Reglas

Las Reglas están disponibles para los clientes que usen Asana Premium. Algunas de las funciones de las Reglas, como la herramienta para crear reglas personalizadas, las reglas personalizadas con condiciones, el disparador por cambio en el estado de aprobación y la acción de agregar comentario, solamente están disponibles para los clientes con planes Business y Enterprise.

Las Reglas te permiten simplificar las tareas rutinarias y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una regla funcione, necesitas contar con un disparador que active la regla y una acción que se produzca automáticamente. Por ejemplo, una regla puede ser asignar una tarea (acción) automáticamente cuando se configura una fecha de entrega (disparador).

Una regla puede activar a otra regla. También tienes la opción de agregar varias acciones a un mismo disparador para generar una funcionalidad similar.

Crear una Regla

Hay dos formas de crear una regla para tu proyecto: seleccionar una de la Galería de reglas de tu proyecto o crear tu propia Regla personalizada.

Reglas

Haz clic en el ícono Personalizar de tu barra de herramientas y luego desplázate hacia abajo hasta llegar a las Reglas.

Desde la galería de reglas preestablecidas, puedes seleccionar una opción que ya tenga un disparador y una acción configurados. Después, puedes especificar los parámetros necesarios (como la columna o el responsable).

Galería de Reglas

Crea una regla personalizada

La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de los planes Business y Enterprise.

Desde la herramienta para crear reglas personalizadas tienes acceso a todas las combinaciones de disparador y acción.

Agregar regla

Haz clic en el ícono Personalizar de tu barra de herramientas y luego desplázate hacia abajo hasta llegar a las Reglas en el menú lateral:

  1. Selecciona Agregar regla.

regla personalizada

Desde allí, haz clic en Crear regla personalizada.

pestaña de regla personalizada

Desde la pestaña Agregar regla, puedes:

  1. elegir el nombre de tu Regla;
  2. elegir uno o más disparadores;
  3. elegir una o más acciones;
  4. cuando hayas seleccionado las opciones que prefieras, haz clic en Crear regla.

Editar una regla

Para editar tus reglas en cualquier momento navega de regreso al proyecto y selecciona la regla que desees actualizar.

Puedes editar una regla haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu menú lateral.

editar

Poner en pausa una regla

Puedes poner una regla en pausa en cualquier momento al hacer clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu menú lateral.

pausar regla

Poner una regla en pausa

Para poner tu regla en pausa, haz clic en el ícono para desactivarla.

Eliminar una regla

Puedes eliminar una regla en cualquier momento haciendo clic en el ícono del lápiz junto a la regla en tu menú lateral y luego haciendo clic en el botón Eliminar.

eliminar regla

Reglas basadas en secciones

Los usuarios Premium, Business y Enterprise, encontrarán el ícono de Reglas en las secciones que contienen reglas (en las vistas de Lista y Tablero). Cuando se active una regla, el ícono se volverá animado. Al hacer clic en el ícono, se abrirá un menú de Reglas de dicha sección, que les permitirá a los usuarios agregar reglas nuevas o editar las que hay.

Puedes editar una regla al hacer clic en el ícono del lápiz que aparece cuando colocas el cursor sobre la regla.

regla basada en secciones

Combinaciones de disparadores y múltiples acciones

Las reglas personalizadas con condiciones, los disparadores por cambios en el estado de las aprobaciones y las acciones para agregar comentarios se encuentran disponibles únicamente para los clientes de los planes Business y Enterprise.

También puedes usar combinaciones de disparadores con lógica condicional y múltiples acciones para automatizar las tareas de rutina y que tu equipo no tenga que pensar en ellas.

múltiples disparadores y acciones

Ahora es posible agregar hasta 20 combinaciones de disparadores diferentes y seleccionar hasta 5 acciones diferentes al crear una regla personalizada. A pesar de que puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez cuando creas una regla personalizada, solamente puedes usar una acción.

regla en acción

Una vez que una regla se ha agregado al proyecto desde las vistas de Lista o Tablero, mediante formulario, email o cualquier otra función de Asana, la regla personalizada tendrá efecto inmediatamente.

