Der Projektstrukturplan: Vorteile und Anwendungen im Überblick!

Ein Projektstrukturplan ist eine visuelle Aufschlüsselung eines Projekts, die in mehrere Ebenen gegliedert ist. Im Grunde genommen ist er eine verständlichere Visualisierung der geforderten Projektergebnisse.

Da ein Projektstrukturplan visuell dargestellt wird, kann er mit spezifischen Methoden mithilfe einer Workflow-Management-Software erstellt werden. Einige dieser Methoden sind Zeitleisten, Kanban-Boards und Kalender.

Wir zeigen Ihnen, was in Ihren Projektstrukturplan gehört, und zeigen ein Projektstrukturplan Beispiel anhand der gängigsten Methoden.

Was ist ein Projektstrukturplan im Projektmanagement?

Lassen Sie uns zunächst die Struktur eines Projektstrukturplans (kurz PSP, im Englischen auch Work Breakdown Structure oder WBS) aufschlüsseln. Projektmanager verwenden Projektstrukturpläne, um Teams bei der Visualisierung von Projekten und abhängigkeitsbezogenen Ergebnissen zu unterstützen.

Er ist ein großartiges Werkzeug für die Arbeit an Projekten mit komplexem Umfang oder für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, die lieber visuelle Darstellungen als Listen verwenden. Auch wenn die meisten Projektmanager ihre bevorzugte Form der Visualisierung besitzen, besteht jeder Projektstrukturplan aus bestimmten Schlüsselkomponenten.

Unabhängig davon, für welche visuelle Methode Sie sich entscheiden, sollte Ihr Strukturplan Folgendes enthalten:

• Eine Projektbasis mit einem Projektplan, einer Beschreibung und einem Namen

• Wichtige Projektbeteiligte

• Einen organisierten Projektplan

• Projektergebnisse und Unteraufgaben

Anschließend gliedern Sie Ihren Plan nach den hierarchischen Ebenen der Teilergebnisse. Ihr gesamtes Projekt besteht wahrscheinlich aus mehreren Aufgabenebenen, die vom Arbeitsaufwand und dem gesamten Projektzeitplan abhängen.

Welche Vorteile ergeben sich mit einem Projektstrukturplan?

Wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen, ergeben sich für Sie einige Vorteile:

• Bessere Übersicht: Oftmals ist es schwer, das Projekt anhand Dauer und Aufwand einzuschätzen. Durch die Erstellung eines PSP weiß der Projektleiter und das ganze Projektteam über den Umfang Bescheid.

• Festgelegter Plan: Der Projektsturkturplan zeigt alle notwendigen Aufgaben. So wird es auch unwahrscheinlicher, dass der Umfang im Laufe des Projekts zunimmt, denn alle Aufgaben wurden definiert und bereits berücksichtigt.

• Transparenz: Der PSP zeigt eine komplette visuelle Darstellung des Projekts. Es zeigt das Ziel, die Teilaufgaben und die einzelnen Arbeitspakete. Dieser Plan schafft eine Transparenz in den Ablauf für alle Stakeholder, die am Projekt beteiligt sind.

Die Ebenen eines Projektstrukturplans

Die Gliederungsebenen eines Projektstrukturplans helfen dabei, Aufgaben nach Abhängigkeiten zu unterscheiden. Da sich Projekte stark variieren können, werden auch die Ebenen Ihres Projektstrukturplans unterschiedlich sein. Während die meisten Projekte in irgendeiner Form Abhängigkeiten aufweisen, können Sie auch auf Projekte stoßen, die keine Unterabhängigkeiten erfordern.

Die Gliederungsebenen können anhand drei verschiedener Aspekte gegliedert werden:

• Funktionsorientierte Gliederung: Hier werden innerhalb des Projektstrukturplans die Teilaufgaben anhand der Unternehmensfunktionen gegliedert.

• Objektorientierte Gliederung: Hier erfolgt die Gliederung anhand verschiedener Objekte. Wenn zum Beispiel dieselbe Veränderung an mehreren Standorten gleichzeitig erfolgt, macht es Sinn, den PSP objektorientiert nach den Standorten zu gliedern.

