# Estudio de caso de Asana - FOCUS Bikes

> Descubre cómo FOCUS Bikes, un fabricante de bicicletas de alto rendimiento, logra una colaboración mucho más eficiente y flujos de trabajo ágiles con Asana.

Source: https://asana.com/es/case-study/focus-bikes

## FOCUS Bikes: Aceleración al máximo con Asana

En FOCUS Bikes, el ciclismo es una prioridad principal. El fabricante de bicicletas de alto rendimiento ofrece bicicletas de montaña, de carretera, eléctricas y puras para todo tipo de ciclistas. Sin embargo, FOCUS Bikes también se basa internamente en una forma de trabajo ágil y flexible. FOCUS Bikes confía en el sistema de gestión del trabajo de Asana como la base esencial para la gestión del trabajo.

Outcomes

- [Volver a las historias de clientes](/customers)

Europa

- [Gestión de proyectos](/uses/project-management)

- [Gestión de programas](/resources/what-is-program-management)

- [Desarrollo de productos](/teams/product-managers)

Fabricación

Pequeña empresa

- [Portafolios](/features/goals-reporting/portfolios)

- [Paneles de informes](/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

Asana es la plataforma ideal para sobrevivir en un mercado ágilEl Grupo Pon.Bike se dedica exclusivamente a las bicicletas. FOCUS Bikes es una filial de Pon.Bike Group, con sede en Ámsterdam, uno de los cinco mayores fabricantes de bicicletas del mundo. El Grupo Pon.Bike, a su vez, pertenece al conglomerado neerlandés Pon Holdings, con un total de alrededor de 12 000 empleados. Otros 10 fabricantes de bicicletas también forman parte del grupo, incluidos Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff y Urban Arrow, con sede en Europa, América del Norte, Asia y Australia. También hay otras ubicaciones en Asia, además de la planta de producción y montaje en Cloppenburg.

Dentro del Grupo PON.Bike, cada marca desarrolla, produce y comercializa sus productos de forma independiente. Sin embargo, las distintas marcas aprovechan al máximo sus fortalezas y experiencia combinadas en una red de sinergia interna.

En Stuttgart, la sede de la marca FOCUS Bikes, alrededor de 150 empleados mantienen en marcha el negocio principal de bicicletas de carreras y bicicletas eléctricas. Las bicicletas se comercializan bajo el eslogan “Ride beyond Ride together”.  Internamente, las divisiones de Desarrollo, Gestión de Producto, Marketing, Ventas y Producción interactúan con todas las demás ubicaciones a través de las fronteras. Todos los empleados que tienen algo que ver con FOCUS Bikes participan en procesos de trabajo rápidos y fluidos a través de Asana. Además, 100 socios externos, como proveedores y agencias, también están integrados en el sistema de gestión del trabajo.

## **Asana: el eslabón perdido en la cadena del flujo de trabajo**

Cuando Patrick Lenkner se unió a FOCUS Bikes en 2017, la red de la empresa todavía trabajaba con una amplia variedad de herramientas, incluidos emails, Skype, hojas de cálculo de Excel, servidores de almacenamiento de datos y Basecamp, que a menudo resultaban bastante propensas a errores. Cuando los empleados estaban de vacaciones, no se podía acceder a documentos importantes y los siguientes pasos del trabajo simplemente se anotaban en listas de pendientes escritas a mano. Una de las primeras tareas de Patrick Lenkner fue establecer un sistema de gestión del trabajo funcional y transparente, por lo que se dispuso a buscar una solución que pudiera satisfacer todos los requisitos del grupo de usuarios. Los Equipos necesitaban poder personalizar las funciones según fuera necesario para configurar un flujo de trabajo adecuado. Al mismo tiempo, la herramienta tenía que poder profundizar en los procesos de trabajo. Las diferentes vistas, listas, tableros y cronogramas tenían que ser personalizables para cada proyecto, flujo de trabajo y departamento. La integración con Google Workspace también era esencial, ya que FOCUS Bikes ahora trabaja principalmente con Google Apps. Para la colaboración con China, se requería una herramienta que permitiera el acceso desde allí. Y, por supuesto, también había que garantizar los enormes requisitos de seguridad del Grupo Pon, de nivel superior.

Primero, Patrick Lenkner y su supervisor Ben Gerold del Equipo de Ingeniería trabajaron con el departamento de TI para examinar varias herramientas en detalle. Buscaban una herramienta que realmente pudiera cubrir todos los requisitos para que luego no fuera necesario integrar laboriosamente ninguna herramienta adicional con otras funciones. El diseño sencillo de la plataforma de Asana y lo divertido que es usarla llamaron rápidamente su atención. Pero Asana ofrecía mucho más. Una descripción detallada de los cronogramas, listas claras y vistas de tablero estructuradas cumplían claramente con los requisitos deseados.

