Open Door Rehabilitation Center cambia la vida #conAsana

Open Door Rehabilitation Center cambia la vida #conAsana
  • Open Door Rehabilitation Center cambia la vida #conAsana
  • Año de fundación
    • 1963, en Sandwich, Illinois
  • Clientes
    • 130
  • Empleados
    • 90

¿Qué obtienes cuando tatúas a un pulpo?

Obtienes a Oddo, el amigable pulpo mascota que representa la vida equilibrada que se fomenta en Open Door Rehabilitation Center. Cada uno de los tentáculos de Oddo tiene un tatuaje que representa un área clave de la vida, como la salud y el estado físico, la comunidad, las relaciones y la imagen personal. Open Door, que les brinda ayuda a adultos con discapacidades de desarrollo, se esfuerza por llevar esta armonía a la vida de sus clientes a través de actividades, capacitación profesional, vivienda en la comunidad y más.

Mascota del centro de rehabilitación de Open Door

“Nuestro objetivo es que la vida de nuestros clientes sea tan equilibrada como la de Oddo”, señala Rita Potter, directora del programa en Open Door. “Si uno de los tentáculos es demasiado largo, no podrá nadar bien; lo mismo sucede con los miembros de nuestra comunidad”.

La organización con base en Illinois trabaja con solamente 6 miembros en el personal administrativo, quienes aportan ideas para programas nuevos durante todo el año. Las actividades para sus 130 clientes incluyen talleres de arte, excursiones para jugar al golf, visitas a ferias locales, clubes de caminatas, un club denominado Random Acts of Kindness (Actos de generosidad al azar) y más. Debido a que todos los miembros del personal aportan sus ideas e inspiración, es importante que todos ellos participen en el equipo y se perfeccionen. “No queremos que nuestra organización sea lenta y anticuada”, afirma Rita. “Nos esforzamos por mantenernos actualizados, ser dinámicos y cambiar constantemente”.

ODDO y el equipo de Open Door

Enfoque en el trabajo de alto impacto

El equipo de Rita es reducido debido a que, como organización sin fines de lucro, canalizan la mayoría de sus recursos limitados hacia los asistentes sociales que interactúan directamente con los clientes. Con un equipo tan ocupado, es complicado que todos sigan una misma línea. “Es tanto lo que hacemos a la vez y nuestros horarios son tan distintos”, expresa Rita, “que solo podemos reunir a todo el equipo aproximadamente una vez por mes”.

Por este motivo, es complicado alinear al equipo e informarle qué trabajo debe llevarse a cabo entre las reuniones mensuales y, a Rita, como líder, le cuesta mucho trabajo estar al tanto de todo. Además, con recursos tan limitados, cada uno de los miembros del personal debe priorizar su trabajo y mantenerse enfocado en las tareas más importantes. No es difícil verse atosigado con emails y preguntas ni bien comienza el día.

Una solución para unir a un equipo ocupado

El equipo comenzó a buscar una herramienta que les ayudara a colocar todas sus iniciativas en un solo lugar, mantenerse alineados y dar seguimiento al progreso de varios proyectos más meticulosamente. El equipo técnico sugirió un software de colaboración y, después de evaluar tres o cuatro plataformas, optaron por Asana.

Hoy, todo el equipo usa Asana para dar seguimiento a todos los programas y todas las iniciativas de los ocho tentáculos de Oddo, así como para gestionar la comunicación entre las reuniones.

“Lo usamos para todo”, señala Rita. “Nos permite comunicarnos en grupo más de una vez por mes. También eliminamos el email casi por completo, ya que Asana nos permite dar seguimiento a más proyectos sin tener que depender de conversaciones por email. El ahorro de tiempo fue increíble, y puedo comenzar a ocuparme de mis tareas diarias sin antes tener que leer un montón mensajes”.

Ejecución de proyectos sin inconvenientes

Cada uno de los tentáculos de Oddo está a cargo de un equipo. Cuando planifican un nuevo programa, lo colocan en Asana como un proyecto.

Por ejemplo, el equipo de comunidad coordina la asistencia al baile anual llamado Disability Prom. Dan seguimiento a todos los detalles de la planificación en Asana, incluso qué clientes necesitan vestimenta y cortes de cabello. Aproximadamente diez compañeros de equipo deben mantenerse informados, por lo que el hecho de guardar todos los detalles en el mismo lugar facilita la participación de todos.

