Solicitudes de trabajo

Las solicitudes de trabajo pueden desordenar un bandeja de entrada rápidamente, especialmente si estás a cargo de muchos otros equipos, personas o clientes. Equipos como el de diseño, redacción, TI e instalaciones pueden optimizar su proceso de solicitud mediante el seguimiento de solicitudes de trabajo en un proyecto de Asana, donde se pueden organizar fácilmente las solicitudes según su nivel de prioridad, asignar el trabajo y supervisar el progreso.

Omite la configuración y usa la plantilla de solicitudes de trabajo creada por Asana

Continua leyendo Cómo usar Asana

Mira Cómo usar Asana mientras configuras tu proyecto de solicitudes de trabajo.

Configura un proyecto de solicitudes

  1. Crea un proyecto y nómbralo “solicitudes de trabajo de [NOMBRE DEL EQUIPO].” Asegúrate de que sea un informe público en un equipo público para que todo el mundo que lo necesite pueda enviar una solicitud.
  2. Compártelo con las personas adecuadas agregándolas como miembros del proyectomiembro del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas .
    • Si el proyecto es para solicitudes internas, asegúrate de incluir a alguien que realice solicitudes con frecuencia y a una persona dispuesta a asumir la responsabilidad de responder a esas solicitudes.
    • Si el proyecto es para pedidos o solicitudes externas, puedes enviar invitaciones al proyecto o puedes usar las integraciones Asana (como Wufoo o formularios web de Google) para que las solicitudes vayan directamente de tu página web o e-mail a Asana, sin que suponga más trabajo para quién envíe la solicitud.
  3. Para garantizar que cada solicitud se convierta en una prioridad y quede asignada, nombra a un Encargado del proyectoEncargado del proyecto Todos los proyectos pueden tener un Encargado del proyecto. Los encargados pueden configurar actualizaciones de estado para el proyecto. Lee mas . Esta función también puede rotar entre el equipo.
  4. Crea una tarea de plantilla que copie para asegurarte de que reúnes la información necesaria de la persona que envía la solicitud. Guárdala en la parte superior de la lista de proyectos para que sea fácil de acceder y asegúrate de que está claro que los solicitantes deberán copiar la tarea de plantilla para cada solicitud nueva.
  5. Agrega campos personalizados al proyecto para dar seguimiento a aún más información y haz que los compañeros de equipo los completen antes de enviar la solicitud. Puedes tener campos para las horas estimadas o clasificar la tarea según el tipo. Por ejemplo, un equipo de diseño podría clasificar las tareas por tipo de activo (ilustración, foto, GIF, video).
  6. El encargado del proyecto debe agregar fechas de [inicio](/help/ start-dates) y fechas de entrega para las solicitudes y luego ir a la [vista de calendario](/ guide/calendario) en la parte superior del proyecto para ver las tareas en un calendario para asegurarse que se está siguiendo el programa.

Da seguimiento fácilmente a las solicitudes de trabajo en Asana

Integraciones

Para instrucciones de configuración más detalladas, revisa cada integración en nuestra página de aplicaciones.

Formularios web

Puedes crear un formulario web personalizado con Wufoo o Google Forms a fin de recopilar toda la información que necesitas para una nueva solicitud de trabajo. Cuando esté completo, los campos del formulario se sincronizarán automáticamente con una tarea de tu proyecto de solicitud en Asana. Incluso puedes asignar campos del formulario web a tus campos personalizados en el proyecto. De este modo, los solicitantes saben qué detalles son necesarios para tratar la solicitud y no se pierde más tiempo en aclaraciones.

Reenvío de email

Si recibe solicitudes por correo electrónico y no quieres añadir a esas personas a Asana (o si estás intentando ayudar a que tu equipo haga la transición a Asana desde el e-mail), utiliza el complemento de Asana para Gmail para convertir rápidamente los e-mails en tareas. Si no usas Gmail puedes reenviar los correos electrónicos a x@mail.asana.com no para convertirlos en tareas. También puedes reenviar emails a proyectos específicos.

Zapier

Conecta tu proyecto de solicitudes en Asana con las otras herramientas que use tu equipo para recopilar pedidos y solicitudes, como Evernote, Jira y las hojas de cálculo de Google, sin tener que escribir ni una sola línea de código. Asana puede ayudarte a automatizar muchos de tus procesos y flujos de trabajo con proyectos e integraciones. Más información sobre la configuración de la integración de Zapier.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.