Durante el proceso de incorporación, hubo empleados que insistieron en trabajar exclusivamente con Asana a partir de ahoraPatrick Lenkner y Ben Gerold quedaron muy impresionados por el alto nivel de facilidad de uso de Asana y su amplia gama de opciones. En 2018 se incorporó Asana, inicialmente solo en el departamento de Ingeniería.

Los 15 miembros del Equipo de Ingeniería pronto empezaron a usar la herramienta para toda la gestión del trabajo de su departamento. A partir de ahí, el entusiasmo se extendió rápidamente a otros departamentos gracias a la cultura de sinergia de Pon Bikes. Incluso algunos empleados no estaban dispuestos a volver a su antigua forma de trabajar después de sus experiencias iniciales con Asana. Como resultado, un número creciente de colegas se incorporó gradualmente por iniciativa propia, lo que ha hecho que los métodos de trabajo sean mucho más eficientes. Lo mejor fue que los empleados también se divirtieron mucho. Sin embargo, la incorporación estuvo bien pensada y, finalmente, Patrick Lenkner se convirtió en embajador de Asana. Promocionó Asana internamente, despejó dudas y ofreció capacitación y sesiones periódicas de preguntas y respuestas. Adoptar constantemente las nuevas prácticas y recibir comentarios periódicamente fue particularmente útil para aprenderlas. Como resultado, se resolvieron las ambigüedades y las inquietudes, pero también se comunicaron periódicamente los éxitos y las ideas.

Hoy en día, se considera que el Equipo de Ingeniería es el origen y el responsable de la difusión de Asana en FOCUS Bikes. Declaraciones como “Ya nada se pasa por alto: hay muchos menos errores que antes” impresionaron a los empleados durante la fase de implementación. Perder el control de los aparentemente interminables bucles de emails quedó rápidamente en el pasado, y la comodidad de hacer clic en un botón de “me gusta” siempre es agradable.

De 2018 a 2020, todas las funciones se trasladaron a Google Workspace y Asana. Los emails perdieron mucha importancia y hoy todos los enlaces a archivos y canales de Google Drive se almacenan de forma centralizada en Asana. Todo estaba orientado a una configuración de oficina compartida, y FOCUS Bikes se conectó con todas las ubicaciones y socios a través de Asana, ya sea en Cloppenburg o en Asia. Dentro del Grupo Pon.Bike, FOCUS Bikes es el gran modelo a seguir con su Integración de Asana. Otras marcas también están empezando y quieren integrar Asana en sus flujos de trabajo. Además de FOCUS Bikes, la herramienta se utiliza actualmente en la planta de producción de Derby Cycle y en Kalkhoff. Gazelle y Pon. Automotive también ya ha expresado interés.

Cuantos más empleados trabajen con Asana, más divertida será y mejor funcionará. Todos los empleados deberían incorporarse

## **Asana está presente en todos los proyectos y flujos de trabajo**

Asana respalda todos los aspectos de un proyecto, ya sea en flujos de trabajo SCRUM, en reuniones de equipo, en la elaboración de informes, desde la lluvia de ideas y la fijación de precios hasta la producción en serie. Desde su implementación, FOCUS Bikes se ha beneficiado de una mayor transparencia y mejores tiempos de entrega, mayor productividad, menos malentendidos y una tasa de error significativamente menor.

Cuando se les indicó a todos los empleados que trabajaran desde casa en marzo de 2020 debido a la pandemia, el cambio a Asana significó que FOCUS Bikes ya estaba bien preparada. Los empleados simplemente cerraron sus computadoras portátiles, se fueron a casa y continuaron trabajando sin problemas, justo donde lo habían dejado en la oficina. “Gracias a Asana, la situación fue relativamente tranquila”, dice Patrick Lenkner. “Los empleados estaban orgullosos de la forma de trabajar progresiva e independiente de la ubicación”.

Era como si hubiéramos sabido que la pandemia llegaría y nos obligaría a trabajar de forma remota, y hubiéramos podido prepararnos para ello con un año y medio de anticipación. Nuestro momento fue perfecto

## **Desde el desarrollo hasta la línea de montaje con Asana**

Debido a la estructura del grupo, hay una interfaz con Ingeniería Industrial en la planta de producción y montaje de Derby Cycle. Aquí es donde se procesan los desarrollos enviados por FOCUS Bikes antes de enviarlos a la línea de montaje. Asana es una parte importante de este proceso de trabajo. Primero, se construye una “bicicleta piloto”. Esto revela todos los desafíos que implica la preparación para la producción en serie. La organización de la bicicleta piloto, el registro de todos los posibles obstáculos y el procesamiento se realizan íntegramente en Asana. Este es un gran paso en el que Asana ayuda a transferir los resultados del trabajo de oficina directamente a la producción. El resultado final es la bicicleta lista para usar. Por cierto, una de las primeras bicicletas producidas con Asana mediante ingeniería industrial fue comprada por un empleado de Asana.