• Phasenorientierte Gliederung: Gerade bei Entwicklungsprojekten empfiehlt sich diese Gliederung. Diese geht weniger nach den Aufgaben, sondern nach den verschiedenen Phasen des Projekts.

Es gibt drei Hauptebenen von Abhängigkeiten, obwohl Ihre persönliche Struktur auch mehr oder weniger erfordern kann. Jede Ebene ist mit einer übergeordneten Aufgabe verbunden und die Arbeit für die übergeordnete Aufgabe ist in Abhängigkeiten organisiert.

Werfen wir einen Blick auf die drei Abhängigkeiten der höchsten Ebenen innerhalb eines Projektstrukturplans.

Ebene 1

Die erste Ebene eines Projektstrukturplans ist die einfachste Form des Projekts, da sie die übergeordnete Aufgabe enthält. Diese ist in der Regel identisch mit dem Projektziel.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Projektteam arbeitet an einer Überarbeitung Ihres Webdesigns. Die erste Ebene Ihres PSP könnte etwa so aussehen:

• Neues Design der Webseite veröffentlichen

Wie Sie sehen, ist das einfach und überschaubar. Die erste Ebene ist das grundlegende Ziel und die erste Ihrer Projektmanagement-Phasen. Die Arbeit, die zum Erreichen dieses Ziels erforderlich ist, wird später in den Ebenen zwei und drei festgehalten.

Ebene 2

Danach wird Ihr Strukturplan je nach Projektumfang etwas komplexer. Die zweite Ebene Ihres PSP enthält die Teilaufgaben (bzw. Abhängigkeiten) der übergeordneten Aufgabe.

Schauen wir uns zum Beispiel an, welche Teilaufgaben für die Einführung eines neuen Webseiten-Designs erforderlich sein könnten.

• Markenrichtlinien erneuern

• Konzept für Marketingbotschaften erstellen

• Logo neu gestalten

• Neue Fotos hinzufügen

Die zweite Ebene ist zwar etwas detaillierter als die erste, vermittelt aber immer noch einen Gesamtüberblick über die Abhängigkeiten, die zum Erreichen des Projektziels erforderlich sind.

Ebene 3

Auf der untersten Ebene Ihres PSP werden diese Abhängigkeiten noch weiter in Unterabhängigkeiten aufgeschlüsselt. Dazu gehört dann die einzelnen Arbeitspakete, die zur Erfüllung der Aufgaben der zweiten Ebene erforderlich ist.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie die oben genannten Aufgaben auf die dritte Ebene Ihres Strukturplans übertragen werden.

• Marken-Farbgebung

• Marken-Moodboard

• UX-Erstellung

• Überschrift

• Unternehmensmission

• Sprachleitlinien

• Skizzen

• Entwürfe

• Endgültige Entwürfe

• Fotoshooting

• Fotobearbeitung

• Abschließende Auswahl

Auf der dritten Ebene wird jede Aufgabe in einzelne Arbeitspakete aufgeteilt. Wie Sie sehen, wird die Arbeit, die zum Erreichen des Projektziels erforderlich ist, sehr viel klarer. Sie können Ihrem PSP sogar weitere Ebenen hinzufügen, je nachdem, wie spezifisch diese Arbeitspakete noch unterteilt werden müssen.

Was wird in einem Projektstrukturplan erfasst?

Ein Projektstrukturplan ist im Wesentlichen ein komprimierter Projektplan, der in einer visuellen Hierarchie organisiert ist. Das bedeutet, dass er alles enthält, was eine erfolgreiche Projektcharta braucht – also auch PSP-Elemente wie Ziele, Projektergebnisse, Zeitleisten und wichtige Beteiligte.

Um Ihren eigenen Strukturplan zu erstellen, müssen Sie zunächst wissen, was in einen solchen Plan gehört. Zum Glück haben wir alle nötigen Informationen für Sie. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Elemente, die Sie in Ihren Projektstrukturplan aufnehmen sollten.

