# Anfragemanagement-Software für Ihr Unternehmen > Anfragemanagement-Software zur automatischen Erfassung, Priorisierung und Verarbeitung, damit Teams mehr Zeit gewinnen, um ihre Arbeit zu erledigen. Source: https://asana.com/de/uses/project-intake #### Anfragen standardisieren Teams erhalten mit unserer Anfragemanagement-Software alle Informationen, die sie benötigen, um neue Projekte zu priorisieren und erfolgreich zu bearbeiten. #### Aufgaben automatisieren Erledigen Sie mehr in weniger Zeit, indem Sie Anfragen sofort zuweisen, organisieren und aktualisieren. #### Prozesse optimieren Erstellen Sie Anfrage-Workflows an einem zentralen Ort und wenden Sie Änderungen im gesamten Unternehmen an. Erhalten Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit - Stellen Sie mit von KI erstellten Formularen bereits vor dem Start Ihres Vorhabens wichtige Informationen zusammen. - Erfassen Sie Anfragen über Slack, Microsoft 365 und Google Workspace auf einer Plattform. - [Smart Forms](/product/ai) - [Formulare](/features/workflow-automation/forms) - [App-Integrationen](/apps) Schnellere Projektstarts - Fügen Sie Labels hinzu, um Anfragen bequem zu organisieren und zu priorisieren.  - Erstellen Sie Automatisierungen für die sofortige Zuweisung, Planung und Nachverfolgung. - [Smart Fields](/product/ai) - [Benutzerdefinierte Felder](/features/project-management/custom-fields) - [Regeln](/features/workflow-automation/rules) Höhere Effizienz - Nutzen Sie Best Practices und legen Sie mit benutzerdefinierten Vorlagen für jeden Anfragetyp klare Aufgaben fest. - Verwalten und aktualisieren Sie Workflows zur Erfassung von Anfragen an einem zentralen Ort. - [Vorlagen](/features/workflow-automation/project-task-templates) - [Bundles](/features/workflow-automation/workflow-bundles) #### Anfragen toolübergreifend nachverfolgen Mit Hunderten von App-Integrationen können Sie Anfragen in einem einzigen Tool in Ihrem Unternehmen zentralisieren. - [Alle Apps entdecken](/apps?category=all-apps ) #### Google Workspace Aktivieren Sie Google Workspace SAML SCIM für bessere Kontrolle rund um die Provisionierung und Deprovisionierung von Benutzern. - [Integration anzeigen](/google-workspace ) #### Microsoft 365 Erhalten Sie Asana-Benachrichtigungen direkt in Ihren Microsoft-Gruppen. - [Integration anzeigen](/apps/microsoft-office365-connector) #### Jira Software Cloud Erstellen Sie automatisch Asana-Aufgaben anhand von Tickets in Jira und synchronisieren Sie Updates sofort. - [Integration anzeigen](/apps/jiracloud) #### Zendesk Mit Zendesk für Asana können Sie Tickets schneller bearbeiten und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verbessern. - [Integration anzeigen](/apps/zendesk) #### Slack Alle Ideen, Arbeitsanfragen und Aktionspunkte aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. - [Integration anzeigen](/apps/slack) #### ServiceNow Reduzieren Sie die manuelle Arbeit für IT-Teams. Automatisieren Sie die Erstellung von Aufgaben in Asana und ermöglichen Sie die plattformübergreifende Transparenz in Bezug auf den Aufgabenstatus und den Kontext. - [Integration anzeigen](/apps/servicenow ) #### Google Workspace Verwenden Sie Asana, um Ihre Tätigkeiten in Google Workspace zu koordinieren. - [Mehr erfahren](/google-workspace) #### Microsoft 365 Erhalten Sie wichtige Benachrichtigungen von Asana in Ihren Microsoft-Gruppen. - [Mehr erfahren](/apps/microsoft-office365-connector) #### Jira Software Cloud Erstellen Sie automatisch Asana-Aufgaben anhand von Tickets in Jira und synchronisieren Sie Updates sofort. - [Integration anzeigen](/apps/jiracloud) #### Zendesk Mit Zendesk für Asana können Sie Tickets schneller bearbeiten und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verbessern. - [Integration anzeigen](/apps/zendesk) #### Slack Alle Ideen, Arbeitsanfragen und Aktionspunkte aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. - [Integration anzeigen](/apps/slack) #### ServiceNow Automatisieren Sie die Aufgabenerstellung in Asana und bieten Sie plattformübergreifende Einblicke in den Status und Kontext – in Echtzeit. - [Mehr erfahren](/apps/servicenow) #### Anfragen toolübergreifend nachverfolgen - [Alle Apps entdecken](/apps?category=all-apps ) #### Vorlagen für Projektanfragen #### Vorlage für Arbeitsanfragen Verfolgen und verwalten Sie alle Anfragen an einem Ort. - [Vorlage anzeigen](/templates/work-requests) #### Vorlage von Awin zur Content-Lokalisierung Erfahren Sie, wie Awin Asana einsetzt, um Content-Lokalisierungsanfragen in 15 Ländern zu verwalten. - [Vorlage anzeigen](/templates/awin-content-localization) Mit Asana gibt es eine Standard-Arbeitsweise, eine Standard-Methode zur Aktualisierung von Informationen und volle Transparenz im gesamten Netzwerk. #### Für effizientere Prozesse bei der Bearbeitung von Anfragen - [Artikel lesen](/resources/t-mobile-pmo-operational-excellence) #### Tipps zur Operations-Optimierung vom T-Mobile PMO Erfahren Sie, wie Amanda Howell Workflows teamübergreifend organisiert, um die Effizienz zu steigern und bessere Ergebnisse zu erzielen. - [Zum E-Book](https://resources.asana.com/operations-workflows-ebook.html) #### Unternehmerische Effizienz mit Workflows steigern Erfahren Sie, wie Sie skalierbare und wiederholbare Prozesse im gesamten Unternehmen erstellen können. - [Zum Webinar](https://resources.asana.com/2024-tech-stack) #### 6 Tipps für eine bessere Technologieauswahl Erhalten Sie wertvolle Tipps, um bessere Prozesse zu erstellen und die Leistungsfähigkeit Ihrer Tools für die Zusammenarbeit zu maximieren. #### Haben Sie noch Fragen? Hier finden Sie Antworten. #### Strategie und Best Practices für die Projekterfassung #### Was ist der Unterschied zwischen einem Prozess für den Projekteingang und einem Formular für Projektanfragen? Ein Projekterfassungsprozess umfasst den gesamten Workflow von der Einreichung der Anfrage über die Priorisierung bis hin zur Ausführung, während ein Projektanforderungsformular nur ein Teil dieses Prozesses ist. Das Formular erfasst wichtige Details, aber der Anfrageprozess legt auch fest, wie Anfragen überprüft, bewertet, genehmigt und geplant werden. #### Wie gehen Sie in einem Erfassungsprozess mit dringenden oder kurzfristigen Projektanfragen um? Um dringende Anfragen zu bearbeiten, sollten Sie in Ihrem Erfassungsprozess einen klaren Prozess für deren Eskalation festlegen. Legen Sie fest, was als dringend gilt, wer Änderungen der Priorität genehmigen kann und wie die laufende Arbeit gegebenenfalls angepasst werden muss. Dadurch bleiben dringende Projekte sichtbar, und es wird vermieden, dass geplante Arbeiten ohne angemessene Überprüfung unterbrochen werden. #### Welche Kennzahlen sollten Sie erfassen, um Ihren Prozess zur Erfassung neuer Projekte zu verbessern? Verfolgen Sie Kennzahlen wie die Anzahl der Anfragen, die Anzahl der genehmigten Anfragen, die für die Überprüfung benötigte Zeit und die für den Abschluss von Projekten benötigte Zeit. Behalten Sie außerdem das Arbeitspensum und die Größe des Backlogs im Auge, um Engpässe zu erkennen. Diese Zahlen helfen Ihnen, Ihren Prozess zu verbessern und die Arbeit reibungslos ablaufen zu lassen. #### Wozu benötige ich eine Software, um unseren Prozess zur Erfassung neuer Projekte zu verwalten? Bei einem effektiven Prozess zur Erfassung von Projekten geht es nicht nur um die Verfolgung von Anfragen, sondern auch um deren Nachverfolgung. Asana vereint Ihren gesamten Workflow auf einer Plattform, indem Sie Anfragen an einem zentralen Ort nachverfolgen und dann am selben Ort Aktionspunkte priorisieren und zuweisen können. Das bedeutet, dass nichts übersehen wird und Teams den gesamten Prozess der Anfrage, von Anfang bis Ende, mitverfolgen können. #### Anhand welcher Kriterien sollte ich mein Tool zur Erfassung neuer Projekte auswählen? Suchen Sie nach einer Software, mit der Sie Arbeitsanfragen an einem Ort erfassen, priorisieren und bearbeiten können. Ein gutes Tool für die Erfassung neuer Projekte bietet Automatisierungen, um manuellen Aufwand zu reduzieren. Außerdem sollten Führungskräfte und Teams einen vollständigen Überblick über den Arbeitsstatus und -fortschritt erhalten, damit sie ihre Ressourcen bei Bedarf anpassen können.  