Más disparadores y acciones

más disparadores

Cómo usar otros disparadores y acciones:

  1. Puedes especificar la acción que se produzca en consecuencia cuando cambia el estado de una aprobación.
  2. Crea un comentario que se publicará en nombre de Asana cada vez que se active el disparador seleccionado.

Disparador “Se acerca la fecha de entrega”

Los clientes con cuentas Enterprise y Business pueden crear una regla personalizada desde el cuadro de diálogo de las Reglas y buscar Se acerca la fecha de entrega en la lista de disparadores. Puedes escoger entre varias opciones predeterminadas o puedes hacer clic en Personalizar para ver más opciones.

Se acerca la fecha de entrega 1

La opción Personalizar te permite especificar la cantidad de minutos, horas, días o semanas antes de la fecha de entrega en que la regla debe activar el disparador.

Se acerca la fecha de entrega 2

Disparador “Una tarea está atrasada”

Los clientes con cuentas Enterprise y Business pueden encontrar el disparador La tarea está atrasada al crear una regla personalizada. Puedes escoger una de las opciones predeterminadas o bien, puedes hacer clic en Personalizar para ver más opciones.

La tarea está atrasada 1

Con la opción Personalizar puedes especificar la cantidad de minutos, horas, días o semanas de atraso que lleva una tarea para que la regla active el disparador.

La tarea está atrasada 2

Si escoges días o semanas al configurar tu disparador, se ignorarán las horas de entrega y se activará solo en función de las fechas de entrega. Sin embargo, si escoges minutos u horas, se respetarán las horas de entrega.

Unas notas sobre los disparadores “Se acerca la fecha de entrega” y “Una tarea está atrasada”

  • Estos disparadores se activan cuando una tarea se vence o está atrasada, y no simplemente por el hecho de que una tarea esté por atrasarse.
  • Ambos disparadores no se activarán de manera retroactiva con la creación de una regla para todas las tareas en el proyecto que cumplan con sus criterios. Solo se activarán para eventos que ocurran después de la creación de la regla.
  • Estos disparadores solo se activan con las tareas que no estén finalizadas.
  • Las reglas con un día o semana precisos no se ejecutarán exactamente a la medianoche. Más bien, estas reglas se ejecutarán entre la medianoche y la una de la madrugada.

Acciones de las subtareas en las Reglas

Los clientes con cuentas Enterprise y Business pueden crear una regla personalizada desde el cuadro de diálogo de las Reglas y buscar Subtareas en la lista de acciones.

Con las subtareas puedes agregar automáticamente una lista predefinida de subtareas a una tarea.

Agregar regla

Para agregar una subtarea:

  1. Haz clic en Subtareas.
  2. Escribe el nombre de la subtarea.

Agregar subtarea

Apenas se agrega una subtarea, se puede crear la regla.

Editar subtarea

Puedes crear hasta 20 subtareas.

Para editar una regla haz clic en el ícono del lápiz junto a la regla en el menú lateral. Los cambios que hayas hecho se guardarán automáticamente.

Editar regla

Editar subtarea 2

Tipos y limitaciones de las reglas

Independientemente de que las Reglas se encuentren en un proyecto de un plan Premium o Business, el límite son 50 reglas por proyecto.

Reglas personalizadas

Disparadores

  • Puedes agregar hasta 20 disparadores por regla personalizada.
  • Puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez.

Múltiples acciones

  • Puedes seleccionar hasta 5 acciones que se produzcan cuando se activen uno o más disparadores.
  • No puedes agregar la misma acción más de una vez.

Disparadores en base a columnas o secciones

Los disparadores basados en columnas o secciones son para proyectos en vista de tablero o proyectos que se han actualizado para usar las secciones plegables nuevas.

Reglas de campos personalizados

Las reglas de campos personalizados se encuentran disponibles en todos los proyectos con los campos personalizados.

Reglas personalizadas

Para desbloquear estas reglas, primero debes agregar un campo personalizado a tu proyecto.

Disparar una regla

Una regla se puede disparar desde cualquier lugar (mediante integraciones externas, web, móviles). Si actualizas algo en una tarea, revisamos para ver si esa tarea se encuentra en alguno de los proyectos con reglas y si tu acción es el disparador de cualquiera de esas reglas.