Das PSP-Wörterbuch

Ein Projektstrukturplan-Wörterbuch ist ein guter Ausgangspunkt für den Aufbau einer neuen Projektstruktur. Es ist kein traditionelles Wörterbuch; sein Hauptzweck besteht darin, einzelne Aufgaben genauer zu erklären. Der Grund dafür ist, dass die visuelle Natur eines guten PSP nicht viel Platz für detaillierte Erklärungen lässt. Die Erstellung eines Wörterbuchs hilft den Teammitgliedern, die notwendigen Details zu den verschiedenen Aufgaben leicht zu finden.

Auch wenn Sie das Wörterbuch selbst erstellen, kann es von Vorteil sein, sich Unterstützung von Teammitgliedern aus verschiedenen Abteilungen zu holen. So stellen Sie sicher, dass das Wörterbuch so nützlich wie möglich ist und alle Begriffe richtig erklärt werden.

Die folgenden Felder sollten Sie in Ihrem Wörterbuch definieren:

• Aufgabennamen

• Beschreibungen

• Ergebnisse

• Budget

• Meilensteine

• Genehmigungen

Natürlich können Sie verschiedenste Felder einbeziehen. Das Wichtigste ist aber, dass Sie eine Ressource schaffen, in der die Teammitglieder Informationen über die Projektarbeit finden können, die für die Erledigung verschiedener Aufgaben erforderlich ist.

Aufgabenbeschreibung

Die Aufgabenbeschreibungen enthalten sowohl einen Aufgabennamen als auch eine kurze Beschreibung der Ziele. Da in Ihrem PSP nicht viel Platz für eine ausführliche Beschreibung ist, können Sie zusätzliche Details in Ihr PSP-Wörterbuch aufnehmen.

Zweck der Aufgabenbeschreibung ist es, dass die Teammitglieder auf Anhieb erkennen können, worum es bei der Aufgabe geht. Machen Sie sich an dieser Stelle also nicht zu viele Gedanken über die erforderliche Detailtiefe.

Aufgabenverantwortlichkeit

Die für die Aufgabe verantwortliche Person ist wichtig – sowohl aus Gründen der Verantwortlichkeit als auch der Kommunikation. Je einfacher es ist, Antworten auf Fragen zu finden, desto schneller werden die Aufgaben erledigt sein. Projektmanager sind häufig die Verantwortlichen für eine Aufgabe, aber je nach Art der Aufgabe können es auch Abteilungsleiter oder Manager sein.

Es gibt nichts Schlimmeres, als Zeit mit der Suche nach Projektinformationen zu verschwenden. Die Zuweisung von Aufgabenverantwortlichen kann die Produktivität des Teams steigern, da wichtige Beteiligte in der Lage sind, Fragen schnell an die richtige Person weiterzuleiten.

Aufgabenbudget

Auch wenn Sie Projektbudgets nicht immer nachverfolgen müssen – bei Projekten mit großen Budgets ist es auf jeden Fall sinnvoll. Es ist hilfreich, bestimmte Budget-Obergrenzen für Aufgaben festzulegen, damit Sie leicht sehen können, wie sehr Sie das zugewiesene Budget bereits ausgeschöpft haben.

Wenn Sie Ihr Budget nicht nachverfolgen, geben Sie möglicherweise mehr Geld aus als vorgesehen, was sich auf Ihre Gewinnspanne auswirken kann. Achten Sie also nicht nur auf die Nachverfolgung Ihres Gesamtbudgets, sondern auch auf die Kosten der einzelnen Aufgaben.

Fertigstellungsdatum

Es wird Sie nicht überraschen, dass die Nachverfolgung des angestrebten Fertigstellungstermins ein ziemlich wichtiges Detail ist. Hierbei sollten Sie vor allem darauf achten, dass die einzelnen Projektphasen mit Zeiträumen zur Erfüllung definiert sind. Dennoch ist es wichtig, auch auf mögliche Änderungen dieses Datums vorbereitet zu sein.

Es kann zwar schwierig sein, mehrere Projekte zu verwalten, die ihren Zeitrahmen überschreiten, aber manchmal ist das unvermeidlich. Um die Nachverfolgung des Fortschritts zu gewährleisten, sollten Sie jede Aufgabe in einer Zeitleiste oder einem anderen Projektmanagement-Tool aufschlüsseln. Auf diese Weise können Sie im Rahmen der Terminplanung Verzögerungen in Echtzeit erkennen und verhindern, dass sich Terminprobleme auftürmen und Sie Ihr ursprüngliches Fertigstellungsdatum verpassen.

