The Food Assembly está construyendo un sistema alimentario justo utilizando Asana

¿Es posible cambiar al sistema alimentario modificando la manera en la que compras pan? En The Food Assembly están convencidos que sí.

The Food Assembly se lanzó en 2011 con una misión audaz: incentivar a las personas a producir y consumir alimentos locales y frescos de una manera más sustentable. La empresa francesa lo hace posible estableciendo “colmenas” que conectan a los productores de alimentos con los consumidores. Así es cómo funciona: los anfitriones locales organizan las colmenas, seleccionando agricultores y productores. Luego, los miembros de The Food Assembly compran en línea y eligen sus vegetales, carnes, quesos para finalmente adquirirlos en lugares de reunión que se eligen semanalmente, como cafeterías o colegios. Es como comprar en un mercado, pero mucho más directo y personal.

“Al comprar mediante The Food Assembly, tu dinero se va direct a los productores”, dice Clément Chapalain, gerente de productos en The Food Assembly. “En los modelos tradicionales de compra, los intermediarios compran alimentos al por mayor. Esos intermediarios tienen todo el poder y luchan por reducir sus costos, por lo que generalmente los agricultores no reciben todo el dinero que deberían”.

En el modelo de The Food Assembly model, los agricultores establecen sus propios precios y pueden predecir sus ventas con más exactitud. “Al incentivar la venta directa y tener Anfitriones seleccionando los mejores productores, podemos brindar alimentos diversos y de calidad que no encuentras en negocios o supermercados”, señala Clément.

Una plataforma que continúa evolucionando

Actualmente, The Food Assembly dirige más de 1.200 colmenas en Europa con más de 6.000 productores activos y 190.000 miembros activos. Alrededor del 65% de las colmenas tienen lugar Francia. El resto se ubica por todo el continente europeo, incluyendo el Reino Unido, Alemania, Bélgica, Suiza, Italia, España, Dinamarca y los Países Bajos. Aunque existen iniciativas similares, pocas son lo suficientemente grandes para operar en varios países como The Food Assembly.

“Si ves a los supermercados y los sistemas alimentarios tradicionales como nuestra competencia, entonces somos muy, pero muy pequeños”, dice Clément. “Por esta razón uno de nuestros cuatro desafíos es: cómo poder pasar de ser un un pez grande en una cadena corta de suministro de alimentos a ser un pez grande en la cadena general de suministro de alimentos?”

Es una gran ambición para una empresa con solo 110 personas.

En el corazón de The Food Assembly hay una plataforma con varias interfaces. Hay una interfaz para que los productores de alimentos creen sus catálogos, se conecten con colmenas y gestionen sus ventas. Hay otra para los anfitriones que organizan colmenas. Y hay otra para que los miembros puedan comprar.

Cada público tiene necesidades distintas. Por ejemplo, los anfitriones son gente emprendedora que quiere muchas funciones en la plataforma, dice Clément. Pero los productores de alimentos no son muy tecnológicos y prefieren invertir su tiempo produciendo sus productos más que usando un computador. “A veces la plataforma de The Food Assembly es la única que usan.” 

Mantener la actual plataforma y sus funciones para usuarios de nueve países mientras se construyen otras nuevas es un gran desafío. “Tenemos que ser capaces de seguir innovando para poder seguir creciendo y aumentando nuestro impacto. Sin embargo, también tenemos que mantener la plataforma existente que tiene muchas funciones específicas”.

Escalar el trabajo de equipo

Para mantener el ritmo, los equipos de producto de The Food Assembly necesitan ser organizados y tener las prioridades claras. Hay 35 personas que trabajan en cuatro equipos de producto específicos. Los equipos incluyen diseñadores, desarrolladores, gerentes de productos, científicos de datos, ingenieros, agentes de apoyo e investigadores de Experiencias de Usuario.