Los proyectos a los que no tienes acceso

Puedes hacer que las reglas se disparen en proyectos a los que no tengas acceso, pero el ícono con el rayo amarillo no se mostrará, lo que indica que la regla está activa.

Cualquiera puede disparar una Regla, incluso los Invitados.

Permisos: algunas consideraciones

Al igual que los campos personalizados, ahora, por defecto, otros miembros del proyecto pueden editar las reglas. Las reglas que alojan tareas en otros proyectos, ahora, pueden verse desde el menú Personalizar y también se pueden pausar directamente desde el proyecto.

Reglas para alojar en varios proyectos a la vez

  • Ahora tienes la opción de permitir que otros, con acceso para edición, puedan editar las reglas. Otra novedad es que las reglas se crean por defecto como editables.
  • Solamente el encargado de una regla puede eliminarla.
  • Al actualizar las reglas de los proyectos y plantillas, el editor debe tener los permisos correctos para que se guarden todos esos cambios. Por ejemplo, si la regla está configurada para agregar tareas a otro proyecto, el editor también deberá tener permisos de edición en ese otro proyecto.
  • Cuando una regla se duplica por la duplicación de un proyecto, el usuario que produce la duplicación se convierte en el encargado con privilegios insuficientes. En esta instancia, la regla se desactiva, pero el encargado sigue teniendo accesos para edición.
  • Las reglas no se romperán cuando los permisos de control de acceso de los encargados cambien. Por ejemplo, si una regla está configurada para agregar tareas a un proyecto y después pierdes el acceso al proyecto en que se encuentra, la regla seguirá funcionando.
  • Cuando se copia una regla o se duplica a través de plantillas 1.0 y 2.0 de un proyecto, el usuario de la plantilla se convierte en el encargado de la regla. En este caso, la regla solamente se desactivará si quien duplica la plantilla tiene permisos de control de acceso insuficientes para la regla. Por ejemplo, no puedes editar un proyecto en el que la regla permite agregar tareas.
  • Si un usuario abandona un proyecto, la regla no se romperá. Sin embargo, si no hay usuarios que interactúen con el proyecto, la regla se desactivará.
  • Todos los colaboradores de un proyecto tienen acceso y pueden desactivar las reglas.
  • Si el encargado del proyecto es un miembro con acceso limitado, no podrá editar una regla; solamente podrá pausarla o activarla.

¿Quién puede activar o desactivar una regla?

Cualquier usuario, con acceso para editar un proyecto en el cual se ejecute una regla, podrá activarla o desactivarla aunque la haya creado alguien más.

activar reglas

Los usuarios con acceso para edición son los únicos que pueden ver el historial de cambios.

Un usuario con acceso para edición puede poner una regla en pausa o activarla, pero solamente el encargado de esa regla puede editar los disparadores y las acciones.

El Encargado todavía es la única persona que puede editar o eliminar una regla.

Anulación de privilegios

Cuando anules los privilegios de alguien que tenga una regla, su regla quedará en pausa y la propiedad de cualquiera de las reglas del proyecto pasará al Encargado del proyecto.

Si no hay Encargado del proyecto, la propiedad pasará al Administrador que anuló los privilegios del usuario. Solamente el encargado nuevo de una regla puede reactivarla para que continúe funcionando.

Si el encargado de una regla se desactiva y el nuevo encargado tiene los permisos suficientes, la regla seguirá funcionando y el encargado nuevo podrá editarla.

Las actualizaciones en reglas mal configuradas

Si tu regla se configura mal (por ejemplo, como "Marcado como finalizado > Mover a la columna 'Listo'" y alguien elimina tu columna "Listo") enviaremos un email al encargado de la regla para que sepa que debe repararla.

  • Te enviaremos un email la primera vez que una regla se dispare pero no pueda ejecutarse debido a una mala configuración. No te volveremos a enviar un email hasta que haya sido corregida y funcione correctamente al menos una vez antes de volver a quedar mal configurada.

  • Todos los usuarios con acceso de lectura a la regla en cuestión podrán ver el estado correcto de la regla.