Aufgabenstatus

Neben der Nachverfolgung des Zeitplans ist die Dokumentation des Aufgabenstatus für eine schnelle Überprüfung des Fortschritts wichtig. Dieser kann auf verschiedene Weise dokumentiert werden, aber viele Teams verwenden Begriffe wie „offen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“.

Dies hilft Ihnen nicht nur bei der Nachverfolgung der Fortschritte, sondern gibt auch einen Überblick über die Produktivität des Teams. Wenn zum Beispiel bestimmte Teams nicht in der Lage sind, Aufgaben zu erledigen, könnte dies auf ein tieferliegendes Problem hindeuten. Auf diese Weise können Sie die Arbeitsbelastung des Teams anpassen oder Kommunikationsstörungen beheben, bevor sie zu großen Problemen werden.

Wie lässt sich ein Projektstrukturplan erstellen?

Jetzt kommt der beste Teil: Da ein Projektstrukturplan in Form einer visuellen Hierarchie dargestellt wird, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, Ihren eigenen zu erstellen. Das Schöne daran ist, dass Sie selbst entscheiden können, welche Methode die richtige für Sie und Ihr Team ist.

Zu den gängigen visuellen Methoden, die Teams verwenden, gehören Zeitleisten, Kanban-Boards und Kalender. Je nach verwendeter Software können einige Funktionen leicht unterschiedlich aussehen. Lassen Sie uns diese drei Methoden näher betrachten, um ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, wie Sie mit ihnen unterschiedliche Projektstrukturpläne erstellen können.

Zeitleisten (oder Gantt-Diagramme)

Zeitleisten sind großartige Werkzeuge, um die Arbeit auf ansprechende und anschauliche Weise zu visualisieren. Sie bieten auch die notwendigen Funktionen für einen PSP. Hier sind einige dieser Funktionen, die Sie mit einer Zeitleiste (auch Flussdiagramm oder Gantt-Diagramm genannt) nutzen können:

• Klassische Tabellen importieren

• Fortschritte mitverfolgen

• Aufgaben anpassen

• Abhängige Aufgaben verknüpfen

• Fristverschiebungen abbilden

• Jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zuweisen

• Ungeplante Aufgaben speichern

• Statusfarben anpassen

• Abschnitte nach Ebenen definieren

• Aufgaben filtern und sortieren

Sie können Ihren PSP auf verschiedene Weise erstellen, z. B. durch Importieren einer vorhandenen Tabelle oder direkt in der Zeitleiste. Zeitleisten unterscheiden sich von Kanban-Boards und Kalendern durch das visuelle Layout und die anpassbaren Funktionen. Welche Darstellung für Ihr Team die richtige ist, hängt dabei ganz von Ihren Vorlieben ab.

Kanban-Boards

Kanban-Boards unterscheiden sich von Zeitleisten in ihrer visuellen Gestaltung. Statt Aufgaben in horizontalen Linien zu Zeitleisten zu organisieren, sind sie wie Tafeln gestaltet. Kanban-Software kann Ihnen mit den folgenden Funktionen helfen, Ihre Projekte auf Kurs zu halten:

• Klassische Tabellen importieren

• Fortschritte mitverfolgen

• Aufgaben anpassen

• Abhängige Aufgaben verknüpfen

• Fristverschiebungen abbilden

• Arbeitsabläufe abbilden

• An einem Ort kommunizieren

• Produktfahrpläne erstellen

Ein Kanban-Board ist eine weitere großartige Option für den Aufbau Ihres PSP und eines der am häufigsten verwendeten Tools für das tägliche Ressourcenmanagement. Das Beste an diesem Tool ist, dass Sie die Aufgabendetails direkt sehen können. Das macht es zu einer guten Alternative, wenn Sie kein PSP-Wörterbuch erstellen können.

Am besten beginnen Sie mit dieser Methode, indem Sie die Hierarchie innerhalb Ihres Kanban-Boards aufbauen.

