StyleHaul conecta a influencers y marcas #conAsana

Cuando la responsabilidad no se da por hecho

Hoy, cuando se informa un error en el sitio web o se solicita asistencia en la cuenta de Asana de StyleHaul, el equipo tiene la seguridad de que alguien se ocupará de ello. Para ser exactos, tiene diez veces más seguridad de lo que solía tener. Sin embargo, según Drew Shannon, Vicepresidente Ejecutivo de Operaciones Comerciales y de Red, no siempre fue así. “Cuando comencé a trabajar, el término «responsabilidad» surgía muchísimo. No significa que los miembros del equipo hicieran mal su trabajo, sino que la información estaba guardada en distintos lugares. Cuando algo no se hacía, no teníamos un motivo claro”.

La finalización de los proyectos desde luego afecta a StyleHaul, pero también afecta a los 6000 creadores de contenido externos que dependen de StyleHaul para ganar dinero. StyleHaul es un mercado que conecta a los influencers sociales y creadores de contenido de YouTube con las marcas. Las marcas pueden dirigirse a públicos específicos y compartir su producto con autenticidad, y los creadores de contenido pueden monetizar y hacer crecer su negocio. Los creadores tienen una gran cantidad de seguidores en línea que, con frecuencia, superan a los seguidores de las celebridades y los medios de difusión tradicionales. Una de las principales creadoras, Aspyn Ovard, tiene más de 2,9 millones de seguidores en YouTube, y StyleHaul le ayuda a asociarse con marcas muy importantes, como Juicy Culture y Line Play.

Cultivar la confianza cuando todo crece rápido

Trabajar con una gran red de socios de marca y creadores significa que hay muchos detalles a los cuales debemos dar seguimiento y, ante un crecimiento continuo, es necesario contar con un equipo altamente funcional con confianza entre sus miembros para realizar el trabajo.

“Muchas veces en este entorno acelerado, el rol para el cual se contrató a un empleado cambia de forma un tanto radical en un plazo de seis meses. De este modo, se pueden desalinear los recursos y generar que las personas no sepan quién realiza determinado trabajo, y qué se incluye en sus responsabilidades laborales y qué no”, expresa Drew. “Teníamos una gran necesidad de contar con algún tipo de infraestructura en la empresa que ayudara a todos en la gestión de proyectos, y nos brindara claridad y responsabilidad. La forma en que hacíamos las cosas provocaba muchos conflictos y estrés innecesarios”.

Elegir la solución adecuada

Con esto en mente, Drew intentó encontrar la solución adecuada para aumentar la transparencia y la responsabilidad en todo el equipo. Se hizo las siguientes preguntas:

1. ¿Cómo podemos asegurarnos de que las marcas y los creadores de contenido reciban la asistencia que necesitan?
2. ¿De qué manera podemos escalar los procesos en StyleHaul para poder incluir a nuevos creadores de contenido y nuevas marcas con rapidez?
3. ¿Cómo podemos hacer para saber quién realiza determinado trabajo en toda la empresa para no duplicar el trabajo ni demorarnos en las entregas?

Drew necesitaba una herramienta que fuera un espacio centralizado para toda la empresa y que todos los equipos pudieran usar. “En general, intentamos no trabajar aisladamente. Los equipos de StyleHaul no suelen tener más de dos o tres miembros, así que prácticamente ningún proyecto se gestiona en un solo departamento. La herramienta que usemos debe poder implementarse en toda la empresa”.

Drew probó varias herramientas distintas antes de Asana. La mayoría de ellas eran demasiado simples (no contaban con la estructura y las funciones de elaboración de informes que necesitaba StyleHaul) o demasiado complejas para que todos los miembros del equipo pudieran conocerlas y usarlas diariamente.

Después de probar Asana, Drew pudo ponerse en marcha en una hora. Particularmente, valora los materiales de incorporación. “La guía fue un excelente recurso. Leí los tutoriales, obtuve flujos de trabajo de prueba y pude hacerme una idea de cómo la herramienta podría sernos realmente útil. No cabía duda de que Asana era la mejor solución”.

Algo de apoyo de mis amigos

Drew les presentó la nueva tecnología a los gerentes y empleados de StyleHaul de distintas formas y se centró en los aspectos positivos que cada herramienta podría ofrecerle a cada uno de los grupos. “En el caso de los ejecutivos, pueden ver qué sucede y qué tiene prioridad. En el caso de los empleados, alivia muchísimo la presión, ya que el gerente puede ver en qué están trabajando. No es necesario que presenten informes acerca de su trabajo con tanta frecuencia”.

StyleHaul tuvo éxito con Asana particularmente por la asistencia que recibió. “Nuestro gerente de Éxito del Cliente, Michael, era increíble. Si tenía una consulta, no me dejaban esperando; me respondían de inmediato. Lo que fue incluso más impresionante es que era proactivo. Ofrecía soluciones personalizadas para nosotros y siempre estaba pendiente de cómo podía mejorar nuestra experiencia en Asana”. Gracias a la ayuda proactiva para personalizar Asana según las necesidades de StyleHaul, Drew pudo crear procesos que funcionaran para todos los equipos, incluso en un entorno de constante cambio.

Aumento de la transparencia y la responsabilidad

Cuando los proyectos en Asana comenzaron a realizarse más eficazmente que los demás, Asana se convirtió en una herramienta obligatoria para toda la empresa. Se demoraba menos en pagarles a los creadores de contenido a tiempo, y el equipo legal podía crear y aprobar contratos para las nuevas asociaciones con mayor rapidez. Al poder asignar responsables para cada una de las tareas de un proyecto, todos sabían quién se encargaba de cada parte.

Algunos de los proyectos de StyleHaul que más se usan en Asana son los siguientes:

• Seguimiento de errores: “Todos usamos Asana para dar seguimiento a los errores en un software patentado que usamos de forma interna. El proyecto de seguimiento de errores está disponible para toda la empresa: adjuntamos capturas de pantalla y creamos una plantilla de descripciones para todos los informes”.
• Incorporación de empleados nuevos: “Tenemos un proyecto para cada empleado nuevo antes de que empiece a trabajar, de modo que el personal de operaciones esté preparado para sus necesidades: permisos de estacionamiento, laptops y acceso a las herramientas y los sistemas internos”.
• Capacitación de los equipos: “También usamos Asana como tutorial y capacitación autoguiada para las personas que comienzan a trabajar en StyleHaul. Los nuevos empleados pueden ser emprendedores y saber exactamente qué hacer en la primera semana”.
• Contratos y solicitudes legales: “El equipo legal guarda todas las solicitudes en un proyecto privado en Asana para que las prioridades sean claras y que todo esté bajo control”.
• Atención al cliente: “Podemos integrar Asana con Zendesk, donde conservamos los tickets de soporte, y permitió que podamos gestionar las solicitudes de nuestros clientes con muchísima facilidad”.

Asana redujo gran parte del caos y los conflictos que Drew experimentó cuando se unió a StyleHaul.

“La mayor ventaja de Asana es que nos ofrece transparencia y responsabilidad en toda la empresa. Eso es algo que nos faltaba muchísimo”

— Drew Shannon,  Vicepresidente de Operaciones Comerciales y de Red en StyleHaul

En StyleHaul, los equipos no solo trabajan mejor, sino que también pudieron ver resultados comerciales reales. Desde que usa Asana, StyleHaul aumentó rápidamente la cantidad de creadores de contenido y marcas con quienes trabaja, incluso éxitos de YouTube como Dulce Ruiz y Lindy Tsang, y marcas como Elizabeth Arden y Walgreens.