Asana es como una red social para empresas. Funciona como Instagram y aquí es donde ahora realizamos nuestros proyectos. Es realmente genial

## **FOCUS Bikes gana la carrera en el mercado de las bicicletas con Asana**

Cuando se incorporó Asana en FOCUS Bikes, el equipo estaba formado por 30 empleados. Sin embargo, debido a la creciente demanda de bicicletas, FOCUS Bikes ha pasado por una fase de crecimiento típica de una startup. Después de solo dos años, hoy cuenta con 150 empleados. El contacto con otras empresas de Pon.Bike también se ha intensificado. Asana impulsó esta enorme fase de crecimiento desde el principio.

El mercado de las bicicletas está experimentando un enorme auge, lo que convierte a la simple bicicleta cada vez más en un producto de estilo de vida. FOCUS Bikes es ambiciosa cuando se trata de usar la gestión del trabajo ágil para desarrollar y lanzar la bicicleta adecuada para el cliente lo más rápido posible. Por ejemplo, si una nueva tecnología de bicicletas eléctricas está disponible en abril, FOCUS Bikes quiere lanzar estas bicicletas al mercado a más tardar en mayo, no un año después. La bicicleta correcta, con la calidad adecuada, debe llegar al mercado en el momento indicado. Aquí es donde FOCUS Bikes hace honor a su autoproclamado mantra “La bicicleta correcta. Momento adecuado. Calidad correcta”. Este flujo de trabajo extremadamente ágil cuenta con el respaldo masivo de Asana y es la base del éxito de FOCUS Bikes.

## **Asana respalda a FOCUS Bikes en un mercado que cambia rápidamente**

Patrick Lenkner ve que se avecinan desafíos aún más enormes para la industria. Por una parte, estuvo el accidente en el Canal de Suez: el tráfico de carga aérea ya estaba restringido, además de los otros efectos perjudiciales de la pandemia, y no solo en la economía. Dado que las cadenas de suministro habituales ya no estaban intactas, los plazos de entrega de ciertas piezas de bicicletas se alargaron mucho más.

Por otro lado, la demanda de bicicletas es alta en todo el mundo y sigue aumentando. Las razones detrás del aumento de la demanda son complejas. Muchos países están implementando conceptos de transporte alternativo e invirtiendo en estrategias como la expansión de la infraestructura para bicicletas, lo que ha hecho que el ciclismo sea extremadamente atractivo. Cada vez más personas usan bicicletas eléctricas como una alternativa rentable y ecológica a los automóviles o al transporte público. La “revolución de la movilidad” está en boca de todos. A medida que el sector tecnológico se abre paso en la producción de bicicletas y la tecnología avanza cada vez con mayor frecuencia, los ciclos de innovación se acortan cada vez más. La rueda se está reinventando literalmente, cada vez con más frecuencia. Para sobrevivir en este entorno, se requiere una planificación ágil y extremadamente orientada al futuro. Asana es una plataforma ideal para cumplir con estos requisitos.

## **Asana es al menos tan divertida como el ciclismo en sí**

El joven Equipo de FOCUS Bikes tiene su propio espíritu. Se divierten muchísimo al llevar la bicicleta adecuada al mercado y también al salir a pasear juntos. Las siguientes funciones de Asana han sido particularmente populares y se han usado constantemente desde el lanzamiento:
- **Mis tareas:**permite que todos gestionen sus tareas personales de forma independiente en numerosos proyectos.
- **Portafolio y paneles:**para mantener una visión general de numerosos proyectos.
- **Un detalle adicional:**en cuanto se finaliza una tarea, aparecen pulgares hacia arriba y unicornios que vuelan por la pantalla.

## **En retrospectiva, ¿qué se podría haber hecho de manera diferente?**

Sin duda, muchísimo. Pero Patrick Lenkner implementaría Asana hoy de la misma manera que lo hizo hace tres años. “Fue absolutamente perfecto no implementarla en toda la empresa de inmediato. Logramos que la herramienta funcionara sin problemas en un solo departamento. Es divertido”. Una implementación descendente de Asana habría tenido un resultado diferente. Se habría perdido un tiempo valioso familiarizándose con la herramienta y aprendiendo todos los trucos y consejos. Gracias a la incorporación gradual y voluntaria, Asana pudo crecer orgánicamente en 

la gestión del trabajo de FOCUS Bikes. El mejor consejo de Patrick Lenkner para la incorporación de Asana es:

¡Comienza a trabajar sin demoras! ¡Adquiere experiencia rápidamente! ¡Y adapta Asana a tus necesidades individuales!