Si “Disability Prom” es un proyecto, se definen tareas para “Vestimenta” y “Cortes de cabello”. Las subtareas son los nombres de los clientes que necesitan una vestimenta. La función de archivos adjuntos le permite al equipo compartir fotos de la vestimenta, y todos los miembros del equipo pueden agregar comentarios.

Realizar un seguimiento de la colaboración

El equipo de Open Door también usa Asana para comunicarse y organizarse de manera más eficiente.

  • Seguimiento de reuniones: el equipo elabora una agenda de la reunión en Asana mensual durante varias semanas. “Si alguien debe agregar un punto a la agenda, no es necesario que escriba una nota adhesiva ni que envíe un email”, señala Rita. También usan Asana para tomar notas de la reunión.
  • Conversaciones individuales: Rita mantiene conversaciones individuales en Asana continuas con sus empleados. Coordinan horarios, realizan preguntas, resuelven problemas con compañeros de forma privada y asignan tareas que no están relacionadas con un proyecto específico.
  • Preguntas para el equipo de gestión: los miembros del personal pueden enviar preguntas al equipo de gestión para que, durante la reunión de gestión semanal, Rita y sus colegas puedan abordar las preguntas complejas o aquellas que necesitan la respuesta de varias personas a la vez.
  • Supervisión de clientes que necesitan atención adicional: si un cliente tiene un problema especial de salud o conducta, las tareas de Asana mantienen a todos actualizados acerca de la información importante, como un cambio en los medicamentos o la necesidad de consultar a un especialista en una determinada fecha.
  • Auditorías de proyectos mensuales: una vez por mes, Rita y un compañero de equipo revisan cada uno de los proyectos en Asana para consultar cuáles van bien y cuáles están retrasados. “Agrego notas breves para preguntar qué sucede y mantener al equipo motivado”, cuenta Rita.

Mayor impacto en la comunidad

En la actualidad, con el uso de Asana, la comunicación del equipo es más sencilla y la ejecución de los proyectos es más rigurosa. “Asana cambió nuestro flujo de trabajo y nos permitió ser mucho más eficientes”, indica Rita. “Podemos lograr mucho más”.

“Pienso que no puedes darte el lujo de no invertir en tecnología. Lamentablemente, las organizaciones sin fines de lucro suelen tener el siguiente pensamiento: ‘Si gasto en tecnología, no estoy ayudando a las personas a quienes presto mis servicios’. ¡Las personas deben dejar de pensar eso! La tecnología tiene mucho valor. Contamos con recursos limitados, y Asana nos permite ahorrar tiempo y dinero”.

Con Asana, los miembros del equipo administrativo de Open Door pueden lanzar más programas, crecer en sus funciones y aportar sus excepcionales talentos. “Realmente nos convertimos en una organización más colaborativa”, afirma Rita. “Pudimos deshacernos de la antigua jerarquía y la sensación de que todo necesita aprobación. Pueden participar más personas y podemos fomentar el liderazgo en todo el equipo”.

Además, para Rita, que se está preparando para su ascenso como directora ejecutiva de la organización, el control ejecutivo es lo más importante. “Poder controlar todo mientras nos preparamos para la transición es muy útil. Es gratificante ver la diferencia que logramos en la vida de las personas desde que trabajo en Open Door. Mi intención era unirme durante algunos años antes de avanzar en mi carrera profesional. Sin embargo, 27 años después, sigo aquí. A los miembros del personal les agrada, así que seguimos”.

Asana logró marcar una diferencia en Open Door. Cuando tatúas este pulpo en particular, obtienes un mayor equilibrio en la vida del personal y de los clientes por igual.

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Asana es la manera más fácil para los equipos de dar seguimiento a sus proyectos y tareas, para poder obtener buenos resultados.

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Organizar el trabajo

Define tareas y logros para brindarle claridad a tu equipo con respecto a lo que se debe hacer.

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Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Hazle saber a cada miembro del equipo exactamente cuáles son sus obligaciones asignando responsables y fechas de entrega

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Cumple tu fecha límite

Organiza tu plan de campaña para visualizar cómo encaja cada pieza, detectar posibles problemas y mantener el trabajo al día.

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Ten conversaciones que deriven en acciones

Haz preguntas o brinda actualizaciones del trabajo que se está realizando para que las conversaciones se transformen en acciones.

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Adjunta archivos a tu trabajo

Agrupa documentos compartidos, archivos de diseño y plantillas de presupuesto para que tu equipo no pierda tiempo buscando información.

