciones del contenido que estás publicando y su estado, haz clic aquí.

Conoce el estado del contenido para identificar trabajo bloqueado o en riesgo

Para poder publicar los contenidos a tiempo, los editores necesitan asegurarse de que el trabajo está progresando correctamente hacia la fecha de entrega. Si usas campos personalizados para indicar “etapas de contenido”, “prioridades” y “etapas de aprobación”, puedes ordenar tu proyecto por estas categorías para revisar el contenido en varias etapas y hacer seguimiento a las prioridades proactivamente.

Captura de pantalla de resultados del informe de búsqueda avanzada en Asana

  1. Para ordenar un proyecto, haz clic en el icono de filtro ubicado en la parte superior derecha.
  2. Selecciona el campo personalizado que quieras usar para ordenar.

Por ejemplo, si una tarea de blog que se debe entregar mañana está marcada como “Sin iniciar”, puedes @mencionar al responsable directamente en la tarea para saber si necesitas ajustar los plazos de la tarea. Asimismo, si un catálogo que tiene prioridad alta todavía no está aprobado, no tienes que perder la cabeza contactando a todo el mundo para preguntarle si ya está listo o no para impresión.

Recursos para planificar y gestionar calendarios de contenido

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes ejecutan sus calendarios de contenido? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla de calendarios de contenido Usar plantilla
Tutorial de video Mira Cómo usar Asana
Curso a pedido Regístrate en Academia Asana
Casos de uso Descubre cómo Autodesk ejecuta sus calendarios de contenido con Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad
Consejos para calendarios de contenido Leer el blog
Consejos para calendarios de redes sociales Leer el blog

Planificar un calendario de contenidos en una hoja de cálculo o en distintos calendarios hace muy difícil poder ver los plazos, saber los estados de los contenidos y monitorear los archivos. Con Asana, los equipos pueden planificar, gestionar y trabajar los contenidos desde un solo proyecto para poder publicar mejores trabajos más fácilmente.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.