Gestión de campañas

Cómo crear un proyecto para campañas de marketing en Asana

Existen muchas maneras de crear un proyecto para campañas. Si quieres empezar rápidamente:

  1. Usa la plantilla de campañas y adáptala a las necesidades de tu equipo.
  2. Importa la hoja de cálculo que actualmente usas para monitorear el trabajo de campañas.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto de campaña desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos de Asana, empieza por seguir estos pasos.

Agrega como invitados a todas las agencias con las que trabajas

Para empezar a trabajar y ejecutar las campañas sin problemas, te recomendamos agregar como invitados a todas las agencias con las que trabajas en tu proyecto. De esta manera, las agencias visualizan tus planes generales de campañas y puedes indicarles claramente las expectativas en cuanto al trabajo y los plazos con el fin de lanzar campañas perfectas a tiempo.

mira este breve tutorial para que aprendas cómo agregar invitados a Asana.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de campañas de marketing

Ahora que ya creaste un proyecto para campañas de marketing, estos consejos te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.

1. Planifica tu proyecto (y modifícalo a medida que sea necesario) con el Cronograma

La mayoría de las campañas de marketing tienen muchos plazos importantes y dependencias durante su desarrollo. El Cronograma te ayuda a planificar todas esas cosas como parte de tu plan antes de iniciar el trabajo para garantizar que todas las piezas encajen perfecto y logres tus objetivos.

GIF de creación de plan de proyecto con la función de cronograma de Asana

Cómo crear tu plan para campañas de marketing con el Cronograma:

  1. Crea tareas para todos los quehaceres de tus campañas en “Vista de lista”.
  2. Haz clic en la pestaña Cronograma ubicada en la parte superior de tu proyecto para cambiar a la “Vista de cronograma”.
  3. Programa tareas arrastrándolas y soltándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
  4. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
  5. Si las tareas deben ser completadas en un orden especifico, crea dependencias entre ellas colocando el cursor sobre una tarea y luego arrastrándola hacia la tarea relacionada.

Cuando el trabajo ya está en curso, el Cronograma también puede ayudarte a solucionar conflictos rápidamente antes de que retrasen tus planes. Por ejemplo, si la creación de páginas de inicio para las campañas tarda más de lo esperado, puedes cambiar las tareas dependientes en el cronograma. Los responsables de las tareas reciben automáticamente una notificación indicando que los plazos fueron modificados. De esta manera, el trabajo aún puede empezar a tiempo, sin generar confusión, reuniones extra ni grandes problemas cuando ya es demasiado tarde.

3. Recopila la información relevante de resúmenes creativos y empieza a trabajar rápidamente con los formularios

Los resúmenes creativos ayudan a los equipos de marketing a establecer detalles importantes sobre los objetivos de un trabajo, el tipo de audiencia y los requerimientos, pero también pueden retrasar el proceso creativo si no se completan adecuadamente o si la información no está disponible fácilmente. Para evitar eso, crea un formulario de resumen creativo que se conecte directamente a tu proyecto de campañas para asegurarte de que tu equipo tenga toda la información que necesita (en la manera que ellos mejor entiendan) para empezar a trabajar.

Captura de pantalla de formulario de resumen de campaña creado en Asana

Los formularios pueden ser completados y enviados por cualquier persona, incluso sino usan Asana, solo compartiéndoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se transforma en una tarea en tu proyecto de calendario de contenidos para que puedas establecer su prioridad. Cuando tengas todo listo para empezar a trabajar en el nuevo contenido, crea una copia de la tarea de plantilla de contenidos. Luego, copia los detalles del resumen creativo del formulario y pégalos en la descripción de la tarea.

configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

5. Evita duplicar el trabajo monitoreando las tareas de campañas en varios proyectos

Por lo general, el trabajo relacionado a campañas forma parte de otras actividades de marketing, como el lanzamiento de un producto o las actividades de reclutamiento. Sin Asana, es probable que los equipos no puedan ver el trabajo que se está realizando en otros proyectos o iniciativas, lo que significa que hay grandes posibilidades de que el trabajo se duplique o se invierta más tiempo tratando de coordinar todo.