Die beste Möglichkeit, um herauszufinden, ob sich ein Tool zur Projekterfassung für Sie eignet, besteht darin, es auszuprobieren. Aus diesem Grund kann jeder Asana kostenlos testen. [Jetzt Asana ausprobieren](https://app.asana.com/0/billing/pricing). #### Standardisierung und Team-Workflow #### Wie standardisieren Sie Projektanfragen über mehrere Teams hinweg? Um Projektanfragen zu standardisieren, verwenden Sie ein einziges Formular für eingehende Anfragen und einen gemeinsamen Prozess für alle Teams. Legen Sie klare Anforderungen für Pflichtfelder, Genehmigungsschritte und Regeln für die Priorisierung von Anfragen fest. Ein zentrales System trägt dazu bei, dass alles einheitlich bleibt, und erleichtert die Verwaltung von Anfragen aus verschiedenen Abteilungen. #### Wie kann ich Projektanfragen standardisieren? Projektanfragen können mithilfe von Formularen (einschließlich KI-generierter Labels) standardisiert werden, um strukturierte Informationen zu erfassen, Formularantworten benutzerdefinierten Feldern zuzuordnen und Automatisierungen auszulösen. #### Kann ich die Anfrageneingang für alle Teams standardisieren? Ja, die Anfrageneingang-Prozesse können teamübergreifend standardisiert werden, indem Bundles/Vorlagen für den Anfrageneingang erstellt werden, um Formulare, benutzerdefinierte Felder und Regeln unternehmensweit anzuwenden. #### Kann ich Anfragen an verschiedene Teams weiterleiten? Ja, Anfragen können mithilfe von Regeln, die durch benutzerdefinierte Feldwerte ausgelöst werden, an verschiedene Teams weitergeleitet werden, um Aufgaben/Projekte basierend auf Formulareingaben zuzuweisen oder zu verschieben. #### Wie verwalte ich den Backlog für die Anfragenannahme? Der Backlog für eingehende Anfragen kann mithilfe der Boardansicht verwaltet werden, die benutzerdefinierte Felder, Abschnitte für den Status und Regeln zur automatischen Zuweisung, zum Taggen und zum Verschieben von Anfragen umfasst. #### Asana – Automatisierungs- und Formularfunktionen #### Kann ich in Asana kostenlos Projektanfragen bearbeiten? Ja, das können Sie. Klicken Sie hier, um mehr über die [Preise zu erfahren](https://asana.com/pricing), oder [testen Sie Asana](https://asana.com/create-account) Advanced kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich. #### Kann ich Projektanfragen automatisch priorisieren? Ja, die Priorisierung von eingehenden Anfragen kann automatisch erfolgen, indem benutzerdefinierte Dropdown-Felder in Kombination mit Regeln oder Formelfeldern verwendet werden, um eingehende Anfragen auf der Grundlage von Formularantworten zu bewerten und zu priorisieren. #### Kann ich bei der Erfassung Unteraufgaben oder Aufgaben auslösen? Ja, Unteraufgaben oder Aufgaben können bei der Erfassung ausgelöst werden, indem Sie mithilfe von Regeln Unteraufgaben zu über ein Formular übermittelten Aufgaben hinzufügen, die in eigene Aufgaben umgewandelt werden, wenn sie mehreren Projekten zugeordnet werden. #### Können Formularantworten benutzerdefinierte Felder ausfüllen? Ja, Formularantworten können benutzerdefinierte Felder ausfüllen, da Formularfragen benutzerdefinierten Feldern zugeordnet werden können und dann Automatisierungsregeln auf der Grundlage dieser Werte ausgelöst werden können. #### Kann ich Metriken zu Projektanfragen exportieren? Ja, die Kennzahlen für die Anfragenannahme können exportiert werden, da Dashboards Formularantworten, das Einreichungsvolumen