Informes de progreso

Como líder en tu organización, probablemente seas el responsable de conocer el progreso del proyecto en el día a día y de tener que informar las actualizaciones de estado a otros gerentes identificando los riesgos y entendiendo el impacto del trabajo de tu equipo en otros equipos. Asana permite que los gerentes observen cómo progresa el proyecto, sin tener que convocar a otras reuniones ni controlar a los miembros del equipo.

Peloton da seguimiento del progreso con Asana

 

Seguir el progreso del proyecto con los paneles

  1. Agrega los mayores proyectos de tu equipo a tu Panel para obtener una visión de alto nivel del progreso y del estado de los proyectos.

  2. Para personalizar la visualización del panel, arrastra y suelta las tarjetas del proyecto por orden de prioridad, por encargado del proyecto, por orden alfabético o color de estado.

  3. Asegúrate de que los Encargados del proyectoEncargado del proyecto Todos los proyectos pueden tener un Encargado del proyecto. Los encargados pueden configurar actualizaciones de estado para el proyecto. Lee mas y los líderes de equipo actualizan sus respectivos proyectos de forma regular, para que todo esté al día.

  4. Despliega tu panel en las reuniones o presentaciones para mostrar el estado de tu trabajo.

Panel en Asana

Pídele a cada encargado del proyecto que actualice el estado del proyecto de forma regular, en especial cuando se consigan logros o si el proyecto se desvía. Conocer el estado ayudará a tu equipo y a ti a realizar la acción correspondiente lo más rápido posible.

Vistas e informes personalizados

Mis tareas

Para una visión más detallada del trabajo de cada miembro, busca a una persona específica por nombre. En la vista de búsqueda, se muestran todas las tareas que la persona tiene previstas para hoy, las tareas próximas y para más tarde, además de las nuevas tareas que se le asignen. Puedes empezar con las listas de tareas de los miembros de tu equipo y acceder a ellas desde la barra lateral para una visión rápida de las prioridades de cada miembro.

Mis tareas en Asana

Informes del panel con Google Sheets

Si eres un ávido usuario del Panel y manejas muchos proyectos que necesitas comparar con más detalle, puedes usar los informes del panel en Google Sheets. Con esta integración, puedes acceder a los datos del proyecto directamente desde Asana y crear informes y visualizaciones personalizados para ver en qué se trabaja y qué requiere atención, todo desde las hojas de cálculo de Google Sheets. Solo debes hacer clic en Abrir informe en Google Sheets en la esquina superior derecha de tu panel.

Panel con Abrir informe en Google Sheets

Vistas de búsqueda

Usa la búsqueda para crear informes personalizados de trabajo completado, prioritario y trabajo entre equipos y proyectos. Puedes buscar en todos los campos, de Asana, desde los responsables hasta la fecha de finalización y mucho más. Para acceder rápidamente y guardar tus criterios de búsqueda, marca con una estrella y ponle un nombre a tus visualizaciones de búsqueda.

Menú desplegable de búsqueda con campos de criterios de búsqueda

Vistas de búsqueda útiles cuando quieras saber…

¿Necesito hacer un seguimiento de alguien?

  • Las tareas que asigné y que no están finalizadas

¿Qué hizo mi equipo recientemente?

  • Tareas finalizadas en los últimos X días

¿En qué trabajará después el equipo?

  • Tareas sin finalizar que se deben entregar en los próximos X días

¿Hay alguna tarea con retraso?

  • Tareas sin finalizar que se debieron entregar en los últimos X días

Seguimiento del progreso

Si utilizas el panel y las vistas versátiles de Asana, podrás saber el estado de los proyectos y los objetivos, además de verlos en el contexto correcto. Cuando tienes información pertinente y actualizada, puedes tomar decisiones rápidamente, planificar el trabajo equipo de tu trabajo con mayor exactitud y conseguir los resultados que buscas.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.