GIF de tareas en múltiples proyectos de Asana para calendarios de contenido y proyectos de lanzamiento

  1. Presiona las teclas Tab + P y escribe el nombre de los proyectos adicionales a los que quieras agregar la tarea.

Puedes [agregar tareas a varios proyectos]((/guide/help/tasks/fields#gl-multi-home) para ahorrar tiempo sin duplicar el trabajo ni gestionarlo desde distintos lugares. La tarea es la misma en todos los proyectos donde la agregues. Todos los archivos y comentarios se guardan en un mismo lugar y los colaboradores pueden verlos de la manera que tenga más sentido para ellos.

4. Realiza comentarios claros y viables directamente en los materiales de campañas

Ser capaz de realizar e incorporar fácilmente comentarios de campañas puede hacer la diferencia entre quedarte en las penumbras o volverte viral. La verificación de Asana hace que para los revisores sea mucho más sencillo realizar comentarios directamente en los materiales de trabajo y así mantenerlos dentro de un contexto. Cada comentario se transforma en una subtarea para que luego el creador del material decida cómo incorporarlo.

GIF de flujo de trabajo de revisión de imagen en Asana

Nuestra integración con Adobe Creative Cloud permite que los creadores puedan ver los comentarios directamente en la aplicación Adobe en la que están trabajando para que los ayude a orientarse y ahorrar tiempo en vez de tener que cambiar de contexto y herramienta.

captura de pantalla de la integración de Adobe Creative Cloud con Asana mostrando una tarea visible en un programa de Adobe

Esto hace que el proceso de realizar y recibir comentarios sea mucho más simple porque los revisores pueden hacer sugerencias claras y los creadores pueden decidir si incorporar o no dichas sugerencias (y llevar un registro de todo en un solo lugar).

5. Cumple los plazos estableciendo un flujo de trabajo de aprobaciones claro

Junto con la verificación, nuestro flujo de trabajo de aprobaciones con notificaciones de campos personalizados permite a los equipos ejecutar traspasos de trabajo y ciclos de revisiones más rápidos.

GIF flujo de trabajo de aprobaciones con campos personalizados en Asana para indicar si el trabajo está listo o ya ha sido aprobado

  1. Agrega el campo personalizado de “etapa de aprobación” creado por Asana a tu proyecto haciendo clic en el enlace azul de Agregar campos personalizados ubicado en la parte superior del proyecto.
  2. Las notificaciones de este campo se activarán inmediatamente, de modo que cada vez que ocurran cambios, los seguidores de la tarea reciban una notificación.
  3. Cuando el material esté listo para ser revisado, el responsable deberá actualizar el campo a Listo para revisión.
  4. El revisor recibirá una notificación indicando que ya puede comenzar a revisar.
  5. Una vez finalizada la revisión, se deberá actualizar el campo personalizado a Aprobado o Requiere cambios.
    • Si se requieren cambios, el revisor puede hacer comentarios que se puedan llevar a cabo usando el flujo de trabajo de aprobaciones que se menciona en el consejo anterior.
  6. El responsable recibirá una notificación indicando si el trabajo está aprobado o necesita modificaciones. Desde esa notificación, podrá visualizar los comentarios e ir al archivo que necesita modificarse.

2. Ahorra tiempo en cada campaña y no olvides ningún paso importante con las plantillas

Aunque cada campaña puede ser ligeramente distinta, casi siempre hay un grupo de tareas principales que se comparten y deben realizarse. Para evitar perder tiempo volviendo a crear un plan para cada campaña (o teniendo la plantilla en un documento que no está conectado a los archivos de trabajo y sus instrucciones), puedes crear y guardar tu plantilla de campañas en Asana.