Cuando Clément llegó a The Food Assembly, se encontró con colegas que usaban GitHub para manejar sus proyectos porque ahí es donde los desarrolladores mantenían sus códigos base. Sin embargo, esa plataforma no está diseñada para gestionar proyectos multidisciplinarios. A medida que la empresa crecía, los empleados se dieron cuenta de que necesitaban otra herramienta.

La empresa probó varias herramientas haciendo pruebas piloto con pocas personas a la vez. Hizo una prueba en Asana con solo cinco personas, pero muy pronto ya habían veinte personas usándola. “Su uso fue creciendo orgánicamente en comparación con las otras pruebas que hicimos”, recuerda Clément. “Considerábamos Asana como una lista colaborativa de tareas pendientes”.

Finalmente, eligieron a Asana para usarla en toda la empresa debido a que el proceso de implementación era el más sencillo. “Nos solucionó uno de nuestros grandes problemas que era encontrar una herramienta fácil de usar para las personas y de implementar. Ahora todos usan Asana”.

Un plan claro que todos pueden ver

Cada uno de los cuatro equipos de producto usa Asana para dar seguimiento a iniciativas en curso, pero el equipo de producto completo también mantiene una hoja de ruta general en Asana llamado “Panel de hoja de ruta del producto,” que contempla los planes más importantes de cada equipo de producto. Esto hace que los equipos de producto se mantengan organizados y también permite que el resto de las personas de la empresa puedan ver el trabajo del equipo.

“Creo que lo más importante, lo que estábamos perdiendo antes de Asana, es la claridad. Antes, todos se preguntaban en qué está trabajando el equipo de producto. Con Asana, somos capaces de decir ‘tenemos este proyecto, este proyecto y este otro proyecto y aquí es donde está todo resumido’. También podemos enviar regularmente actualizaciones de los distintos proyectos mediante la función de actualización de estado de proyecto. Nos ayuda a comunicar de mejor manera qué cosas estamos haciendo y cuáles no al resto de personas de la empresa”.

Clément piensa que Asana es especialmente útil para explicar la complejidad de su equipo de trabajo. “No funciones pequeñas. No hay errores pequeños. Todo puede volverse muy complicado. Tener todo en Asana nos ayuda a demostrar esa complejidad para que todos puedan entender cuáles son nuestras prioridades y cómo nuestro trabajo contribuye con la estrategia global de la empresa”.

Todo se organiza en Asana

Según Clément, ofrecer mejor claridad es uno de los grandes beneficios que ha aportado Asana a nuestro entorno de trabajo. “Asana nos da claridad sobre qué personas están en los distintos equipos, qué alcance tienen dichos equipos, en qué están trabajando y a quién deberías contactar si quieres hablar sobre un tema en particular”. No obstante, Asana también nos ayuda de otras maneras. The Food Assembly usa Asana para:

• Planificar y organizar proyectos: “nos ayuda a organizar las cosas y decir ‘estas son todas las distintas ideas que tenemos y estos son todos los pasos que necesitamos dar para hacerlas realidad’”.
• Hacer seguimiento de errores: “tenemos distintos proyectos, uno para cada equipo de producto, donde mantenemos todos los errores y solicitudes pequeñas de funciones que obtenemos de los usuarios de la empresa. Con esa información podemos priorizar cosas correctamente en Asana”.
• Aclarar responsabilidades: “el hecho de poder ver claramente todas las tareas organizadas en una sola página, con la foto del responsable y la fecha de entrega, realmente hace que las personas se sientan responsables del trabajo que tienen que hacer”.
• Identificar tareas perdidas: “Asana nos ayuda a identificar cosas que hemos olvidado”.
• Hacer seguimiento de objetivos: otros equipos de la empresa usan Asana para establecer y dar seguimiento a sus objetivos trimestrales.
• Recopilar opiniones internas: mediante la integración de los formularios de Google, que convierte las respuestas de los formularios en tareas de Asana, organizan futuras solicitudes considerando la opinión de todas las personas de la empresa.

“El desafío real al integrar cualquier herramienta es hacer que el resto del equipo la utilice. Con Asana no hubo problemas. Todos la entendieron y empezaron a usarla rápidamente”.