Sophos visualiza todo claramente con Asana

La organización de marketing en Sophos es tan grande, global e interconectada que prácticamente necesita un área de recepción imaginaria solo para recibir a sus propios colegas que necesitan soporte interno.

Sophos es una compañía de ciberseguridad a nivel empresarial con sede en el Reino Unido que tiene más de 3.000 empleados en 119 países. Su organización de marketing se divide en los equipos usuales, como marketing de productos, marketing de campo para programas y eventos, operaciones de marketing y marketing corporativo.

El área de marketing corporativo es la encargada de asegurar la coherencia de la marca Sophos y determinar su dirección. Dawn Jensen, gerente sénior de Programas Internacionales del equipo, describe el rol señalando “somos los principales embajadores de la marca Sophos. Nosotros definimos la marca y su tono, además de garantizar que todos estén en la misma sintonía”.

Todo lo que esté en contacto con la marca Sophos debe ser evaluado por el equipo de marketing corporativo. Ellos procesan todas las solicitudes de recursos web y de marca, de materiales promocionales o de diseño de experiencia de usuario. La rapidez con que ellos procesan dichas solicitudes puede potenciar o retrasar el avance de otros equipos.

Dawn tomó el rol de “coordinadora de marketing corporativo” para gestionar las solicitudes y asignar los recursos. En cuanto el equipo empezó a usar Asana para reunir y ordenar las solicitudes, pudieron visualizar inmediatamente el tipo y volumen de trabajo que estaban recibiendo. Esto les ayudó a brindar un mejor soporte a sus colegas de marketing y permitió que el área gerencial obtuviera toda la información necesaria para llevar el marketing corporativo por el buen camino.

La caja negra

Anteriormente, la manera en que el equipo de marketing corporativo procesaba las solicitudes era muy confusa y dejaba a todos en la incertidumbre. Incluso las solicitudes se enviaban mediante email a un alias.

“Era un sistema lento y poco confiable. A veces, se tardaban semanas en responder”, dice Dawn. “Luego, repentinamente recibías lo que habías solicitado. No había manera de visualizar el proceso, y este se demoraba mucho más de lo necesario”.

Logrando claridad con Asana

El área de marketing corporativo decidió poner un sistema de “recepción” usando Asana para ayudar al equipo a trabajar mejor con los otros departamentos.

They replaced the email alias with Asana and a form integration. Now, a marketer fills out a form, which routes the request to a project in Asana, and every form submission translates to a task in the project. Corporate marketing works through the request while the person who requested the web or brand work follows along.

“Tanto la claridad como la comunicación mejoraron inmediatamente”, señala Dawn. “Nuestro equipo de marketing de campo estaba feliz con las respuestas recibidas y con la nueva visualización del proceso de solicitudes”.

Luego de estos resultados positivos, renovaron el formulario incorporando preguntas más detalladas, las que ayudaron al equipo de marketing corporativo a gestionar los proyectos de mejor manera y brindar claridad en las órdenes de trabajo.

El área de marketing corporativo ahora puede entregar un mejor servicio a sus clientes internos y son capaces de completar muchas más solicitudes. “Esto ha permitido que las personas hagan requerimientos y pidan ayuda de una manera mucho más rápida”, dice Dawn.

Guiando la organización del marketing corporativo

Asana también permite que el equipo de marketing corporativo optimice su organización.

Usando el alias de email, no había manera de reunir datos, lo que dificultaba el análisis del volumen de solicitudes. “Nos era difícil crear un equipo sin saber qué tipo de trabajo le íbamos a asignar”, señala. “No sabíamos qué tipo de flujos de trabajo se estaban supervisando ni en qué se estaba trabajando”.

Asana permite que los encargados de marketing corporativo puedan planificar los recursos y visualizar los procesos de equipo de mejor manera. Además, les permite segmentar las solicitudes por magnitud. “Asana nos ayuda a separar 'el trabajo cotidiano', como un simple error tipográfico, del trabajo más complicado”, indica.

Asana también ayuda a los altos ejecutivos a cuantificar la información. Dawn señala, “Con Asana, podemos saber que se han asignado cerca de 11.000 tareas en seis meses. Esa es una tremenda ventaja. Con esta información, podemos identificar patrones y problemas que puedan requerir recursos adicionales, procesos nuevos o plazos más largos”.

Detectando y mejorando las ineficiencias

El equipo de marketing corporativo también utiliza Asana para detectar duplicidad de trabajos, implementar mejoras globales o ayudar a los equipos a trabajar en conjunto.

Un día, el jefe de Dawn tuvo la sensación de que el área de marketing corporativo estaba recibiendo muchas solicitudes de archivos de firmas, que son las imágenes que van al pie del email de las personas. “Pudimos hacer una búsqueda en Asana para verificar cuántas solicitudes habían realmente... y eran demasiadas”, dice Dawn. Esto les ayudó a crear una versión estándar para cada empleado, mejorando la uniformidad de la marca.

Debido a que Sophos opera a nivel internacional, es usual que el trabajo se duplique en distintos países. Por ejemplo, todos los años realizan una Conferencia de Socios en 12 ciudades distintas, desde Kioto a Dubrovnik. Es una reunión para mostrarles a los socios cuál es la hoja de ruta de Sophos para el próximo año.

Este año, Sophos usó Asana para gestionar los planes de conferencia de los organizadores en un solo proyecto, dándoles a todos la posibilidad de ver el trabajo que sus compañeros habían hecho en otros países. “Supervisamos la ubicación de cada evento usando un campo personalizado”, comenta Dawn. “Los eventos tenían requerimientos similares, así que en vez de trabajar cada proyecto por separado, usamos un solo proyecto e incluimos todos los eventos en él”.

Además, trabajaron con una empresa de organización de eventos y usaron un campo personalizado en Asana para mostrar las diferentes etapas de los entregables, desde la creación hasta la aprobación para la producción. De esta manera, todos pudieron estar al tanto del progreso.

Mediante campos personalizados y una plataforma central para tareas, Asana ayudó a Sophos a ordenar su proceso de planificación de eventos y estandarizarlo en todos los equipos alrededor del mundo, tanto internos como externos.

Un despacho de recepción para un equipo más organizado

Ahora, gracias a la recién adquirida visualización del proceso de solicitud de recursos, el área de marketing corporativo es un socio mucho más poderoso para el equipo de marketing de campo. Potencian el trabajo del equipo entregando materiales de marketing de manera rápida, consistente y transparente.

“Me encanta que las áreas de marketing corporativo y marketing de campo trabajen tan cercanamente&rdquo, dice Dawn. El sistema funciona tan bien que ya se está implementando para las solicitudes de los equipos de TI y recursos humanos.

El acceso a más información, también permite que el equipo de marketing corporativo de Sophos tenga nuevas ideas para dirigir el futuro de la organización, optimizar la asignación de recursos y encontrar mejoras. El equipo funciona en cuatro continentes, pero está más unido que nunca. Tener un sistema de recepción de solicitudes no solo fortalece a los socios del equipo, sino que también al equipo en sí.

“Tanto la claridad como la comunicación mejoraron inmediatamente. Nuestro equipo de marketing de campo estaba feliz con la nueva visualización del proceso de solicitudes”.
—Dawn Jensen, gerente sénior de Programas Internacionales, Sophos