Resúmenes creativos y solicitudes inesperadas

Cómo crear un proyecto para solicitudes creativas

Puedes usar este proceso para gestionar las solicitudes inesperadas (como una imagen para las redes sociales) y los resúmenes creativos para grandes proyectos (como iniciar una campaña) desde un mismo lugar. Existen varias maneras de construir el proceso, pero si quieres empezar rápidamente:

  1. Usa el proyecto de plantilla para solicitudes creativas.
  2. Importa la hoja de cálculo que actualmente usas para monitorear las solicitudes creativas.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto de solicitudes desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos en Asana, comienza por seguir estas instrucciones de creación de proyectos.

Consejos para gestionar y producir solicitudes creativas

Ahora que ya creaste tu proyecto para solicitudes creativas, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.

1. Crea plantillas de resúmenes creativos y solicitudes para ejecutarlas más rápido con los formularios

Obtener un resumen creativo completo o la información detallada de una solicitud es fundamental para priorizar correctamente el trabajo y asegurarse de que todos tengan una idea clara de las expectativas. Si empiezas a trabajar con objetivos confusos o teniendo que buscar archivos de un lado para otro, se aumenta el tiempo del ciclo de producción.

Para evitar eso, crea formularios para el resumen creativo y las solicitudes creativas inesperadas. Los formularios se conectan directamente a tu proyecto de producción creativa para garantizar que tu equipo tenga toda la información que necesita (de la manera en que mejor la entiendan) para iniciar el trabajo.

Captura de pantalla de un formulario de solicitudes creativas creado en Asana

Los formularios pueden ser completados y enviados por cualquier persona, incluso sino usan Asana, solo compartiéndoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se transforma en una tarea en tu proyecto para que puedas establecer su prioridad y asignarla a un compañero de equipo con toda la información necesaria.

configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

Si recibes una solicitud para un proyecto/iniciativa grande, interdepartamental o complejo, puedes convertir la tarea en proyecto para que puedas gestionarla de manera más efectiva.

2. Prioriza y filtra las solicitudes con campos personalizados

Cuando ya tienes configurado un formulario, los campos personalizados te ayudan a priorizar las solicitudes entrantes y ordenarlas por categoría. Si acostumbras a usar hojas de cálculo, sabes que esto también puedes hacerlo desde ahí filtrando y ordenando columnas. Sin embargo, los campos personalizados son mucho más poderosos porque permiten monitorear la información en contexto con el trabajo y el equipo (en vez de que solo los productores creativos o gerentes del proyecto tengan acceso a dicha información).

Si agregas un campo llamado “equipo”en tu formulario, puedes asociarlo al mismo campo personalizado de tu proyecto. Así, cuando se envíe un formulario, la tarea nueva especificará qué equipo es el encargado de realizarla para que puedas evaluar su alcance y la cantidad de personas involucradas.

Un campo personalizado de “prioridad” puede ayudar a los productores o gerentes a priorizar las solicitudes relacionadas a otros trabajos para mantener al equipo informado, evitando que algún solicitante desesperado envíe una solicitud pasando por alto las prioridades más importantes.

3. Cumple los plazos con revisiones y aprobaciones más claras

Tener la capacidad de proporcionar e incorporar comentarios a una campaña con mayor facilidad puede marcar la diferencia entre alcanzar o no tus objetivos creativos. Sigue los pasos a continuación para mover los trabajos a través de las aprobaciones de forma clara y rápida:

GIF flujo de trabajo de aprobaciones con campos personalizados en Asana para indicar si el trabajo está listo o ya ha sido aprobado

  1. Agrega reglas a los proyectos para que las tareas se asignen automáticamente a las personas correctas, se finalicen o se muevan a diferentes secciones del proyecto a medida que progresan.
  2. Usa las notificaciones de los campos personalizados para que todos los involucrados estén al tanto de cómo se progresa. Recibirán notificaciones cuando se actualicen los campos “Ingresar comentarios” o “Aprobado”, por ejemplo.
  3. Los revisores pueden dejar sus comentarios directamente en las imágenes con su Verificación. Con cada comentario se crea una subtarea concreta para que quien lo haya creado pueda darle seguimiento e implementar lo expuesto en los comentarios según sea necesario.

