MakeSchool ahora otorga títulos académicos acreditados a ingenieros calificados con Asana.

Bienvenidos a Make School, la primera universidad en lanzar un programa de licenciatura acreditado donde los alumnos solo pagan el arancel si es que consiguen trabajo. Make School es una “institución diseñada para el siglo 21” que le brinda a sus estudiantes una educación en ciencias informáticas mediante proyectos prácticos y desarrollo de productos. Además, ahora también pueden obtener títulos académicos, lo que es un verdadero avance en educación superior, en manos del equipo de Make School y su asociación con la Universidad Dominicana de California.

Alena Dagneau es la encargada del departamento de ingeniería en Make School y su equipo fue el responsable de desarrollar la tecnología para brindar soporte a la experiencia y currículum de los nuevos estudiantes. Para esto, necesitaron crear la mayoría de las funciones desde cero, trabajando conjuntamente con distintos departamentos de Make School y la Universidad Dominicana.

Para gestionar el proyecto completo de transición de acreditación, se cambiaron de JIRA a Asana, lo que les permitió hacer seguimiento a los sprints de ingeniería e involucrar a los actores importantes de toda la organización.

Se requiere mucho esfuerzo

Lanzar un programa acreditado de licenciaturas a través de una alianza de incubación conlleva una larga lista de lineamientos y requerimientos, por lo que el equipo de ingeniería de Alena debió supervisar un sinfín de detalles. Hubo conversaciones importantes sobre casos límites e incontables tickets que iban y venían entre los desarrolladores, diseñadores y gerentes de proyectos.

También tuvieron problemas con la distancia, ya que el equipo de Alena está distribuido en EE.UU., Brasil y Canadá, y era de vital importancia que nada se pasara por alto.

Además, para hacerlo aún más complejo, necesitaron la participación de actores multidisciplinarios en los equipos de crecimiento, marketing y temas legales de Make School, como también la de los equipos de facultad, marketing y admisión de la universidad asociada para poder prepararse para un lanzamiento en conjunto.

“Se notaba que iba a ser todo un desafío”, indicó Alena, “porque habían muchas piezas en movimiento y personas que necesitaban responder preguntas. Uno de los retos más grandes de mi equipo fue el hacer seguimiento a todos los detalles”.

En busca de una nueva herramienta de gestión de proyectos

Inicialmente, el equipo de ingeniería de Make School trabajaba con JIRA, un software que Alena ya había usado en trabajos anteriores. Sin embargo, la presión la llevó a hacer un cambio “JIRA es complejo, y mis ingenieros me pedían a gritos que encontrara otra solución”, recuerda Alena.

Los equipos de crecimiento y operaciones de Make School ya usaban Asana sin problemas, por lo que el gerente de Alena le dio la recomendación. Alena tenía dudas, porque no había considerado a Asana como una herramienta para ingenieros. Sin embargo, investigó y decidió darle una oportunidad en uno de los sprint.

“Hay una integración de JIRA con Asana, por lo que el proceso fue súper fácil”, señala. “Unas pocas semanas de uso terminaron siendo unos cuantos meses y realmente fue un alivio. Nos quitamos un peso de encima”.

El equipo de ingeniería incorporó a Asana oficialmente para ejecutar sus sprints y gestionar todo el proyecto de acreditación. Eso les permitió reunir todas las tareas pendientes, los requisitos y las conversaciones, y también le dio al equipo la nueva posibilidad de integrar su trabajo de ingeniería con equipos de toda la empresa.

Cómo Make School lleva a cabo sprints de ingeniería en Asana

Alena usó un proyecto de Asana con diseño de tablero para gestionar los tickets del proceso de acreditación y agregó a los miembros de equipo que necesitaban participar o supervisar. Luego, para cada sprint nuevo de dos semanas, creó un nuevo proyecto asignándole un nombre (“Sprint 29”, por ejemplo) y un rango de fecha.

