Departamento de asistencia técnica de TI

Para problemas de TI que no se pueden resolver con solo encender y apagar el sistema, se necesita una forma sencilla de notificar los problemas. A veces, es difícil encontrar una solución que sea lo suficientemente potente para el equipo de TI, pero fácil de usar para cualquier persona. Utilizar Asana para las solicitudes de TI hace que notificar problemas sea fácil para cualquier persona y resolverlos sea rápido para los equipos TI.

Cómo crear un proyecto de asistencia técnica de TI

  1. Crea un proyecto con el nombre “Soporte técnico de TI”. Asegúrate de que sea un proyecto público en un equipo público para que cualquiera pueda encontrarlo cuando necesite asistencia de TI.
    • Según la forma en que desees ver el proyecto, puedes elegir el diseño de lista o tablero.
    • Para problemas de TI confidenciales, puedes crear un proyecto privado que solo el equipo de TI pueda ver.
  2. Asigna un encargado del proyecto, como un líder de equipo o un coordinador. A medida que se agregan nuevas tareas para las solicitudes de TI, el encargado puede asignarlas al compañero de equipo adecuado. O bien, los miembros del equipo de TI pueden asignar las tareas a medida que se agregan.
    • Agrega los miembros del equipo de TI como miembros del proyecto. De este modo, los miembros podrán recibir notificaciones de las tareas nuevas y no pasar nada por alto.
  3. Organiza tu proyecto por tipo de solicitud de TI o compañero de equipo. Puedes usar secciones o columnas.
  4. Para crear las solicitudes de soporte técnico de TI, cualquier miembro de la organización puede simplemente crear una tarea en el proyecto. También puedes usar una tarea de ejemplo si es necesario incluir siempre cierta información. Los solicitantes simplemente deben duplicar la tarea al crear una nueva solicitud.
    • Una vez recibida la solicitud, asegúrate de que se asigne a un compañero de equipo. Establece una fecha de inicio y una fecha de entrega para que el solicitante sepa cuándo puede esperar una solución y para que el compañero de equipo de TI pueda presupuestar la cantidad correcta de tiempo para trabajar en el error.
  5. Asigna subtareas al informante de los errores en todo el proceso de solución de problemas. Los pasos para solucionar el problema serán claros y se creará un historial de solución de problemas.
  6. Usa los comentarios en las tareas para establecer de forma fácil una comunicación de ida y de vuelta, todo dentro de la misma tarea.

Crea un proyecto de soporte técnico de TI en Asana

Consejos para gestionar tu proyecto de asistencia técnica de TI

Envío de solicitudes de TI con formularios web

Puedes crear un formulario web con Wufoo o Google Forms para recopilar toda la información que necesitas para una nueva solicitud de TI. Cuando esté rellenado, los campos del formulario se sincronizarán automáticamente con la tarea en tu solicitud de proyecto en Asana e incluso puedes vincular campos en el formulario web con tus campos personalizados en el proyecto. De este modo, los solicitantes sabrán qué detalles son necesarios para conseguir que se lleve a cabo la solicitud, y no se pierde más tiempo en aclaraciones.

Usa la integración con Slack para dar seguimiento a las solicitudes nuevas de asistencia técnica

Probablemente recibes solicitudes de asistencia técnica desde todas las direcciones, y es fácil perderlas de vista. Afortunadamente, con Asana para Slack, puedes hacer que las conversaciones sean procesables al convertir los mensajes en tareas de Asana. Incluso puedes agregar la tarea a tu proyecto de asistencia técnica de TI y realizar acciones en la tarea directamente desde Slack. De ese modo, nada se pierde y puedes avanzar rápidamente con tus solicitudes.

Dar seguimiento a más detalles con campos personalizados

Agrega campos personalizados al proyecto para ahorrar tiempo entre idas y venidas. Con los campos personalizados, puedes dar seguimiento a más información en cada solicitud y hacer que los compañeros de equipo los llenen antes de enviarlos. Puedes tener campos de prioridad, sensibilidad de tiempo, tipo de solicitud y más.

Usa campos personalizados en un proyecto de asistencia técnica de TI de Asana

Cómo agregar campos personalizados

Agrega campos personalizados a un proyecto de solicitud de TI. Para eso, haz clic en el menú desplegable del título del proyecto y selecciona Gestionar campos personalizados. Desde aquí, puedes crear y gestionar campos personalizados.

Cómo crear campos personalizados en Asana Cómo gestionar campos personalizados en Asana

Usar campos personalizados de TI en otros proyectos

En otros proyectos relacionados con TI (como la configuración de audiovisuales para presentaciones o incorporación de nuevos empleados), puedes agregar campos personalizados para dejar en claro lo que se necesita en un solo vistazo. Por ejemplo, en Asana, cuando tenemos una presentación, usamos campos personalizados con códigos de color para que nuestro equipo de TI pueda ver rápidamente dónde lo necesitamos (o no).

Usa campos personalizados con colores para que los compañeros de equipo de TI sepan cuándo y dónde son necesarios

Usar horas de entrega y establecer tareas recurrentes

En el caso de las solicitudes con límite de tiempo, puedes usar horas de entrega para garantizar que los problemas se resuelvan antes de las presentaciones, las demostraciones o la partida en un viaje de la empresa. Para seleccionar una hora, haz clic en la fecha de entrega de una tarea y selecciona Agregar una hora de entrega.

Si una determinada tarea debe ser repetida en un intervalo regular, puedes configurarla como recurrente para asegurarte de nunca olvidar la renovación de una cuenta o el ciclo de pedido mensual.

Configura horas de entrega y tareas recurrentes en Asana para el trabajo que se debe realizar para un momento determinado

Guardar tareas en varios proyectos

Es habitual que una solicitud de TI corresponda a un trabajo de TI más grande y a otras iniciativas. En lugar de crear dos tareas independientes, puedes guardar las tareas en varios proyectos para dar seguimiento al trabajo en ambos proyectos. El trabajo no se duplicará y podrás ver la información correcta en el contexto correcto.

Por ejemplo, tu equipo de TI puede tener un proyecto privado para rastrear equipos de préstamo. Si llega una nueva solicitud para pedir prestado un equipo, puedes almacenar la tarea en el proyecto de equipos de préstamo y solicitudes de TI, pero mantener el resto del proyecto de préstamos en privado.

Usar formularios para configurar la estación de trabajo de las nuevas contrataciones

Puedes usar Asana para configurar la estación de trabajo de los nuevos empleados y procurar que tengan un comienzo agradable. Antes de empezar, haz que llenen un formulario de Google con sus necesidades y preferencias de TI. Una vez presentado el formulario, puedes reenviar la información directamente a Asana como una nueva tarea en tu proyecto de solicitudes de TI, sin copiar ni pegar.

No solo identifica problemas, ejecuta tu departamento de soporte técnico de TI con Asana para resolverlos.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.