  • Cuando hayas actualizado la regla para corregir la configuración y guardes las actualizaciones esas advertencias desaparecerán.

Integraciones

Con las Reglas de aplicaciones, los usuarios pueden configurar reglas que desencadenen acciones en otras herramientas. (Por ejemplo, enviar un mensaje de Slack cuando se finaliza una tarea).

Las Reglas de Asana pueden disparar las siguientes acciones dentro de las integraciones:

  • Enviar un mensaje en Slack
  • Enviar un mensaje en Microsoft
  • Crear una nueva incidencia de Jira (disponible para Cloud y Server)

Cómo usar un disparador para enviar notificaciones personalizadas o para crear incidencias de Jira.

Para tener una experiencia óptima, primero agrega la aplicación al proyecto a través del ícono "Personalizar" en la barra de herramientas de tu proyecto. Luego, haz clic en "Agregar aplicación".

Ve a la ventana emergente Agregar regla:

agregar regla

Desde Agregar regla:

  1. asigna un nombre a la regla;
  2. elige un canal;
  3. escribe el mensaje o crea una nueva incidencia de Jira;
  4. selecciona la acción en la integración; 1. haz clic en Crear regla para activar dicha regla.

Cuando las tareas se crean a partir de integraciones (p. ej. con Slack, Gmail, Outlook) pueden disparar cualquiera de los siguientes disparadores:

  1. Tarea agregada al proyecto
  2. Se asigna una tarea
  3. Fecha de entrega modificada
  4. Una tarea se marca como finalizada
  5. Cambio de campo personalizado
  6. Adjunto agregado

En el caso de todos estos disparadores, la acción automática se aplicará para todas las tareas, no simplemente para aquellas que surjan de las integraciones.

Formularios

Cuando las tareas se crean a partir de formularios, pueden disparar cualquiera de los siguientes disparadores:

Tarea agregada a un proyecto

Este disparador se aplicará a todas las tareas que se agreguen a un proyecto, no solamente a las que provienen de formularios.

Configuración de campos personalizados

En cada campo personalizado desplegable de un proyecto, verás un disparador y una acción. Entonces, si un proyecto tiene campos personalizados de Prioridad y de Etapa, verás "Configuración de Prioridad" y "Configuración de Etapa" como disparadores. Tú eliges qué valor de un campo personalizado deseas que dispare una regla.

Por ejemplo, si tienes un campo personalizado desplegable en tu formulario para el Tipo de solicitud, con las opciones "Blog" y "Sitio web", puedes configurar una regla en el proyecto como: "Cuando el 'Tipo de solicitud' se defina como 'Blog', la tarea se agregará al proyecto 'Solicitudes desde Blog'".

Esto solamente funciona con campos personalizados desplegables en el proyecto. Algunos campos desplegables de los formularios no son campos personalizados.

Permisos para invitados

Los invitados no pueden crear o tener reglas propias, pero sí pueden disparar reglas.

Precios

Clientes Business y Enterprise:

La herramienta para crear reglas personalizadas está disponible para todos los clientes de los planes Business y Enterprise.

Hay un subconjunto de reglas disponibles para los clientes Premium:

  • Mover a la columna/sección > Marcar como finalizado
  • Marcar como finalizado > Mover a la columna/sección
  • Cambio del campo personalizado > Mover a la columna/sección
  • Mover a la columna/sección > Configurar campo personalizado
  • Cambio del campo personalizado > Marcar como finalizado
  • Marcar como finalizado > Configurar campo personalizado

Acciones inversas para las reglas

Clientes Business y Enterprise:

Las acciones inversas son un complemento a las reglas existentes que brindan la opción de reestablecer o eliminar datos. Con esta opción, hemos creado un motor de reglas más robusto que refleja mejor la estructura, la calidad y la eficiencia de los flujos de trabajo de los clientes.

Acciones inversas disponibles:

  • Retirar la asignación de una tarea
  • Mover una tarea a otro proyecto
  • Quitar la fecha de entrega
  • Marcar la tarea como sin finalizar
  • Quitar colaboradores

acciones inversas

Las funciones de las acciones inversas incluyen la reasignación, el restablecimiento y el movimiento de las tareas de un proyecto a otro.

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