Gestión de proyectos en Excel: lo que hay que tener en cuenta
Gestionar proyectos en Excel tiene sus límites. ¿Qué es lo que tu equipo realmente necesita para mantenerse encaminado? Entre presupuestos de productos y listas de tareas, pronto te darás cuenta de que las hojas de cálculo no fueron hechas para la gestión de proyectos.
No te limites con las hojas de cálculo para gestionar tus proyectos
Para gestionar los equipos y finalizar las tareas de los proyectos de manera exitosa se requiere más que una hoja de cálculo de Excel. Las mejores herramientas de gestión de proyectos te permiten:
Mantener los detalles del proyecto en un solo lugar
Con las hojas de cálculo no tienes la libertad de agregar detalles, mantener conversaciones o adjuntar archivos. Así que terminas repartiendo la información del proyecto entre diferentes herramientas, lo cual favorece muchísimo la posibilidad de que se te pase por alto alguna tarea en tu lista de pendientes o que pierdas tiempo mientras tratas de encontrar un activo.
Una buena herramienta para gestión de proyectos combina la vista de cuadrícula de una hoja de cálculo con funciones para la colaboración. Así que ya puedes decirle adiós a esas búsquedas tediosas de las últimas actualizaciones o archivos entre las cadenas de emails.
Crear y mantener planes rápidamente
Si gestionas proyectos en hojas de cálculo, es probable que también dediques mucho tiempo a crear calendarios y diagramas de Gantt desde cero. Incluso con una plantilla, te llevará mucho tiempo personalizarla, darle formato y mantener actualizados los planes de tu proyecto.
A diferencia de Excel, las herramientas ágiles diseñadas para la gestión del trabajo y de proyectos hacen que sea fácil crear y actualizar planes dinámicos de proyectos.
Gestionar fácilmente múltiples proyectos y programas
Sin un lugar para almacenar toda la información de tu proyecto, es difícil saber el estado de tu programa completo o cambiar rápidamente entre proyectos. Si gestionas un equipo, es aún más difícil visualizar la carga laboral de un empleado en todos los proyectos. Con una herramienta de gestión de proyectos más poderosa, podrás captar fácilmente estas perspectivas que te ayudarán con el seguimiento del proyecto y la gestión de los recursos.
Colaborar de forma fácil y efectiva
Las hojas de cálculo no están hechas para la colaboración, pero otros planificadores de proyectos sí. En vez de hacer malabares con Excel, emails, chats y documentos para dar seguimiento a todas las piezas en movimiento, gestiona tus proyectos desde una única fuente fiable. Las herramientas de gestión del trabajo y de proyectos te permiten mantener todas las conversaciones y archivos de los proyectos conectados con tus planes para que nunca te pases nada por alto.
Adiós Excel. Hola Asana.
Asana es un software de gestión de proyectos que facilita la gestión de todo tipo de proyectos, desde los de marketing hasta los de ingeniería. En vez de organizar y actualizar las hojas de cálculo, dedica tu tiempo a lograr grandes resultados. Y no se requieren conocimientos avanzados de Excel.
Más información sobre AsanaSin importar cómo gestionas tus proyectos en Excel, hazlo mejor en Asana
Las plantillas de Excel son buenas, pero las de Asana son mejores para la gestión de proyectos.
Usa nuestras plantillas prediseñadas —o crea tus propias plantillas— para poder pasar menos tiempo repensando tu hoja de ruta y más tiempo haciendo el trabajo.
Nunca vuelvas a hacer otra copia de una plantilla de un diagrama de Gantt.
Planifica visualmente los cronogramas de los proyectos, programa las tareas y obtén una visión clara de quién hace qué y cuándo con la vista de Cronograma.
No sigas creando calendarios de forma manual
En vez de crear un calendario en Excel de forma manual, puedes ver automáticamente el programa de cada proyecto en un calendario de Asana. Los gerentes de proyectos pueden cambiar fácilmente entre listas y calendarios.
Las hojas de cálculo de Excel para la gestión de proyectos no son buenas para la colaboración y la comunicación.
Con Asana, puedes seguir las tareas para recibir notificaciones acerca del progreso o su finalización, hacer comentarios directamente en ellas, agregar fechas de entrega, asignar responsables y mucho más.
Cómo transformar las hojas de cálculo en proyectos de Asana
Migrar a una herramienta nueva puede ser difícil. Afortunadamente, importar tus proyectos activos desde Microsoft Excel a Asana con el Importador de CSV es muy sencillo.
Obtén más información sobre el importador de CSVLos equipos que buscan obtener resultados confían en Asana
Decidimos probar Asana. Rápidamente pudimos eliminar el tedio de enviar emails de actualización y los informes de progreso en las reuniones semanales. Ahora, si quiero saber lo que sucede en un proyecto o cuál es el estado de algo, tan solo miro en Asana y todo queda claro enseguida. Asana hace que nuestros procesos sean mucho más eficientes. Elimina todos los detalles innecesarios en la comunicación.
—Rian Hunter, Ingeniero de Software, Dropbox
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