Open Door Rehabilitation Center cambia la vida #conAsana

¿Qué obtienes cuando tatúas a un pulpo?

Obtienes a Oddo, el amigable pulpo mascota que representa la vida equilibrada que se fomenta en Open Door Rehabilitation Center. Cada uno de los tentáculos de Oddo tiene un tatuaje que representa un área clave de la vida, como la salud y el estado físico, la comunidad, las relaciones y la imagen personal. Open Door, que les brinda ayuda a adultos con discapacidades de desarrollo, se esfuerza por llevar esta armonía a la vida de sus clientes a través de actividades, capacitación profesional, vivienda en la comunidad y más.

“Our goal is to make every client's life as balanced as Oddo's,” says Rita Potter, Program Director at Open Door. “If one tentacle's too long, he's not going to swim right, and neither will the people in our community.”

La organización con base en Illinois trabaja con solamente 6 miembros en el personal administrativo, quienes aportan ideas para programas nuevos durante todo el año. Las actividades para sus 130 clientes incluyen talleres de arte, excursiones para jugar al golf, visitas a ferias locales, clubes de caminatas, un club denominado Random Acts of Kindness (Actos de generosidad al azar) y más. Debido a que todos los miembros del personal aportan sus ideas e inspiración, es importante que todos ellos participen en el equipo y se perfeccionen. “No queremos que nuestra organización sea lenta y anticuada”, afirma Rita. “Nos esforzamos por mantenernos actualizados, ser dinámicos y cambiar constantemente”.

Enfoque en el trabajo de alto impacto

El equipo de Rita es reducido debido a que, como organización sin fines de lucro, canalizan la mayoría de sus recursos limitados hacia los asistentes sociales que interactúan directamente con los clientes. Con un equipo tan ocupado, es complicado que todos sigan una misma línea. “Es tanto lo que hacemos a la vez y nuestros horarios son tan distintos”, expresa Rita, “que solo podemos reunir a todo el equipo aproximadamente una vez por mes”.

Por este motivo, es complicado alinear al equipo e informarle qué trabajo debe llevarse a cabo entre las reuniones mensuales y, a Rita, como líder, le cuesta mucho trabajo estar al tanto de todo. Además, con recursos tan limitados, cada uno de los miembros del personal debe priorizar su trabajo y mantenerse enfocado en las tareas más importantes. No es difícil verse atosigado con emails y preguntas ni bien comienza el día.

Una solución para unir a un equipo ocupado

El equipo comenzó a buscar una herramienta que les ayudara a colocar todas sus iniciativas en un solo lugar, mantenerse alineados y dar seguimiento al progreso de varios proyectos más meticulosamente. El equipo técnico sugirió un software de colaboración y, después de evaluar tres o cuatro plataformas, optaron por Asana.

Hoy, todo el equipo usa Asana para dar seguimiento a todos los programas y todas las iniciativas de los ocho tentáculos de Oddo, así como para gestionar la comunicación entre las reuniones.

“Lo usamos para todo”, señala Rita. “Nos permite comunicarnos en grupo más de una vez por mes. También eliminamos el email casi por completo, ya que Asana nos permite dar seguimiento a más proyectos sin tener que depender de conversaciones por email. El ahorro de tiempo fue increíble, y puedo comenzar a ocuparme de mis tareas diarias sin antes tener que leer un montón mensajes”.

Ejecución de proyectos sin inconvenientes

Cada uno de los tentáculos de Oddo está a cargo de un equipo. Cuando planifican un nuevo programa, lo colocan en Asana como un proyecto.

Por ejemplo, el equipo de comunidad coordina la asistencia al baile anual llamado Disability Prom. Dan seguimiento a todos los detalles de la planificación en Asana, incluso qué clientes necesitan vestimenta y cortes de cabello. Aproximadamente diez compañeros de equipo deben mantenerse informados, por lo que el hecho de guardar todos los detalles en el mismo lugar facilita la participación de todos.

Si “Disability Prom” es un proyecto, se definen tareas para “Vestimenta” y “Cortes de cabello”. Las subtareas son los nombres de los clientes que necesitan una vestimenta. La función de archivos adjuntos le permite al equipo compartir fotos de la vestimenta, y todos los miembros del equipo pueden agregar comentarios.

Realizar un seguimiento de la colaboración

El equipo de Open Door también usa Asana para comunicarse y organizarse de manera más eficiente.

• Seguimiento de reuniones: el equipo elabora una agenda de la reunión en Asana mensual durante varias semanas. “Si alguien debe agregar un punto a la agenda, no es necesario que escriba una nota adhesiva ni que envíe un email”, señala Rita. También usan Asana para tomar notas de la reunión.
• Conversaciones individuales: Rita mantiene conversaciones individuales en Asana continuas con sus empleados. Coordinan horarios, realizan preguntas, resuelven problemas con compañeros de forma privada y asignan tareas que no están relacionadas con un proyecto específico.
• Preguntas para el equipo de gestión: los miembros del personal pueden enviar preguntas al equipo de gestión para que, durante la reunión de gestión semanal, Rita y sus colegas puedan abordar las preguntas complejas o aquellas que necesitan la respuesta de varias personas a la vez.
• Supervisión de clientes que necesitan atención adicional: si un cliente tiene un problema especial de salud o conducta, las tareas de Asana mantienen a todos actualizados acerca de la información importante, como un cambio en los medicamentos o la necesidad de consultar a un especialista en una determinada fecha.
• Auditorías de proyectos mensuales: una vez por mes, Rita y un compañero de equipo revisan cada uno de los proyectos en Asana para consultar cuáles van bien y cuáles están retrasados. “Agrego notas breves para preguntar qué sucede y mantener al equipo motivado”, cuenta Rita.

Mayor impacto en la comunidad

En la actualidad, con el uso de Asana, la comunicación del equipo es más sencilla y la ejecución de los proyectos es más rigurosa. “Asana cambió nuestro flujo de trabajo y nos permitió ser mucho más eficientes”, indica Rita. “Podemos lograr mucho más”.

“Pienso que no puedes darte el lujo de no invertir en tecnología. Lamentablemente, las organizaciones sin fines de lucro suelen tener el siguiente pensamiento: ‘Si gasto en tecnología, no estoy ayudando a las personas a quienes presto mis servicios’. ¡Las personas deben dejar de pensar eso! La tecnología tiene mucho valor. Contamos con recursos limitados, y Asana nos permite ahorrar tiempo y dinero”.

Con Asana, los miembros del equipo administrativo de Open Door pueden lanzar más programas, crecer en sus funciones y aportar sus excepcionales talentos. “Realmente nos convertimos en una organización más colaborativa”, afirma Rita. “Pudimos deshacernos de la antigua jerarquía y la sensación de que todo necesita aprobación. Pueden participar más personas y podemos fomentar el liderazgo en todo el equipo”.

Además, para Rita, que se está preparando para su ascenso como directora ejecutiva de la organización, el control ejecutivo es lo más importante. “Poder controlar todo mientras nos preparamos para la transición es muy útil. Es gratificante ver la diferencia que logramos en la vida de las personas desde que trabajo en Open Door. Mi intención era unirme durante algunos años antes de avanzar en mi carrera profesional. Sin embargo, 27 años después, sigo aquí. A los miembros del personal les agrada, así que seguimos”.

Asana logró marcar una diferencia en Open Door. Cuando tatúas este pulpo en particular, obtienes un mayor equilibrio en la vida del personal y de los clientes por igual.