GIF guardando un proyecto en Asana como plantilla para reutilizarla

  1. Crea tareas del trabajo principal relacionado a las campañas dentro de un proyecto. A menos que la misma persona complete siempre la misma tarea, no asignes tareas ni agregues fechas de entrega.
  2. Haz clic en en el encabezado del proyecto y elige Guardar como plantilla.
  3. Si quieres restringir quién puede modificar la plantilla, configura el proyecto como solo para comentar
  4. Para cada campaña, copia la plantilla haciendo clic en el botón + Nuevo, Proyecto, y luego dirigiéndote a la pestaña donde están guardadas las plantillas de tu organización.
  5. A medida que vas perfeccionando tus actividades de campañas, puedes actualizar la plantilla para asegurarte de no repetir los mismos errores ni usar tácticas obsoletas.

¡Y voilà! Ahora ya puedes empezar a trabajar en cualquier campaña en unos cuantos clics.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de campañas

1. Realiza reuniones más efectivas usando tu proyecto como agenda

Las reuniones periódicas te ayudan a revisar el progreso y la cohesión. Si usas tu proyecto de campaña como agenda de reunión durante las llamadas con tu agencia o compañeros interdepartamentales, te será mucho más fácil ver el estado del trabajo y saber qué temas debes realmente abordar. Así, puedes enfocarte en analizar las estrategias y las ideas, en vez de perder tiempo actualizando la información general entre todos los presentes.

durante la reunión puedes crear tareas para las ideas o sugerencias que quieras ejecutar a medida que van surgiendo para que no queden en el olvido.

2. Gestiona prioridades y organiza el trabajo de campañas con los campos personalizados

Si acostumbras a usar hojas de cálculo, sabes que desde ahí puedes ordenar y filtrar columnas para ver detalles importantes. Sin embargo, los campos personalizados son mucho más poderosos porque permiten monitorear la información en contexto con el trabajo y el equipo (en vez de que solo los encargados de campañas tengan acceso a dicha información).

Por ejemplo, si agregas un campo personalizado de “prioridad” a tu proyecto de campañas, puedes priorizar cada tarea para que todos tus compañeros sepan en qué tienen que enfocarse. Luego, puedes ordenar el proyecto por prioridad para ver las tareas con mayor prioridad en la parte superior y así asegurarte de que estén bien encaminadas.

también puedes ver las tareas en el Cronograma por campo personalizado para que puedas visualizar de mejor manera los planes e identificar bloqueos según el color.

3. Visualiza el trabajo en riesgo y haz seguimiento al equipo con informes de búsqueda avanzada

Otra ventaja de usar los campos personalizados para monitorear las prioridades y los estados de tarea es que dicha información puede utilizarse para ejecutar informes de búsqueda avanzada. Los informes de búsqueda avanzada contienen información de todo tu trabajo en Asana para ayudarte a responder preguntas como “¿qué prioridades están en riesgo?” o “¿qué materiales están a la espera de comentarios?” en tiempo real sin tener que buscar ni recopilar la información de manera manual.

Captura de pantalla de resultados del informe de búsqueda avanzada en Asana

Con los informes de trabajo en riesgo y de aprobaciones puedes crear informes de búsqueda para casi todo lo que quieras saber y además identificar bloqueos antes de que ocurran. Desde el informe, también puedes actualizar información con los responsables de tarea y demás involucrados haciendo comentarios en la tarea.

para saber cómo crear otro tipo de informes de búsqueda avanzada, ingresa aquí.

Supervisa el progreso y gestiona el personal de todas las campañas con los Portafolios y la Gestión de recursos

Para acceder a las actualizaciones de los estados y ver la carga laboral del equipo, los líderes, por lo general, concentran la información de las reuniones, los email o las hojas de cálculo, algo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolios de proyectos con tu calendario de contenidos y los demás proyectos relevantes de contenidos para ver el estado de los proyectos las fechas de entrega, las prioridades y los encargados. Todo desde un mismo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista los proyectos de contenido.

CAPTURA DE PANTALLA de la redistribución equitativa de trabajo entre los responsables en la vista de Gestión de recursos

Recursos para planificar y gestionar campañas

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes ejecutan campañas de marketing? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla de campañas de marketing Usar plantilla
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Webinar de caso de uso Descubre cómo InVision planifica y gestiona sus campañas de marketing con Asana
Artículo de consejos para campañas Leer el blog
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.