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Mira el trabajo de un vistazo

Consulta tu trabajo en un calendario para controlar plazos y enfocarte en fechas importantes

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Haz seguimiento de tu progreso

Mantente al tanto del progreso del proyecto e identifica rápidamente los problemas.

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Trabaja sobre la marcha

No importa si estás en una reunión con un proveedor, una conferencia o fuera de la oficina, mantente siempre conectado con Asana para móviles.

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Dirige programas exitosos siempre

Asana ayuda a los equipos de marketing a planificar, gestionar, dar seguimiento y lanzar iniciativas que capten la atención de su audiencia.

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Organiza visualmente cada paso

Planea cada etapa importante, desde el desarrollo hasta el lanzamiento, para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir.

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Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables y fechas de entrega de cada parte del lanzamiento para que puedas realizarlo a tiempo.

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Realiza el lanzamiento a tiempo

Mira cómo encajan las piezas de tu plan para poder hacer ajustes y mantener el trabajo al día.

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Mantén a todos actualizados

Conecta las actualizaciones y conversaciones importantes a tu trabajo para asegurarte de que no queden enterradas en las cadenas de email.

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Almacena el trabajo en un lugar

Adjunta archivos a tu proyecto para que todos sepan dónde encontrar la información correcta.

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Haz seguimiento a fechas y logros

Mantente informado sobre fechas importantes al ver los planes de lanzamiento en un calendario.

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Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Ve el progreso del proyecto para asegurarte de que estés a tiempo para cumplir tus plazos y objetivos.

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Mantente conectado estés donde estés

Mantente actualizado sobre el progreso de tu lanzamiento desde cualquier lugar con Asana para móviles.

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¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Asana ayuda a los equipos de productos a cumplir sus plazos para que puedan lanzar excelentes productos.

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Establece las prioridades

Crea tareas para cada objetivo y así todos puedan ver las metas generales de la empresa.

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Elige a la persona correcta

Asigna cada objetivo a la persona apropiada para que todos sepan quién es el responsable y a quién hacerle preguntas.

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Crea un plan para cumplir tus metas

Mira cómo cada paso contribuye para lograr tus metas, para confiar en que cumplirás tus objetivos.

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Compartir información y brindar actualizaciones

Mantén a las personas interesadas al día sobre las últimas informaciones y estado del progreso con actualizaciones y comentarios asociados a tus objetivos.

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Adjunta archivos importantes

Integra a Asana con tus herramientas para compartir archivos con el fin de mantener todos los documentos importantes en un solo lugar.

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Mantente informado sobre fechas importantes

Revisa los plazos y logros de tu iniciativa en un calendario para asegurarte de que estés a tiempo.

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Haz seguimiento al progreso de la empresa

Ve qué objetivos van bien encaminados y cuáles necesitan tu atención para que puedas cumplir tus metas.

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Mantente informado

Con Asana para teléfonos móviles, recibe actualizaciones y opina sobre decisiones importantes desde cualquier lugar.

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Cumple tus metas

Asana le permite a tu equipo ver los objetivos de tu organización para que todos se mantengan enfocados en las cosas más importantes.

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Prepárate para la misión

Organiza visualmente cada paso de tu misión para que no te pierdas ningún paso mientras intentas llegar a lo más alto.

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Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables de cada tarea para que tu piloto, comandante e ingeniero de vuelo sepan qué tienen que hacer.

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Organiza visualmente cada paso

Crea un plan de lanzamiento para poder graficar tu trabajo de principio a fin, compartirlo con tu equipo y modificarlo cuando cambien las condiciones.

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Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Haz preguntas importantes, ten conversaciones y da actualizaciones de estado con el fin de preparar a tu tripulación para el día de lanzamiento.

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Reúne todo tu contenido

Conecta Asana con las otras herramientas que necesitas en tu misión para que tengas toda la información en un mismo lugar.

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Mantén tus ojos en el objetivo

Ve cada logro en un calendario para que puedas dar seguimiento a fechas importantes previas al despegue.

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Haz seguimiento de tu progreso

Infórmate sobre qué cosas van por buen camino y cuáles no para que puedas asegurarte de estar listo para el día del lanzamiento.

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Trabaja desde cualquier lugar

Mantente informado sin importar si estás en la oficina o en la luna. Solo asegúrate de que tengas conexión a Internet.

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