GIF de flujo de trabajo de revisión de imagen en Asana

4. Mantén los requerimientos creativos y los detalles de solicitudes en contexto con tus diseños en Adobe Creative Cloud

Cuando el trabajo ya está en curso, puede ser difícil mantener la información principal, los requerimientos y los comentarios a mano si los creativos trabajan desde programas como Adobe Photoshop CC, Illustrator CC o InDesign CC. Para evitar perder tiempo moviéndose entre herramientas o contextos importantes, los creativos pueden mantener la ventana de la tarea de Asana abierta en el programa de Adobe Creative Cloud que estén utilizando.

captura de pantalla de la integración de Adobe Creative Cloud con Asana mostrando una tarea visible en un programa de Adobe

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de solicitudes creativas

¿estás recién empezando? Obtén información sobre las mejores prácticas para actualizaciones de estado y presentación de informes.

1. Visualiza el trabajo en riesgo y haz seguimiento al equipo con informes de búsqueda

Otra ventaja de usar los campos personalizados para monitorear las prioridades y aprobaciones es que dicha información puede utilizarse para ejecutar informes de búsqueda avanzada. Los informes de búsqueda avanzada contienen información de todo tu trabajo en Asana para ayudarte a responder preguntas como “¿qué prioridades están en riesgo?” o “¿qué materiales están a la espera de comentarios?” en tiempo real sin tener que buscar ni recopilar la información de manera manual. Con los informes de trabajo en riesgo y de aprobaciones puedes crear informes de búsqueda para casi todo lo que quieras saber y además identificar bloqueos antes de que ocurran. Desde el informe, también puedes actualizar información con los responsables de tarea y demás involucrados haciendo comentarios en la tarea.

Captura de pantalla de resultados del informe de búsqueda avanzada en Asana

para saber cómo crear otro tipo de informes de búsqueda avanzada, ingresa aquí.

2. Supervisa el progreso y gestiona el personal para el trabajo creativo con los portafolios y la gestión de recursos.

Para entender cómo avanzar en los proyectos creativos y evaluar la carga laboral del equipo, los productores creativos y los líderes, por lo general, concentran la información de las reuniones, los email o las hojas de cálculo, algo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolios de proyectos con todo el trabajo creativo y los proyectos de solicitudes para ver el progreso en tiempo real, las fechas de lanzamiento y las prioridades. Todo desde un mismo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo creativo basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo creativo distribuido equitativamente y no perderlo de vista.

CAPTURA DE PANTALLA de cómo usar la Gestión de recursos para ver qué compañeros de equipo tienen demasiado trabajo y reasignarlo

La carga laboral en la Gestión de recursos, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que no todas las tareas se crean de la misma manera. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea.

3. Mide el tiempo invertido en la facturación o en la planificación de recursos.

Muchos equipos creativos necesitan tener una idea clara de cuántas horas dedican al trabajo, especialmente las agencias, los trabajadores independientes o los gerentes que deben asignar personal a sus proyectos adecuadamente. En vez de hacer estimaciones vagas o complicar demasiado el monitoreo, los creativos pueden usar la integración de seguimiento de tiempo con Harvest directamente en Asana (u otra aplicación de seguimiento de tiempo). El cronómetro de Harvest se incorpora a las tareas de Asana para que puedas calcular el tiempo de cualquier tarea mientras trabajas en ella.

captura de pantalla de la integración de seguimiento de tiempo de Harvest en Asana

empieza a usar aplicaciones de seguimiento de tiempo en Asana con este rápido tutorial de video.

Recursos para planificar y gestionar los procesos creativos

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes gestionan la producción creativa y las solicitudes? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla de solicitudes creativas e inesperadas Usar plantilla
Tutorial de video Mira Cómo usar Asana
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Casos de uso y webinars Descubre cómo Sony Music, Stance y Scripps gestionan las solicitudes creativas con Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad 

Iniciar los proyectos con un buen resumen creativo es esencial para mantener el trabajo al día y acorde al presupuesto. Paralelamente, los equipos creativos además tienen que esforzarse por gestionar las solicitudes inesperadas de otros equipos. Haz que la producción creativa sea más eficiente con este proceso:

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Premium

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Business

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Agregar enlace a

Error: Selecciona un espacio de trabajo antes de agregar el enlace


Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.