Comentarios de diseño y reuniones de revisión

Cómo gestionar reuniones de revisión de diseño en Asana

Para empezar rápidamente, usa nuestra plantilla. El GIF que se muestra a continuación te indica cómo acceder a las plantillas:

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto de solicitudes desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos en Asana, empieza por seguir estas instrucciones de creación de proyectos.

Consejos para realizar reuniones de revisión más efectivas

Ahora que ya creaste un proyecto, estos consejos te ayudarán a ejecutar reuniones efectivas.

los pasos que se indican más abajo están pensados específicamente para reuniones de revisión de diseño, pero la estructura puede adaptarse para ser aplicados en otros procesos de revisión. Para eso, solo tienes que crear un proyecto en donde los diseñadores puedan agregar su trabajo para revisión o aprobación, y luego seguir los pasos indicados a continuación.

1. Asigna a un compañero de equipo como responsable de gestionar la agenda de la reunión

Las reuniones son más efectivas cuando hay una agenda clara, fácil acceso a los materiales y suficiente tiempo para abordar cada tema. Si el responsable de ejecutar la reunión siempre es el mismo gerente de diseño, productor u otro compañero de equipo, convierte a dicha persona en encargado del proyecto. De lo contrario, asigna este rol de manera rotativa.

El encargado del proyecto será responsable de asegurar que haya temáticas de discusión en la agenda de la reunión de revisión, archivos de materiales adjuntos para revisar y suficiente tiempo para abordar todos los temas.

asegúrate de que nadie olvide adjuntar su trabajo para que sea revisado en la reunión creando una tarea de recordatorio recurrente y asignando copia de las tareas.

2. Agrega tareas existentes a la agenda

Para ahorrar tiempo y mantener todo en contexto, pide a los diseñadores/creadores que agreguen tareas existentes con su trabajo de diseño a la agenda. Para guardar una tarea en varios proyectos:

GIF de tareas en múltiples proyectos de Asana para calendarios de contenido y proyectos de lanzamiento

  1. Dirígete a la tarea en Asana.
  2. Presiona las teclas Tab + P.
  3. Escribe el nombre del otro proyecto al que quieras agregar la tarea. Presiona Enter.
  4. Tu tarea se guardará en varios proyectos, pero se mantendrá como una sola tarea.

Ahora ya puedes tener fácil acceso a los archivos de trabajo durante la reunión y monitorear los comentarios en el mismo lugar para transformarlos en acciones cuando sea necesario.

Consejos para gestionar los comentarios efectivamente

Prueba estos consejos para que sea mucho más fácil y rápido realizar y recibir comentarios durante las revisiones de diseño:

1. Transforma fácilmente los comentarios de los revisores en acciones y mantén todo en contexto

Los comentarios deben ser claros, realizarse dentro de un contexto y estar a disposición en un solo lugar. De lo contrario, los creadores continúan su trabajo sintiéndose confundidos o frustrados con respecto a las expectativas del trabajo.

Para evitar esta situación, usa anotaciones de verificación para monitorear los comentarios directamente desde los materiales (o usa los comentarios de tarea para recopilarlos). Esto lo puede realizar alguna persona que esté encargada de tomar nota durante la reunión de revisión o un revisor por su cuenta. La verificación proporciona un registro de comentarios único, fácil de ejecutar y en contexto con la imagen para que los diseñadores puedan guiarse y terminar bien su trabajo.

GIF de flujo de trabajo de revisión de imagen en Asana

Para agregar anotaciones de verificación:

  1. Revisa si hay un archivo de imagen adjuntado a la tarea.
  2. Haz clic en el archivo y selecciona Agregar comentarios.
  3. Haz clic específicamente en la parte de la imagen donde quieres agregar los comentarios.
  4. Cada anotación crea un subtarea dentro de la tarea, de modo que los diseñadores puedan guiarse en contexto con la imagen.

Luego de esto, el creador o responsable puede volver a trabajar con una idea clara de los comentarios y sugerencias. Una vez que realiza las modificaciones (o no), puede comentar sobre las decisiones que tomó y por qué para que los revisores sepan que sus comentarios fueron considerados.

2. Cumple los plazos con traspasos de trabajo y aprobaciones claras

Cuando los diseños ya pasaron por rondas de reuniones de revisión y los diseñadores ya están seguros de su trabajo, pueden usar Asana para obtener una aprobación final clara del trabajo. Junto con la verificación, nuestro flujo de trabajo de aprobaciones con notificaciones de campos personalizados permite a los equipos ejecutar traspasos de trabajo y ciclos de revisiones más rápidos.

GIF flujo de trabajo de aprobaciones con campos personalizados en Asana para indicar si el trabajo está listo o ya ha sido aprobado

  1. Agrega el campo personalizado de “etapa de aprobación” creado por Asana a tu proyecto de reuniones de comentarios/revisión haciendo clic en el enlace azul de Agregar campos personalizados ubicado en la parte superior.
  2. Luego de esto, las notificaciones de este campo se activarán inmediatamente, de modo que cada vez que ocurran cambios, los seguidores de la tarea reciban una notificación.
  3. Cuando el material esté listo para ser revisado, el responsable deberá actualizar el campo a Listo para revisión y asignar la tarea al revisor.
  4. El revisor recibirá una notificación indicando que ya puede comenzar a revisar. Los organizadores de la reunión de revisión, sabrán que deberán incluir esta nueva revisión en la agenda de la próxima reunión.
  5. Una vez que la revisión se finaliza, el revisor deberá actualizar el campo personalizado a Aprobado o Requiere cambios y resignar la tarea al responsable o creador.
    • Si se requieren cambios, haz comentarios que se puedan llevar a cabo usando el flujo de trabajo de aprobaciones que se menciona en el consejo anterior.
  6. El responsable recibirá una notificación indicando si el trabajo está aprobado o necesita modificaciones. Desde esa notificación, podrá visualizar los comentarios e ir al archivo que necesita modificarse.

3. Mantén los comentarios a mano mientras trabajas en un diseño

Una vez que recibes los comentarios, puede ser muy difícil tenerlos a mano mientras trabajas si es que tienes que imprimirlos o buscarlos en diferentes aplicaciones y pantallas, lo que eventualmente retrasa el trabajo. Si trabajas en una aplicación como Adobe Photoshop CC, Illustrator CC o InDesign CC, puedes usar nuestra integración para ver la tarea de comentarios directamente desde el programa en que estás trabajando y así agilizar el trabajo.

captura de pantalla de la integración de Adobe Creative Cloud con Asana mostrando una tarea visible en un programa de Adobe

configura la integración siguiendo estas instrucciones.

Recursos para planificar y gestionar los comentarios

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes planifican reuniones y gestionan los comentarios? Revisa estos recursos:

Recurso Enlace
Plantilla de comentarios Vista previa de plantilla
Un curso en línea Regístrate en Academia Asana
Webinar de caso de uso Descubre cómo InVision realiza comentarios en su equipo remoto mediante Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.