Después, agregó tickets desde la lista de pendientes al sprint. Cada ticket representaba una función que había que crear y dichos tickets se mostraban como tareas en el proyecto de Asana. Cada tarea tenía una subtarea que representaba distintos pasos, como el diseño y la implementación.

El equipo se puso a trabajar. Se le asignó una tarea completa al gerente de productos quién se hizo cargo de la primera subtarea: crear diagramas funcionales y especificaciones. Una vez listo, finalizó la tarea y se la asignó a la siguiente persona de la lista: el diseñador. Cuando el diseño ya estaba listo para revisión, la tarea pasó a manos de un gerente de proyecto o encargado. Finalmente, la tarea llegó a Alena para realizar la revisión de ingeniería y se la asignó a un desarrollador. Así sucesivamente.

El equipo de Alena hizo seguimiento a los Story Points y a los Story Points Reales en los campos personalizados. También, agregaron seguidores a los proyectos de sprint, como gerentes de proyecto o actores involucrados que solicitaban la función, para que pudieran ser notificados una vez que el trabajo de ingeniería comenzara o terminara.

“Ahora que usamos Asana podemos fácilmente involucrar a diferentes equipos”, dice Alena. “Apreciamos la simpleza, como también los unicornios y los dragones que vuelan cada vez que finalizamos tareas”.

Personas más poderosas, equipos más poderosos

Asana permite que el equipo de Alena pueda fácilmente gestionar tareas individuales, dividir y hacer frente al listado de pendientes, como también realizar preguntas.

• Mis tareas y mejores listas de pendientes: los ingenieros pueden usar Mis tareas para ver solo lo que tienen asignado a sí mismos. “A mis ingenieros les encanta”, señala Alena. “Antes, el foco estaba en las tareas de equipo en un tablero de sprints. Ahora, ellos tienen una vista donde solo pueden ver sus tareas”. Además, Asana permite separar los listados de tareas de distintos equipos, en vez de tener solo un tablero de sprints para el proyecto completo. Esto hace que los equipos ya no se pierdan entre tareas que no les pertenecen y hace que sea mucho más fácil reordenar solicitudes, priorizarlas y asegurarse de no olvidar ningún detalle.

• Bandeja de entrada: cada bandeja de entrada individual de Asana muestra las notificaciones de nuevos eventos, conversaciones y asignaciones de tarea. “Desactivé las notificaciones de email porque confío en que la bandeja de entrada de Asana tiene todo lo que necesito saber. De esa manera, nunca me siento agobiada con lo que está pasando”, indica Alena.

• Conversaciones: las funciones de comunicación asincrónica ayudan al equipo de ingeniería remoto a conversar sobre requerimientos e ideas, incluso si aún no crean un ticket al respecto.

“Asana tiene un aspecto muy lindo y es muy amigable para trabajar”, dice Alena. “ Puedes navegar entre las tareas y reorganizar elementos usando la función de arrastrar y soltar. La interfaz es sencilla de usar y todo se carga rápidamente, por lo que da la sensación de que es una herramienta muy liviana”.

Un programa de licenciaturas totalmente acreditado

Después de 42 sprints y miles de tickets ingresados, el equipo de ingeniería de Make School lanzó con éxito la tecnología para su nuevo programa acreditado. Tener una herramienta capaz de reunir todas las tareas, los detalles y las conversaciones de un proyecto multidisciplinario gigantesco fue de gran ayuda para avanzar a paso firme hacia el logro de sus metas y cumplir hasta el último requerimiento.

¿Y qué pasó con la indecisión inicial de Alena? “Ahora soy la partidaria número uno de Asana en la empresa”, indica. “Lo uso para todo, ya sea para los PPI, las retrospectivas, reuniones individuales y listado de pendientes, y puedo visualizar todo eso en un solo lugar. Es genial”.  

“Mis ingenieros me pedían a gritos que encontrara una solución. Entonces pensé, ¿y si pruebo Asana en un sprint? Unas pocas semanas de uso terminaron siendo unos cuantos meses y realmente fue un alivio. Nos quitamos un peso de encima”.- Alena Dagneau, directora de Ingeniería, Make School