Kalender

Die dritte Option zur Erstellung Ihres eigenen PSP ist die Verwendung von Teamkalender-Software. Diese wird zwar weniger häufig für Strukturpläne verwendet als die beiden anderen Optionen, ist aber ebenfalls ein hervorragendes Werkzeug zur Visualisierung von Projekten. Sie ist außerdem besonders hilfreich, um bei großen Projekten zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansichten zu wechseln.

Ein Kalender kann Ihnen wie folgt dabei helfen, Ihre Projekte auf Kurs zu halten:

• Klassische Tabellen importieren

• Fortschritte mitverfolgen

• Aufgaben anpassen

• Abhängige Aufgaben verknüpfen

• Fristverschiebungen abbilden

• An einem Ort kommunizieren

• Mit anderen Kalendern integrieren

Kalender eignen sich hervorragend für die Erstellung eines PSP und bieten Ihnen eine andere Form der Visualisierung als die vorherigen Optionen. Um Ihre Arbeit mithilfe eines Kalenders zu strukturieren, können Sie eine bestehende Tabelle importieren oder ein neues Projekt in Ihrer Kalendersoftware erstellen. 

Beispiel für einen Projektstrukturplan

Jetzt wissen Sie, was in einen PSP gehört und wie man ihn mit verschiedenen Softwaretools erstellt. Schauen wir uns nun ein konkretes Beispiel an. Auch wenn Ihre Vorlage je nach der verwendeten Methode etwas anders aussehen wird, sollte Ihr PSP ähnliche Aufgabenhierarchien und Ebenen enthalten.

Hier ist ein Beispiel für einen Projektstrukturplan aus den oben genannten Details, um Ihnen den Einstieg in Ihre eigene Arbeit zu erleichtern.

Name des PSP:: Webseitendesign

Beschreibung: Überarbeitung unseres alten Webseitendesigns auf der Grundlage des neuen Brandings.

Fertigstellungsdatum: 15.09.2021

Budget: 50.000 €

Ebene 1:

1. Website neu gestalten

Ebene 2:

1. Markenrichtlinien erneuern (erledigt)

2. Konzept für Marketingbotschaften erstellen (erledigt)

3. Logo neu gestalten (in Bearbeitung)

4. Neue Fotos hinzufügen (offen)

Ebene 3:

1. Markenrichtlinien erneuern

• Marken-Farbgebung – Kat Mooney

• Marken-Moordboard – Kat Mooney

• UX-Erstellung – Ray Brooks

2. Konzept für Marketingbotschaften erstellen

• Überschrift – Daniela Vargas

• Unternehmensmission – Daniela Vargas

• Sprachleitlinien – Daniela Vargas

3. Logo neu gestalten

• Skizzen – Kabir Madan

• Entwürfe – Kat Mooney

• Endgültige Entwürfe – Kat Mooney

4. Neue Fotos hinzufügen

• Photoshooting – Kabir Madan

• Fotobearbeitung – Kat Mooney

• Abschließende Auswahl – Kabir Madan

Denken Sie daran, dass Ihr PSP je nach Größe, Komplexität und Zeitplan des Projekts sowie der von Ihnen gewählten Software unterschiedlich aussehen wird. Jedes dieser Details wird die Abhängigkeiten und die visuelle Hierarchie Ihres Projekts beeinflussen. Eine Baumstruktur oder eine Mind-Map wird ebenfalls öfters verwendet.

Einen Projektstrukturplan strukturieren

Ein Projektstrukturplan ist im Grunde genommen gar nicht so schwer zu erstellen. Wenn Sie erst einmal den Dreh raushaben, können Sie und Ihr Team von der Einführung einer visuellen Hierarchie oder von Projektaufgaben nur profitieren. Egal, ob Sie eher ein visueller oder verbaler Typ sind – es gibt für jeden das passende Arbeitsmanagement-Tool.

Mit Asana können Sie ganz einfach zwischen Listen, Zeitleisten, Boards und Kalendern wechseln, ohne aus dem Tritt zu kommen. Weniger Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit verbringen – wer möchte das nicht?