und Backlog-Trends automatisch in Diagrammen darstellen. #### Kann ich Layouts für die Erfassung von Anfragen als Vorlagen wiederverwenden? Ja, Layouts für die Anfragenerfassung können als Vorlagen wiederverwendet werden, indem Sie Abläufe (Formulare + Felder + Regeln) erstellen und diese zur Wiederverwendung in Bundles/Vorlagen gruppieren. - [Kostenlose Testphase starten](/create-account) Asana kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich. - [Jetzt beginnen](/create-account) - [Demo ansehen](/go-demo) Erfahren Sie, wie Asana dabei helfen kann, Ihr Unternehmen in großem Maßstab zu verbinden. - [Demo ansehen](/demo/main) - [Sprechen Sie mit unserem Vertriebsteam](/sales) Erfahren Sie, wie Asana die nahtlose Zusammenarbeit von Teams unterstützen kann. - [Vertrieb kontaktieren](/sales) #### Transformieren Sie Ihre Arbeitsweise mit Asana ## So erstellen Sie einen erstklassigen Prozess zur Erfassung von Projektanfragen Überflutet von Projektanfragen? Überlastet mit Last-Minute-Anfragen? Wenn ja, dann sind Sie nicht allein – und wir haben eine Lösung für Sie.  Der Prozess zur Erfassung von Projektanfragen ist eine bewährte Methode, um die richtige Arbeit zur richtigen Zeit zu priorisieren. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um einen erstklassigen Workflow für Ihr Team zu erstellen.  ## Was ist ein Prozess zur Erfassung neuer Projekte? Ein Prozess zur Erfassung von Projektanfragen ist ein standardisierter Workflow, der Teams dabei hilft, neue Anfragen zu erfassen, zu priorisieren und zu bearbeiten. Im Grunde genommen umfasst der Prozess diese drei Komponenten:  - Ein [Formular](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) zur Erfassung neuer Projektanfragen, einschließlich aller Details, die Teams benötigen, um loszulegen.  - Eine [Priorisierungsmethode](https://asana.com/resources/how-prioritize-tasks-work), um die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und zu planen.  - Klare nächste Schritte, um die Arbeit für jede Anfrage zu beginnen.  Zusammen macht dieser Workflow es Teams leicht, Arbeitsanfragen schnell zu bearbeiten und die Projekte mit hoher Priorität zuerst in Angriff zu nehmen.  ## Warum ist ein Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen für das Projektmanagement wichtig? Im Projektmanagement ist Standardisierung der Schlüssel für einen reibungslosen Ablauf von Vorhaben. Ein Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen ist nicht anders. Er verwandelt den Prozess der Priorisierung von Anfragen (der oft zeitaufwändig und verwirrend ist) in einen klaren Workflow mit vordefinierten Schritten. Anstatt Zeit mit Hin und Her zu verschwenden, können Teams jeden Schritt des Prozesses schnell durchlaufen. Dies beschleunigt nicht nur die Fertigstellung, sondern stellt auch sicher, dass die Arbeit in Ihrem gesamten Unternehmen priorisiert und einheitlich angegangen wird.  ## Die Herausforderungen bei der Verwaltung von Projektanfragen Anfragenverwaltung ist nicht einfach. Teams fragen in letzter Minute nach Dingen, Anfragen kommen von vielen verschiedenen Orten, und jeder scheint zu denken, dass sein Projekt die höchste Priorität hat. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Herausforderungen, wenn es um das Anfragenmanagement geht – die alle mit einem effektiven Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen gelöst werden können.  ### Hohes Anfragenvolumen Eine häufige Herausforderung für Unternehmen: Zu viele Anfragen können Teams das Gefühl geben, in der Arbeit zu ertrinken, was zu [Burnout](https://asana.com/resources/what-is-burnout) und langsamen Fertigstellungszeiten führt. Ein Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen löst dieses Problem mit einer klaren [Priorisierungsmethode](https://asana.com/resources/priority-matrix), sodass sich Teams auf Aufgaben mit den größten geschäftlichen Auswirkungen konzentrieren können.  ### Anfragen werden an verschiedenen Orten erfasst Wenn Anfragen per E-Mail, Sofortnachrichten und Meetings eingehen, müssen Teams zusätzliche Zeit für die Dokumentation neuer Projekte aufwenden. Das ist der beste Fall. Im schlimmsten Fall werden Anfragen übersehen und nie erledigt. Ein klarer Prozess für Arbeitsanfragen löst dieses Problem, indem alle Anfragen an einem Ort zentralisiert werden.  ### Anfragen enthalten nicht genügend Kontext Es ist schwierig für Teams, mit der Arbeit zu beginnen, wenn sie nur ein Minimum an Informationen haben. Dies geschieht häufig, wenn Unternehmen keine standardisierten Formulare für Anfragen haben, die alle Details enthalten, die für jedes [vorgeschlagene Projekt](https://asana.com/resources/project-proposal) erforderlich sind.  ### Ad-hoc-Anfragen verzögern Ihre Zeitpläne Wir alle haben das schon erlebt. Projekte laufen reibungslos, bis in letzter Minute eine Anfrage mit hoher Priorität eintrifft, die Ressourcen monopolisiert und Teams dazu zwingt, ihre [Zeitpläne](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template) zu verschieben. Während ad hoc-Anfragen immer vorkommen werden, kann ein effektiver Prozess zur Erfassung von Projekten diese verhindern, indem im Voraus geklärt wird, wie lange es dauert, eine Anfrage zu bearbeiten. Und bei Bedarf enthält es eine vordefinierte Methode zur Priorisierung und Neuplanung der Projektarbeit.  ## Merkmale eines effektiven Prozesses zur Erfassung von Projekten Projektannahmeprozesse variieren je nach den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Dennoch gibt es drei Kernfunktionen, die jeder Prozess enthalten sollte:   ### 1. Ein Formular zur Erfassung von Projektanfragen [Formulare](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) sind der Goldstandard für die Erfassung von Arbeitsvorgängen. Sie bieten [allen Beteiligten](https://asana.com/resources/project-stakeholder) eine zentrale Methode, um Anfragen einzureichen, sodass Sie neue Arbeitsanfragen an einem Ort erfassen können – und nicht über verstreute Kommunikationstools. Formulare standardisieren auch die Informationen, die Stakeholder bei der Einreichung einer Anfrage angeben. Dies hilft Teams, schnell auf Anfragen zu reagieren, da sie über den gesamten Kontext verfügen, den sie benötigen, um sofort loszulegen.  #### Was sollten Ihre Formulare zur Projekterfassung enthalten? Als Ausgangspunkt sollte ein einfaches Formular zur Projektaufnahme die folgenden Komponenten enthalten. Von dort aus können Sie Ihre Formulare mit zusätzlichen Fragen anpassen, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.  - **Anfragende Person:** Wer schlägt das Projekt vor?  - **Anforderndes Team:** Welches Team wird diese Arbeit unterstützen? Ist dies ein externes oder internes Projekt?  - **Art des Projekts:** Um welche Art von Arbeit handelt es sich? Dies kann beispielsweise ein neues Bild, eine Kopie für eine Webseite oder ein Video sein.  - **Zusammenfassung der Anfrage:** Was soll in wenigen Sätzen getan werden?  - **Zeitplan:** Wann muss diese Anfrage erledigt sein?  - **Priorität:** Ist die Anfrage geschäftskritisch oder eher optional? Es ist oft hilfreich, eine numerische Prioritätsrangfolge wie P1, P2, P3 usw. anzugeben.  - **Zugehöriges Business-Ziel:** Welcher Unternehmenspriorität entspricht diese Anfrage, falls zutrelevant?  - **Kontextinformationen:** Welche Screenshots, Dokumente oder andere Anhänge können Sie für zusätzlichen Kontext bereitstellen? Beispielsweise könnte ein Formular zur Fehlerbehebung einen Screenshot oder ein Video des Fehlers erfordern.  ### 2. Eine Priorisierungsmethode Dank Ihres Formulars haben Sie eine Reihe von sauberen, standardisierten Anfragen. Jetzt brauchen Sie eine Möglichkeit, diese Aufgaben zu priorisieren und zu planen, damit Sie die wichtigste Arbeit zuerst erledigen.  