Departamento de asistencia técnica de TI

Cómo crear un proyecto de solicitudes para mesa de ayuda de informática en Asana

Hay algunas opciones para crear tu proyecto. Para empezar rápido:

  1. Comienza con nuestra plantilla para mesa de ayuda de informática y personalízala según las necesidades de tu equipo.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que actualmente das seguimiento a las solicitudes.

Para problemas de TI confidenciales, puedes crear un proyecto privado que solo el equipo de TI pueda ver.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto de mesa de ayuda desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, ingresa aquí.

Consejos para dar seguimiento a solicitudes informáticas

1. Captura las solicitudes de manera uniforme para convertirlas en acciones concretas rápidamente con los formularios

Ir de un lugar a otro con detalles de solicitudes básicas de mesa de ayuda hace que el trabajo sea más lento. En vez de hacer eso, crea formularios para capturar los detalles correctos siempre, para todas las solicitudes informáticas. Los formularios se conectan directamente con tu proyecto de solicitudes así, te aseguras de que tu equipo comience con la información que necesita. Además, es más fácil para quienes hacen la solicitud darte la información que necesitas.

Captura de pantalla de una solicitud informática creada en Asana

Los formularios pueden ser completados y enviados por cualquier persona, incluso sino usan Asana, solo compartiéndoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se transforma en una tarea en tu proyecto para que puedas establecer su prioridad y asignarla a un compañero de equipo con toda la información necesaria.

GIF acerca de ir a la pestaña del formulario, copiar el enlace y compartirlo con cualquiera para que use ese formulario

Sigue las indicaciones que aquí te mostramos para configurar un formulario. Y agrega reglas a los proyectos, por ejemplo, para asignar automáticamente tareas a un compañero del equipo de informática cada vez que se envía un formulario. Así te asegurarás de que las solicitudes se prioricen después de que se envíen.

2. Transforma las conversaciones y los emails en tareas

Si recibes muchas solicitudes mediante chat o email, puedes enviarle al solicitante el enlace a tu formulario o también usar las integraciones para transformar las conversaciones en tareas rápidamente.

Captura de pantalla de las integraciones de email de Outlook y Gmail con Asana

Si recibes chats o emails con trabajo o preguntas que necesitas llevar a cabo, puedes agregarlos a Asana como tareas directamente desde tu bandeja de entrada o ventana de mensaje y asignarles un responsable, un proyecto y mucho más.

Para los emails, usa los complementos de Asana para Gmail, Outlook u otros clientes de email. Para chats, usa la integración de Asana para Slack.

GIF de creación de una tarea de Asana desde un mensaje de Slack con la integración

3. Establece prioridades y organiza las solicitudes con los campos personalizados

Cuando ya tienes configurado un formulario, los campos personalizados te ayudan a priorizar las solicitudes entrantes y ordenarlas por categoría. Si acostumbras a usar hojas de cálculo, sabes que esto también puedes hacerlo desde ahí filtrando y ordenando columnas. Sin embargo, los campos personalizados son mucho más poderosos porque permiten supervisar la información en contexto con el trabajo y el equipo (en vez de que solo los administradores o encargados del proyecto tengan acceso a dicha información).

Si agregas un campo llamado “tipo de solicitud”en tu formulario, puedes asociarlo al mismo campo personalizado de tu proyecto. Así, cuando se envíe un formulario, la tarea nueva especificará si alguien trata de detectar y resolver un problema técnico o de adquirir un hardware nuevo.

4. Evita duplicar el trabajo al darle seguimiento a las tareas de solicitud en más de un proyecto.

Es habitual que una solicitud de TI corresponda a un trabajo de TI más grande y a otras iniciativas. En lugar de crear dos tareas independientes, puedes guardar las tareas en varios proyectos para dar seguimiento al trabajo en ambos proyectos. El trabajo no se duplicará y podrás ver la información correcta en el contexto correcto.

GIF de agregar tareas en variosproyectos de Asana para calendarios de contenido y proyectos de lanzamiento

  1. Comienza con la tarea, pulsa “Tab + P” y el nombre de cualquiera de los proyectos adicionales a los que desees agregarles una tarea.

Por ejemplo, tu equipo de TI puede tener un proyecto privado para rastrear equipos de préstamo. Si llega una nueva solicitud para pedir prestado un equipo, puedes almacenar la tarea en el proyecto de equipos de préstamo y solicitudes de TI, pero mantener el resto del proyecto de préstamos en privado.

5. Nunca más te pases por alto una fecha de entrega a tiempo

En el caso de las solicitudes con límite de tiempo, puedes usar horas de entrega para garantizar que los problemas se resuelvan antes de las presentaciones, las demostraciones o la partida en un viaje de la empresa. Para seleccionar una hora, haz clic en la fecha de entrega de una tarea y selecciona Agregar una hora de entrega.

Si una determinada tarea debe ser repetida en un intervalo regular, puedes configurarla como recurrente para asegurarte de nunca olvidar la renovación de una cuenta o el ciclo de pedido mensual.

GIF de configuración de los vencimientos y tareas recurrentes en Asana para trabajos que deben estar hechos para un momento en particular

Consejos informes y solicitudes de personal

Supervisa el progreso y gestiona el personal de informática con los Portafolios y la Gestión de recursos

Para entender el progreso de un proyecto y evaluar la carga laboral del equipo, los líderes del sector de Informática, por lo general, concentran la información de las reuniones, los email o las hojas de cálculo, algo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolios de proyectos con todos los proyectos claves de informática y tu [mesa de ayuda de informática]/guide/examples/it/it-helpdesk-requests) para ver el progreso en tiempo real, las fechas de entrega y las prioridades. Todo desde un mismo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener la dedicación laboral distribuida equitativamente y no perder de vista los trabajos de informática que son realmente importantes.

CAPTURA DE PANTALLA de cómo usar la Gestión de recursos para ver qué compañeros de equipo tienen demasiado trabajo y reasignarlo

La carga laboral en la Gestión de recursos, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que no todas las tareas se crean de la misma manera. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea.

Recursos para mesas de ayuda de informática

¿Quieres más consejos? ¿Más aprendizaje visual? ¿Quieres ver cómo administran las solicitudes informáticas otros clientes como tú? Revisa estos recursos:

Recursos para mesas de ayuda de informática Enlace
Plantilla para solicitudes informáticas Usar plantilla
Tutorial de video Mira cómo usar Asana para informarte sobre solicitudes de trabajo en general
Curso a pedido Regístrate en la Academia de Asana para informarte sobre solicitudes de trabajo en general
Casos de uso y webinars Mira cómo Meliá Hotels International administra las solicitudes informáticas con Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.