Comunicaciones de gerentes

Además de trabajar con su propio equipo, los gerentes también colaboran con otros gerentes al compartir recursos, facilitar la comunicación entre departamentos y asegurar un progreso general para llegar a los objetivos de la empresa. Por desgracia, las “comunicaciones de los gerentes” suelen implicar lidiar con email disperso, reuniones y documentos desactualizados o difíciles de encontrar. Asana ofrece a los gerentes una forma de comunicarse y compartir recursos fácilmente y en privado. Se acabaron las reuniones para hablar de reuniones y las cadenas de email interminables.

Cómo crear un equipo de ‘Gestión’

• Crea un equipo en Asana exclusivamente para los gerentes. Desplázate hacia abajo en la barra lateral y haz clic en Crear nuevo equipo o en el botón +, que se encuentra al lado de cada equipo existente. Invita solo a los gerentes y mantén al equipo oculto.
• Crea un proyecto para los recursos de los gerentes en el equipo de gestión. Agrupa los recursos en tareas individuales (recuerda que las tareas no siempre tienen que ser ejecutables). Tal vez quieras incluir lo siguiente:
  • Materiales de incorporación y documentos de capacitación
  • Plantillas de revisión del rendimiento
  • Preguntas y respuestas de capacitación
  • Plantillas de plan de mejora del rendimiento
  • Recursos para el desarrollo profesional
• Usa las conversaciones de equipo para compartir información confidencial o actualizaciones pertinentes a la gestión o para obtener asesoramiento de otros gerentes.
  • Sustituye la lista de distribución por email del equipo de gestión por las conversaciones en Asana, de modo que los gerentes puedan seguir y dejar de seguir las cadenas con facilidad.
  • Convierte la conversación en tareas ejecutables creando una tarea directamente desde la conversación.

Mantén tu organigrama en Asana. Crea un proyecto y una sección para cada gerente, con tareas para cada empleado directo. Si ocurren cambios referentes al empleado, mueve la tarea a otra sección, cámbiale el nombre o bórrala.

Consejos para planificar reuniones de gestión

Las reuniones de gestión pueden ser ineficientes, largas y confusas respecto de los pasos a seguir. Utilizar Asana mantiene a todos al tanto, con una orden del día clara y un registro de lo que tiene que ocurrir a continuación.

1. Desplázate hacia el equipo de gestión en Asana y crea un nuevo proyecto para una reunión de gestión o de equipo. Para ello, usa el botón de Agregado rápido que se encuentra en la barra superior o el botón + al lado de los proyectos de equipos de gestión actuales. Agrega asistentes a la reunión como miembros del proyecto.

2. Parecido a planificar otras reuniones en Asana, puedes utilizar las secciones para organizar la agenda de la reunión. Todo el mundo vendrá preparado y conociendo lo que está en la lista. Por ejemplo:

   • Recurrente (puedes usar fechas de entrega recurrentes para que aparezcan de cada vez)
   • Analizar esta semana
   • Revisar más tarde
   • Elementos de acción

3. Agrega los temas como tareas separadas. Adjunta los documentos pertinentes y aporta contexto que describan estas tareas. También puedes usar conversaciones y comentarios para generar debates asíncronos a fin de ahorrar tiempo en la reunión.

4. Durante la reunión, designa a una persona para que tome notas y guarde las actas en una tarea a modo de referencia o para quien no haya podido asistir. Asegúrate de asignar los elementos de acción a sus responsables.

Los gerentes tienen muchas responsabilidades, pero a menudo no disponen del espacio único y colaborativo que necesitan para trabajar en equipo. Asana proporciona ese espacio donde los gerentes aprenden uno del otro, se comunican y colaboran para lograr los objetivos de la empresa, sin tener que trabajar de más.