So erstellen Sie eine effektive Priorisierungsmethode:  - **Bitten Sie Anfragende, Priorisierungsinformationen über das Formular bereitzustellen.** Sie benötigen Daten, um zu beurteilen, wie wichtig jede Anfrage ist, und Ihr Formular ist der beste Weg, um diese Daten zu erhalten. Anstatt Anfragesteller nur zu bitten, eine Priorität auszuwählen (und sie jedes Mal P0 auswählen zu lassen), können Sie auch nach dem [Business-Ziel](https://asana.com/resources/business-objectives-examples) fragen, das die Anfrage unterstützt. Auf diese Weise können Sie klar erkennen, welche Aufgaben die Business-Prioritäten eindeutig unterstützen und welche nicht. - **Erstellen Sie eine Priorisierungsbewertung:** Verwenden Sie Informationen aus dem Formular, um eine numerische Bewertung zu erstellen, die die Aufgabenpriorität, die zugehörigen strategischen Ziele, das anfordernden Teams und so weiter abwägt. Dies hilft, jegliche Subjektivität im Priorisierungsprozess zu reduzieren.  - **Sammeln Sie Anfragen an einem zentralen Ort.** Um effektiv priorisieren zu können, müssen Sie alle Anfragen auf einen Blick sehen – einschließlich Details wie Priorisierungswert und Zeitplan. Auf diese Weise können Sie schnell erkennen, welche Anfragen am dringendsten sind, sodass Sie sie sofort an Ihr Team weiterleiten können.  - **Verfolgen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams.** Dokumentieren Sie die Anfragen, an denen Ihr Team gerade arbeitet, damit Sie klar sehen können, was jeder zu tun hat. Auf diese Weise können Sie Aufgaben priorisieren, ohne jemanden zu überlasten. [Work-Management-Software](https://asana.com/product) kann hier nützlich sein, insbesondere wenn sie über Funktionen verfügt, mit denen Sie die [Arbeitsbelastung](https://asana.com/features/resource-management/workload) des Teams in Echtzeit sehen und anpassen können.  - **Planen Sie die Arbeit nach der Priorisierung.** Jetzt, da Sie das vollständige Bild der Priorität jeder Aufgabe haben – und ein Verständnis für die Bandbreite Ihres Teams – können Sie die Arbeit planen. Bei der Planung ist es hilfreich, eine Work-Management-Software zu verwenden, mit der Sie Aufgaben auf einer [Zeitleiste oder in einem Kalender](https://asana.com/features/project-management/project-views) visualisieren können.  ### 3. Klare nächste Schritte Um schnell mit der Arbeit zu beginnen, brauchen Teams einen klaren Aktionsplan. Aus diesem Grund sind vordefinierte nächste Schritte ein wesentlicher Bestandteil jedes Prozesses zur Erfassung neuer Projekte. Sie geben Angestellten einen standardisierten Ansatz, um jede Art von Anfrage zu bearbeiten, von Blog-Posts bis hin zu Produktfunktionen.  Um die nächsten Schritte zu definieren, sollten Sie jede Art von Anfrage berücksichtigen, die Ihr Team bearbeitet. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:  - Welche Aufgaben müssen ausgeführt werden, um diese Anfrage zu bearbeiten?  - In welcher Reihenfolge sollten diese Aufgaben erledigt werden?  - Gibt es [Abhängigkeiten](https://asana.com/resources/project-dependencies) (Aufgaben, die erst begonnen werden können, wenn eine andere erledigt ist)?  - Wie lange dauert jede Aufgabe?  - Wer ist die beste Person, um jede Aufgabe zu erledigen? Erstellen Sie dann einen Workback-Zeitplan für jeden Anfragetyp, einschließlich jeder Aufgabe (in der richtigen Reihenfolge), wie lange sie dauern sollte und wem sie zugewiesen werden sollte. Sie erstellen im Wesentlichen eine vordefinierte [Projektzeitleiste](https://asana.com/resources/create-project-management-timeline-template) für jeden Anfragentyp. So könnten zum Beispiel die nächsten Schritte für ein Marketing-E-Book aussehen.  - **Tag 1:** Der zugewiesene Autor legt ein Veröffentlichungsdatum für das E-Book fest, je nachdem, wie lange jeder Prozessschritt dauern wird.  - **Tag 2-3:** Der Autor erstellt eine Gliederung.  - **Tag 4:** Ein Redakteur überprüft die Gliederung und gibt Feedback.  - **Tag 5-8:** Der Autor überarbeitet die Gliederung und schreibt einen ersten Entwurf.  - **Tag 9:** Der Lektor überprüft den ersten Entwurf und gibt Feedback.  - **Tag 10:** Der Autor überarbeitet den Entwurf.  - **Tag 11:**Der Lektor und ein PMM-Partner überprüfen den endgültigen Entwurf.  - **Tag 11:** Ein Projektmanager legt dem Designteam den endgültigen Entwurf vor. - **Tag 11-14:** Das Designteam erstellt visuelle Elemente für das E-Book.  - **Tag 11:** Der Projektmanager sendet eine Anfrage an das Webteam, um eine geschützte Landingpage für das E-Book zu erstellen.  - **Tag 15:** Der Autor und der Lektor überprüfen das endgültige Design.  - **Tag 16:** Das Webteam erstellt und veröffentlicht die Landingpage.  Viele Dinge müssen passieren, um dieses E-Book zu veröffentlichen. Einige Aufgaben müssen in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, andere können gleichzeitig ausgeführt werden. Indem Sie den E-Book-Workflow im Voraus definieren, helfen Sie Ihrem Team, Anfragen sofort zu bearbeiten, ohne Zeit damit zu verschwenden, herauszufinden, wer was tun sollte. Dies hilft Ihrem Team auch, für jedes E-Book den gleichen standardisierten Prozess zu befolgen, was jedes Mal ein qualitativ hochwertiges Ergebnis garantiert.  ## Beispiel für einen Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen Hier ist ein Beispiel, um diese Ideen in einen Kontext zu stellen. Stellen Sie sich vor, Sie sind in einem agilen Team, das neue Funktionsanfragen bearbeitet. So könnte Ihr Projekterfassungsprozess aussehen:  - Ein [Projektinitiator](https://asana.com/resources/project-initiation) füllt ein Projektformular aus, in dem er angibt, was die Funktion beinhalten sollte, warum sie erstellt werden muss und wann sie abgeschlossen sein muss.  - Ein [Project Management Office (PMO)](https://asana.com/resources/pmo-project-management-office) überprüft das Projektanfrageformular und führt eine erste Bewertung durch, um die Zweckmäßigkeit, Durchführbarkeit und [Machbarkeit](https://asana.com/resources/feasibility-study) der Erstellung der neuen Funktion zu bestimmen.  - Auf der Grundlage seiner Bewertung genehmigt das PMO die Anfrage oder lehnt sie ab und weist eine Priorisierungsbewertung zu.  - Das PMO fügt die Anfrage dem [Product Backlog](https://asana.com/resources/product-backlog) des Entwicklungsteams hinzu und plant sie entsprechend der Priorisierung ein.  - Ein [Kick-off-Meeting](https://asana.com/resources/project-kickoff-meeting) wird einberufen.  - Ein Projektmanager verwendet Informationen aus dem Projektaufnahmeformular und dem Kick-off-Meeting, um einen [Projektvorschlag](https://asana.com/resources/project-proposal) zu erstellen. Dieser Projektvorschlag basiert auf einer Reihe von vordefinierten grundlegenden Schritten für jede Einführung einer neuen Funktion.  - Ein hochrangiger Stakeholder genehmigt den Vorschlag oder sendet ihn zur weiteren Bearbeitung zurück.  - Der Projektmanager erstellt aus dem Vorschlag einen detaillierteren [Projektplan](https://asana.com/resources/project-management-plan).  - Der Projektmanager weist Ressourcen zu, weist Aufgaben zu und legt ein Startdatum fest.  - Das Projektteam beginnt mit der Arbeit.  ## So erstellen Sie einen Prozess zur Erfassung von Projektanfragen Einen erfolgreichen Prozess für die Erfassung von Projektanfragen von Grund auf neu zu erstellen – oder sogar Ihren bestehenden zu optimieren – kann eine Herausforderung sein. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert. ### 1. Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen Der erste Schritt besteht darin, klar zu definieren, wer an dem Prozess beteiligt ist und welche Rollen sie haben. Dazu gehört die Identifizierung des Prozessverantwortlichen, der den gesamten Prozess überwacht, der Personen oder Teams, die für die Einreichung von Anfragen verantwortlich sind, der Entscheidungsträger, die diese Anfragen genehmigen, und der Projektverantwortlichen und Teammitglieder, die mit der Triage der Aufgaben beauftragt sind, um sicherzustellen, dass sie mit den strategischen Prioritäten übereinstimmen. Die Klärung dieser Rollen im Vorfeld verhindert Verwirrung und gewährleistet die Verantwortlichkeit während des gesamten Prozesses. ### 2. Definieren Sie, wie Anfragen genehmigt und priorisiert werden Richten Sie einen Genehmigungs- und [Entscheidungsprozess](https://asana.com/resources/decision-making-process) ein, um zu bestimmen, wie wichtige Stakeholder eingehende Projektanfragen bewerten sollten. Sie können zum Beispiel Kennzahlen wie Projektgröße, Auswirkungen, Arbeitsaufwand, verfügbare Ressourcen oder strategische Bedeutung berücksichtigen, wenn Sie bestimmen, wie wichtig jede Projektanfrage ist. Sie können auch ein Priorisierungs-Framework entwickeln, um Anfragen zu priorisieren, sodass Ressourcen für Vorhaben zugewiesen werden, die den größten Mehrwert bieten oder am ehesten mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. ### 3. Dokumentieren und standardisieren Sie Ihren Workflow Erstellen Sie einen standardisierten Workflow, der jeden Schritt des Aufnahmeprozesses von der Einreichung bis zur endgültigen Lieferung umreißt. Diese Dokumentation sollte Rollen und Verantwortlichkeiten, Kriterien für die Bewertung von Anfragen, Ihre Formulare und alle Schritte enthalten, die erforderlich sind, um ein Projekt zu priorisieren und abzuschließen. Ein Standardprozess für Arbeitsanfragen sorgt für Konsistenz, reduziert Fehler und optimiert den Prozess. ### 4. Zentralisieren Sie Ihren Prozess Als Nächstes führen Sie Ihren gesamten Anfrageprozess in einem zentralen System oder einer zentralen Plattform zusammen. Sie könnten beispielsweise ein [Work Management Tool](https://asana.com/product) verwenden, um Anfragen an einem zentralen Ort zu erfassen, zu priorisieren und zu bearbeiten. Insbesondere in größeren Unternehmen ist die Zentralisierung unerlässlich, um Anfragen effektiv zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und die Transparenz über alle Projekte hinweg zu gewährleisten. ### 5. Identifizieren Sie Tools, um die Dinge zu beschleunigen Nutzen Sie Technologien, um Teile des Erfassungsprozesses zu automatisieren und zu beschleunigen. Dies kann die Verwendung von [Vorlagen](https://asana.com/templates) für Projektanfragen, [Automatisierungen](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) zur Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Genehmigenden und [Formulare](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) zur Standardisierung von Einreichungen umfassen. Diese Tools reduzieren manuelle Arbeit, steigern die Effizienz und erfassen von Anfang an alle notwendigen Informationen.  ### 6. Kommunizieren Sie den Prozess Stellen Sie schließlich sicher, dass alle Beteiligten den Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen, ihre Rollen darin und die Verwendung der damit verbundenen Tools oder Plattformen verstehen. Dies kann Schulungen, schriftliche Anleitungen oder Demo-Videos umfassen. Eine klare Kommunikation verhindert Missverständnisse und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. ## Verbessern Sie Ihren Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen Mit diesen Tipps können Sie Ihren Prozess zur Erfassung neuer Projekte in eine gut geölte Maschine verwandeln. Um Ihre Workflows noch weiter zu optimieren, erfahren Sie jetzt, wie Experten Asana nutzen, um intelligentere, skalierbare Unternehmensprozesse zu erstellen. #### Optimieren Sie Ihren Prozess zur Erfassung von Anfragen Erfassen, priorisieren und verarbeiten Sie Anfragen automatisch, damit Teams mehr Zeit gewinnen, ihre Arbeit zu erledigen. - [Jetzt beginnen](/create-account) - [Demo ansehen](/go/demo-operations) Projektanfragen