Administración de proyectos

Cada equipo utiliza Asana para la gestión de proyectos de una forma un poco diferente. Sin embargo, independientemente de lo que estés haciendo, hay cosas que cualquier equipo puede hacer para que los proyectos puedan desarrollarse sin problemas.

Continua leyendo Cómo usar Asana

Mira Cómo usar Asana para continuar y dominar la gestión de proyectos en Asana.

1. Planifica un proyecto

Las notas rápidas, las pizarras y las hojas de cálculo son bastante fáciles, pero se tienen que cubrir manualmente, por lo que quedan rápidamente desactualizadas. Asana no sólo facilita bastante el brainstorming y la planificación, sino que también es lo suficientemente potente como para dar seguimiento a tu trabajo en un mismo sitio cuando quieras convertir las ideas en una realidad.

Cómo hacerlo:

  • Crea un proyecto. Los proyectos se desarrollan en un equipo en Asana y guardan las tareas. Puedes usarlos para rastrear grandes objetivos, flujos de trabajo rutinarios y complejos procesos, gestionar los plazos o incluso organizar tus ideas. Puedes elegir una visualización en lista o en tablero.
  • Usa una plantilla creada por Asana. Nuestras plantillas están basadas en algunos de los flujos de trabajo más utilizados en Asana. Tienen recomendaciones acerca de cómo configurar un proyecto y mover tus tareas mediante el flujo de trabajo.

Crea un proyecto en Asana desde cero o elige una plantilla creada con Asana

2. Organiza tu proyecto

Cuando lo hayas creado, agrégale una estructura. Cuando las personas involucradas tienen claro quién hace qué, los miembros del equipo pueden comenzar su parte y hacer que el proyecto avance.

Cómo hacerlo:

  • Usa secciones o columnas para organizar tus tareas en un proyecto. Puedes organizarlas por fechas límite, etapas de trabajo, marcos temporales y mucho más.
  • Asigna tareas y asigna fechas de entrega. Los proyectos fracasan cuando no está claro quién está a cargo de qué, especialmente si los miembros del equipo no saben cuando tienen que terminar el trabajo. Por no hablar del tiempo invertido en gestionar el trabajo y los posibles malentendidos.
  • Usa el Cronograma para obtener una vista con formato de diagrama de Gantt que te ayudará a planificar y visualizar cada paso de tu proyecto. Puedes ver fácilmente la duración y la fecha límite de las tareas para mover con facilidad los elementos a fin de eliminar superposiciones y conflictos.

Haz que tu proyecto esté mejor organizado con secciones y responsables

Assigna tareas, fechas de entrega y organiza tu proyecto; luego, usa el Cronograma para tener una vista con formato de diagrama de Gantt que te ayudará a planificar y visualizar cada paso de tu proyecto

3. Haz que los flujos de trabajo sean claros

Ahora que tu proyecto está creado, establece prioridades claras, cronogramas y expectativas para tu equipo. Asana dispone de muchas funciones para desarrollar tu trabajo sin problemas de principio a fin.

Cómo hacerlo:

  • Marca las dependencias de la tarea. Si estás pendiente de que un compañero termine su trabajo, Asana puede ayudarte a realizar un seguimiento de su estado por lo que podrás empezar tu parte en el momento adecuado. Eso también significa que pasarás menos tiempo controlando el estado de la tarea, o sin darte cuenta de que está terminada. Con el Cronograma, puedes mover con facilidad las tareas.
  • Usa los campos personalizados para rastrear las etapas, los detalles adicionales de las tareas y mucho más. A medida que se va haciendo el trabajo, úsalos para indicar el estado de la tarea. También puedes ordenar los proyectos por los campos personalizados y hacer búsquedas avanzadas para averiguar qué tareas necesitan atención.
  • Crea subtareas para dividir el trabajo. Si una tarea conlleva muchos pasos o la colaboración de muchas personas, usa las subtareas para dividirlo en porciones más manejables y mostrar la autoría de cada una en el proceso.
  • Usa la vista de calendario para ver qué trabajo hay pendiente para el día, la semana o el mes (especialmente para proyectos como un calendario editorial). Consulta el calendario en nuestra aplicación móvil para obtener un vistazo rápido y reprogramar fácilmente.

Marca las dependencias de la tarea en otras para dejar claro cuándo debe comenzar el trabajo

4. Comparte las actualizaciones de estado

A medida que tu equipo empiece colaborar, Asana se volverá aún más potente para la gestión de proyectos. Puedes proveer fácilmente actualizaciones de estado que tengan relación con el trabajo que tu equipo esté haciendo. Y solo recibirás notificaciones sobre lo que te resulta más importante. (Es mejor que ir a las reuniones de actualización de estado o que revisar largas cadenas de emails.)

Cómo hacerlo:

  • Comenta en las tareas en las que estás trabajando para que los seguidores sepan en qué punto se encuentra cada tarea y puedan responder a preguntas o comentar el trabajo.
  • Escribe actualizaciones de estado en la pestaña Progreso de tu proyecto. Elige un color de estado y @menciona compañeros de equipo, tareas, otros proyectos y conversaciones para notificarles sobre la actualización de estado.
  • Agrega el proyecto a tu panel para mantenerte actualizado, con respecto a otros proyectos que estás gestionando o con los que trabajas en Asana. Enviar actualizaciones semanales en cada proyecto hace que tu panel sea aún más útil.
  • Crea informes en Google Sheets. Cuando estás haciendo seguimiento de muchos proyectos, entender cómo están progresando es un auténtico desafío. Con el informe del panel de control de Asana, puedes usar datos de los proyectos para crear informes personalizados y visualizaciones con el fin de ver lo que se está haciendo y lo que necesita atención.

Escribe actualizaciones en proyectos que gestionas y guarda proyectos en tu panel para hacer informes personalizados

5. Prepárate para tu próximo proyecto

¡Hurra! Has gestionado un proyecto con éxito en Asana. Aun así, antes de saltar al siguiente proyecto, tómate un momento para reflexionar sobre este.

Cómo hacerlo:

  • Toma todo lo que has aprendido en este proyecto e incorpóralo en una plantilla. De este modo, podrás evitar repetir los mismos errores y hacer que tu plan sea incluso más sólido la próxima vez.
  • Archiva el proyecto. Ahora que has terminado con el proyecto, archívalo para que puedas centrarte en las prioridades. Archivar un proyecto no elimina ninguna información, sino que solo lo retira de tu lista de proyectos.
  • Celébralo con tu equipo. Hay un montón de pequeñas maneras de expresar gratitud por medio de (me gusta y @menciones) de Asana, pero equilibrar el trabajo y la diversión con tu equipo te dará energía y te inspirará para su próximo gran proyecto juntos.

Celebra tus logros con tus compañeros y, a veces, verás unicornios, en Asana

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.